Hur många av er börjar dagen med ett återkommande stående möte? Dagliga avstämningar har blivit en så normal del av arbetsdagen att de flesta inte ger dem en andra tanke. Det kan vara varför så många verkar avsky sina.

Problemet med dagliga stående möten

Ett dagligt stående möte är ett kort, strukturerat möte där medlemmar ger uppdateringar om sitt arbete. Deras primära syfte är att hålla alla i linje och säkerställa att personer kan arbeta utan hinder. Vissa team kan ha dagliga stående möten, eller så har du dagliga stående möten för specifika projekt eller arbetsinitiativ.

Stående möten brukade hyllas som höjdpunkten av agil metodik, men de har långsamt fallit ur favor. Många har påstått att stående möten tar upp mer tid än de sparar, medan andra säger rakt ut att ståndsmöten hämmar innovation. Vissa ifrågasätter till och med om dagliga stående möten fortfarande bör existera i en värld där asynkront arbete blir normen.

Förbättra dina dagliga stående möten

Vi har vissa ganska starka åsikter om möten på Guru. Människor bör inte spendera sin tid i ineffektiva eller meningslösa möten, men nyckelorden där är “ineffektiva” och “meningslösa.” Dagliga stående möten kan fortfarande vara en värdefull del av allas dag, de måste bara hanteras på rätt sätt.

Innan du tar bort ytterligare ett dagligt stående möte från din kalender, se om det kan räddas. Efter att du följt råden i detta inlägg kan du börja se några av dina dagliga stående möten i ett nytt ljus.

Kursa din fokus

Att hålla dina möten laserfokuserade kommer att vara en väsentlig del av att hålla stående möten mer effektiva. De flesta traditionella SCRUM-riktlinjer rekommenderar att du håller dina möten fokuserade på tre frågor:

1. Vad har du åstadkommit igår?
2. Vad gör du idag?
3. Vilka hinder stötte du på?

Dessa tre frågor kan täcka nästan allt du behöver veta i ett stående möte, men de är inte de enda du kan ställa. Tänk på den kärninfo du vill ha från varje möte, tänk sedan på 2-3 frågor du kan ställa alla för att få vad du behöver.

Håll det kort

Det ideala stående mötet tar vanligtvis högst 15 minuter, och vissa kan till och med ta så lite som 5-10 minuter. Om dina stående möten ständigt överskrider tiden bör du omvärdera hur du använder din mötestid.

Gör det till en regel att du måste avsluta vid slutet av mötestiden. Observera vad du lyckas täcka, var du brukar sluta, och om alla har kunnat ge en uppdatering.  Det kan ge dig större insikt i hur dina möten hanteras och hjälpa dig att bestämma dina nästa steg.

Överväg att lägga till ett annat möte

Det är viktigt att komma ihåg att stående möten är designade för att få snabba uppdateringar om folks arbete. Även om det är möjligt att dessa uppdateringar kan skapa fler frågor eller diskussioner,  ska ni fortfarande fokusera på uppgiften. Om du fortsätter att avvika eller sträcker dig in i strategiskt och tidsdiskussioner kan det vara dags att lägga till ett annat möte i din kalender.

Innan du får panik över tanken på att lägga till ett annat möte i kalendern, kom ihåg att det inte behöver vara ett dagligt eller ens ett återkommande. Du kan upptäcka att det räcker med ett möte för att fokusera på en fråga eller att du behöver några möten för att få enighet.  

Gör saker asynkrona

Scheman ändras, prioriteringar skiftar, och kanske är det inte bästa utnyttjandet av någon tidsresurs att ta 15 minuter för en synkron uppdatering. Folk kan ha ont om tid, men det betyder inte att du måste offra ditt stående möte för att spara några minuter.

Överväg att flytta ditt stående möte till Slack, Teams, eller var din team tenderar att chatta mest. Ställ in påminnelser i en särskild kanal avsedd för stående möten för att säkerställa att folk inte glömmer och håller andra ansvariga för att ge aktuella uppdateringar.

Du kan upptäcka att det kan vara vad du behöver att anlita hjälp av en avstämningsapp. Vissa medlemmar i vårt marknadsföringsteam använder Geekbot för våra stående möten, och vi kan få samma insikt om folks scheman utan att behöva ta mer tid från vår dag.

Använd vår mall för dagliga stående möten

Hur håller du koll på allt som händer under ditt dagliga stående möte? Om du inte antecknar vad du har gjort, använd vår mall för dagliga stående möten för att komma igång!

Att använda denna mall hjälper dig inte bara att hålla koll på vad som händer under dina stående möten; det kan också hjälpa dig att lägga till nödvändig information i din kunskapsbas. Om teammedlemmar missar ett möte eller behöver en snabb uppfriskning kan de nu hitta allt de behöver i Guru.