Avsked är oundvikligt. Alla önskar att de kunde behålla sina stjärnmedarbetare för alltid. Men förändringar händer, nya möjligheter uppstår, och folk byter karriär.

Avsked är lika viktigt som onboarding. Relationen mellan anställd och arbetsgivare fortsätter efter den anställdes sista dag. De kanske lämnar företaget, men de kommer att fortsätta stärka sitt tidigare företags rykte när de pratar om sin tidigare position. Och vem vet? Kanske kommer en nöjd tidigare anställd att rekommendera en ny stjärna till ert företag tack vare deras goda erfarenhet, eller kanske till och med återvända senare som en boomerang!

Med många rörliga delar kan avsked bli rörigt. Det finns olika systemåtkomster att återkalla, företagsmaterial att returnera, och en hög av pappersarbete att hantera. Allt detta måste göras, vanligtvis, inom cirka två veckor. Hela processen kan snabbt svänga från ett bittersött avsked till en huvudvärk av att göra-listor och logistiska frågor.

Vill du veta hur du kan ta bort huvudvärk från ett rörigt avsked? Att implementera en foolproof strategi för avsked med fulla mallar och instruktioner är rätt sätt. Här är hur du kan skapa en smidig avskedsupplevelse.

Vad är avsked?

Rent strikt är avsked den process genom vilken det sker en formell separation mellan företag och anställd. System, dokumentation och även bärbara datorer behöver återkallas eller returneras till företaget. För HR finns det ofta en massiv lista med saker att bocka av innan en anställds sista dag. För den anställdes team och chef finns det en övergång av uppgifter, ansvar och kunskap.

Avsked involverar många rörliga delar. Jämfört med onboarding måste avskedsprocessen ske på en mycket kortare tidsram även om uppgiftslistan är liknande i storlek. Om dessa delar inte spåras och lagras effektivt riskerar du att missa viktiga element, lämna teammedlemmar och kunder i sticket, eller ha en missnöjd tidigare anställd. Det är bättre att spela säkert och ha en tydlig, organiserad avskedsupplevelse direkt från början.

"Avsked är en avgörande fas i medarbetarlivscykeln, inte bara som en möjlighet att få insikter som hjälper oss att lära och växa som organisation, utan också eftersom det kan vara det sista intrycket vi lämnar hos Guru-alumner."

- Elyssa Lakin, Senior People Operations Generalist på Guru

Varför är det viktigt att avskeda en anställd väl?

Det är viktigt att allt görs under avskedet, men det är också viktigt att det görs bra. I slutet av processen bör den avgående medarbetaren fortfarande känna sig värdefull för sitt företag även när de går vidare till nya möjligheter.

Smidig övergång av ansvar

Även om ditt team kanske är glada över sin kollegas nya möjlighet, så är det tråkigt att tappa en teammedlem och det kan ofta vara stressande. Vem ska ta över deras arbete? Om de jobbar med kunder, vilken relationinformation är inte nedskriven som är avgörande för kundöverlämningar? Övergången av ansvar, frågor och bekymmer från kollegor kan snabbt bli överväldigande. En omfördelning av uppgifter bör börja så snart en anställd meddelar sin avgång.

Det är en bokstavlig alla hender på däck situation

Om du behöver en sammanfattning av de viktiga sakerna att fokusera på när du omfördelar arbete, se till att fokusera på följande viktiga saker:

• Be dem att ta skatt på sina ansvarsområden, kommande projekt, dagliga uppgifter och allt annat på deras bord.
• Kommunicera denna information till en chef som kan besluta vad arbete som ska delegeras och vilket arbete som kan läggas på is tills teamet har en ny anställning.
• Ge teamet tillräckligt med tid för att anpassa sig till nya förväntningar, ställa frågor och få ordning på nya ansvar.

Att avsluta på ett bra sätt

En glad anställd är inte bara en fantastisk tillgång när de arbetar på ditt företag. De fortsätter att gynna företaget långt bortom sin tid som anställda. Varför? Tidigare anställda som lämnar sina företag på ett bra sätt bidrar till dess allmänna rykte i branschen genom mun till mun. Om ditt företag har ett bra rykte med en tillfredsställande arbetsmiljö och avslutad med enkla avskedsprocedurer, kommer du att sticka ut för potentiellt fantastiska nya anställda.

Inga informationssilor

Dokumentera din kunskap från dag ett. Ingen är okänd för frustrationen av förlorad dokumentation eller processkunskap på grund av informationssilor. Detta händer när endast en person har en bit kunskap och de lämnar företaget utan att vara den enda personen med den informationen. En av de största hindren i avsked är att behålla företagets kunskap och upprätthålla starka kundrelationer.

Situationen skapar en oöverträffad huvudvärk för det kvarvarande teamet när de behöver den informationen och den inte går att finna. På Guru löser vi detta problem genom att praktisera vad vi predikar. Det är en vanlig praxis här att varje anställd dokumenterar processer, mål och riktlinjer som deras kollegor kan behöva i framtiden. Ta detta tillvägagångssätt på ditt företag och ditt team kommer att tacka dig, det lovar vi.

Hjälpsamma möjligheter för feedback

De flesta avskedsprocesser avslutas med en exit-intervju nära eller på den anställdes sista dag. Detta är din chans att få feedback på avskedsprocessen samt den anställdes övergripande erfarenhet av att arbeta på företaget. Uppmuntra ärliga omdömen vid detta tillfälle. Allt som avskedande anställda säger kan tas till vara för att ytterligare förbättra processen. Det finns också en chans att de inte har något annat än bra saker att säga. Om så är fallet, erkänn det som ett väl genomfört arbete.

"Om du vill göra förändringar i din avskedsprocess, gör det och gör det nu. Det finns aldrig en bättre tid att göra förändringar än när det är relevant, och tidskänslig leverans kommer att ha omedelbar påverkan."

- Elyssa Lakin, Senior People Operations Generalist på Guru

Ger ett bestående intryck

Som vi nämnde tidigare, går relationen mellan anställd och arbetsgivare långt bortom en anställds sista dag. Rykte spelar roll i alla branscher och tidigare anställda perpetuerar det ryktet när de går vidare i sina karriärer. Avskedsprocessen har en möjlighet att lämna ett bestående intryck på medarbetare när de tar farväl till sin tidigare roll och sitt team.

Sträva efter ett avslut som är lika tillfredsställande som det för Toy Story 3

Vad är potentiella smärtpunkter vid avsked?

Det kan alltid finnas smärtpunkter vid avsked, men det finns sätt att mildra dessa huvudvärk. Tydliga, mallade processer och god kommunikation står i kärnan av väl definierade avsked. Genom att ta hänsyn till vanliga hinder när du utvecklar avskedsprocessen, kan du lösa dem innan de ens blir problem.

Återvinning av företagstillgångar

Om du har lånat ut en laptop, bildskärm, tangentbord eller någon annan kontorsutrustning, behöver du hämta tillbaka dessa föremål som en del av avskedsprocessen. Tillgångarna kan inkludera:

• ID-kort
• Laptop
• Bildskärm
• Mus och tangentbord
• Företags kreditkort
• Parkeringsbevis
• Företags telefoner
• Uniformer

Se till att ha en masterlista över alla tillgångar som har givits till anställda under deras tid. Använd denna lista som referens för att få tillbaka dessa tillgångar.

Ta bort systemåtkomst

Att återkalla systemåtkomst kan vara den mest tidskrävande av processerna. Detta kan inkludera e-post, projekt- eller uppgiftshanteringsprogram och andra system som ditt företag använder i sin vardag. Det är mycket effektivt att ha en dokumenterad procedur med exakta steg-för-steg-instruktioner för hur man tar bort systemåtkomst.

Pro-tips: Försök att automatisera delar av avskedsprocessen som inte kräver mänsklig beröring. Ett bra sätt att uppnå detta är genom att samarbeta Asana och Guru!

Undvika ett överväldigat team

Den här blicken är aldrig ett bra tecken

När en teammedlem meddelar sin avgång, finns det en ofrånkomlig virvelvind av frågor. Kollegor vill veta vem som ska ta över deras uppgifter, hur projekten ska slutföras med en person mindre, och när de kan välkomna en ny anställning. För att undvika att överväldiga teamet, se till att de informeras om avgången så långt i förväg som möjligt. Detta ger tillräckligt med utrymme för att ställa frågor och omvärdera processer innan deras kollega lämnar.

Förlust av kunskap och erfarenhet

Det är svårt när en teammedlem lämnar. De kanske tar med sig flera års erfarenhet och företagets bästa metoder. Det finns en förlust av produktivitet när ett team hanterar kunskapsövergång och personalövergångar. Varje teammedlem måste göra justeringar. Det bästa sättet att motverka detta är att lagra och dela kunskap direkt från första dagen. Lämna inte dina teammedlemmar i mörkret. Alla vinner när du dokumenterar och delar kunskap.

Hur ska jag avskeda en anställd?

Nu, låt oss gå in på detaljerna om avsked. Vad exakt behöver du göra när du avskedar en anställd?

Planera i förväg, kommunicera med team och företag

Kommunikation, kommunikation, kommunikation – ju bättre kommunikationen är, desto mindre stress finns det genom hela avskedsprocessen. Sätt en företagskultur av att ge gott om förvarning före avgång. Mer tid är alltid uppskattad.

Ha en tydlig process för att kommunicera med teamet och företaget om en anställds avgång. Så snart du mottar ett formellt avskedsbrev från en anställd, är det dags att påbörja avskedsprocessen. Två veckor kommer att gå snabbt så planera i förväg för att mildra problem innan de uppstår.

Säkerställ att den anställdes kunskap dokumenteras

Viss kunskap är känd i hela företaget, men viss kunskap baseras på en individs erfarenhet och personliga upptäckter av bästa praxis. Sätt en standard för avgående anställda att bedöma och dokumentera sin kunskap. Under en anställds tid på ett företag, uppmuntra skapandet av dokumentation och processer. Gör denna information offentlig och redigerbar.

Detta skapar en miljö där flera sinnen samarbetar för att upprätta en process som fungerar bra för alla. Kunskapsöverföring är avgörande för att hålla processer igång smidigt. När någon lämnar företaget och tar viktig kunskap med sig, förlorar hela teamet.

På Guru ser detta ut som att säkerställa att den avgående anställde inte är den enda ansvarsfulla för sina kort. De bör göra en översyn av sina kortansvar och omfördela dem till sitt team. Olika användartyper kommer att ha olika avskedsbehov. Genom att ha dessa avskedsbehov lagrade som kunskap kan hela processen fortskrida utan frågor eller bakslag.

Genomför en avskedsintervju

En avskedsintervju är ett av de sista stegen i en avskedsprocess. Här kan HR eller chefer ställa frågor om medarbetarens upplevelse av att arbeta på företaget och varför de har valt att lämna. Överväg att ställa några av följande frågor:

• Varför började du leta efter ett nytt jobb?
• Vad fick dig att ta en ny tjänst?
• Känner du dig kapabel att utföra ditt nya jobb bra?
• Vad tycker du om vår företagskultur?
• Om du kunde ändra något om jobbet eller företaget, vad skulle det vara?
• Var du nöjd med din chef och ditt team här?

Proffstips: Inkludera alltid en huvudintervjuare och en protokollförande under avskedsintervjun. Detta är ett sällsynt tillfälle att dokumentera feedback. Att ta detaljerade anteckningar låter dig fånga handlingsbar feedback så grundligt som möjligt.

Dessa frågor kan ge insikter i en medarbetares erfarenhet på en organisation. Om de har rekommendationer för förbättring, ta hänsyn till dessa. Om de bara har fantastiska saker att säga om sin erfarenhet, bra jobb.

Hur hjälper Guru att avskeda medarbetare?

På Guru följer vi en enkel uppsättning steg för att avskeda medarbetare effektivt. Medarbetaren, deras chef, IT, ekonomi och HR har alla en roll i avskedsprocessen. Guru arbetar med en uppsättning färdiga kort som fungerar som riktlinjer för en smidig avsked. Vi har kort till hands för att effektivisera processen, enkelt få tillgång till avskedsinformation och dela kunskap mellan HR och den avgående medarbetaren. Det sagt, vilken information bör du ha inom räckhåll?

• Avskedsprocedurer, inklusive uppgifter för alla inblandade i avskedandet
• E-postmallar för avgående medarbetare
• Kalenderinbjudningar för avskedsintervjuer
• Mall och riktlinjer för avskedsintervjuer
• Länkar till en Asana-mall för avsked

Proffstips: Verktyg är din vän när det handlar om att hålla ordning under avskedsprocessen. Använd ett projektledningssystem tillsammans med ett kunskapshanteringssystem, som Guru, för att följa upp avskedandet av en medarbetare.

Vem är involverad i avskedandet på Guru?

Avsked är en laginsats

Den avgående medarbetaren, deras chef och HR har alla en roll i avskedsprocessen. En serie privata kort i Guru som underhålls av HR hjälper till att underlätta avskedandet. Här är vad varje part ansvarar för:

Chefen

En chef kommer omedelbart att börja arbeta med en övergångsplan tillsammans med den avgående medarbetaren och bestämma en rättvis omfördelning av deras uppgifter bland resten av teamet. De kommer att skapa en lista över verktyg att ta bort åtkomst till och genomföra en avskedsintervju med HR.

Avgående teammedlem

Steg ett för en avgående teammedlem är att skicka ett formellt avskedsbrev till HR. Efter detta börjar de arbeta med en övergång av sina uppgifter med sin chef och teamkamrater. De kommer att få åtkomsten till systemen som de har tillgång till återkallad. De kommer också att överföra ansvaret för Guru-kort. Till sist kommer de att ha sin avskedsintervju med HR.

HR

Medlemmar i Guru HR har en Asana-mall som kopieras och tilldelas vid en teammedlems avskedsmeddelande. De kommer att skicka ett brev till den avgående medarbetaren med viktig information angående deras övergång, schemalägga en avskedsintervju och informera IT, ekonomi och talangavdelningar om att de lämnar.

Hur använder Guru system för att avskeda medarbetare?

Att ha avskedsmallar till hands kommer alltid att vara bra när det är dags att avskeda en medarbetare. Verktyg och system, som Guru och din projektledningsprogramvara, kommer att effektivisera hela processen.

När en Guru-anställd meddelar sin avgång, är steg ett att påbörja en uppgiftserie i Asana. Vi sätter in den anställdes slutdatum i uppgiftsmallen och Asana tilldelar sedan förfallodatum för alla avskedsuppgifter för att säkerställa att de slutförs i tid. Varje uppgift har en kort titel med ett förfallodatum och länkar till relaterade Guru-kort i uppgiftsbeskrivningen för enkel referens.

Vi lagrar också information för kollegor till den avgående teammedlemmen. Guru-kort som “Vad du kan förvänta dig när en av dina teammedlemmar säger upp sig?” hjälper ett team att hantera övergången av ansvar. Avgående teammedlemmar uppmanas att dela varje bit av kunskap de finner relevant, detta kan vara allt från bästa arbetsmetoder till restaurangrekommendationer i en utvald stad.

Att säga hejdå till en kollega är bittersött. En avgående medarbetare bör spendera större delen av sina sista två veckor på företaget med att njuta av tiden med sina kollegor och minnas allt de åstadkommit. Låt Guru effektivisera din avskedsprocess.