När en anställd lämnar ett företag är det mer än bara att förlora en projektledare eller en kaffepause-kompis. Det finns institutionell kunskap, expertis och nära byggda relationer som går ut genom dörren. Om företag inte är förberedda för avgångar kan de enkelt hamna i en tuff situation.

Vi vet att HR, ledning och andra avdelningar redan har fullt upp med nuvarande anställda. Behöver du verkligen lägga mer tid eller planering på någon som är på väg ut?

Varje anställd spelar roll, och det inkluderar dem som redan förbereder sig för livet efter ditt företag. Här är vad du missar genom att inte ha en avvecklingsplan.

Lägg struktur på en berömt ostrukturerad tid

De senaste veckorna av anställning tenderar att vara en awkward, limbo-liknande tid där människor inte vill engagera sig i något stort, men de behöver fortfarande hitta ett sätt att hålla sig sysselsatta. Istället för att tillbringa sina sista dagar med att dela värdefull kunskap, går deras timmar åt till att fönstershoppa online och posta på Reddit.

Avvecklingsupplevelser som fokuserar på kunskapsdelning gör att avgående anställda kan vara produktiva och hjälper också till att förbereda kvarvarande anställda för framgång. Ingen behöver tillbringa den tiden med att pilla på tummarna eller frukta den första dagen utan sin kollega. Detta ger alla den tid de behöver för att förbereda sig för vad som kommer nästa.

Få anteckningar för förbättringar

Kunskapsdelning bör fungera åt båda håll under avvecklingen. Avgående anställda får inte bara en chans att dela sin kunskap med nuvarande anställda. Det ger också dig möjlighet att lära dig mer om anställdas upplevelse.

Om du letar efter ärlig återkoppling, titta inte längre än personen som är på väg ut. Vissa anställda vill inte att deras återkoppling ska ge dem ett dåligt rykte, så de väljer att vara tysta istället för att yttra sig. Använd detta sällsynta tillfälle för att lära dig hur du kan förbättra saker för de andra anställda.

En individuell bidragsgivare som lämnar för den där "once in a lifetime" möjligheten kan belysa vad som gjorde det jobbet så oemotståndligt för dem. Chefen som lämnar för en större löneökning eller bättre förmåner kan berätta mycket om hur ditt företag kan ha mer konkurrenskraftiga erbjudande paket.

Håll dig säker

Tänk på hur mycket tillgång den genomsnittliga anställda har till känslig information. Någon som är på väg ut genom dörren kan ha inloggningsinformation för dina viktigaste program och backend. Chefer, HR-personal och personer inom ekonomi kan till och med ha tillgång till säker information, bankroutinginformation eller till och med socialförsäkringsnummer.

Det finns en anledning till att upp till 20% av arbetsgivarna säger att de har upplevt dataintrång från tidigare anställda. Ett bortglömt lösenord eller ett icke-deaktiverat konto kan vara nog för att orsaka mycket problem för företag. Lyckligtvis hjälper en utmärkt avvecklingsplan att stoppa dessa problem innan de börjar.

Hur man skapar sin egen avvecklingsplan

Vi vet att du har fullt upp med alla omorganisationer, befordringar, jobbyten och personalnedskärningar som pågår. Men nu när du vet hur viktigt avveckling är för företag, kan du helt få HR, avdelningsledare, IT och andra viktiga personer att fokusera sin tid på att skapa en komplett och omfattande avvecklingsplan!

Vi anser att alla behöver en omfattande och säker plan (en sidoanteckning: vi känner till ett riktigt bra verktyg och hjälpsamma mallar som kan hjälpa dig organisera alla dessa viktiga dokument och processer oavsett var du befinner dig i planeringsprocessen), men vi vet också att tid är en bristvara här. Om du behöver skapa en avvecklingsplan så snart som möjligt, har Guru din rygg. Här är vad du behöver veta för att komma igång.

Fokusera på grunderna

De människor du involverar och de processer du fokuserar på kommer att förändras beroende på vilket jobb och vilken avdelning du fokuserar på. Trots detta finns det vissa element som varje avvecklingsplan behöver.

Fokusera din energi på att ta reda på hur du ska överföra kunskap, vem den överförda kunskapen ska gå till och tidsramen du förväntar dig att allt detta ska hända. Tänk på hur mycket av den avgående anställdes befintliga kunskap som redan är dokumenterad och vad som fortfarande behöver läggas fram.

Tidsramar kan spela stor roll i dessa situationer. Om du finner dig själv i knipa, tänk på vad som är de viktigaste sakerna att fånga (projektplaner, kundnamn, skisser, etc.) och gå därifrån.

Gå bortom vanliga "anteckningar"

Vad du än beslutar om din kunskapsöverföring, ber vi dig att inte gå ner för "informationsdumpnings"-vägen. Att öppna ett tomt dokument och be en anställd att skriva ner "vad de tycker är viktigt" är ett garanterat sätt att slösa bort deras tid och säkerställa att dina nuvarande anställda inte får det de behöver.

Det finns så många olika sätt att kommunicera kunskap! En trevlig kombination av video- och ljudinspelningar, visuella hjälpmedel och skriftliga anvisningar kan sammanfogas för att effektivt fånga kunskap.

Förstå vad som är viktigt

En avgående anställd är full av värdefull information, men det finns också några saker som kanske inte betyder mycket i det långa loppet. Företag stöter på problem när de försöker bevara varje enskild bit av information de hittar. Istället för att försöka sortera igenom varje korn av kunskap, fokusera på att samla de där "stora stenarna" av information först.

Hur vet du vad som är viktigt och vad som inte är? Fråga anställda om vad de arbetar med nu, hur deras dagliga uppgiftslista ser ut och vad de behöver för att utföra sina jobb effektivt. När du har gjort det, jämför anteckningar med personer de arbetar nära samt chefer och andra DRIs i projekt.

Säkra samarbete

Idealiskt sett kommer varje avgående anställd att vilja ta sig tid att dela sin kunskap innan de lämnar. Tyvärr vet vi att det inte alltid är fallet.

Anställda som har bråttom att lämna kanske inte är de mest villiga att dela kunskap. Om din anställda är motvillig att prata, gör ditt bästa för att ta reda på varför. Om det handlar om att de inte vet var de ska börja eller att de är oroade över effektiviteten i processen, är det något som en konversation eller två kan fixa.

Om en anställd är orolig över att göra sitt eget arbete och överföra kunskap, överväg att låta dem bara fokusera på det under sina sista dagar. Arbetet kan bli något fördröjt, men du får den viktiga kunskapen du behöver för att gå vidare.

Försöker du fånga kunskapen från en anställd som du vet lämnar under mindre än strålande omständigheter? I sådana fall kan det vara bättre att arbeta med dem som står dem närmast snarare än dem själva.

Fokusera på att arbeta med cheferna för att få en uppfattning om vad de arbetar med och IT för att få tillgång till deras filer. Fråga teamkamrater som de arbetar nära med vad de skulle behöva från den avgående anställda för att kunna fortsätta arbeta.

Dela kunskap nu för bättre avveckling i framtiden

Situationer som dessa är ett perfekt exempel på varför vi alltid kommer att vara starka förespråkare av kunskapsdrivna kulturer. För de flesta arbetsplatser som värderar att fånga och dela kunskap, är en avgående anställd inte en orsak till panik. Eftersom de har dokumenterat och delat sin kunskap från början kan avvecklingen se mycket mindre kaotisk ut.

Vi vet inte hur det är med dig, men vi skulle hellre tillbringa de sista veckorna med att planera ett farväl och minnas allt vi har uppnått tillsammans. När du väl har omfamnat avvecklingen som bara en del av anställdes upplevelse kan du göra saker mycket enklare för alla inblandade.