How to Improve Security For Business Communications
Vad tycker du är den största säkerhetsrisken på arbetsplatsen? Våra vänner på Dialpad vet hur du kan göra ditt arbete och dina kommunikationer säkrare.
I den digitala tidsåldern vi lever i nu handlar säkerhet för ditt företag om långt mer än kassaskåp och låsta kontordörrar. Precis som våra data och personliga uppgifter har hot och säkerhetsrisker också flyttat online. Dessa kan vara svåra att identifiera, ofta glidande under radarn och ha potentiellt katastrofala konsekvenser för ditt företag. Men de kan förebyggas, och ganska ofta är det ganska enkelt att sätta upp en decent säkerhet mot dataintrång.
Säkerhetslösningar för din kommunikation, inklusive din mobilenhetsadministration, videokonferensprogramvara och molnsystem, gör inte bara att ditt team kan arbeta effektivt och samarbetsvilligt, utan ser också till att de är säkra och skyddade medan de gör det. Många kommunikationsappar och program har redan säkerhetsfunktioner integrerade, det handlar bara om att veta vad och var de är.
Men var börjar du? Hur kan du säkerställa att säkerheten för din kommunikation är grundlig och så bra som den kan bli? Det finns så många delar av ett företags kommunikation, att det kan vara svårt att kontrollera och skydda varje aspekt av dem. Detta är särskilt oroande eftersom 95% av cybersäkerhetsintrång orsakas av mänskligt fel.
Men genom att göra följande förbättringar kan du öka säkerheten för din företagskommunikation och minska eventuella sårbarheter.
Inventera vilka säkerhetsfunktioner och programvara ditt företag redan använder. Detta hjälper till att bygga en bild av vad som redan finns tillgängligt, eller kan till och med väcka några frågor från din egen sida. Till exempel, hur säkra är dina videokonferenslösningar? Vad ingår i deras dataskyddspolicyer?
Notera alla kommunikationsappar och program som ditt företag använder och gå igenom dem - hur de håller din data säker, vilka säkerhetsåtgärder de har på plats, och har de funktioner du kan använda för att förbättra deras säkerhet. Det kan verka tråkigt, men förrän du vet vad du har kan du inte förbättra det. Detta kan också börja belysa vad du saknar och enkla sätt att omedelbart förbättra din säkerhet.
Träna din personal
När det gäller dina anställda är det första att göra att se till att de alla är på samma sida med grundläggande säkerhetsutbildning. Från att sätta upp säkra lösenord till att känna igen vilken data som bör skyddas och dela känslig information på en behöver-veta-grund, kan allt skapa en grund för säker kunskapshantering inom ditt företag. Trots allt är sunt förnuft inte så vanligt som du tror.
Dina anställda kan inte komma långt utan att oundvikligen använda någon form av affärskommunikation, så det är avgörande att de vet vad de kan göra för att skydda och säkerställa sig själva. Från planering av sina skrivrutiner i en onlinekalender till att organisera teammöten, det är allt en del av er kommunikation. Se till att de vet vilka processer som finns på plats och varför säkerhet är viktigt för deras roll och hjälpa dem att förstå hur de kan förbättra och upprätthålla säker kommunikation.
Kontrollera dina lokala regler
Över hela världen varierar dataskydds- och säkerhetsregler kraftigt, så se till att du känner till den lagstiftning som gäller för ditt företag. Om ditt företag är verksamt i flera regioner är det bästa att se till att alla filialer följer även de striktaste säkerhetskraven, vilket säkerställer att du har det täckt. Detta gäller inte bara för din DevSecOps-efterlevnad, utan för alla inom ditt företag.
Att säkerställa att ditt företag ser dessa som minimikrav förbättrar också pålitligheten och trovärdigheten för ditt eget företag. Kunder är mycket mer benägna att samarbeta med företag som de vet passar sin data och följer dataskyddslagar. Oavsett om du håller säkra videokonferenser eller krypterade meddelanden, vill kunder veta att deras data inte är tillgänglig för vem som helst och att du bryr dig om att skydda den.
End-to-end-kryptering
Ett annat riktigt enkelt sätt att förbättra säkerheten för din företagskommunikation är genom att säkerställa att de kanaler du använder för att kommunicera är end-to-end-krypterade. Enkelt uttryckt betyder detta att de meddelanden du skickar endast kan tas emot och läsas av dem du skickar dem till. Detta stoppar avlyssningar från externa källor genom att kryptera kommunikationen vid både avsändar- och mottagarsidan.
Det finns gott om appar och program tillgängliga som inkluderar end-to-end-säkerhet, oavsett om du skickar textmeddelanden, röstanteckningar, filer eller dokument, så det är verkligen värt att göra lite forskning och hitta en intern kommunikationslösning som passar ditt företags behov.
När det är så lätt tillgängligt som en säkerhetsåtgärd är det logiskt att skydda din data oavsett vilket format du skickar den i.
Bränn-på-läsning
Att ha denna funktion gör att dina e-post meddelanden och meddelanden kan raderas automatiskt - antingen omedelbart efter att de har lästs, eller efter en viss tid. Detta kan inte bara hjälpa till att rensa dina inkorgar, utan också minimera den information en hacker kan komma åt om de kommer in i dina e-postmeddelanden. Detta bör vara en del av din personals regelbundna säkerhetspraxis, men automatisering av processen för meddelandeutplåning, även med hjälp av robotprocessautomation, gör det ännu enklare.
På samma sätt möjliggör vissa program eller appar att du kan radera både från mottagaren och avsändarens sida av kommunikationen. Detta kan göra data ännu säkrare och effektivt ta bort alla spår av den inom den plattformen. Det är viktigt att inte vara självgod med detta - beroende på vad du använder kan det vara möjligt för andra att kopiera meddelandet, vilket din radering inte kommer att ta bort. Emellertid finns det även skärmdumpsnotifieringar tillgängliga, för att informera dig när detta händer.
Planera för intrång
Även om dessa tips hjälper dig att undvika det, så händer ibland misstag och dataintrång kan inträffa. Hur du hanterar dessa situationer är något att tänka på i förväg för att säkerställa att städoperationen är snabb och effektiv. Att vara transparent med kunder och anställda över intrånget kan hjälpa till att upprätthålla din trovärdighet och lugna dem om hur du agerar för att återfå kontrollen över datan.
Att ha en plan för scenariet är också viktiga att markera områden i ditt företag som enkelt kan göras mer säkra. Detta kan trigga till att forska på hostade kontaktcenterlösningar eller alternativa typer av affärskommunikation. Tillgängliga planer kan också ge ditt företag klarhet och fokus i händelse av ett intrång. Det hjälper att identifiera och minimera omfattningen av intrång, vilket minskar deras svårighetsgrad.
Säkra din kommunikation idag
En sak att vara medveten om är att data och säkerhet ständigt utvecklas och bara för att du har säkrat ditt företag en gång, skyddar det inte för livet. När teknologi och mjukvara fortsätter att utvecklas kommer det alltid att finnas bättre sätt att skydda ditt företags kommunikation, men också nya sätt som människor kan bryta dem. Dessa cyberattacker kan vara både farliga och kostsamma, eftersom organisationer spenderar $3.86 miljoner på att återhämta sig från säkerhetsincidenter.
Men du kan spara dig själv besväret och pengarna genom att göra enkla kontroller, recensioner och hålla dina säkerhetsskydd uppdaterade. Det är ganska troligt att du redan har några av delarna på plats och andra program som bara behöver lite omvårdnad för att öka deras säkerhet. Kontrollera regelbundet säkerheten för din kommunikation, följ nya riktlinjer eller regler för att förhindra intrång och läs om eventuella säkerhetsuppdateringar som de kan ha.
Förhoppningsvis kan detta fungera som en startpunkt för att kontrollera och förbättra säkerheten för din företagskommunikation. Det är inte en uttömmande lista och många andra funktioner och åtgärder kan vara användbara för ditt företag. Ändå är detta en bra plats att börja, och om du kan ticka av dessa rekommendationer med självförtroende är du på god väg till säkra kommunikationer och skyddad data.
I den digitala tidsåldern vi lever i nu handlar säkerhet för ditt företag om långt mer än kassaskåp och låsta kontordörrar. Precis som våra data och personliga uppgifter har hot och säkerhetsrisker också flyttat online. Dessa kan vara svåra att identifiera, ofta glidande under radarn och ha potentiellt katastrofala konsekvenser för ditt företag. Men de kan förebyggas, och ganska ofta är det ganska enkelt att sätta upp en decent säkerhet mot dataintrång.
Säkerhetslösningar för din kommunikation, inklusive din mobilenhetsadministration, videokonferensprogramvara och molnsystem, gör inte bara att ditt team kan arbeta effektivt och samarbetsvilligt, utan ser också till att de är säkra och skyddade medan de gör det. Många kommunikationsappar och program har redan säkerhetsfunktioner integrerade, det handlar bara om att veta vad och var de är.
Men var börjar du? Hur kan du säkerställa att säkerheten för din kommunikation är grundlig och så bra som den kan bli? Det finns så många delar av ett företags kommunikation, att det kan vara svårt att kontrollera och skydda varje aspekt av dem. Detta är särskilt oroande eftersom 95% av cybersäkerhetsintrång orsakas av mänskligt fel.
Men genom att göra följande förbättringar kan du öka säkerheten för din företagskommunikation och minska eventuella sårbarheter.
Inventera vilka säkerhetsfunktioner och programvara ditt företag redan använder. Detta hjälper till att bygga en bild av vad som redan finns tillgängligt, eller kan till och med väcka några frågor från din egen sida. Till exempel, hur säkra är dina videokonferenslösningar? Vad ingår i deras dataskyddspolicyer?
Notera alla kommunikationsappar och program som ditt företag använder och gå igenom dem - hur de håller din data säker, vilka säkerhetsåtgärder de har på plats, och har de funktioner du kan använda för att förbättra deras säkerhet. Det kan verka tråkigt, men förrän du vet vad du har kan du inte förbättra det. Detta kan också börja belysa vad du saknar och enkla sätt att omedelbart förbättra din säkerhet.
Träna din personal
När det gäller dina anställda är det första att göra att se till att de alla är på samma sida med grundläggande säkerhetsutbildning. Från att sätta upp säkra lösenord till att känna igen vilken data som bör skyddas och dela känslig information på en behöver-veta-grund, kan allt skapa en grund för säker kunskapshantering inom ditt företag. Trots allt är sunt förnuft inte så vanligt som du tror.
Dina anställda kan inte komma långt utan att oundvikligen använda någon form av affärskommunikation, så det är avgörande att de vet vad de kan göra för att skydda och säkerställa sig själva. Från planering av sina skrivrutiner i en onlinekalender till att organisera teammöten, det är allt en del av er kommunikation. Se till att de vet vilka processer som finns på plats och varför säkerhet är viktigt för deras roll och hjälpa dem att förstå hur de kan förbättra och upprätthålla säker kommunikation.
Kontrollera dina lokala regler
Över hela världen varierar dataskydds- och säkerhetsregler kraftigt, så se till att du känner till den lagstiftning som gäller för ditt företag. Om ditt företag är verksamt i flera regioner är det bästa att se till att alla filialer följer även de striktaste säkerhetskraven, vilket säkerställer att du har det täckt. Detta gäller inte bara för din DevSecOps-efterlevnad, utan för alla inom ditt företag.
Att säkerställa att ditt företag ser dessa som minimikrav förbättrar också pålitligheten och trovärdigheten för ditt eget företag. Kunder är mycket mer benägna att samarbeta med företag som de vet passar sin data och följer dataskyddslagar. Oavsett om du håller säkra videokonferenser eller krypterade meddelanden, vill kunder veta att deras data inte är tillgänglig för vem som helst och att du bryr dig om att skydda den.
End-to-end-kryptering
Ett annat riktigt enkelt sätt att förbättra säkerheten för din företagskommunikation är genom att säkerställa att de kanaler du använder för att kommunicera är end-to-end-krypterade. Enkelt uttryckt betyder detta att de meddelanden du skickar endast kan tas emot och läsas av dem du skickar dem till. Detta stoppar avlyssningar från externa källor genom att kryptera kommunikationen vid både avsändar- och mottagarsidan.
Det finns gott om appar och program tillgängliga som inkluderar end-to-end-säkerhet, oavsett om du skickar textmeddelanden, röstanteckningar, filer eller dokument, så det är verkligen värt att göra lite forskning och hitta en intern kommunikationslösning som passar ditt företags behov.
När det är så lätt tillgängligt som en säkerhetsåtgärd är det logiskt att skydda din data oavsett vilket format du skickar den i.
Bränn-på-läsning
Att ha denna funktion gör att dina e-post meddelanden och meddelanden kan raderas automatiskt - antingen omedelbart efter att de har lästs, eller efter en viss tid. Detta kan inte bara hjälpa till att rensa dina inkorgar, utan också minimera den information en hacker kan komma åt om de kommer in i dina e-postmeddelanden. Detta bör vara en del av din personals regelbundna säkerhetspraxis, men automatisering av processen för meddelandeutplåning, även med hjälp av robotprocessautomation, gör det ännu enklare.
På samma sätt möjliggör vissa program eller appar att du kan radera både från mottagaren och avsändarens sida av kommunikationen. Detta kan göra data ännu säkrare och effektivt ta bort alla spår av den inom den plattformen. Det är viktigt att inte vara självgod med detta - beroende på vad du använder kan det vara möjligt för andra att kopiera meddelandet, vilket din radering inte kommer att ta bort. Emellertid finns det även skärmdumpsnotifieringar tillgängliga, för att informera dig när detta händer.
Planera för intrång
Även om dessa tips hjälper dig att undvika det, så händer ibland misstag och dataintrång kan inträffa. Hur du hanterar dessa situationer är något att tänka på i förväg för att säkerställa att städoperationen är snabb och effektiv. Att vara transparent med kunder och anställda över intrånget kan hjälpa till att upprätthålla din trovärdighet och lugna dem om hur du agerar för att återfå kontrollen över datan.
Att ha en plan för scenariet är också viktiga att markera områden i ditt företag som enkelt kan göras mer säkra. Detta kan trigga till att forska på hostade kontaktcenterlösningar eller alternativa typer av affärskommunikation. Tillgängliga planer kan också ge ditt företag klarhet och fokus i händelse av ett intrång. Det hjälper att identifiera och minimera omfattningen av intrång, vilket minskar deras svårighetsgrad.
Säkra din kommunikation idag
En sak att vara medveten om är att data och säkerhet ständigt utvecklas och bara för att du har säkrat ditt företag en gång, skyddar det inte för livet. När teknologi och mjukvara fortsätter att utvecklas kommer det alltid att finnas bättre sätt att skydda ditt företags kommunikation, men också nya sätt som människor kan bryta dem. Dessa cyberattacker kan vara både farliga och kostsamma, eftersom organisationer spenderar $3.86 miljoner på att återhämta sig från säkerhetsincidenter.
Men du kan spara dig själv besväret och pengarna genom att göra enkla kontroller, recensioner och hålla dina säkerhetsskydd uppdaterade. Det är ganska troligt att du redan har några av delarna på plats och andra program som bara behöver lite omvårdnad för att öka deras säkerhet. Kontrollera regelbundet säkerheten för din kommunikation, följ nya riktlinjer eller regler för att förhindra intrång och läs om eventuella säkerhetsuppdateringar som de kan ha.
Förhoppningsvis kan detta fungera som en startpunkt för att kontrollera och förbättra säkerheten för din företagskommunikation. Det är inte en uttömmande lista och många andra funktioner och åtgärder kan vara användbara för ditt företag. Ändå är detta en bra plats att börja, och om du kan ticka av dessa rekommendationer med självförtroende är du på god väg till säkra kommunikationer och skyddad data.
Upplev kraften i Guru-plattformen förstahands - ta vår interaktiva produktturné
