Att vara medveten om bra distansintroduktion är avgörande. Ta reda på hur Asana strukturerar introduktionen för att skapa meningsfulla kopplingar även innan dag 1.
När företag plötsligt övergick till distansarbete i början av 2020, kämpade team som fortfarande rekryterade med hur man skulle introducera nya anställda från olika platser. Detta har varit—och kommer att fortsätta vara—sant för ledare av globalt spridda, distans- eller hybridteam. Den avgörande skillnaden är att ledarna nu har tid—och utrymme—att vara mer medvetna om hur de närmar sig distansintroduktion och skapa meningsfulla upplevelser framöver.
Att vara medveten om bra distansintroduktion är avgörande. Enligt Asanas Anatomy of Work Index, 79% av kunskapsarbetarna som började ett nytt jobb under pandemin upplevde utbrändhet, vilket var 10% högre än personer som inte började ett nytt jobb. Men medan en bra introduktion av nya anställda är en enorm möjlighet, är det också en utan mycket precedent att lära sig av. Hur gör man för att effektivt introducera nya teammedlemmar, oavsett var de arbetar eller hur teamet är strukturerat, när inte många har gjort det tidigare?
Hos Asana, här är hur vi tänker kring att skapa meningsfulla kopplingar mellan nya teammedlemmar och nuvarande teammedlemmar, oavsett var eller hur de arbetar.
1. Anslut till varandra även innan dag ett
Efter att en ny anställd har skrivit under anställningserbjudandet, vänta inte tills deras första dag för att börja göra en koppling. Hos Asana håller vi nya anställda engagerade genom att kommunicera med dem innan deras startdatum med information de kan behöva, detaljer om hur deras första dag kommer att se ut, och ett avslappnat "hej" från deras team.
Detta kan vara en fin balans—du vill inte att de ska känna sig stressade eller som att de måste börja arbeta innan deras första dag—men några vänliga e-postmeddelanden med viktig information kan göra stor skillnad. Människor har ofta frågor innan de börjar ett nytt jobb, särskilt vid en tidpunkt då så mycket förändras omkring oss. Genom att ge den nya anställda en direkt kommunikationslinje till sin chef och sina kollegor, kan de få svar på frågor och minska osäkerheten som kan byggas upp innan de ens börjar.
2. Gör ett gott första intryck
När din nya anställda börjar, skapa en mentorskapsrelation mellan dem och en befintlig medlem i ditt team (eller ett angränsande team). Att ha en mentor eller arbetsplatskompis som inte är din chef är särskilt viktigt för distansintroduktion så att den nya anställda har någon som kan ge arbetsplatskontext och kontaktpunkter under sina första veckor.
Utöver en mentor är det viktigt att ge en ny anställd tillgång till kritiska resurser—som teamkataloger, delade kalendrar och interna kommunikationskanaler—som är lätt tillgängliga, men inte kärnplanen för den första dagen. Försök sedan att replikera känslan av att vara i samma rum som andra teammedlemmar. Vi gör detta genom att skapa en online-gemenskap för nya anställda på Slack och organisera virtuella välkomstluncher, vilket ger mycket energi och spänning till gruppen.
I slutet av dagen, ta dig tid att kolla in med din nya distansanställda för att sammanfatta deras första dag och skapa utrymme för dem att berätta hur det gick. Dessutom, fråga om det finns något som kan förbättras eller ändras för att hjälpa dem att känna sig mer kopplade. Dessa metoder hjälper till att säkerställa att nya anställda känner sig sedda, hörda och inkluderade redan från början.
3. Skriv om kommunikationsnormerna
De kommunikationsnormer du skapade som ett fysiskt team må vara fel när du är fördelade, distans- eller hybrid. Ta dig tid att skapa ett nytt "kontrakt" om dina normer för att arbeta hemifrån, kommunikationsförväntningar och check-in-frekvens. Klara upp dessa förväntningar för den nya anställda.
En del av att skapa ett inkluderande distans-team är att säkerställa att alla har lätt tillgång till vad som pågår och tydlig insyn i hur deras arbete kopplar till det större teamets mål. I innehållsteamet på Asana, spårar vi allt vårt arbete i, tja, Asana.
Från dag ett går varje ny medlem i innehållsteamet igenom samma introduktionsprojekt, vilket säkerställer att alla börjar med samma information. Alla stora initiativ har sitt eget projekt i Asana, men vi aggregerar även dessa projekt till en teamomfattande portfölj. På så sätt kan alla, från teammedlemmar till seniore ledare, se vad som händer i hela teamet. Genom att organisera arbetet på detta sätt, får nya anställda som introduceras på distans också tillgång, insyn och kontext till teamprojekt som de kanske inte annars skulle ha haft.
För att säkerställa att alla får ut det mesta av sina verktyg, använder våra vänner på Guru Guru för att dela bästa praxis och konventioner om hur man använder Asana så att alla är på samma sida.
Använd Guru för att ge några riktlinjer kring Asana bästa praxis
4. Hitta gemenskap utanför ditt team
Att gå med i ett helt distansteam kan vara isolerande. Även om din teammedlem är på ett kontor, kan det fortfarande vara svårt för dem att koppla upp sig med ditt team och företaget i stort när de är nya på ett distribuerat företag. För att göra övergången så smidig och inkluderande som möjligt, fråga den nya anställda om det finns några arbetsplatsgemenskaper de skulle vilja kopplas till, eller några anställdares resursgrupper de skulle vilja gå med i. Ännu bättre, om du skapar ett introduktionsprojekt kan du inkludera en omfattande lista där. Hos Asana har vi flera ERG:er, såsom Team Rainbow, Blacsana, och Asana Women.
Skapa starka teamkopplingar
Genom att vara medveten om hur du introducerar distansanställda och hanterar ditt fördelade team, kan du skapa ett starkt, högpresterande team oavsett var de arbetar. Varje organisation och team som är fördelat försöker hitta sina egna sätt att arbeta. Skapa ett nätverk av kollegor som går igenom samma övergång. Bara för att du leder ett team betyder inte att du måste gå igenom denna övergång ensam. Dela med dina kollegor vad som har fungerat för dig och fråga om de har några nya tips.
När företag plötsligt övergick till distansarbete i början av 2020, kämpade team som fortfarande rekryterade med hur man skulle introducera nya anställda från olika platser. Detta har varit—och kommer att fortsätta vara—sant för ledare av globalt spridda, distans- eller hybridteam. Den avgörande skillnaden är att ledarna nu har tid—och utrymme—att vara mer medvetna om hur de närmar sig distansintroduktion och skapa meningsfulla upplevelser framöver.
Att vara medveten om bra distansintroduktion är avgörande. Enligt Asanas Anatomy of Work Index, 79% av kunskapsarbetarna som började ett nytt jobb under pandemin upplevde utbrändhet, vilket var 10% högre än personer som inte började ett nytt jobb. Men medan en bra introduktion av nya anställda är en enorm möjlighet, är det också en utan mycket precedent att lära sig av. Hur gör man för att effektivt introducera nya teammedlemmar, oavsett var de arbetar eller hur teamet är strukturerat, när inte många har gjort det tidigare?
Hos Asana, här är hur vi tänker kring att skapa meningsfulla kopplingar mellan nya teammedlemmar och nuvarande teammedlemmar, oavsett var eller hur de arbetar.
1. Anslut till varandra även innan dag ett
Efter att en ny anställd har skrivit under anställningserbjudandet, vänta inte tills deras första dag för att börja göra en koppling. Hos Asana håller vi nya anställda engagerade genom att kommunicera med dem innan deras startdatum med information de kan behöva, detaljer om hur deras första dag kommer att se ut, och ett avslappnat "hej" från deras team.
Detta kan vara en fin balans—du vill inte att de ska känna sig stressade eller som att de måste börja arbeta innan deras första dag—men några vänliga e-postmeddelanden med viktig information kan göra stor skillnad. Människor har ofta frågor innan de börjar ett nytt jobb, särskilt vid en tidpunkt då så mycket förändras omkring oss. Genom att ge den nya anställda en direkt kommunikationslinje till sin chef och sina kollegor, kan de få svar på frågor och minska osäkerheten som kan byggas upp innan de ens börjar.
2. Gör ett gott första intryck
När din nya anställda börjar, skapa en mentorskapsrelation mellan dem och en befintlig medlem i ditt team (eller ett angränsande team). Att ha en mentor eller arbetsplatskompis som inte är din chef är särskilt viktigt för distansintroduktion så att den nya anställda har någon som kan ge arbetsplatskontext och kontaktpunkter under sina första veckor.
Utöver en mentor är det viktigt att ge en ny anställd tillgång till kritiska resurser—som teamkataloger, delade kalendrar och interna kommunikationskanaler—som är lätt tillgängliga, men inte kärnplanen för den första dagen. Försök sedan att replikera känslan av att vara i samma rum som andra teammedlemmar. Vi gör detta genom att skapa en online-gemenskap för nya anställda på Slack och organisera virtuella välkomstluncher, vilket ger mycket energi och spänning till gruppen.
I slutet av dagen, ta dig tid att kolla in med din nya distansanställda för att sammanfatta deras första dag och skapa utrymme för dem att berätta hur det gick. Dessutom, fråga om det finns något som kan förbättras eller ändras för att hjälpa dem att känna sig mer kopplade. Dessa metoder hjälper till att säkerställa att nya anställda känner sig sedda, hörda och inkluderade redan från början.
3. Skriv om kommunikationsnormerna
De kommunikationsnormer du skapade som ett fysiskt team må vara fel när du är fördelade, distans- eller hybrid. Ta dig tid att skapa ett nytt "kontrakt" om dina normer för att arbeta hemifrån, kommunikationsförväntningar och check-in-frekvens. Klara upp dessa förväntningar för den nya anställda.
En del av att skapa ett inkluderande distans-team är att säkerställa att alla har lätt tillgång till vad som pågår och tydlig insyn i hur deras arbete kopplar till det större teamets mål. I innehållsteamet på Asana, spårar vi allt vårt arbete i, tja, Asana.
Från dag ett går varje ny medlem i innehållsteamet igenom samma introduktionsprojekt, vilket säkerställer att alla börjar med samma information. Alla stora initiativ har sitt eget projekt i Asana, men vi aggregerar även dessa projekt till en teamomfattande portfölj. På så sätt kan alla, från teammedlemmar till seniore ledare, se vad som händer i hela teamet. Genom att organisera arbetet på detta sätt, får nya anställda som introduceras på distans också tillgång, insyn och kontext till teamprojekt som de kanske inte annars skulle ha haft.
För att säkerställa att alla får ut det mesta av sina verktyg, använder våra vänner på Guru Guru för att dela bästa praxis och konventioner om hur man använder Asana så att alla är på samma sida.
Använd Guru för att ge några riktlinjer kring Asana bästa praxis
4. Hitta gemenskap utanför ditt team
Att gå med i ett helt distansteam kan vara isolerande. Även om din teammedlem är på ett kontor, kan det fortfarande vara svårt för dem att koppla upp sig med ditt team och företaget i stort när de är nya på ett distribuerat företag. För att göra övergången så smidig och inkluderande som möjligt, fråga den nya anställda om det finns några arbetsplatsgemenskaper de skulle vilja kopplas till, eller några anställdares resursgrupper de skulle vilja gå med i. Ännu bättre, om du skapar ett introduktionsprojekt kan du inkludera en omfattande lista där. Hos Asana har vi flera ERG:er, såsom Team Rainbow, Blacsana, och Asana Women.
Skapa starka teamkopplingar
Genom att vara medveten om hur du introducerar distansanställda och hanterar ditt fördelade team, kan du skapa ett starkt, högpresterande team oavsett var de arbetar. Varje organisation och team som är fördelat försöker hitta sina egna sätt att arbeta. Skapa ett nätverk av kollegor som går igenom samma övergång. Bara för att du leder ett team betyder inte att du måste gå igenom denna övergång ensam. Dela med dina kollegor vad som har fungerat för dig och fråga om de har några nya tips.
Upplev kraften i Guru-plattformen förstahands - ta vår interaktiva produktturné
