Låt oss få en sak klar: onboarding ska aldrig vara en engångsgrej. Företag bör alltid leta efter sätt att skapa den bästa möjliga upplevelsen för nya anställda. I själva verket har många företag som har problem med onboarding av distansanställda kanske behövt en förändring i tanke och strategi för en tid sedan. 

Vi vill inte skrämma dig, men onboarding av anställda är i ett ganska dåligt skick just nu. Övergången till distans- och hybridarbete har faktiskt inte riktigt nått vissa onboardingupplevelser, och det syns. 

Stå på dig, kompis, det är bara vecka 2! 🎉

Tyvärr har vi upptäckt att det att ge en chef en Zoom-länk och schemalägga virtuella möten för folk inte är tillräckligt för långsiktiga arbetsmiljöer. Om du vill ge dina anställda en solid start, är det dags att lägga till lite flexibilitet till din vanliga onboardingupplevelse. 

Varför flexibilitet är viktig i onboarding

Orden "flexibel" och "onboarding" kanske inte verkar som de borde höra hemma i en mening utan orden "är en urban legend". Men lita på oss, vi har kommit på något här. 

Ditt företag kanske inte har genomgått en dramatisk schemaväxling under de senaste åren. Kanske är alla helt distans eller hybrid, eller så är din onboarding avsedd att göras på ett visst sätt. Men det betyder inte att din onboarding inte skulle kunna dra nytta av lite flexibilitet. 

Vad menar vi med flexibilitet? Vi pratar om att designa en onboardingupplevelse som låter nya anställda lära sig i sin egen takt. Att blanda och matcha olika typer av lärstilar, media och träningsmetoder kan göra mycket för att skapa en flexibel onboardingupplevelse. 

Vi är helt inne på att skapa bättre arbetsupplevelser på Guru, så vi beslutade oss för att prata med några kunniga vänner om flexibilitet och onboarding. WorkRamp är ett lärande hanteringssystem som gör att människor kan utbilda nya anställda och kunder på en plattform. Om någon vet vad som krävs för att få folk att känna sig säkra och utbildade, så är det gänget på WorkRamp.

"Onboarding har också varit en riktigt nyckelaspekt. Att börja på WorkRamp har varit den snabbaste jag någonsin har blivit onboardad och lärt känna produkten. De närmar sig inlärningsprocessen på ett flexibelt sätt så att den kan tala till olika typer av inlärare."

- Masha Abaturova, Klientresultatchef på WorkRamp

En mer flexibel onboardingupplevelse kommer att hjälpa alla på ditt företag. Här är bara några anledningar till varför flexibilitet och onboarding bör gå hand i hand. 

Ge alla en rättvis start

I en arbetsvärld där människor från alla bakgrunder sprids över olika arbetsscheman och tidszoner är det viktigare än någonsin att göra onboarding så rättvis som möjligt. Du vill inte att anställda på plats ska känna att de fått en sådan bristfällig upplevelse på ditt mestadels distansföretag. Å andra sidan bör distansanställda känna sig lika välkomna som möjligt när de kommer till ditt mestadels företagskontor. 

När du skapar en flexibel och rättvis onboardingupplevelse ger du alla en jämn spelplan. Detta kan hjälpa till att ställa folk på rätt spår och säkerställa att alla har en rättvis chans att lära sig och lyckas på jobbet. 

Minska stressen under onboarding

Låt oss inse det. Onboarding kan vara stressande för nya anställda. Bortsett från nervositeten av att vara i en ny miljö känner du också att varje steg du tar granskas under ett mikroskop. Det kommer så mycket ny information så att det nästan känns överväldigande. Att inte omedelbart förstå en procedur eller projektprocess kan få dig att känna att du är dömd till att misslyckas. 

"Att börja ett nytt jobb är svårt. Du vet inte vad du kan förvänta dig många gånger. Så att ha en konkret onboardingplan, som här är alla stegen du behöver gå igenom för onboarding, och att komma på samma nivå med företaget är extremt fördelaktigt och sätter mig på vägen till framgång."

- Andrew Barnhart, mjukvaruingenjör på WorkRamp

En flexibel onboardingprocess är inte bara en som tar hänsyn till olika arbetsscheman. Det är en process som också låter människor lära sig i sin egen takt och genom sin egen stil. Att ge människor så mycket (eller så lite) tid de behöver för att slutföra uppgifter och lära sig nya koncept kan göra att onboarding blir mycket mindre stressande och mycket mer effektiv. 

Detta är där rätt verktyg kan komma till stor nytta. Att ha en solid kunskapsbas och lärande hanteringssystem kan vara nyckeln till att minska stressen under onboarding.

Förbättra anställdas trivsel 

Bortsett från de varma och goa känslor som skapandet av något bra och rättvist för alla kan framkalla, är det viktigt för företagets resultat att ha flexibla onboardingupplevelser. 

Visste du att 94% av anställda säger att de skulle stanna längre på ett företag om arbetsgivarna investerade i deras karriärer? Anställda som har dåliga onboardingupplevelser är anställda som inte förstår hur de ska utföra sina jobb på rätt sätt. Detta kan ha en halo-effekt på det mest negativa sätt. Bortsett från att nya anställda känner sig stressade och efter, så kan den frustrationen så småningom sprida sig till andra anställda och ledare. 

Live filmer från den stora uppsägningen 

Att investera i en smidig, enkel onboardingupplevelse kan leda till bättre prestation och anställdas trivsel. Att ge nya anställda och erfarna anställda kontinuerliga inlärningsupplevelser hjälper dem att utvecklas och växa, samtidigt som det också håller dem engagerade och glada på jobbet. 

Hur man gör en flexibel onboardingupplevelse 

Om du vill skapa en verkligt flexibel onboardingupplevelse av stjärnklass på arbetet, behöver du komma in med en plan. När du uppdaterar dina nuvarande onboardingmetoder, kom ihåg att ha dessa saker i åtanke. 

Främja asynkron kommunikation/arbetskultur 

Det kommer vara svårt att skapa en flexibel onboardingupplevelse om du inte har en flexibel arbetskultur. Om du vill skapa en onboardingupplevelse som kan fungera för folk oavsett var de är, luta dig in i asynkron kommunikation på jobbet. 

Före pandemin innebar onboarding att anlända dag 1 för en kontorsrunda, pappersarbete och möten. Nu handlar det ofta om att rulla ur sängen och logga in på en ny Slack-instans. 

Om du vill lära dig mer om rätt sätt att implementera asynkron kommunikation på jobbet kolla in vår smidiga guide om ämnet.

Hjälp nya anställda att lära sig i sin egen takt

Företag och anställda föredrar också asynkron inlärning utöver asynkron kommunikation. I dagens distansarbetsmiljö möjliggör en lärandeorienterad strategi att företag kan leverera och skala träning över hela teamet. Ger nya anställda möjlighet att lära sig i sin egen takt genom att investera i ett Learning Management System (LMS) för ditt onboardingprogram. 

"Jag uppskattar att jag kan själv tilldela ytterligare utbildning. Så när jag fick veta att jag kunde lära mig mer om instruktionsdesign, kunde jag lägga till det i mina totala lärdomar för att växa och utvecklas... vilket gör att jag blir mer framgångsrik på mitt jobb."

- Sarah Burch, lösningsingenjör på WorkRamp

Ett LMS kan stödja dina flexibla onboardingmål. Det rätta systemet bör stödja onlineinlärning och ge dig möjlighet att diversifiera typerna av innehåll dina elever konsumerar. Till exempel kan ditt LMS erbjuda mer än bara videor och (tråkiga) artiklar. Det kan vara engagerande och roligt!

LMS:er kan erbjuda interaktivt innehåll som flashcards, frågesporter, anteckningsavsnitt, videor och mer. Att erbjuda olika stilar kan ta inlärningsupplevelsen till nästa nivå. Dessutom lär sig inte alla på samma sätt. Så att ha ett LMS som erbjuder mer än videor och artiklar kan förbättra och skala träningen.

Skapa olika onboardingupplevelser baserat på schemapreferenser 

Istället för att ta en enstorlek passar alla metod till onboarding, lägg till lite variation i mixen. Ta dig tid att tänka på hur onboardingupplevelser kan se ut för personer beroende på deras arbetsscheman. 

Vi förstår, vi är alla upptagna

Det finns vissa anställda som föredrar att göra sin onboarding helt på distans. Andra vill gå till kontoret, och vissa skulle föredra en blandning av båda. Ditt jobb är att skräddarsy olika onboardingupplevelser för vad folk behöver. 

Vi upptäcker att ge människor ett urval av alternativ kan vara det bästa sättet att ge anställda en flexibel onboardingupplevelse. Låt dem veta vad som är valfritt, vad som är bra att ha, och vad som är obligatoriskt. 

Du har vår officiella tillåtelse att vara kreativ med hur du vill strukturera vissa aktiviteter. Skicka en välkomstkit till anställda (vi uppmuntrar dig att vara kreativ med vad du vill inkludera förutom det vanliga företagsprylarna: kaffe, te, snacks eller kortspel kan vara ett plus) och sätt tid på kalendern så att de kan umgås. Låt anställda på plats träffa sina distanskollegor på schemalagda samtal. 

Kom ihåg, det är okej att blanda och matcha vissa onboardingelement! Detta är där lite personalisering kan gå långt. Att ge människor möjlighet att lära sig genom en blandning av livesamtal, webbinarier, förinspelade pass och interaktivt innehåll kan göra onboardingupplevelsen mycket mer effektiv. 

Skapa möjligheter att knyta an till andra anställda

Det är alltid lite skrämmande att vara den "nya personen" på jobbet. Du är exalterad över ditt nya jobb, men du är inte redo att börja leda brainstormingmöten och organisera teamets utflykter efter vecka ett. Låt inte pressen ligga på anställda att kontakta varandra, väv naturligt in det i onboarding. 

Gör en god gärning idag och prata med en ny anställd (de behöver det)

Om du vill att nya anställda ska känna att de har blivit fullt onboardade till företaget, fokusera inte bara på att skapa tid för dem att prata med folk i sitt eget team. Låt dem prata med människor över hela företaget för att få en verklig uppfattning om företagets kultur. Detta kan ge dem intressant insikt och kan till och med hjälpa dem att se sina jobb i ett annat ljus. 

Det finns så många olika sätt att främja kontakt som kan gå bortom en strukturerad onboardingaktivitet. Inbjud proaktivt nya anställda att delta i möten som ett sätt att lära utan den förväntningen att de måste delta. 

Uppmuntra kollaborativt lärande

Ingen förväntar sig att en ny anställd ska vara helt redo att delta i projektarbete så snart de ansluter sig. Att arbeta tillsammans omedelbart kan vara för mycket, men att lära tillsammans är mer än möjligt. 

Att lära tillsammans kan hjälpa till att knyta band, introducera människor till nya teammedlemmar, och kan till och med ge dig en unik möjlighet att korsutbilda team. Para ihop några medlemmar av försäljningsteamet med din nya supportpersonal så att nya medlemmar kan förstå det bästa sättet att hantera kunder. Låt marknadsförare och UX-designers arbeta tillsammans på en språkworkshop så att de båda vet rätt sätt att tala med kunder. 

Ha de rätta verktygen

Att ha de rätta verktygen är avgörande för en flexibel och rättvis onboardingupplevelse. Varje organisation har sina egna preferenser när det kommer till teknikstackar, men det finns ett par saker vi tror kan skapa en fantastisk onboarding (och långsiktig arbets-) upplevelse. 

Programvara för kunskapshantering är ett måste för alla organisationer som vill fokusera på sömlös onboarding. Du kommer att kunna hålla all din mest viktiga information på ett lättillgängligt ställe, och det kan vara till hjälp långt efter att onboarding är klar. 

Lärande hanteringsprogramvara är en annan måste-ha för flexibla onboardingprocesser. Rätt programvara kan få anställda att komma á jour snabbt genom att skapa robusta onboardingprogram skräddarsydda efter inlärarnas behov.

Om du letar efter verktygsförslag som går utöver programvarurekommendationer, kan vi inte nog betona hur hjälpsamt det är att ha en 30, 60 och 90-dagars plan. Detta ger både nya anställda och deras chefer ett sätt att lägga upp förväntningar och nå viktiga milstolpar.  

Samla feedback 

Vill du veta det bästa sättet att se hur dina anställda gillar din senaste onboardingupplevelse? Detta är inte rätt tidpunkt att tänka att ingen nyhet är god nyhet. Ta dig tid att aktivt samla in feedback från nya anställda och andra personer involverade i onboardingprocessen. 

Vänta inte tills en anställd anses onboardad för att se hur de gillar processen. Schemalägg regelbundna uppföljningar med dem för att se hur de ligger till och om de behöver något. Detta kan hjälpa dig att fånga problem innan de blir för stora för att hantera.