Önskar du att du hade ett möte mindre att gå på idag?

Studier har visat att fullbokade kalendrar med möten kan leda till en nedgång i medarbetartillfredsställelse och lycka. Med vissa företag som hävdar att det kan ta nästan en månad att få möten inbokade och andra som avskaffar dem helt, är det värt att ge din arbetskalender en andra titt.

Och vi förstår; det kan vara svårt att göra ditt bästa arbete när mesta delen av din tid tillbringas i möten som borde ha varit ett e-postmeddelande, så det kan vara dags att prova något nytt. Guru är inte bara ett verktyg utformat för att hjälpa människor att söka och dela kunskap, det är också designat för att hjälpa människor att arbeta mer effektivt och produktivt.

Överväga möten på Guru

Lita på oss, vi vet av erfarenhet att minska möten kan kräva en del arbete. Vi har tagit oss tid att utvärdera vårt eget tillvägagångssätt för intern kommunikation för att se hur vi kan arbeta mer effektivt och minska den kognitiva bördan. Från där har vi kunnat genomföra många förändringar.

Vi genomförde en ledarskapskalenderrevision för att ställa om förväntningar kring möten för hela organisationen. Vi tänkte om vårt tillvägagångssätt för intern kommunikation genom att implementera vår “gyllene regel” och sätta standarder kring skapandet av möten. Vi införde “Inga interna möten på onsdagar” och andra initiativ för att öka fokus och ge människor mer av sin dag tillbaka.

Trots alla dessa positiva förändringar är arbetet fortfarande inte klart. Vi förbättrar ständigt vår arbetsplatsstrategi och vill hjälpa andra att genomföra positiva förändringar i sina egna kontor och organisationer.

Minska onödiga möten på jobbet

Vi omfamnar “glädjen av att missa (JOMO)” på Guru på grund av vårt beroende av kunskapshantering. När företag omfamnar kunskapsdrivna kulturer och asynkron kommunikation, kan människor arbeta mer effektivt och autonomt. Att kunna dokumentera och lagra kunskap gör det enkelt att sammanfatta projektuppdateringar, månadsrapporter, nästa steg och allt annat du kan behöva gå igenom på ett möte. Att plötsligt klicka på “avböj” på vissa mötesinbjudningar verkar inte så tabu.

Den rätta företagswiki och kommunikationsstrategi kan göra mycket för att hantera fulla arbetskalendrar. Om du känner dig överväldigad när du tittar på ditt schema för veckan har vi några tips att följa.

Utvärdera dina nuvarande möten

Det är dags att ta en kritisk titt på dina 1:1-or, stående möten, kick-offs och uppföljningar. Fråga dig själv hur varje person på inbjudan tillför värde (inklusive dig själv) och vad slutmålet bör vara. Om du har problem med att förstå hur vissa personer och utfall passar in, är det ett bra tecken på att det är dags att tänka om gästlistan.

Chefer som försöker minska möten bör ta saker ett steg längre och fråga mötesdeltagarna hur användbara de tycker att de är. Fråga om de hjälper folk att göra sitt arbete mer effektivt, om mötesfrekvensen är rimlig, och be om återkoppling på förändringar de skulle rekommendera.

När du har den informationen kan du börja tänka på din mötesfrekvens. Du kan upptäcka att du har vissa möten för ofta och andra möten inte tillräckligt ofta. Var inte rädd för att avboka återkommande möten om du känner att de inte har någon nytta, och överväg att slå samman andra för att göra saker mer effektiva.

Definiera brådska

Det är en stor skillnad mellan att inte delta i ett kick-off-möte för ett projekt och att välja att sitta ut ett dagligt stående möte när du inte har någon uppdatering. Sanningen är att inte varje möte, meddelande eller e-post du kommer i kontakt med kommer att behöva din omedelbara uppmärksamhet.

När du tänker på saker genom linsen av brådska blir din kalender och vardag mycket lättare att hantera. Ta hänsyn till kommande deadlines, teamets/organisationens mål och din egen arbetsbelastning när du funderar på om det är värt att delta i ett möte.

Att definiera brådskan för vissa möten och frågor kan vara knepigt. Om du har problem med att avgöra om något verkligen är värt din tid och uppmärksamhet, prata med din chef eller mötesplaneraren. Du kan upptäcka att du kan hoppa över vissa av dem eller att du helt enkelt behövde en påminnelse om dina aktuella prioriteringar.

Sök klarhet

Är du förvirrad över varför du är på en mötesinbjudan? Har du läst mötesbeskrivningen tre gånger och ÄNDÅ inte är säker på vad syftet är? Är du oroande inför det kommande mötet där någon vill “plocka ditt hjärta” om ett ämne?

Lite motstånd och kommunikation kan göra stor skillnad. Börja med att be om en agenda eller vad de förutsedda resultaten av ett möte är. Att få folk att tänka kritiskt kring din inkludering eller vad de vill uppnå kan hjälpa till att avgöra om ett möte är ett måste eller något du kan hoppa över.

Är du orolig över ett avsiktligt öppet möte? Be människor att komma förberedda med några frågor eller ämnen de vet att de vill ta upp. Detta kan ge ett “formlöst” möte lite struktur och hjälpa dig att komma in i rätt sinnesstämning.

Avböj med föreslagna alternativ

Du har inte tid att delta i detta timslånga möte med hela teamet, men en 15-minuterschatt med viktiga intressenter kan fungera. Erbjud att skicka över dokumentation som kan rensa upp vissa frågor folk har. Säg att du behöver göra lite arbete på egen hand innan du kan gå vidare, men när du är klar är du glad att bidra.

Kom ihåg att syftet med alla möten bör vara att hjälpa alla att arbeta tillsammans mer effektivt. Om du erbjuder alternativ som fortfarande tar folk mot slutmålet av mer effektivt arbete, vinner alla!

Sätt produktiva möten på kalendern

Vi nämnde tidigare att vi implementerade våra egna regler kring att planera effektiva möten. Om du vill säkerställa att varje möte du lägger till kalendern är nödvändigt, ta en sida från vår handbok och följ 4 Ps.

,,

När vi pratar om 4 Ps menar vi att veta Syftet, Produkten, Personerna och Processen (agendan) när du schemalägger möten. Det är också viktigt att notera att 4 Ps är för alla—inte bara personen som planerar mötet. Om alla vet exakt varför de deltar och vad de förväntade resultaten är kan ni använda er tid tillsammans så effektivt och produktivt som möjligt.

Öka din produktivitet genom att minska dina möten

Möten kommer alltid att vara en del av arbetet, men det är viktigt att komma ihåg att de inte bör vara den enda delen av arbetet. Ibland behöver du det element av realtids-samarbete som ett möte kan ge. Andra gånger behöver du se att klockan 14:00 återkopplingen försvinner från din kalender så att du kan få tillbaka lite fokus. När du ger dig själv tid att tänka om hur du närmar dig möten kan du upptäcka att lite extra plats i din kalender är precis vad du behöver.