Dokument är konceptuellt ett fantastiskt exempel på digital analogi. För att affärsdatorer ska blomstra som de gjorde på 80- och 90-talen var det avgörande att designa system som var analogiska med den fysiska världen. Så hur kan vi bättre uppnå detta än att skapa Dokumentet. Det ser till och med ut som papper! Ofta inkluderar Dokumentprocessor även saker som "marginaler" i sina applikationer, ett arv från då vi använde skrivmaskiner för att skapa våra dokument. De tidigaste operativsystemen baserades alla på de grundläggande idéerna om mappar och dokument, begrepp som direkt översätts till den fysiska världen.

Men nu är det 30 år senare och analogin fungerar inte längre. Dokument kommer såklart att leva vidare, eftersom de är idealiska för att fånga "poster i tid" som ett juridiskt avtal eller mötesanteckningar. Denna typ av innehåll förändras inte så mycket när det väl är skrivet. Eller i fallet med det juridiska dokumentet finns det en mycket föreskriven process för att ändra dokumentet, som i de flesta fall kräver att den ursprungliga versionen fortsätter att existera. Men för många av våra innehållsbehov idag gör begreppet Dokument faktiskt mer skada än nytta. Låt oss titta på varför det är så...

1. De är inte designade för att ändras. Så mycket av vår värld handlar om innehåll som förändras, det utvecklas när vårt tänkande utvecklas. Och det innebär att försöka hitta alla platser där vi sa det där vi nu vill ändra blir en dumdristig uppgift. Det betyder också att du måste kommunicera den nya förändringen till alla, och sedan måste du komma ihåg vem du berättade om den nya versionen. Men senare, när jag öppnar ett Dokument, hur vet jag om det fortfarande är korrekt?
2. De är inte designade för att delas. Det är inte så i alla fall... sättet att dela är ofta ganska liknande det sätt vi delar papper. Du gör kopior av Dokumentet och skickar ut det. Observera att orden jag använde är exakt desamma i den fysiska världen som de är i den digitala världen. Problemet i den digitala världen är att varje gång det händer blir punkt 1 ovan svårare och svårare.
3. När du har mer än några av dem, blir de en röra. I alla fall med papper var du tvungen att göra en ansträngning för att kopiera det. Så är det inte med Dokument och så får du en hav av liknande men olika versioner av samma dokument överallt. Det är digital förorening.
4. Vi använder telefoner nu mer än några andra digitala enheter. Dokument kommer från en tid när smartphonen inte fanns. Försök att läsa ett Dokument på en telefon och efter några nypor och svep kommer du ge upp.
5. Dokument är för långa. Längden på ett dokument har en direkt korrelation till dess användbarhet. Desto längre (och bredare ett dokument är, desto mindre chans har någon att läsa det, och ju högre sannolikhet är det att det kommer att bli föråldrat. Numera är våra förväntningar på korthet och noggrannhet högre än någonsin. Vi har informationsöverflöd och förväntar oss bara rätt information utan brus.
6. Du kan inte avgöra om de är användbara. Så du skrev ett dokument och skickade det till någon, vad händer nu? Hjalp det dem att utföra en uppgift? Hjalp det att avsluta en försäljning? Hjalp det att lösa ett kundproblem? Inga sätt att veta. Dessa är nästan orättvisa frågor eftersom vi aldrig designade ett Dokument för att berätta för oss saker som detta, vi designade dem för att vara en digital analogi, för att lösa ett grundläggande horisontellt problem med att författa och lagra skriven text.

Även om det har gjorts försök att åtgärda vissa av detta, är vi bara inte där än. Många av de molnbaserade dokumentredigerarna idag är just det, molnversioner av samma dokumentredigerare som vi är vana vid att använda. Visst, det är lättare att dela dem nu och redigera dem samtidigt, men de är fortfarande dokument. Det påminner mig om när SaaS fortfarande var en trend och on-premise-leverantörer cloud-washade sina produkter för att få dem att verka som SaaS, och insåg snabbt att allt de verkligen åstadkom var att flytta det samma gamla mjukvaran till ett annat datacenter.

Vad är nästa?

Vi är nu i de tidiga skedena av specialiseringens era. Kategori för kategori ser vi SaaS-applikationer som dyker upp som löser specifika affärsproblem istället för att försöka vara allmänna molndatorplattformar. Och dagens applikationer utnyttjar de data vi redan har om våra arbetsliv och använder dem för att göra oss mer effektiva i vårt arbete.

• När du skapar en ledning i RelateIQ skapas den automatiskt en ström av varje interaktion ditt team har haft med den ledningen helt enkelt genom att ansluta den till din e-post.
• När du har ett kommande möte med en potentiell kund, skickar Refresh dig ett rapport om den potentiella kunden så att du är bättre förberedd för ditt möte genom att koppla det med din kalender, LinkedIn, Twitter osv.
• Ambient Services lägger till värde i ditt liv utan att du explicit behöver göra något. Google Now berättar för dig när du behöver ge dig av för att hinna till ett möte i tid när du kopplar det till din kalender.
• Under dina möten, istället för att använda ett dokument för att ta fria anteckningar, har WorkLife lanserats för att hjälpa till att strukturera dina möten i agenda, åtgärdspunkter och öppna frågor så du inte behöver skapa din uppföljningsprocess manuellt, jaga människor eller komma ihåg resultaten av möten.

Och samma sak händer med "Dokument". Vi tänker inte längre i termer av "digitalt papper", då många anser att kortdesign är dit vi är på väg (inklusive oss!). Så tänker vi nu på arbetet som måste utföras, och hur teknologin kan hjälpa oss att utföra det arbetet mer effektivt och berättar saker vi aldrig skulle kunna veta om vår verksamhet annars.

• När du delar innehåll med någon, var det användbart för dem?
• När du läser innehåll, hur vet du om det är korrekt?
• När du använder visst innehåll skapar det en bättre relation med din kund?
• Skickar du samma innehåll till varje kund? Eller bör du dynamiskt sammanställa det baserat på deras angivna intresse?
• Hur kan du försäkra dig om att det populära, värdefulla innehållet är mer synligt för ditt team, medan det gamla, olästa innehållet försvinner, utan att spendera all din tid på att administrera det?

Och det finns sååå mycket mer. Spännande tider, absolut. Så låt oss stänga arkivskåpen och få lite verkligt arbete gjort :)