Guru är stolt över att samarbeta med Ka'ana Solutions som en del av vårt Guru for Good-program för ideella organisationer. Denna artikel publicerades ursprungligen på Ka'anabloggen.

När jag ledde teamet för tekniska tjänster på ett stort utbildningsförlag var en av de saker vi spenderade mycket tid på att söka efter information som vi behövde för att svara på frågor och lösa problem. Den information vi behövde var utspridd över en mängd olika system och arkiv och mycket av den var föråldrad eller ofullständig. Mitt team spenderade mer än en fjärdedel av sin tid på att leta efter rätt information, ofta med en kund som väntade.

Implementeringen av Slack var ett viktigt steg framåt eftersom det möjliggjorde en nivå av friktionsfri samarbete som våra befintliga verktyg—som e-post—inte kunde erbjuda. Men det löste inte det grundläggande problemet—att det var för svårt och tog för lång tid att hitta den information vi behövde utan ett system för kunskapshantering.

Upptäckte ett nytt verktyg

Sedan en dag kom en av mina mer kreativa problemlösare i teamet till mig med ett förslag att vi skulle testa ett nytt verktyg som lovade att lösa detta problem med kunskapshantering. Detta nya verktyg kallades Guru, från ett företag grundat i Philadelphia av Rick Nucci och Mitchell Stewart.

Det visade sig att jag kände Rick från en tidigare period på Dell—Ricks första framgångsrika start-up, Boomi, köptes av Dell 2010—så jag gick med på ett pilotprojekt som blev en fullskalig utrullning sex månader senare. Det var oerhört framgångsrikt.

Kvaliteten på den kunskap som var tillgänglig för mitt team ökade medan den tid som spenderades på att söka efter den minskade med mer än hälften. Guru omvandlade också vår kunskapsbas från en mängd statiska arkiv till ett dynamiskt kunskapsekosystem som var integrerat direkt i våra arbetsflöden. En av mina teammedlemmar sammanfattade det väl när hon sa att Guru “gav henne superkrafter.” Under hela min karriär har jag inte sett något annat programvara ha så snabb adoption och dramatisk påverkan på produktiviteten.

När jag sedan bestämde mig för att lämna den företagsvärlden för att starta Ka'ana Solutions, visste jag att Guru skulle ha en viktig roll att spela. Precis som ett företag har skolor och skolområden samma utmaningar med att hantera kunskap, och kanske ännu mer, med tanke på de resursbegränsningar som IT-team brottas med. Det är därför en av de kärnfunktioner som eleverna i Ka'ana Solutions-programmet fokuserar på är att bygga samma sorts dynamiska kunskapsbas för att ge stöd till lärare, studenter och familjer och ge “superkrafter” till supportteamet. När vi har genomfört detta lösning har det blivit mer och mer uppenbart hur tillämplig Guru-modellen är inom utbildning. Skolor kanske inte har ett “försäljnings” team, men en primär funktion för en skola är att leverera lärandets framgång.

SaaS: Skolan som en tjänst

I sin kärna är utbildning en tjänstebransch, där administratörer och lärare tillhandahåller tjänster till kunder: studenter och deras familjer, och en avgörande funktion för högkvalitativ tjänsteleverans är kunskapshantering. I skolor är kunskapshantering vanligtvis kopplad till undervisning och lärande och det innehåll och de lektioner som lärare använder för att ge instruktion till studenter.

Det finns dock andra aspekter av kunskapshantering som också har en betydande inverkan på kundernas (lärandes) framgång, som att ge utmärkt stöd till alla intressenter i lärandeprocessen—lärare, studenter och familjer—särskilt när det gäller att använda verktyg som stöder viktiga processer (det vill säga att få tillgång till uppgifter, dokumentera projekt, använda bärbara datorer och kontrollera betyg).

Studenterna som arbetar för Ka'ana Solutions bygger en kunskapsbas som är dynamisk och anpassad efter behoven hos de skolor vi betjänar, vilket underlättar samarbete och ger studenterna en möjlighet att innovera med samma typer av transformativa verktyg som används av snabbväxande företag som Slack, Intercom och Duolingo. Jag har inga tvivel om att våra studenter också kommer att komma med nya sätt att utnyttja denna typ av teknik, och jag ser fram emot att se vart det går.

Kunskapshantering i en kunskapskultur

Hela denna erfarenhet med Guru har också fått mig att tänka djupt om begreppet kunskapshantering och dess roll i undervisning och lärande. Guru kan ha utformats för att stödja kundorienterade “intäktslag,” men det presenterar en ram som är mycket bredare i omfattning. Till exempel använder vi Guru för att hantera de traditionella typerna av kunskap som ett tekniskt supportteam kan bry sig om, men det används också för att överföra andra typer av kunskap till människor. Lär dig vad det innebär att vara en kunskapsdriven kultur.

I den företagsimplementation jag nämnde använde vi det för att sprida HR-relaterad information och ge insyn till marknadsföringsprogram som genomfördes. Till exempel, när vi rullade ut organisatoriska förändringar för ett av våra team, la vi informationen i ett Guru-kort och publicerade det på Slack. Det gjorde det enkelt för alla att hitta, och vi kunde se till att alla faktiskt granskade det. Och alla frågor om det kunde hanteras direkt i Slack.

På Ka'ana Solutions använder vi förutom kärnfunktionerna för kunskapshantering Guru för att hantera utbildningsprogram för studentarbetarna och för att bygga asynkrona samarbetskommunikationsförmågor. När studenterna börjar onboarda har de en serie kort att granska som ger dem information om företaget och det arbete de kommer att göra, och som kommer att vägleda dem genom aktiviteter som hjälper dem att börja bygga kärnfärdigheter.

Ju mer vi använder det, desto fler tillämpningar finner vi för det. Det är faktiskt ingen överdrift att föreställa sig att det en dag kan användas som ett arkiv för lärarens lektionsinnehåll och för studenters kunskapssyntes och skapande.

Just nu har vi studenter som använder Guru för att bygga en “studenter framgångsport” för sin skola, där kunskap som ska stödja studenter i början av läsåret samlas, valideras och organiseras för enkel åtkomst. Under läsåret kommer vi också att skapa liknande kunskapskollektioner för lärare och föräldrar.

Guru-teamet har varit en utmärkt partner för oss i denna hela strävan, men vår framgång med plattformen har också berott på hur enkelt det är att komma igång och hur intuitivt det är. När vi har mer användning kommer vi också att börja utforska de AI-funktioner som lovar att ytterligare utvidga värdeförslaget—och ge våra studenter ett verkligt exempel på vilken roll AI kan spela inom industrin. Våra studenter kommer både att skapa nytt kunskapsinnehåll och hantera det för våra slutanvändare. Vi kommer att ge uppdateringar under läsåret när vårt arbete fortskrider.