Du slår på snooze-knappen. "Jag har femton minuter till," säger du till dig själv. Du arbetar hemifrån idag. Ingen svettig tunnelbanefärd. Ingen bilkö. Och som en extra bonus kan du till och med stanna i dina Frost-pyjamasbyxor (sidokommentar: denna författares identitet är nu avslöjad). Ah, distansarbete. Distansarbete har på senaste tid fått mycket uppmärksamhet av media av alla fel anledningar i samband med paniken som rör COVID-19 (coronavirus). Zooms VD Eric Yuan gick så långt som att säga att coronaviruset kommer att "ändra landskapet" för arbete och samarbete för alltid. Han kan mycket väl ha rätt.
Men sanningen är att ökningen av distansarbete har sakta materialiserats under de senaste tio åren.
Redan innan COVID-19 blev distansarbete ett verkligt fenomen—du kanske bara inte märkte det. Enligt Global Workplace Analytics, har distansarbete ökat dramatiskt under de senaste 10+ åren. Faktum är att de uppskattar att distansarbete har ökat med 140% sedan 2007 bland icke-självständigt arbetande, och mer än en tredjedel (37%) av kunskapsarbetarna nu kommer till kontoret fyra gånger eller färre gånger per vecka. Distansarbete är inte längre en allt-eller-inget arbetsstil, med 43% av amerikanerna som arbetar på distans åtminstone ibland och 85% av arbetarna föredrar åtminstone en viss tid för distansarbete.
Men ja, COVID-19 har verkligen ökat intresset för distansarbete. Bevisen tyder på det:
Guru kan hjälpa ditt team att övergå till distansarbete.
Men med all hysteri och alla förändringar är det värt att ställa sig frågan — är ditt företag redo för distansarbete, oavsett vad som har varit drivkraften för förändringen? Gartner anser inte det. Och du gör förmodligen inte det heller.
"Vi tvingas in i världens största experiment med distansarbete och hittills har det inte varit lätt för många organisationer att genomföra. I en nyligen genomförd snabbundersökning för webbinarium angav 91% av de deltagande HR-ledarna (alla i Asien/Stilla havet) att de har infört ’distansarbets’ arrangemang sedan utbrottet, men den största utmaningen kommer från bristen på teknologisk infrastruktur och bristen på komfort med nya arbetsmetoder." — Saikat Chatterjee, Senior Director, Advisory på Gartner
Med eller utan en offentlig hälsokris verkar distansarbete vara oundvikligt. Tyvärr är heller inte de utmaningar som distansarbete för med sig. Att arbeta hemifrån kan vara svårt och skrämmande för team som är nya på det, men vi är här för att hjälpa.
Utmaningarna med distansarbete
COVID-19 har inga silverfoder, men en intressant biprodukt har varit att avslöja just hur få arbetsgivare som faktiskt är redo att stödja distansteams. Med team som kämpar för att anpassa sig på så kort varsel är det värt att först förstå några av utmaningarna med distansarbetsmiljöer.
Det finns uppenbara utmaningar som teknik kan lösa för — och några mindre uppenbara. När det gäller samarbete, kommunikation och tidszonskillnader har Intercom några tips att överväga.
Förbered dig för framtiden av distansarbete med samarbets-baserad kunskapshantering
Denna distansarbetsutlösare är en bra, om än plötslig, väckarklocka för att förbereda sig för framtiden—när anställda kommer att förvänta sig att känna sig lika väl stödd i distansarbetsmiljöer som de gör på kontoret. COVID-19 eller inte, Gartner uppskattar att efter 2030 kommer efterfrågan på distansarbete att öka med 30% när Generation Z fullt ut kliver in i arbetsstyrkan. Det är dags att tänka framåt.
Vår förmåga att samarbeta i denna typ av miljö — samt att anpassa sig till den snabba takt av förändring som organisationer står inför — gör kunskapshantering till en nödvändighet. Och även om kunskapshantering verkligen står på topplistan för teknologiledare, är de flesta organisationer långt efter där de behöver vara för att stödja distansarbetsmiljöer.
Så varför få din kunskapshanteringsstrategi på spåret? Vilka typer av problem kan du förvänta dig att en samarbetsbaserad kunskapshanteringslösning kan lösa?
Överväg följande scenarier som distansarbetsmiljöer presenterar för team som inte antar en samarbetsinriktad strategi för kunskapshantering.
En försäljningsrepresentant i Nya Zeeland har en fråga från en kund om ett säkerhetsprotokoll, men ditt säkerhetsteam befinner sig i Berlin och sover djupt.
En supportagent får pris- och förpackningsfrågor i en livechatt från en kund som kan avhopp, men dokumentet för priser och förpackningar finns i ditt försäljnings-CRM, inte i din supportkunskapsbas.
Du lanserar en funktion som introducerar en mycket smärtsam bugg för dina kunder. Du har dussintals olika supportagenter som skickar meddelanden direkt till produktchefen som lanserade funktionen – produktchefen tvingas svara på samma frågor gång på gång.
När team har sina egna kunskaps-silos, faller de offer för "ur sikte, ur sinne" syndromet för alla utanför dessa team. Och även om de flesta team har många team-specifika verktyg de använder för att lagra kunskap, avslöjar distansarbetsmiljöer behovet av att kunskap ska vara en laginsats, där varje avdelning bidrar och samarbetar på samma plats.
Dessa kunskaps-silos gör det svårt för distansteam att ta sig igenom den information som behövs för att utföra sina jobb. Vi har nyligen ställt frågor till några Guru-kunder, och det blev snabbt uppenbart att kunskap är en laginsats — med bidrag och samarbete som kommer från hela organisationen.
Dessutom, när vi tvingar våra team att gå in i en förvirrande, gammal portal för att söka information, kommer de troligtvis att tycka att det är lättare att ge sina kollegor virtuella axeltappar via chat DMs eller e-post. Dessa typer av virtuella axeltappar hopar sig hos ämnesexperterna, förlamar produktiviteten och urholkar engagemanget hos de anställda.
Faktiskt har den tid som chefer och anställda lägger på samarbeten ökat med 50% eller mer. Anställda som har mest institutionell kunskap och bedöms som de bästa samarbetarna i sina företag—har de lägsta engagemangs- och karriärtillfredsställelse poängerna.
Så ett par saker är tydliga: Distansarbete, som ökar, har påskyndats på grund av COVID-19, och team står inför ett antal utmaningar, men samarbete är utan tvivel det viktigaste. Med det i åtanke kan kunskapshantering hjälpa till att driva bättre samarbete över distansteam, men organisationer behöver tänka om på sin kunskapsstrategi för att bekämpa några vanliga kunskapsfallgropar, som inkluderar:
Kunskapssilos dyker upp och är kopplade till team-specifika verktyg (CRM, Ticketing-system, Projektledningsverktyg etc)
Om kunskapen är gammal och otillförlitlig, kommer folk att återgå till de virtuella axeltapparna, vilket utmattar och frustrerar dina ämnesexperter.
Om du förvarar kunskapen i en portal, kommer antagandet att vara lågt.
En kunskapsplaybook för din strategi för distans kunskapshantering
Shopify Support har varit ett distans- och distribuerat team sedan 2014. På många sätt har Shopify modellerat framtiden för kunskapsdelning genom att optimera sin kunskapsstrategi för distansarbetsmiljöer.
“Att använda Guru med våra distans Support-team har hjälpt oss att skala och bibehålla konsekvent, kvalitativ support för våra kunder,” förklarar Dana Tessier, Direktör för kunskapshantering. “Vår pålitliga och uppdaterade kunskapshanteringsrepository i Guru är avgörande för att säkerställa att våra distansteam är ställda på framgång.”
Dana har några råd för att komma igång med din strategi för distans kunskapshantering:
Du slår på snooze-knappen. "Jag har femton minuter till," säger du till dig själv. Du arbetar hemifrån idag. Ingen svettig tunnelbanefärd. Ingen bilkö. Och som en extra bonus kan du till och med stanna i dina Frost-pyjamasbyxor (sidokommentar: denna författares identitet är nu avslöjad). Ah, distansarbete. Distansarbete har på senaste tid fått mycket uppmärksamhet av media av alla fel anledningar i samband med paniken som rör COVID-19 (coronavirus). Zooms VD Eric Yuan gick så långt som att säga att coronaviruset kommer att "ändra landskapet" för arbete och samarbete för alltid. Han kan mycket väl ha rätt.
Men sanningen är att ökningen av distansarbete har sakta materialiserats under de senaste tio åren.
Redan innan COVID-19 blev distansarbete ett verkligt fenomen—du kanske bara inte märkte det. Enligt Global Workplace Analytics, har distansarbete ökat dramatiskt under de senaste 10+ åren. Faktum är att de uppskattar att distansarbete har ökat med 140% sedan 2007 bland icke-självständigt arbetande, och mer än en tredjedel (37%) av kunskapsarbetarna nu kommer till kontoret fyra gånger eller färre gånger per vecka. Distansarbete är inte längre en allt-eller-inget arbetsstil, med 43% av amerikanerna som arbetar på distans åtminstone ibland och 85% av arbetarna föredrar åtminstone en viss tid för distansarbete.
Men ja, COVID-19 har verkligen ökat intresset för distansarbete. Bevisen tyder på det:
Guru kan hjälpa ditt team att övergå till distansarbete.
Men med all hysteri och alla förändringar är det värt att ställa sig frågan — är ditt företag redo för distansarbete, oavsett vad som har varit drivkraften för förändringen? Gartner anser inte det. Och du gör förmodligen inte det heller.
"Vi tvingas in i världens största experiment med distansarbete och hittills har det inte varit lätt för många organisationer att genomföra. I en nyligen genomförd snabbundersökning för webbinarium angav 91% av de deltagande HR-ledarna (alla i Asien/Stilla havet) att de har infört ’distansarbets’ arrangemang sedan utbrottet, men den största utmaningen kommer från bristen på teknologisk infrastruktur och bristen på komfort med nya arbetsmetoder." — Saikat Chatterjee, Senior Director, Advisory på Gartner
Med eller utan en offentlig hälsokris verkar distansarbete vara oundvikligt. Tyvärr är heller inte de utmaningar som distansarbete för med sig. Att arbeta hemifrån kan vara svårt och skrämmande för team som är nya på det, men vi är här för att hjälpa.
Utmaningarna med distansarbete
COVID-19 har inga silverfoder, men en intressant biprodukt har varit att avslöja just hur få arbetsgivare som faktiskt är redo att stödja distansteams. Med team som kämpar för att anpassa sig på så kort varsel är det värt att först förstå några av utmaningarna med distansarbetsmiljöer.
Det finns uppenbara utmaningar som teknik kan lösa för — och några mindre uppenbara. När det gäller samarbete, kommunikation och tidszonskillnader har Intercom några tips att överväga.
Förbered dig för framtiden av distansarbete med samarbets-baserad kunskapshantering
Denna distansarbetsutlösare är en bra, om än plötslig, väckarklocka för att förbereda sig för framtiden—när anställda kommer att förvänta sig att känna sig lika väl stödd i distansarbetsmiljöer som de gör på kontoret. COVID-19 eller inte, Gartner uppskattar att efter 2030 kommer efterfrågan på distansarbete att öka med 30% när Generation Z fullt ut kliver in i arbetsstyrkan. Det är dags att tänka framåt.
Vår förmåga att samarbeta i denna typ av miljö — samt att anpassa sig till den snabba takt av förändring som organisationer står inför — gör kunskapshantering till en nödvändighet. Och även om kunskapshantering verkligen står på topplistan för teknologiledare, är de flesta organisationer långt efter där de behöver vara för att stödja distansarbetsmiljöer.
Så varför få din kunskapshanteringsstrategi på spåret? Vilka typer av problem kan du förvänta dig att en samarbetsbaserad kunskapshanteringslösning kan lösa?
Överväg följande scenarier som distansarbetsmiljöer presenterar för team som inte antar en samarbetsinriktad strategi för kunskapshantering.
En försäljningsrepresentant i Nya Zeeland har en fråga från en kund om ett säkerhetsprotokoll, men ditt säkerhetsteam befinner sig i Berlin och sover djupt.
En supportagent får pris- och förpackningsfrågor i en livechatt från en kund som kan avhopp, men dokumentet för priser och förpackningar finns i ditt försäljnings-CRM, inte i din supportkunskapsbas.
Du lanserar en funktion som introducerar en mycket smärtsam bugg för dina kunder. Du har dussintals olika supportagenter som skickar meddelanden direkt till produktchefen som lanserade funktionen – produktchefen tvingas svara på samma frågor gång på gång.
När team har sina egna kunskaps-silos, faller de offer för "ur sikte, ur sinne" syndromet för alla utanför dessa team. Och även om de flesta team har många team-specifika verktyg de använder för att lagra kunskap, avslöjar distansarbetsmiljöer behovet av att kunskap ska vara en laginsats, där varje avdelning bidrar och samarbetar på samma plats.
Dessa kunskaps-silos gör det svårt för distansteam att ta sig igenom den information som behövs för att utföra sina jobb. Vi har nyligen ställt frågor till några Guru-kunder, och det blev snabbt uppenbart att kunskap är en laginsats — med bidrag och samarbete som kommer från hela organisationen.
Dessutom, när vi tvingar våra team att gå in i en förvirrande, gammal portal för att söka information, kommer de troligtvis att tycka att det är lättare att ge sina kollegor virtuella axeltappar via chat DMs eller e-post. Dessa typer av virtuella axeltappar hopar sig hos ämnesexperterna, förlamar produktiviteten och urholkar engagemanget hos de anställda.
Faktiskt har den tid som chefer och anställda lägger på samarbeten ökat med 50% eller mer. Anställda som har mest institutionell kunskap och bedöms som de bästa samarbetarna i sina företag—har de lägsta engagemangs- och karriärtillfredsställelse poängerna.
Så ett par saker är tydliga: Distansarbete, som ökar, har påskyndats på grund av COVID-19, och team står inför ett antal utmaningar, men samarbete är utan tvivel det viktigaste. Med det i åtanke kan kunskapshantering hjälpa till att driva bättre samarbete över distansteam, men organisationer behöver tänka om på sin kunskapsstrategi för att bekämpa några vanliga kunskapsfallgropar, som inkluderar:
Kunskapssilos dyker upp och är kopplade till team-specifika verktyg (CRM, Ticketing-system, Projektledningsverktyg etc)
Om kunskapen är gammal och otillförlitlig, kommer folk att återgå till de virtuella axeltapparna, vilket utmattar och frustrerar dina ämnesexperter.
Om du förvarar kunskapen i en portal, kommer antagandet att vara lågt.
En kunskapsplaybook för din strategi för distans kunskapshantering
Shopify Support har varit ett distans- och distribuerat team sedan 2014. På många sätt har Shopify modellerat framtiden för kunskapsdelning genom att optimera sin kunskapsstrategi för distansarbetsmiljöer.
“Att använda Guru med våra distans Support-team har hjälpt oss att skala och bibehålla konsekvent, kvalitativ support för våra kunder,” förklarar Dana Tessier, Direktör för kunskapshantering. “Vår pålitliga och uppdaterade kunskapshanteringsrepository i Guru är avgörande för att säkerställa att våra distansteam är ställda på framgång.”
Dana har några råd för att komma igång med din strategi för distans kunskapshantering:
