En företagswiki är en typ av kunskapshanterings mjukvara: en uppdateringsbar källa för intern företagsinformation. De är mångsidiga och lätta att sätta upp, och, till skillnad från för bara några år sedan, integreras många av dem med teamkommunikationsplattformar som Slack eller Teams.

Och eftersom Guru grundades med idén om Slack-integration, vet vi varför: Genom att lägga till en intern wiki i din kommunikationsplattform kan du komma åt hela din kunskapsbas utan att avbryta konversationen.

Men oavsett deras tillgänglighet i dessa appar kvarstår problemet med traditionella företagswikis: de blir föråldrade och svåra att hantera när ditt team växer och din kunskap skalar, vilket resulterar i minskad användning över tid. Det spelar ingen roll om det är en traditionell portal eller det senaste erbjudandet, faktum är att traditionella wikis inte fungerar på lång sikt.

Fortsätt läsa för att ta reda på varför traditionella wikis inte hjälper dig att lösa grundläggande problem med din kunskap.

Prova Guru.

Börja gratis

De flesta interna wikis löser inte det stora problemet med traditionella kunskapsbaser: noggrannheten och effektiviteten i kunskapen

Här är vad som händer med innehåll i de flesta interna wikis:

• En SME lägger mycket tid på att skriva och skapa den perfekta sidan, men efter att de skrivit glömmer de att uppdatera den och får aldrig en påminnelse om att göra det, vilket leder till att kunskapen blir gammal
• De som behöver kunskapen kan inte se när wikin senast uppdaterades eller om den fortfarande är relevant och förlorar förtroendet för den
• Wiki-lösningar belönar långt innehåll, vilket innebär att även när en användare hittar rätt sida, kanske de inte kan hitta den specifika kunskapsbit de behöver, vilket lär dem att ignorera wikipedien och fråga SME direkt
• Kombinationen av gammal kunskap, brist på förtroende och svårigheter med åtkomst leder till en minskning av användningen, vilket gör hela den interna wiki-lösningen till en bortkastad investering

Om din wiki har en Slack eller Teams-integration, kan du lösa ett av dessa problem: problemet med informationsanvändning. Men eftersom dessa lösningar saknar ett sätt att tvinga SME:er att verifiera eller uppdatera befintlig kunskap kan ditt team oavsiktligt börja dela felaktig eller föråldrad information. Och dålig information kan vara värre än ingen information — särskilt i kundvårdande roller.

Informationen kring ditt företag förändras varje dag: nya funktioner byggs, nya konkurrenter dyker upp, och nya interna processer skapas, och allt diskuteras i dina kommunikationskanaler.

Vi klandrar dig inte för att tänka, Wikis verkar enkla, så jag tar bara en som integreras med Slack eller Teams och det löser alla mina problem?

Men här är varför det bara skapar fler huvudvärk längre fram.

Slack är bara en del av din arbetsflöde

Även om en teamkommunikationsplattform (som Slack) är en naturlig grund för ett företags teknik-ecosystem — speciellt när distansarbete ökar — är det inte den enda plats som anställda tillbringar sin tid. Även små företag använder i genomsnitt 40 appar, ett antal som ökar till mer än 200 i stora företag.

Det kanske inte verkar så komplext, men tänk på att varje anställd arbetar i ungefär 9 appar. Tillsammans, antalet kombinationer av appar och människor blir snabbt ohanterbart för ens enstaka lösning, som en traditionell wiki, eller en dubbelpunktlösning, som en som integreras med Slack.

Så, hur kan en wiki för Slack hjälpa dina teammedlemmar när de inte faktiskt använder Slack?

Lösa ditt kunskapshanteringsproblem vid varje punkt i ditt arbetsflöde

Först, låt oss göra en tl;dr sammanfattning: de flesta wikis med Slack- och Teams-integrationer är fortfarande, i hjärtat, traditionella lösningar med alla problem som följer med dem. Det som sägs, om du fortfarande överväger en wiki-app, välj en som har Slack och Teams-integrationer. Chattintegrationer främjar konsekvent användning — och att stanna i arbetsflöde en del av tiden är fortfarande bättre än ingen tid.

Men för realtidskunskap överallt annars, sluta inte stoppa med en Slack-integration.

Problemet med traditionellt wiki-innehåll

De flesta wikis belönar kunskap som lagras, inte nödvändigtvis används. Eftersom de är utformade som portar måste kunskap i dem ta på sig en mycket specifik, hierarkisk struktur. En rigid struktur tenderar att belöna längre innehåll, vilket betyder att flera ämnen kan grupperas under en rubrik. Av sin natur gör detta kunskapen långsammare och svårare att få tillgång till. Även med en Slack eller Teams-integration kan du dra upp artiklar som är hundratals ord långa. Det gör det svårt att snabbt hitta det du behöver, och en plåga att uppdatera.

I Gurus wiki-lösning är din kunskap strukturerad för att användas, istället för att lagras (enkelt ämne, portionsstora), så att du kan läsa den snabbt, och uppdatera den snabbt. Det behövs ingen CTRL-F.

Din wiki är i Slack, men du behöver kunskap i Salesforce

...eller e-post, eller Intercom, eller Asana, eller Trello, eller GitHub, eller Figma, eller DocuSign, eller Greenhouse, eller... ja, du förstår poängen. Misstolk inte; på Guru älskar vi Slack. Vår produkt byggdes från grunden för att användas i Slack. Som företag lever vi i Slack, inte e-post. Men vi lever inte, eh, i Slack. Vi använder alla appar jag just nämnde i vårt dagliga arbete, och alla kräver att vi letar efter något ganska ofta (“Vänta, vad är våra hexkoder för varumärket igen?” “Vad är våra ROI-metriker?” “Vad var det för kundtestimonium?”).

Upptäck hur Guru integreras med verktygen du behöver

Se Gurus integreringar

Så även om en Slack-integration är grundläggande för vad du bör leta efter i en kunskapsbas, bör du titta på wiki-lösningar som erbjuder äkta integrationer med andra program också. Eller leta efter en med en universell integration, som en webbläsartillägg som gör att du kan få åtkomst till din kunskap från var som helst, på vilken webbplats som helst.

“Varför spelar det här någon roll?” kanske frågar du. Det visar sig att stanna i arbetsflödet är nyckeln till produktivitet. Portal-lösningar som traditionella kunskapshanteringserbjudanden och wikis tvingar dig slutligen att lämna ditt arbetsflöde för att konsumera eller uppdatera kunskap. Rani Molla, Recodes senior datarapportör, förklarar:

“Efter att ha blivit avbruten tar det cirka 25 minuter att återvända till den uppgift du arbetade med, enligt en Microsoft-studie. Det kan ta ännu längre tid att nå ett ‘flödestillstånd’, alternativt kallat ‘djup arbete.’ Dessa termer refererar till det koncentrerade sinnestillstånd du är i när du är djupt försjunken i en uppgift och tiden bara verkar flyga. Det är också när du gör ditt bästa arbete. [...] Över tid kan arbetsplatsavbrott metastasera. Många av oss försöker återfå tid genom att multitaska. Men multitasking fungerar inte. Istället för att göra en sak bra, växlar du faktiskt bara mellan aktiviteter och gör dem alla dåligt.”

Ditt team förtjänar bättre än en traditionell intern wiki-lösning

Kunskapsarbetare är den snabbast växande delen av arbetskraften. Om du inte utrustar dem med det bästa sättet att få tillgång till den information de behöver för att göra sina jobb kommer ditt företag inte att kunna konkurrera. Åtkomst bör inte bara betyda en plats för att lagra kunskap för att dokumentera det; det bör betyda att du kan hitta, lita på och använda vad du behöver, var du än behöver det. Traditionella wikis handlar om lagring. Kom igång med Guru gratis och se hur en bättre kunskapslösning ser ut.