เรากำลังจะเข้าใกล้ฤดูกาลวันหยุดอย่างรวดเร็ว! นอกจากการใช้เวลาในการคิดเกี่ยวกับการพบปะและของขวัญแล้ว ยังมีคนจำนวนมากที่กำลังเตรียมตัวที่จะหยุดงานเพื่อออกไปเฉลิมฉลอง.

วันหยุดและการลาหยุดจึงเป็นสิ่งที่เข้ากันได้ดี. ทุกคนสมควรที่จะใช้เวลาในการเฉลิมฉลองในแบบที่เป็นเอกลักษณ์ และพวกเขาก็ยังสมควรที่จะเพลิดเพลินกับเวลาที่หยุดพักอย่างเต็มที่โดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการครอบคลุมในขณะที่พวกเขาไม่อยู่.

เราเข้าใจว่ามักจะมีความเครียดเล็กน้อยที่มาพร้อมกับความสนุกของวันหยุด แต่เรายินดีที่จะให้ความเครียดนั้นมาจากของขวัญตลกที่ไม่เข้าที่มากกว่าจากการทำงาน. โชคดีที่มีวิธีง่ายๆ ที่คุณสามารถทำได้เพื่อลดความสับสนและทำให้เวลาในปีนี้มีความสุขมากขึ้นสำหรับทุกคนที่ทำงานของคุณ.

ทำไมทุกคนถึงต้องมีแผนสำหรับการออกจากสำนักงานในช่วงวันหยุด

การเขียนแผนที่ครอบคลุมอาจดูเหมือนสิ่งที่ไม่มีความสำคัญถ้าคุณไม่เคยทำมาก่อน. ท้ายที่สุดแล้ว ทุกคนในทีมของคุณทำงานใกล้ชิดกันอยู่แล้ว. พวกเขาจะต้องการการเตือนเล็กน้อยเพื่อให้ทุกอย่างดำเนินต่อไปในขณะที่คุณไม่อยู่จริงๆ หรือ?

ไม่ว่าคุณจะหยุดหนึ่งวันหรือเพลิดเพลินกับวันหยุดที่เป็นอาทิตย์ มีกลยุทธ์การแจ้งว่าจะไปอย่างดี. นี่คือเหตุผลที่เราจะสนับสนุนการใช้เวลาเพื่อสร้างแผน OOO ที่ง่าย.

ลดความสับสน

การติดตามงานที่กำลังดำเนินการและกำหนดเวลาจะยากขึ้นมากเมื่อคุณมีคนหยุดที่ PTO. การสร้างแผนการแจ้งเตือนในวันหยุดอย่างง่ายสามารถช่วยลดความสับสนได้มากมาย. เมื่อผู้จัดการและพนักงานมีความเข้าใจชัดเจนเกี่ยวกับกำหนดการของแต่ละคน การวางแผนสำหรับการทำงานจะง่ายมากขึ้น. ผู้คนจะไม่ต้องเดาว่าพวกเขาจะทำงานเมื่อไรหรือถ้าพวกเขาต้องปรับความคาดหวังเกี่ยวกับกำหนดเวลา.

รักษาให้ทำงานดีต่อไป

บางอย่างมักชะลอตัวลงในช่วงวันหยุด แต่เป็นเรื่องปกติที่จะไม่มีอะไรหยุดลงอย่างสิ้นเชิง. วันหยุดสามารถเป็นช่วงเวลาที่เหมาะเพื่อปิดการทำงาน ทบทวนกลยุทธ์ และคิดเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องจัดการเมื่อทุกคนกลับไปที่ตารางเวลาแบบเดิม.

มันอาจเป็นเรื่องยากที่จะทำงานใดๆ เมื่อคุณไม่แน่ใจว่าสิ่งใดกำลังดำเนินอยู่และสิ่งใดสำคัญในขณะนี้. แผนการแจ้งเตือนในวันหยุดที่ครอบคลุมสามารถทำให้ผู้คนรับรู้และช่วยให้พวกเขาตัดสินใจแม้ว่าคุณจะไม่อยู่.

หลีกเลี่ยงปัญหา

ไม่มีอะไรจะดีไปกว่าการกลับมาจากวันหยุดที่ผ่อนคลายไปกับเพื่อนและครอบครัว เพื่อเจอเมลโกรธจากหัวหน้าของคุณเกี่ยวกับสิ่งที่ล้าสมัยเมื่อคุณหายไป. หากคุณต้องการให้แน่ใจว่าทุกคนหลีกเลี่ยงการประหลาดใจในวันหยุดที่ไม่พึงประสงค์ ให้โครงสร้างแผนอย่างครอบคลุมก่อนที่คุณจะออกไปในวันหยุด.

ความเครียดและการสื่อสารที่ผิดพลาดจำนวนมากสามารถเกิดจากการไม่มีแผนเมื่อคุณไม่อยู่. ให้แผนของคุณพูดแทนเมื่อคุณไม่สามารถอยู่ที่ทำงานได้. เมื่อคุณมีแผนที่ชัดเจนเกี่ยวกับว่าใครควรไปที่ไหน เมื่อไรที่คุณจะกลับมา และความสำคัญหลักที่ต้องจำ มันจะยากขึ้นมากที่ทุกอย่างจะหลุดมือไป.

สร้างแผนการแจ้งเตือนวันหยุดของคุณเอง

มีงานที่ต้องทำในนาทีสุดท้ายพอสมควรในการจัดการในช่วงวันหยุด. ประหยัดความเครียดนั้นสำหรับการไปซื้อของในซุปเปอร์มาร์เก็ตในนาทีสุดท้ายและการซื้อของขวัญ และเริ่มทำแผนการแจ้งเตือนของคุณในวันนี้!

อย่าคิดว่าคุณต้องสร้างแผนรายยาวหลายหน้า ที่ระบุว่าเวลาต้องทำอะไรโดยละเอียด จริงๆ แล้ว เราจะทำให้ทุกอย่างง่ายขึ้นสำหรับคุณ. เรามีเทมเพลตแผน OOO ใช้งานง่ายให้คุณ!

ตอนนี้คุณมีเทมเพลตที่สมบูรณ์แบบให้ใช้สำหรับแผน OOO ของคุณ มาลองดูว่าคุณจะเติมเต็มมันอย่างไร. นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อสร้างแผนการแจ้งเตือนวันหยุดที่ครอบคลุม.

คิดเกี่ยวกับภาพรวม

อาจเป็นช่วงวันหยุดของคุณกำลังจะมาหลังจากที่คุณทำงานหนักเกี่ยวกับโปรเจ็กต์ใหญ่ตลอดทั้งเดือน. หรือบางทีคุณทำงานมากจนยากที่จะระบุว่าสิ่งไหนมีความสำคัญมากที่สุด. ไม่ว่าสิ่งที่ตารางเวลาปัจจุบันของคุณจะเป็นอย่างไร การติดตามความรับผิดชอบทั้งหมดของคุณอาจยุ่งยากได้.

ตอนนี้เป็นเวลาที่สมบูรณ์แบบในการถอยหลังและคิดเกี่ยวกับความรับผิดชอบในการทำงานทั้งหมดของคุณ. คิดเกี่ยวกับจำนวนโปรเจ็กต์ที่คุณทำงานอยู่ โปรเจ็กต์ที่คุณจะต้องมุ่งเน้นเมื่อคุณกลับมา และกำหนดเวลาที่สำคัญในอนาคต. เมื่อคุณมีขอบเขตงานที่แท้จริงของคุณถูกกำหนดไว้ในด้านหน้าของคุณ การสร้างแผนการแจ้งเตือน OOO จะง่ายมากขึ้น.

ระบุความต้องการในการครอบคลุม

ตอนนี้ที่คุณมีไอเดียที่ชัดเจนเกี่ยวกับความรับผิดชอบในการทำงาน คุณถึงเวลาที่จะเริ่มจัดลำดับความสำคัญ. งานใดบ้างที่ต้องทำอย่างแน่นอนในขณะที่คุณไม่อยู่ งานไหนจะเป็นการดีที่จะมี และงานไหนที่รอได้จนกว่าคุณจะกลับมา? มีงานบางอย่างที่คุณต้องจัดการเฉพาะหรือสามารถมอบหมายให้คนอื่นได้หรือไม่?

มันเป็นความคิดที่ดีเสมอที่จะพูดคุยกับผู้นำโปรเจ็กต์และคนอื่นๆ ที่คุณทำงานอย่างใกล้ชิดเมื่อคุณกำลังคิดเกี่ยวกับความต้องการในการครอบคลุม. พวกเขาสามารถให้ข้อมูลที่มีประโยชน์เกี่ยวกับโปรเจ็กต์หรือกำหนดเวลาที่คุณอาจไม่ทราบและอาจบอกได้ว่าพวกเขาต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม (หรือน้อยกว่า) มากกว่าที่คุณได้วางแผนไว้. แจ้งให้พวกเขาทราบเมื่อคุณจะไม่อยู่และดูว่าพวกเขามีความคิดเห็นอะไรจะเพิ่มในแผนของคุณหรือไม่.

ระบุให้ชัดเจน

ผู้จัดการของคุณอยู่ในช่วงวันหยุด PTO แต่คุณมีคำถามเกี่ยวกับโปรเจ็กต์ที่คุณกำลังทำงานอยู่. เมื่อคุณตรวจสอบแผน OOO ของพวกเขา คุณเห็นว่า:

“ฉันจะไม่อยู่ตั้งแต่กลางเดือนธันวาคม. พูดคุยกับ Maria และ Debbie ถ้าคุณต้องการอะไรเกี่ยวกับโปรเจ็กต์ X และโปรเจ็กต์ Y!”

บริษัทของคุณมี Maria ต่างกันประมาณ 6 คน และ 3 คนในนั้นอยู่ในแผนกของคุณ. คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าคุณกำลังพูดคุยกับคนที่ถูกต้อง? นอกจากนี้ Maria และ Debbie ยังแทบจะเป็นความหมายจริงของพนักงานข้ามฟังก์ชันและมีหน้าที่ที่หลากหลาย. คุณรู้ได้อย่างไรว่าคุณติดต่อพวกเขาในเรื่องที่ถูกต้อง?

สิ่งนี้จะช่วยได้มากขึ้น:

“ฉันจะไม่อยู่ตั้งแต่ 12/12-12/18. พูดคุยกับ Maria Montalvo สำหรับทุกเรื่องเกี่ยวกับงานวิศวกรรมหรือการออกแบบสำหรับโปรเจ็กต์ X Debbie พร้อมให้บริการสำหรับคำถามการตลาดใด ๆ สำหรับโปรเจ็กต์ Y.”

ตัวอย่างสุดท้ายนี้ระบุชัดเจนว่าให้ติดต่อใครและทำไม และมันสั้น กระชับ และตรงตามจุด (มีรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ในภายหลัง). เมื่อคุณชัดเจนเกี่ยวกับการระบุว่าใครจะไปที่ไหนและทำไม คุณจะลดความสับสนลงได้มาก

มุ่งเน้นสิ่งที่ผู้คน ต้องรู้

แผน OOO ไม่ใช่เวลาดีที่จะระเบิดทักษะการเขียนสร้างสรรค์ของคุณ. อย่าทำให้ผู้คนมีข้อมูลที่ไม่จำเป็นมากเกินไป และพยายามให้ข้อมูลพื้นฐานที่พวกเขาจำเป็นต้องรู้เพื่อเข้าใจแผนของคุณและดำเนินการในขณะที่คุณไม่อยู่. ถ้าแผน OOO ของคุณมีสิ่งเหล่านี้ คุณอาจได้สัมผัสทุกสิ่งที่สำคัญ:

• กำหนดเวลาสำหรับงานที่ส่งมอบ การประชุม และกิจกรรมที่น่าสนใจอื่นๆ
• ลิงค์ไปยังเอกสารและงานที่เกี่ยวข้องใน Asana/Teams หรือแอพงานที่คุณเลือก
• ข้อกำหนดหรือรายละเอียดที่แนบมาที่จำเป็นในการทำงานให้เสร็จสิ้น
• ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับโปรเจ็กต์หรือคลินต์สำหรับคนที่เข้าไปช่วยทำให้การครอบคลุม OOO
• ข้อมูลการติดต่อสำหรับกรณีฉุกเฉินโดยตรง

ตรวจสอบกับฝ่ายบริหาร

ผู้จัดการควรมีส่วนร่วมในแผน OOO ของคุณตั้งแต่ต้นเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้ครอบคลุมทุกเรื่องที่จำเป็น. พวกเขาสามารถให้ข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับการทำงาน โปรเจ็กต์ที่มีความสำคัญ และปัจจัยที่สำคัญอื่น ๆ ที่อาจส่งผลต่อแผนของคุณ. แจ้งให้พวกเขาทราบว่าคุณกำลังวางแผนที่จะทำแผน OOO สำหรับวันหยุดและต้องการความคิดเห็นของพวกเขาก่อนที่คุณจะจับจ่าย.

เมื่อตอนที่คุณได้รับคำแนะนำสุดท้ายจากหัวหน้าของคุณ อย่าลืมมุ่งเน้นไม่ใช่แค่สิ่งที่คุณครอบคลุมทั้งหมด. ถามพวกเขาว่าพวกเขารู้สึกว่าพวกเขาเข้าใจแผนหรือว่ามีอะไรที่รู้สึกสับสนหรือไม่. หากผู้จัดการของคุณไม่สามารถระบุได้อย่างชัดเจนว่าสิ่งใดต้องทำและใครจะทำในแผนของคุณถึงเวลาที่จะต้องทำการปรับปรุง.

กระจายข่าว

อย่างที่เราบอกไว้ สิ่งต่างๆ จะยุ่งเหยิงในช่วงวันหยุด. อย่าคาดหวังให้ผู้จัดการหรือสมาชิกในทีมอื่นบอกคนอื่นเกี่ยวกับการหยุดงานของคุณ. ให้แน่ใจว่าคุณแจ้งให้ผู้นำโปรเจ็กต์ สมาชิกทีม และบุคคลสำคัญอื่น ๆ รับรู้ถึงเวลาที่คุณจะไม่อยู่และสามารถค้นหาแผนการแจ้งเตือน OOO ของคุณได้ที่ไหน.

นี่เป็นเวลาที่ดีในการสนับสนุนให้คนอื่นทำแผน OOO ของตนเอง. ยิ่งมีความโปร่งใสมากขึ้นในที่ทำงานเกี่ยวกับแผน PTO ยิ่งทำให้ทุกคนหาทางทำงานตามกำหนดการของแต่ละคนได้ง่ายขึ้น. พวกเราทุกคนสมควรมีเวลาพักผ่อนในช่วงวันหยุดและลดความเครียดหลังจากปีที่ยาวนาน. มอบของขวัญให้ที่ทำงานของคุณในช่วงวันหยุดปีนี้เพื่อให้ทุกคนมี PTO โดยไม่ต้องกังวลที่พวกเขาสมควรได้รับ.