คุณรู้ว่าการแบ่งปันความรู้ที่ทำงานเป็นสิ่งสำคัญ แต่คุณไม่คิดว่าคุณจะใช้เวลามากขนาดนี้บนมันเลย คุณเข้าร่วมการประชุมเริ่มต้นโครงการ 3 ครั้งในสัปดาห์นี้คนเดียว และคุณรู้ว่าคุณจะใช้เวลาส่วนใหญ่ในตอนบ่ายในการตอบกลับ Slack และอีเมล คุณรู้สึกเหนื่อย ทีมก็รู้สึกเหนื่อย และคุณกำลังคิดแม้กระทั่งคนในระดับบริหารก็เริ่มที่จะ รู้สึกหมดไฟ

นั่นอาจเป็นเหตุผลว่าทำไมคุณถึงรู้สึกผิดอย่างมากเมื่อจำเป็นต้องส่งอีเมลอัปเดตอีกฉบับที่ต้องใช้เวลาและความสนใจของผู้คนมากขึ้น เรารู้ว่าความ ข้อมูลมากเกินไป เป็นปัญหาใหญ่ที่ทำงาน นั่นคือเหตุผลที่เรารังเกียจที่จะมีส่วนร่วมโดยไม่ตั้งใจในมันเพียงแค่ทำงานของเรา

งานจะไม่ชะลอตัวลงในไม่ช้านี้ แต่เราสามารถช่วยคุณได้หากคุณต้องการช่วยลดภาระทางจิตในที่ทำงาน หากคุณกำลังมองหาวิธีที่จะแบ่งปันความรู้ได้อย่างมีประสิทธิภาพและลดการโหลดข้อมูล เรามีเคล็ดลับเพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้น.

มันก็โอเคที่จะเลือกสรร

เราพบเจอข้อมูลมากมายตลอดทั้งวัน หลังจากนั้นไปเป็นเรื่องธรรมชาติที่จะเริ่มมองข้ามบางสิ่งและมอบความสนใจให้กับสิ่งที่คุณคิดว่าต้องการ บางครั้งเมื่อคุณให้ “เรื่องราวทั้งหมด” กับคนอื่น คุณอาจกำลังให้ข้อมูลมากกว่าสิ่งที่พวกเขาจำเป็นต้องรู้เพื่อให้ได้ผลที่ต้องการ ข้อมูลมากเกินไปอาจทำให้สับสนหรือทำให้ผู้คนทำงานได้ช้าลงและยากขึ้นกว่าที่ควรจะเป็น

ก่อนที่คุณจะแบ่งปันความรู้ ใช้เวลาในการคิดถึงจุดสำคัญที่สุดที่คุณต้องการให้ผู้คนทราบ มุ่งเน้นไปที่การให้ข้อมูลที่จำเป็นเพื่อให้เสร็จสิ้นงานในมือและให้แน่ใจว่าผู้คนเข้าใจว่าอะไรที่คาดหวังจากพวกเขา

มันก็โอเคที่จะให้ผู้คนเลือกที่จะบริโภคข้อมูลเพิ่มเติมด้วยตัวเอง ไม่มีอะไรผิดที่การให้ข้อมูลที่ผู้คนจำเป็นต้องรู้เพื่อจัดการกับงาน จากนั้นยังให้ลิงก์ไปยังการศึกษาเต็มๆ หากพวกเขาต้องการอ่านเมื่อมีเวลา

กำหนดเวลาที่จะแบ่งปัน

บางครั้งปัญหาไม่ได้อยู่ที่ปริมาณความรู้ที่คุณได้รับ แต่เป็นจังหวะที่คุณได้รับมัน การได้รับอีเมลอัปเดตโครงการรายสัปดาห์ของคุณอาจเป็นส่วนสำคัญของวันของคุณ แต่ก็อาจจะทำให้ไขว้เขวได้เมื่อคุณกำลังจดจ่ออยู่กับงานอื่น

การเพิ่มความคาดหวังในการแบ่งปันความรู้ของคุณอาจเป็นประโยชน์ต่อทีมของคุณมาก มันช่วยให้พวกเขาวางแผนวันที่ของตัวเองได้ดีกว่าเพราะพวกเขาจะรู้ว่าเมื่อไหร่จะคาดหวังการอัปเดตหรือข้อมูลสำคัญที่จะช่วยพวกเขาทำงาน

คุณไม่ต้องกำหนดตารางเวลาทุกอีเมลถึงนาที (เว้นแต่คุณต้องการจริงๆ) เพียงแค่บอกให้ผู้คนรู้ว่าจะคาดหวังการอัปเดตในช่วงบ่ายวันอังคารหรือว่าคุณยินดีที่จะตรวจสอบงานในวันศุกร์ที่สามของทุกเดือนจะให้ความคาดหวังมากขึ้นกับทุกคน

ระบุว่าสิ่งที่สำคัญ

มานึกถึงสถานการณ์สมมุติสองสถานการณ์ที่ทำงานกันเถอะ:

1. คุณมีการสนทนาที่ดีมากกับลูกค้าและพวกเขามีข้อเสนอแนะแบ่งปันเกี่ยวกับประสบการณ์ล่าสุดของพวกเขากับบริษัทของคุณ
2. ปรากฎว่าการอัปเดตผลิตภัณฑ์ล่าสุดทำให้คุณสมบัติสำคัญไม่สามารถเข้าถึงได้ ทีมวิศวกรรมกำลังอยู่ในสถานการณ์ “มือทั้งหมด” พยายามแก้ปัญหา และทีม CX จำเป็นต้องได้รับข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องบอกลูกค้า

ชัดเจนว่าสถานการณ์ที่สองมีความสำคัญและเร่งด่วนมากกว่าสถานการณ์แรก คุณจะบอกเพื่อนร่วมงานของคุณเกี่ยวกับความเร่งด่วนนี้ได้อย่างไร เมื่อทุกอย่างที่ทำงานเริ่มรู้สึกเหมือนเป็นเหตุการณ์ฉุกเฉิน จู่ๆ มันก็ยากมากที่จะตัดสินใจว่าสิ่งใดควรเป็นจุดสนใจ. แทนที่จะทำให้อีเมลหรือ Slack ทุกครั้งดูเหมือนว่าสิ่งเหล่านั้นต้องการความสนใจในทันที ลองคิดหาวิธีที่จะช่วยให้พนักงานของคุณรู้ว่าสิ่งใดเป็นสิ่งสำคัญ ฟีเจอร์ประกาศของ Guru เป็นวิธีที่มีผลกระทบสูงในการแสดงความเร่งด่วนในข้อความขอความ การเห็นปุ่ม “ฉันอ่านแล้ว” บนด้านบนของการ์ดจะทำให้พนักงานรู้ว่าพวกเขากำลังดูสิ่งที่สำคัญและมันก็ช่วยให้คนที่ส่งข้อความติดตามจำนวนการเข้าชมและมั่นใจว่าคนที่ถูกต้องได้อ่านมัน

ทำให้ทุกอย่างเรียบง่าย

วิธีที่เรานำเสนอข้อมูลที่เราจะแบ่งปันมีความสำคัญ โดยรวมแล้ว ไม่ว่าความรู้ที่คุณแบ่งปันกับทีมของคุณควรเข้าใจได้ง่ายพอและนำเสนอในลักษณะที่ทำให้เข้าถึงได้ง่าย ต้องมีกลยุทธ์ในการนำเสนอข้อมูล และอย่าลืมที่จะให้ความเข้าใจและการย่อยเป็นจุดสนใจของงานของคุณ

เรียบง่ายใช่ไหม?

หากคุณเคยชินกับการเขียนเป็นกลุ่มใหญ่ของข้อความ ลองพิจารณาการแยกข้อความของคุณออกเป็นจุดย่อยที่ทำให้ข้อมูลของคุณอ่านได้ง่ายขึ้น การแบ่งความคิดของคุณออกเป็นประโยคขนาดเล็กสามารถช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่ข้อความในมือได้ดียิ่งขึ้นและยังช่วยให้แน่ใจว่าคุณกำลังนำเสนอข้อมูลที่สำคัญที่สุดเพื่อให้คุณส่งผ่านความคิดของคุณได้

คิดถึงว่าวิดีโอ ภาพ หรือแม้แต่คลิปเสียงสามารถช่วยให้ผู้คนเข้าใจข้อมูลได้มากขึ้นหรือไม่ เราบันทึก Looms สำหรับการทำงานล่วงหน้าและสถานะโครงการ และสนับสนุนให้ผู้คนให้การอัปเดตและ ตั้งคำถามอย่างไม่ประสงค์ร่วมกัน นี่ให้โอกาสผู้คนได้คิดเกี่ยวกับข้อมูลที่เราได้นำเสนอและกลับมาพร้อมคำถามเมื่อถึงเวลาที่เหมาะสม

การจัดการความรู้คือกุญแจในการต่อสู้กับข้อมูลมากเกินไป

การแบ่งปันความรู้เป็นสิ่งสำคัญและควรเป็นพื้นฐานของทุกสถานที่ทำงาน แต่เราก็ยังตระหนักดีว่ามันเป็นไปได้ที่จะมีสิ่งที่ดีมากเกินไป มันขึ้นอยู่กับเราในการรู้ว่าเมื่อไหรและอย่างไรที่จะแบ่งปันความรู้และการนำแนวทางที่แนะนำไว้ในโพสต์นี้ไปใช้ถือเป็นก้าวแรกที่ดีในการทำให้การแบ่งปันความรู้มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผลมากขึ้น

เราคือแฟนตัวยงของ วันไม่มีประชุม และการสื่อสารแบบไม่ประสงค์ร่วมกันเพราะเรารู้ว่าภาระของข้อมูลที่มากเกินไปสามารถหนักหน่วงได้เพียงใด การให้พื้นที่กับผู้คนในการประมวลผลข้อมูลที่พวกเขาได้บริโภคก็คือส่วนสำคัญอีกอย่างของการแบ่งปันความรู้

ใช้เวลาในการคิดเกี่ยวกับวิธีที่คุณและเพื่อนร่วมงานของคุณสามารถทำงานร่วมกันเพื่อแบ่งปันความรู้โดยไม่ทำให้ข้อมูลมากเกินไป. คุณอาจจะพบว่าวันของคุณจะน้อยลงเครียดมากขึ้น ผลผลิตมากขึ้น และเติมเต็มมากขึ้น