มีคุณกี่คนที่เริ่มต้นวันด้วยการประชุมสแตนอัพที่เกิดขึ้นซ้ำ? การตรวจสอบประจำวันได้กลายเป็นส่วนสำคัญของวันทำงานที่คนส่วนใหญ่ไม่ให้ความสนใจมากนัก. นั่นอาจเป็นเหตุผลที่คนจำนวนมากดูเหมือนจะเกลียดประชุมเหล่านั้น.

ปัญหาของการประชุมสแตนอัพประจำวัน

การประชุมสแตนอัพประจำวันคือการประชุมสั้นๆ ที่มีโครงสร้างซึ่งสมาชิกจะแจ้งความก้าวหน้าของงานของตน. จุดประสงค์หลักคือเพื่อให้ทุกคนสอดคล้องกันและมั่นใจว่าทุกคนสามารถทำงานได้โดยไม่มีอุปสรรค. ทีมเฉพาะบางทีมอาจจัดการประชุมสแตนอัพประจำวัน หรือคุณอาจมีการประชุมสแตนอัพประจำวันสำหรับโปรเจกต์หรือแผนการทำงานเฉพาะ.

การประชุมสแตนอัพเคยถูกยกย่องว่าเป็นชิ้นงานสำคัญของวิธีการทำงานแบบ Agile แต่กำลังค่อยๆ หมดความนิยมลง. หลายคนได้แสดงความเห็นว่าการประชุมสแตนอัพ ใช้เวลามากกว่าที่ช่วยประหยัด ในขณะที่คนอื่นๆ ก็กล่าวว่า การประชุมสแตนอัพหยุดนวัตกรรม. บางคนถึงกับตั้งคำถามว่าการประชุมสแตนอัพประจำวันควรจะมีอยู่ในโลกที่การทำงานแบบอะสิงโครนัสกำลังเป็นปกติหรือไม่.

ปรับปรุงการประชุมสแตนอัพประจำวันของคุณ

เรามีความเห็นที่มั่นคง เกี่ยวกับการประชุมที่ Guru. ผู้คนไม่ควรใช้เวลากับการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพหรือไร้สาระ แต่คำสำคัญคือ “ไม่มีประสิทธิภาพ” และ “ไร้สาระ”. การประชุมสแตนอัพประจำวันยังสามารถเป็นส่วนที่มีคุณค่าในวันของทุกคนได้ เพียงแต่ต้องบริหารจัดการอย่างถูกต้อง.

ก่อนที่คุณจะลบการประชุมสแตนอัพออกจากปฏิทินของคุณ ลองดูว่ามันสามารถถูกกอบกู้ได้ไหม. หลังจากที่คุณปฏิบัติตามคำแนะนำในโพสต์นี้ คุณอาจเริ่มเห็นการประชุมสแตนอัพประจำวันของคุณในแง่มุมใหม่.

กำหนดวงแคบของคุณ

การรักษาการประชุมของคุณให้ชัดเจนและมุ่งเน้นจะเป็นส่วนสำคัญของการทำให้การประชุมสแตนอัพมีประสิทธิภาพมากขึ้น. แนวทาง SCRUM แบบดั้งเดิมส่วนใหญ่แนะนำให้คุณเก็บการประชุมให้มุ่งเน้นไปที่สามคำถามคือ:

1. คุณทำอะไรเมื่อวานนี้?
2. คุณกำลังทำอะไรวันนี้?
3. คุณพบอุปสรรคอะไรบ้าง?

สามคำถามนี้สามารถครอบคลุมเกือบทุกอย่างที่คุณต้องรู้ในการประชุมสแตนอัพ แต่พวกเขาก็ไม่ใช่คำถามเดียวที่คุณสามารถถามได้. คิดเกี่ยวกับข้อมูลหลักที่คุณต้องการจากการประชุมทุกครั้ง จากนั้นคิดคำถาม 2-3 ข้อที่คุณสามารถถามทุกคนเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ต้องการ.

ทำให้การพูดคุยสั้น

การประชุมสแตนอัพที่เหมาะสมมักจะใช้เวลาไม่เกิน 15 นาทีและบางครั้ง ใช้เวลาเพียง 5-10 นาทีเท่านั้น. หากการประชุมสแตนอัพของคุณมักจะใช้เวลามาก คุณควรประเมินว่าใช้เวลาอย่างไรในที่ประชุม.

กำหนดกฏว่าเมื่อสิ้นสุดเวลาของการประชุมจะต้องหยุดทันที. บันทึกในสิ่งที่คุณสามารถครอบคลุมได้ พื้นที่ที่คุณมักจะสิ้นสุด และทุกคนสามารถอัพเดทได้หรือไม่.  สิ่งนี้จะทำให้คุณมีข้อมูลที่ดีขึ้นเกี่ยวกับวิธีการจัดการการประชุมของคุณและช่วยให้คุณกำหนดขั้นตอนถัดไปได้.

พิจารณาเพิ่มการประชุมอีกครั้ง

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่า การประชุมสแตนอัพมีไว้เพื่อให้ได้ข้อมูลอัพเดทเกี่ยวกับการทำงานของผู้คนอย่างรวดเร็ว. แม้ว่าอัพเดทเหล่านี้อาจสร้างคำถามหรือการสนทนามากขึ้น แต่คุณยังต้องเน้นที่งานที่อยู่ตรงหน้า. หากคุณมีการพูดคุยกันนอกหัวข้อหรือพูดคุยเกี่ยวกับกลยุทธ์และไทม์ไลน์ อาจถึงเวลาแล้วที่คุณต้องเพิ่มการประชุมแบบอื่นเข้ามาในปฏิทินของคุณ.

ก่อนที่คุณจะตกใจจากความคิดในการเพิ่มการประชุมอีกครั้งในปฏิทิน ให้จำไว้ว่ามันไม่ต้องเป็นการประชุมประจำวันหรือการประชุมที่เกิดขึ้นซ้ำ. คุณอาจพบว่าการมีการประชุมเพียงหนึ่งครั้งเพื่อมุ่งเน้นที่ปัญหาหนึ่งก็เพียงพอในการจัดการสิ่งต่าง ๆ หรือคุณอาจจำเป็นต้องมีการประชุมหลายครั้งเพื่อให้เกิดการสอดคล้องกัน.  

ทำให้สิ่งต่างๆ เป็นแบบอะซิงโครนัส

ตารางเวลามีการเปลี่ยนแปลง ลำดับความสำคัญเปลี่ยนไป และบางทีการใช้เวลาประมาณ 15 นาทีในการอัพเดทแบบซิงโครนัสอาจไม่ใช่การใช้เวลาที่ดีที่สุดสำหรับใคร. ผู้คนอาจมีเวลาไม่พอ แต่ไม่ได้หมายความว่าคุณต้องสละการประชุมสแตนอัพเพื่อประหยัดเวลาไม่กี่นาที.

พิจารณาย้ายการประชุมสแตนอัพของคุณไปที่ Slack, Teams หรือที่ไหนก็ได้ที่ทีมของคุณมักจะคุยกันมากที่สุด. ตั้งค่าการแจ้งเตือนในช่องที่เฉพาะสำหรับการประชุมสแตนอัพเพื่อให้แน่ใจว่าผู้คนไม่ลืมและถือว่าผู้อื่นต้องแสดงความก้าวหน้าอย่างทันท่วงที.

คุณอาจพบว่าการขอความช่วยเหลือจากแอพพลิเคชั่นที่ใช้ในการตรวจสอบนั้นอาจเป็นสิ่งที่คุณต้องการ. สมาชิกบางคนจากทีมการตลาดของเราใช้ Geekbot สำหรับการประชุมสแตนอัพ และเราสามารถเข้าใจระดับเดียวกันเกี่ยวกับตารางเวลาของผู้คนโดยไม่ต้องใช้เวลามากขึ้นในวันของเรา.

ใช้เทมเพลตการประชุมสแตนอัพประจำวันของเรา

คุณกำลังติดตามทุกสิ่งที่เกิดขึ้นในประชุมสแตนอัพประจำวันของคุณได้อย่างไร? หากคุณไม่ได้บันทึกสิ่งที่คุณทำ ใช้เทมเพลตการประชุมสแตนอัพประจำวันของเราเริ่มติดตามเลย!

การใช้เทมเพลตนี้ไม่เพียงทำให้คุณติดตามสิ่งที่เกิดขึ้นในประชุมสแตนอัพของคุณได้; แต่ยังช่วยให้คุณเพิ่มข้อมูลที่จำเป็นลงในฐานข้อมูลความรู้ของคุณได้อีกด้วย. หากสมาชิกทีมพลาดการประชุมหรือจำเป็นต้องมีการรีเฟรชอย่างรวดเร็ว ตอนนี้พวกเขาสามารถหาสิ่งที่พวกเขาต้องการได้ใน Guru.