How to Combat Information Overload the Guru Way
ทีมของคุณกำลังประสบปัญหาข้อมูลล้นเกินอยู่หรือไม่? ให้ Guru สอนวิธีการจัดการข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพและกลับสู่เส้นทางปกติ
คุณไม่สามารถบอกได้ชัดเจนว่าเป็นอะไร แต่ว่าทีมของคุณดูเหมือนจะรู้สึกแปลกๆ ขึ้นมาในทันที บางคนบอกว่ารู้สึกเหมือนตนเข้าไปในหมอกสมองเมื่อพวกเขาต้องทำงาน คนอื่นรู้สึกหงุดหงิดและบางคนถึงกับบอกว่าพวกเขารู้สึกกลัวที่จะได้ยินเกี่ยวกับโครงการใหม่ๆ
คุณอาจคิดว่าผู้คนรู้สึกทำงานหนักเกินไป แต่ปัญหานั้นลึกซึ้งกว่านั้น เราได้เห็นปัญหานี้เกิดขึ้นในบริษัทมากมาย และเรารู้ว่ามันเกิดจากอะไร: เพื่อนร่วมงานและพนักงานของคุณประสบปัญหา ข้อมูลล้นเกิน
Star Trek: TNG มีความถูกต้อง มันรู้สึกเหมือน เพียง แบบนี้
ปัญหาข้อมูลล้นเกิน
ข้อมูลล้นเกินมันก็เหมือนกับที่มันฟังดู: ผู้คนถูกถาโถมด้วยข้อมูลทั้งที่เกี่ยวข้องและไม่เกี่ยวข้อง ปริมาณข้อมูลทั้งหลายนั้นสามารถทำให้ยากที่จะตัดสินใจหรือแม้กระทั่งเข้าใจสิ่งที่นำเสนอให้พวกเขา
Bertram Gross ศาสตราจารย์ด้านวิทยาศาสตร์การเมืองที่ Hunter College เป็นคนแรกที่ใช้คำนี้ ในเอกสารของเขา การจัดการองค์กร ในปี 1964 คำนี้อาจจะเก่าแต่เห็นได้ชัดว่าเรากำลัง ใช้ชีวิตอยู่ในยุคข้อมูลล้นเกินสูงสุด ถ้าปัญหาเด่นชัดขนาดในปี 1960 ลองนึกดูว่ามันจะเป็นอย่างไรในยุคอินเทอร์เน็ตที่ "เชื่อมต่ออยู่ตลอดเวลา"
การสำรวจในเดือนมิถุนายน 2020 พบว่า globally, เกือบ 45% ของพนักงานกล่าวว่า แหล่งข้อมูลที่พวกเขาตรวจสอบในแต่ละวันนั้นมีเพิ่มขึ้นในช่วง 5 ปีที่ผ่านมา นอกจากนี้ เกือบหนึ่งในสามของพนักงานทั่วโลกกล่าวว่าทั้งหมดของข้อมูลนี้ทำให้พวกเขารู้สึกเครียดมากขึ้นในการทำงาน
ผลกระทบของข้อมูลล้นเกินในการทำงานสามารถส่งผลกระทบต่อทุกด้านของธุรกิจของคุณ พนักงานรู้สึกไม่พอใจกับงานของตน พวกเขาเริ่มมีปัญหาในการมุ่งเน้น ทำผิดพลาดมากขึ้น และรู้สึกเหมือนพวกเขาไม่สามารถตัดสินใจได้ ในความเป็นจริง บางคนคาดเดาว่า "การลาออกครั้งใหญ่" จริงๆ เป็น "ความไม่พอใจครั้งใหญ่" สายการไหลของข้อมูลที่ต่อเนื่องทำให้บางคนถึงจุดแตกหัก และพวกเขาตัดสินใจที่จะออกจากงานเพื่อหาช่วงเวลาสงบสุข
กลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพสองประการในการต่อสู้กับข้อมูลล้นเกินที่ทำงาน
เราอาจถูกถาโถมด้วยข้อมูลไม่รู้จบ แต่เราก็ไม่ควรคาดหวังว่าการไหลของข้อมูลจะช้าลงในเร็วๆ นี้ ด้วยงานสมัยใหม่มากมายที่ขึ้นอยู่กับการเก็บรวบรวมข้อมูลและการวิเคราะห์ การคิดอย่างมีวิจารณญาณ และการแก้ปัญหาการไหลของข้อมูลที่ดูเหมือนจะไม่มีที่สิ้นสุดจึงสำคัญ
นี่คือเหตุผลที่วิธีที่ดีที่สุดในการต่อสู้กับการล้นเกินคือต้องคิดหาวิธีที่เป็นเชิงรุกในการจัดการ
เราไม่สามารถรับประกันได้ว่าคุณจะไม่ได้รับข้อความที่เข้ามาหลังเวลางาน หรือจะไม่ได้รับ Slack-bombed ด้วยข้อความเมื่อคุณพยายามมุ่งเน้นทำงาน แต่ถ้าคุณเริ่มทำตามคำแนะนำเหล่านี้ คุณอาจสามารถเปลี่ยนจากสายฉีดข้อมูลที่ระเบิดออกมาให้กลายเป็นสิ่งที่สามารถจัดการได้มากขึ้น
ทัศนคตินี้เป็นสิ่งที่จำเป็นในการทำงาน
1. ต้องเลือกสรรเวลาให้เหมาะสม
เมื่อคุณมีอีเมลจำนวนมากที่ต้องตอบกลับ, ปฏิทินที่เต็มไปด้วยการประชุม และโครงการมากมายพร้อมเพื่อนร่วมงานที่ต้องการความสนใจของคุณ คุณต้องเป็นผู้ดูแลเวลาให้กับตัวเอง ทักษะการจัดการเวลา เป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่งในการต่อสู้กับข้อมูลล้นเกิน
การทำงานจะเปลี่ยนจากการเป็นเชิงรุกไปเป็นเชิงตอบสนองเมื่อคุณไม่สามารถบริหารเวลาได้อย่างถูกต้อง หลีกเลี่ยงปัญหานี้โดยการมุ่งเน้นไปที่วิธีการที่ดีที่สุดในการจัดการกับเวลาที่คุณมี
กำหนดเวลาที่จำกัดให้กับงานบางงานเพื่อที่จะได้เคลื่อนที่ไปข้างหน้าและหลีกเลี่ยงการหมุนวนเมื่อคุณติดอยู่ สร้างตารางเวลาประจำวันของคุณเองและจัดลำดับความสำคัญของงานตามความสำคัญ, ความเร่งด่วน, และจำนวนคนที่มี
Reese Witherspoon รู้วิธีที่จะชื่นชมระบบการจัดการความรู้ที่ดี
2. ยอมรับการจัดการความรู้
การจัดระเบียบความรู้ภายในเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งสำหรับบริษัท ทุกคนควรเข้าถึงข้อมูลใดๆ ที่พวกเขาต้องการในการทำงานได้อย่างง่ายดาย นี่คือเหตุผลที่เรายึดมั่นในการสนับสนุนการจัดการความรู้ในที่ทำงาน
การจัดการความรู้สามารถกำหนดได้ว่าเป็นระบบที่พัฒนาขึ้นเพื่อช่วยผู้คนในธุรกิจหรือองค์กรในการสร้าง, แบ่งปัน, เข้าถึง, และอัปเดตข้อมูล ระบบการจัดการความรู้ที่แท้จริงจะไม่เกี่ยวข้องเพียงแค่การสร้างโครงสร้างโฟลเดอร์ใหม่หรือการตั้งชื่อไฟล์ (แม้ว่าจะเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี) แม้ว่า การเข้าถึงและการจัดระเบียบจะเป็นก้าวแรกที่สำคัญในการยอมรับการจัดการความรู้ แต่ทั้งสองอย่าง alone ก็ยังไม่เพียงพอ คุณยังต้องมีกลไกในการกระจายความรู้ที่ถูกต้องให้กับผู้คนที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม นั่นคือที่ที่ความมหัศจรรย์ที่แท้จริงของการจัดการความรู้เกิดขึ้น
ใช้เวลาฝึกฝนทุกคนตั้งแต่นักมีส่วนร่วมเดี่ยวไปจนถึงผู้จัดการเพื่อให้พวกเขาเข้าใจวิธีที่ดีที่สุดในการใช้และขยายระบบการจัดการความรู้ของคุณ ทำงานหนักเพื่อสร้างวัฒนธรรมบริษัทที่ไม่เพียงแต่ฝึกฝนการจัดการความรู้ แต่ยังยอมรับมันด้วย
มุมมองใหม่เกี่ยวกับการจัดการความรู้สามารถนำมาซึ่งประโยชน์โดยอ้อมที่คุณอาจไม่เคยคิดถึงมาก่อน ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน (SME) สามารถรู้สึกได้รับอำนาจและชื่นชมในที่ทำงานและยังสามารถได้รับความสบายที่สมควรได้รับจากการเคาะที่ไหล่ ความรู้ของ SME สามารถหยดลงมาและช่วยกระจายบรรยากาศที่ดีให้กับคนอื่นในทีมของพวกเขา
ประโยชน์ไม่ได้หยุดอยู่ที่พนักงานแต่ละคน องค์กรสามารถได้รับประโยชน์แปรเปลี่ยนจากการจัดการความรู้ได้เช่นกัน ลองนึกดูสิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อพนักงานมีความสามารถในการมุ่งเน้นไปที่งาน รู้สึกได้รับอำนาจในการทำงานของตน และค่อยๆ ได้คืนเวลาของพวกเขากลับมา
เนื่องจากผู้คนมีตารางเวลาที่เป็นอิสระมากขึ้น ตอนนี้พวกเขามีความยืดหยุ่นและเวลามากขึ้นในการทำงาน ในที่สุดทุกคนก็มีความรู้ที่พวกเขาต้องการในการทำงาน และพนักงานที่รู้สึกเครียดสามารถเปลี่ยนแปลงไปเป็นผู้ที่ตื่นเต้นที่จะไปทำงานในวันถัดไป หากคุณกำลังมองหาวิธีการปรับขึ้นองค์กรอย่างจริงจัง การลงทุนในการจัดการความรู้อาจเป็นสิ่งที่คุณต้องการ
ต้องการเรียนรู้วิธีการสร้างระบบการจัดการความรู้ภายในที่ทีมของคุณจะรักหรือไม่? ดูโพสต์วิธีการของเรา ในหัวข้อนี้
รวบรวมทุกอย่างเข้าด้วยกัน
ถ้าคุณได้เรียนรู้เกี่ยวกับการต่อสู้กับข้อมูลล้นเกินในการทำงาน มันคือว่ามีเวลาสำหรับทุกสิ่งทุกอย่าง และมันไม่ควรเป็นกล่องอีเมลของคุณ (หรือ Slack, Teams หรือเครื่องมือสื่อสารที่คุณชื่นชอบ)
หนึ่งในแหล่งที่มาที่พบบ่อยที่สุดของความล้นเกินมาจากจำนวนช่องทางการสื่อสารและเครื่องมือที่เราใช้ในการทำงาน แทนที่จะพยายามลดเครื่องมือที่มีประโยชน์ที่คุณใช้ในการทำงาน ให้มุ่งเน้นไปที่วิธีการทำให้เข้าถึงได้มากขึ้นและช่วยให้ผู้คนใช้ประโยชน์จากมันได้มากขึ้น
จำไว้ว่า ความรู้มีค่าต่อเมื่อมันถูกใช้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณจะต้องการเครื่องมือที่มีความสามารถในการนำความรู้เข้ามาในเวิร์กโฟลว์ของผู้คนเมื่อมันเป็นประโยชน์ที่สุด และเครื่องมือที่ทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์ที่คุณใช้มากที่สุดก็จะดีขึ้นไปอีก
ต้องการรู้ว่าเครื่องมือที่สามารถทำได้ทั้งหมดอยู่ไหน? ดู Guru
คุณไม่สามารถบอกได้ชัดเจนว่าเป็นอะไร แต่ว่าทีมของคุณดูเหมือนจะรู้สึกแปลกๆ ขึ้นมาในทันที บางคนบอกว่ารู้สึกเหมือนตนเข้าไปในหมอกสมองเมื่อพวกเขาต้องทำงาน คนอื่นรู้สึกหงุดหงิดและบางคนถึงกับบอกว่าพวกเขารู้สึกกลัวที่จะได้ยินเกี่ยวกับโครงการใหม่ๆ
คุณอาจคิดว่าผู้คนรู้สึกทำงานหนักเกินไป แต่ปัญหานั้นลึกซึ้งกว่านั้น เราได้เห็นปัญหานี้เกิดขึ้นในบริษัทมากมาย และเรารู้ว่ามันเกิดจากอะไร: เพื่อนร่วมงานและพนักงานของคุณประสบปัญหา ข้อมูลล้นเกิน
Star Trek: TNG มีความถูกต้อง มันรู้สึกเหมือน เพียง แบบนี้
ปัญหาข้อมูลล้นเกิน
ข้อมูลล้นเกินมันก็เหมือนกับที่มันฟังดู: ผู้คนถูกถาโถมด้วยข้อมูลทั้งที่เกี่ยวข้องและไม่เกี่ยวข้อง ปริมาณข้อมูลทั้งหลายนั้นสามารถทำให้ยากที่จะตัดสินใจหรือแม้กระทั่งเข้าใจสิ่งที่นำเสนอให้พวกเขา
Bertram Gross ศาสตราจารย์ด้านวิทยาศาสตร์การเมืองที่ Hunter College เป็นคนแรกที่ใช้คำนี้ ในเอกสารของเขา การจัดการองค์กร ในปี 1964 คำนี้อาจจะเก่าแต่เห็นได้ชัดว่าเรากำลัง ใช้ชีวิตอยู่ในยุคข้อมูลล้นเกินสูงสุด ถ้าปัญหาเด่นชัดขนาดในปี 1960 ลองนึกดูว่ามันจะเป็นอย่างไรในยุคอินเทอร์เน็ตที่ "เชื่อมต่ออยู่ตลอดเวลา"
การสำรวจในเดือนมิถุนายน 2020 พบว่า globally, เกือบ 45% ของพนักงานกล่าวว่า แหล่งข้อมูลที่พวกเขาตรวจสอบในแต่ละวันนั้นมีเพิ่มขึ้นในช่วง 5 ปีที่ผ่านมา นอกจากนี้ เกือบหนึ่งในสามของพนักงานทั่วโลกกล่าวว่าทั้งหมดของข้อมูลนี้ทำให้พวกเขารู้สึกเครียดมากขึ้นในการทำงาน
ผลกระทบของข้อมูลล้นเกินในการทำงานสามารถส่งผลกระทบต่อทุกด้านของธุรกิจของคุณ พนักงานรู้สึกไม่พอใจกับงานของตน พวกเขาเริ่มมีปัญหาในการมุ่งเน้น ทำผิดพลาดมากขึ้น และรู้สึกเหมือนพวกเขาไม่สามารถตัดสินใจได้ ในความเป็นจริง บางคนคาดเดาว่า "การลาออกครั้งใหญ่" จริงๆ เป็น "ความไม่พอใจครั้งใหญ่" สายการไหลของข้อมูลที่ต่อเนื่องทำให้บางคนถึงจุดแตกหัก และพวกเขาตัดสินใจที่จะออกจากงานเพื่อหาช่วงเวลาสงบสุข
กลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพสองประการในการต่อสู้กับข้อมูลล้นเกินที่ทำงาน
เราอาจถูกถาโถมด้วยข้อมูลไม่รู้จบ แต่เราก็ไม่ควรคาดหวังว่าการไหลของข้อมูลจะช้าลงในเร็วๆ นี้ ด้วยงานสมัยใหม่มากมายที่ขึ้นอยู่กับการเก็บรวบรวมข้อมูลและการวิเคราะห์ การคิดอย่างมีวิจารณญาณ และการแก้ปัญหาการไหลของข้อมูลที่ดูเหมือนจะไม่มีที่สิ้นสุดจึงสำคัญ
นี่คือเหตุผลที่วิธีที่ดีที่สุดในการต่อสู้กับการล้นเกินคือต้องคิดหาวิธีที่เป็นเชิงรุกในการจัดการ
เราไม่สามารถรับประกันได้ว่าคุณจะไม่ได้รับข้อความที่เข้ามาหลังเวลางาน หรือจะไม่ได้รับ Slack-bombed ด้วยข้อความเมื่อคุณพยายามมุ่งเน้นทำงาน แต่ถ้าคุณเริ่มทำตามคำแนะนำเหล่านี้ คุณอาจสามารถเปลี่ยนจากสายฉีดข้อมูลที่ระเบิดออกมาให้กลายเป็นสิ่งที่สามารถจัดการได้มากขึ้น
ทัศนคตินี้เป็นสิ่งที่จำเป็นในการทำงาน
1. ต้องเลือกสรรเวลาให้เหมาะสม
เมื่อคุณมีอีเมลจำนวนมากที่ต้องตอบกลับ, ปฏิทินที่เต็มไปด้วยการประชุม และโครงการมากมายพร้อมเพื่อนร่วมงานที่ต้องการความสนใจของคุณ คุณต้องเป็นผู้ดูแลเวลาให้กับตัวเอง ทักษะการจัดการเวลา เป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่งในการต่อสู้กับข้อมูลล้นเกิน
การทำงานจะเปลี่ยนจากการเป็นเชิงรุกไปเป็นเชิงตอบสนองเมื่อคุณไม่สามารถบริหารเวลาได้อย่างถูกต้อง หลีกเลี่ยงปัญหานี้โดยการมุ่งเน้นไปที่วิธีการที่ดีที่สุดในการจัดการกับเวลาที่คุณมี
กำหนดเวลาที่จำกัดให้กับงานบางงานเพื่อที่จะได้เคลื่อนที่ไปข้างหน้าและหลีกเลี่ยงการหมุนวนเมื่อคุณติดอยู่ สร้างตารางเวลาประจำวันของคุณเองและจัดลำดับความสำคัญของงานตามความสำคัญ, ความเร่งด่วน, และจำนวนคนที่มี
Reese Witherspoon รู้วิธีที่จะชื่นชมระบบการจัดการความรู้ที่ดี
2. ยอมรับการจัดการความรู้
การจัดระเบียบความรู้ภายในเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งสำหรับบริษัท ทุกคนควรเข้าถึงข้อมูลใดๆ ที่พวกเขาต้องการในการทำงานได้อย่างง่ายดาย นี่คือเหตุผลที่เรายึดมั่นในการสนับสนุนการจัดการความรู้ในที่ทำงาน
การจัดการความรู้สามารถกำหนดได้ว่าเป็นระบบที่พัฒนาขึ้นเพื่อช่วยผู้คนในธุรกิจหรือองค์กรในการสร้าง, แบ่งปัน, เข้าถึง, และอัปเดตข้อมูล ระบบการจัดการความรู้ที่แท้จริงจะไม่เกี่ยวข้องเพียงแค่การสร้างโครงสร้างโฟลเดอร์ใหม่หรือการตั้งชื่อไฟล์ (แม้ว่าจะเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี) แม้ว่า การเข้าถึงและการจัดระเบียบจะเป็นก้าวแรกที่สำคัญในการยอมรับการจัดการความรู้ แต่ทั้งสองอย่าง alone ก็ยังไม่เพียงพอ คุณยังต้องมีกลไกในการกระจายความรู้ที่ถูกต้องให้กับผู้คนที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม นั่นคือที่ที่ความมหัศจรรย์ที่แท้จริงของการจัดการความรู้เกิดขึ้น
ใช้เวลาฝึกฝนทุกคนตั้งแต่นักมีส่วนร่วมเดี่ยวไปจนถึงผู้จัดการเพื่อให้พวกเขาเข้าใจวิธีที่ดีที่สุดในการใช้และขยายระบบการจัดการความรู้ของคุณ ทำงานหนักเพื่อสร้างวัฒนธรรมบริษัทที่ไม่เพียงแต่ฝึกฝนการจัดการความรู้ แต่ยังยอมรับมันด้วย
มุมมองใหม่เกี่ยวกับการจัดการความรู้สามารถนำมาซึ่งประโยชน์โดยอ้อมที่คุณอาจไม่เคยคิดถึงมาก่อน ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน (SME) สามารถรู้สึกได้รับอำนาจและชื่นชมในที่ทำงานและยังสามารถได้รับความสบายที่สมควรได้รับจากการเคาะที่ไหล่ ความรู้ของ SME สามารถหยดลงมาและช่วยกระจายบรรยากาศที่ดีให้กับคนอื่นในทีมของพวกเขา
ประโยชน์ไม่ได้หยุดอยู่ที่พนักงานแต่ละคน องค์กรสามารถได้รับประโยชน์แปรเปลี่ยนจากการจัดการความรู้ได้เช่นกัน ลองนึกดูสิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อพนักงานมีความสามารถในการมุ่งเน้นไปที่งาน รู้สึกได้รับอำนาจในการทำงานของตน และค่อยๆ ได้คืนเวลาของพวกเขากลับมา
เนื่องจากผู้คนมีตารางเวลาที่เป็นอิสระมากขึ้น ตอนนี้พวกเขามีความยืดหยุ่นและเวลามากขึ้นในการทำงาน ในที่สุดทุกคนก็มีความรู้ที่พวกเขาต้องการในการทำงาน และพนักงานที่รู้สึกเครียดสามารถเปลี่ยนแปลงไปเป็นผู้ที่ตื่นเต้นที่จะไปทำงานในวันถัดไป หากคุณกำลังมองหาวิธีการปรับขึ้นองค์กรอย่างจริงจัง การลงทุนในการจัดการความรู้อาจเป็นสิ่งที่คุณต้องการ
ต้องการเรียนรู้วิธีการสร้างระบบการจัดการความรู้ภายในที่ทีมของคุณจะรักหรือไม่? ดูโพสต์วิธีการของเรา ในหัวข้อนี้
รวบรวมทุกอย่างเข้าด้วยกัน
ถ้าคุณได้เรียนรู้เกี่ยวกับการต่อสู้กับข้อมูลล้นเกินในการทำงาน มันคือว่ามีเวลาสำหรับทุกสิ่งทุกอย่าง และมันไม่ควรเป็นกล่องอีเมลของคุณ (หรือ Slack, Teams หรือเครื่องมือสื่อสารที่คุณชื่นชอบ)
หนึ่งในแหล่งที่มาที่พบบ่อยที่สุดของความล้นเกินมาจากจำนวนช่องทางการสื่อสารและเครื่องมือที่เราใช้ในการทำงาน แทนที่จะพยายามลดเครื่องมือที่มีประโยชน์ที่คุณใช้ในการทำงาน ให้มุ่งเน้นไปที่วิธีการทำให้เข้าถึงได้มากขึ้นและช่วยให้ผู้คนใช้ประโยชน์จากมันได้มากขึ้น
จำไว้ว่า ความรู้มีค่าต่อเมื่อมันถูกใช้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณจะต้องการเครื่องมือที่มีความสามารถในการนำความรู้เข้ามาในเวิร์กโฟลว์ของผู้คนเมื่อมันเป็นประโยชน์ที่สุด และเครื่องมือที่ทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์ที่คุณใช้มากที่สุดก็จะดีขึ้นไปอีก
ต้องการรู้ว่าเครื่องมือที่สามารถทำได้ทั้งหมดอยู่ไหน? ดู Guru
ได้สัมผัสพลังของแพลตฟอร์ม Guru โดยตรง - เข้าร่วมทัวร์ผลิตภัณฑ์ของเราอย่างแบบอินเทอร์แอคทีฟ
ไปทัวร์
