เมื่อบริษัทต่างๆ เปลี่ยนมาทำงานแบบทางไกลอย่างกะทันหันในช่วงต้นปี 2020 ทีมที่ยังคงรับคนใหม่ต้องต่อสู้กับวิธีการให้การต้อนรับคนใหม่จากที่ต่างๆ นี่เป็นเรื่องจริงสำหรับผู้นำของทีมที่กระจายอยู่ทั่วโลก ทำงานแบบทางไกล หรือแบบไฮบริด ความแตกต่างที่สำคัญคือผู้นำมีเวลาและพื้นที่มากขึ้นในการพิจารณาวิธีการให้การต้อนรับคนใหม่ทางไกลอย่างตั้งใจ และสร้างประสบการณ์ที่มีความหมายในอนาคต

การใส่ใจเกี่ยวกับ การต้อนรับคนใหม่ในแบบทางไกลที่ดี เป็นสิ่งสำคัญ ตาม ดัชนีอนาโตมี่ของงาน ของ Asana พบว่า 79% ของคนที่ทำงานฝ่ายความรู้ที่เริ่มงานใหม่ในช่วงการระบาดใหญ่ประสบกับความเครียด ซึ่งสูงกว่าผู้ที่ไม่ได้เริ่มงานใหม่ 10% แต่ในขณะที่การให้การต้อนรับคนใหม่อย่างดีนั้นเป็นโอกาสที่ยิ่งใหญ่ มันก็ยังเป็นสิ่งที่ไม่มีประสบการณ์มากนักที่จะเรียนรู้จาก คุณจะทำอย่างไรในการต้อนรับคนใหม่ในทีมอย่างมีประสิทธิภาพ โดยไม่คำนึงว่าพวกเขาจะทำงานที่ไหนหรือโครงสร้างของทีมเป็นเช่นไร หากไม่มีหลายๆ คนที่เคยทำมาก่อน?

ที่ Asana นี่คือวิธีที่เราคิดเกี่ยวกับการสร้างการเชื่อมต่อที่มีความหมายระหว่างสมาชิกใหม่และสมาชิกทีมที่มีอยู่ โดยไม่คำนึงว่าพวกเขาจะทำงานที่ไหนหรืออย่างไร

1. เชื่อมต่อแม้ก่อนวันที่หนึ่ง

หลังจากที่คนใหม่ลงนามในจดหมายเสนอ อย่ารอจนถึงวันแรกของพวกเขาในการเริ่มทำการเชื่อมต่อ ที่ Asana เรามีวิธีการทำให้คนใหม่มีส่วนร่วมโดยการสื่อสารกับพวกเขาก่อนวันเริ่มงานด้วยข้อมูลที่พวกเขาอาจต้องการ รายละเอียดเกี่ยวกับวันที่หนึ่งของพวกเขาจะเป็นอย่างไร และ "สวัสดี" ที่เป็นกันเองจากทีมของพวกเขา

นี่อาจเป็นสมดุลที่ละเอียดอ่อน—คุณไม่ต้องการให้พวกเขารู้สึกเครียดหรือรู้สึกว่าต้องเริ่มทำงานก่อนวันแรกของพวกเขา แต่การส่งอีเมลที่เป็นมิตรที่มีข้อมูลสำคัญบางอย่างสามารถสร้างความแตกต่างได้มาก ผู้คนมักมีคำถามก่อนเริ่มงานใหม่ โดยเฉพาะในช่วงเวลาที่มีการเปลี่ยนแปลงมากมายรอบตัวเรา โดยการให้คนใหม่มีช่องทางการสื่อสารตรงไปยังผู้จัดการและเพื่อนร่วมงานของพวกเขา พวกเขาสามารถได้รับคำตอบและลดความไม่แน่นอนที่อาจเกิดขึ้นได้ก่อนเริ่มงาน

2. สร้างความประทับใจแรกที่ดี

เมื่อคนใหม่เริ่มงาน สร้างความสัมพันธ์แบบการให้คำแนะนำระหว่างพวกเขากับสมาชิกที่มีอยู่ในทีมของคุณ (หรือตัวทีมที่อยู่ใกล้เคียง) การมีผู้ให้คำแนะนำหรือลูกทีมที่ไม่ใช่ผู้จัดการ เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการต้อนรับคนใหม่ทางไกล เพื่อให้คนใหม่มีใครสักคนที่จะให้บริบทและจุดสัมผัสในที่ทำงานในช่วงสัปดาห์แรก

นอกเหนือจากผู้ให้คำแนะนำแล้ว ยังมีความสำคัญที่จะให้คนใหม่เข้าถึงแหล่งข้อมูลที่สำคัญ เช่น รายชื่อทีม ปฏิทินที่แชร์ และช่องทางการสื่อสารภายใน ซึ่งสามารถเข้าถึงได้อย่างง่ายดายและชัดเจน แต่ไม่ใช่จุดเน้นหลักของวันแรก จากนั้น พยายามทำให้ความรู้สึกเหมือนอยู่ในห้องเดียวกับเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ เราทำสิ่งนี้โดยการสร้างชุมชนออนไลน์สำหรับคนใหม่ใน Slack และจัดงานเลี้ยงต้อนรับแบบเสมือนจริง นำพลังงานและความตื่นเต้นมาสู่กลุ่ม

ในตอนท้ายของวัน ให้ใช้เวลาในการตรวจสอบกับคนใหม่ทางไกลของคุณ เพื่อตอบรับในวันที่หนึ่งและสร้างพื้นที่สำหรับพวกเขาในการแบ่งปันว่ามันเป็นอย่างไร นอกจากนี้ ถามว่ามีอะไรที่สามารถปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงเพื่อช่วยให้พวกเขารู้สึกเชื่อมโยงมากขึ้น การปฏิบัติเหล่านี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าคนใหม่รู้สึกว่าเป็นที่รู้จัก ได้ยิน และถูกรวมเข้ามาตั้งแต่เริ่มต้น

3. ปรับปรุงแนวทางการสื่อสาร

แนวทางการสื่อสารที่คุณสร้างขึ้นในฐานะทีมในสถานที่อาจไม่เหมาะเมื่อคุณกระจายตัว ทำงานทางไกล หรือแบบไฮบริด ใช้เวลาในการสร้าง "สัญญา" ใหม่เกี่ยวกับกฎเกณฑ์การทำงานจากที่บ้าน ความคาดหวังในการสื่อสาร และความถี่ในการตรวจสอบ จากนั้นชี้แจงความคาดหวังเหล่านี้สำหรับคนใหม่

ส่วนหนึ่งของการสร้างทีมทางไกลที่ครอบคลุมคือการทำให้ทุกคนเข้าถึงสิ่งที่เกิดขึ้นได้ง่ายและมีความชัดเจนเกี่ยวกับว่า งานของพวกเขาเชื่อมโยงกับเป้าหมายของทีมใหญ่อย่างไร ที่ทีมเนื้อหาที่ Asana เราติดตามงานทั้งหมดของเราใน Asana

ตั้งแต่วันแรก สมาชิกใหม่ในทีมเนื้อหาทุกคนจะใช้โครงการการต้อนรับเดียวกัน ซึ่งทำให้ทุกคนเริ่มต้นด้วยข้อมูลเดียวกัน โครงการขนาดใหญ่ทุกโครงการจะมีโครงการของตนเองใน Asana แต่เรายังรวบรวมโครงการเหล่านั้นในพอร์ตโฟลิโอของทีม ด้วยวิธีนี้ ทุกคนตั้งแต่สมาชิกทีมไปจนถึงผู้นำระดับสูงสามารถเห็นสิ่งที่เกิดขึ้นทั่วทั้งทีมได้ โดยการจัดระเบียบงานในลักษณะนี้ คนใหม่ที่ถูกต้อนรับทางไกลก็ยังมีการเข้าถึง การมองเห็น และบริบทของโครงการทีมที่พวกเขาอาจไม่ได้รับมี

เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนได้รับประโยชน์สูงสุดจากเครื่องมือของตน เพื่อนของเราที่ Guru ใช้ Guru ในการแชร์แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและวิธีการใช้ Asana เพื่อให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน

ใช้ Guru เพื่อให้แนวทางเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของ Asana

4. หาชุมชนที่อยู่เหนือทีมของคุณ

การเข้าร่วมทีมที่ทำงานแบบทางไกลทั้งหมดอาจทำให้รู้สึกโดดเดี่ยว แม้ว่าสมาชิกในทีมของคุณจะอยู่ที่สำนักงาน แต่ก็ยังยากที่จะเชื่อมต่อกับทีมและบริษัทในขณะที่พวกเขาใหม่กับบริษัทที่กระจายอยู่ทั่ว เพื่อทำให้การเปลี่ยนแปลงเป็นไปอย่างราบรื่นและครอบคลุมมากที่สุด ถามคนใหม่ว่ามีชุมชนในที่ทำงานใดที่พวกเขาต้องการเชื่อมต่อ หรือกลุ่มทรัพยากรของพนักงานใดที่พวกเขาต้องการเข้าร่วม ดีกว่านั้น หากคุณสร้างโครงการการต้อนรับ คุณสามารถรวมรายการที่ครอบคลุมไว้ที่นั่นได้ ที่ Asana เรามีกลุ่ม ERG หลายกลุ่ม เช่น Team Rainbow, Blacsana และ Asana Women

สร้างการเชื่อมต่อที่แข็งแกร่งในทีม

ด้วยการใส่ใจเกี่ยวกับวิธีการต้อนรับสมาชิกทีมทางไกลและจัดการทีมที่กระจายอยู่ คุณสามารถสร้างทีมที่แข็งแกร่งและมีผลกระทบสูง ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานที่ไหนก็ตาม องค์กรและทีมที่กระจายอยู่จะหาวิธีการทำงานของตนเอง สร้างเครือข่ายของเพื่อนร่วมงานที่กำลังผ่านการเปลี่ยนแปลงเดียวกันนี้ เพียงเพราะคุณกำลังนำทีมไม่ได้หมายความว่าคุณจะต้องผ่านการเปลี่ยนแปลงนี้คนเดียว กับเพื่อนร่วมงานของคุณ แบ่งปันสิ่งที่ได้ผลกับคุณและถามว่าพวกเขามีเคล็ดลับใหม่ๆ หรือไม่