คุณต้องการให้มีการประชุมที่น้อยกว่าหนึ่งครั้งในวันนี้ไหม?

การศึกษาแสดงให้เห็น ว่าหมวดหมู่ที่เต็มไปด้วยการประชุม สามารถนำไปสู่ความพึงพอใจและความสุขของพนักงานลดลงได้. บางบริษัทกล่าวว่าการนัดหมายการประชุม ใช้เวลาเกือบเดือน เพื่อที่จะจัดการประชุม และ บริษัทอื่นๆ กำจัดการประชุมไปเลย ดังนั้นจึงมีค่าที่จะมองปฏิทินการทำงานของคุณอีกครั้ง.

และเรารู้ว่ามันอาจจะยากที่จะทำงานที่ดีที่สุดเมื่อเวลาส่วนใหญ่ของคุณใช้ในการประชุมที่น่าจะเป็นอีเมล ดังนั้นถึงเวลาแล้วที่จะลองอะไรใหม่ๆ. Guru ไม่ใช่แค่เครื่องมือที่ออกแบบมาเพื่อช่วยผู้คนค้นหาและแชร์ความรู้ แต่ยังถูกออกแบบมาเพื่อช่วยผู้คนทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและได้ผลมากขึ้น.

การพิจารณาการประชุมใหม่ที่ Guru

เชื่อเราเถอะ เรารู้จากประสบการณ์ว่าการลดการประชุมอาจต้องใช้ความพยายามบ้าง. เราได้ใช้เวลาในการ ประเมินแนวทางการสื่อสารภายในของเรา เพื่อดูว่าเราจะทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและลดภาระความคิดได้อย่างไร. จากที่นั่น เราได้สามารถบังคับใช้การเปลี่ยนแปลงมากมาย.

เราได้ทำการตรวจสอบปฏิทินผู้นำเพื่อรีเซ็ตความคาดหวังในเรื่องการประชุมสำหรับองค์กรทั้งองค์กร. เราได้คิดทบทวนวิธีการสื่อสารภายในโดยการนำ "กฎทอง" มาใช้และตั้งมาตรฐานในเรื่องการสร้างการประชุม. เราได้จัดตั้ง "วันพุธไม่มีการประชุมภายใน" และโครงการอื่นๆ เพื่อเพิ่มเวลามุ่งเน้นและคืนเวลาส่วนหนึ่งให้กับผู้คน.

แม้จะมีการเปลี่ยนแปลงเชิงบวกทั้งหมดเหล่านี้ งานยังคงยังไม่เสร็จสมบูรณ์. เราอยู่ระหว่างการปรับปรุงกลยุทธ์การทำงานของเราอย่างต่อเนื่องและต้องการช่วยคนอื่นๆ ทำการเปลี่ยนแปลงที่ดีในสำนักงานและองค์กรของพวกเขา.

ลดการประชุมที่ไม่จำเป็นในที่ทำงาน

เรายอมรับ ความสุขจากการขาดการประชุม (JOMO) ที่ Guru เนื่องจากความพึ่งพาของเราในเรื่องการจัดการความรู้. เมื่อบริษัทต่างๆ ยอมรับ วัฒนธรรมที่ขับเคลื่อนด้วยความรู้ และ การสื่อสารแบบอะซินโครนัส ผู้คนสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและเป็นอิสระมากขึ้น. การสามารถบันทึกและเก็บความรู้ทำให้สรุปความก้าวหน้าในโปรเจกต์ รายงานรายเดือน ขั้นตอนถัดไป และข้อมูลอื่นๆ ที่คุณอาจจำเป็นต้องใช้ในการประชุมง่ายขึ้น. การกด "ลงทะเบียน" ในคำเชิญการประชุมบางอย่าง อาจไม่น่ารังเกียจเลย.

บริษัท Wiki และกลยุทธ์การสื่อสารที่เหมาะสมสามารถทำให้การจัดการปฏิทินที่ทำงานเต็มไปด้วยประสิทธิภาพมากขึ้น. หากคุณรู้สึกท่วม头เมื่อมองที่ตารางงานของคุณในสัปดาห์นี้ เรามีเคล็ดลับที่น่าสนใจให้.

ประเมินการประชุมในปัจจุบันของคุณ

ถึงเวลาแล้วที่ต้องมองอย่างวิจารณ์เกี่ยวกับการประชุม 1:1 ยืนเป็นพนักงาน ต้อนรับและเช็คอิน. ถามตัวเองว่าแต่ละคนในคำเชิญมีคุณค่าอย่างไร (รวมถึงตัวคุณเอง) และเป้าหมายสุดท้ายควรเป็นอย่างไร. หากคุณมีปัญหาในการเข้าใจว่าคนบางคนและผลลัพธ์เข้ากับการประชุมอย่างไร นั่นคือสัญญาณที่ดีว่าถึงเวลาต้องพิจารณาใหม่ในรายการแขก.

ผู้จัดการที่พยายามลดการประชุมควรพิจารณาให้ก้าวไปอีกขั้น และถามผู้เข้าร่วมการประชุมว่าพวกเขาคิดว่ามีประโยชน์แค่ไหน. ถามว่าการประชุมช่วยให้ผู้คนทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือไม่ ความถี่ในการประชุมสมเหตุสมผลหรือไม่ และให้แบ่งปันข้อเสนอแนะแก่การเปลี่ยนแปลงที่พวกเขาจะแนะนำได้หรือไม่.

เมื่อคุณมีข้อมูลนั้นแล้ว คุณสามารถเริ่มพิจารณาความถี่ในการประชุมของคุณได้. คุณอาจพบว่าการประชุมบางอย่างที่คุณจัดมีบ่อยเกินไป และบางการประชุมที่มีไม่บ่อยพอ. อย่ากลัวที่จะยกเลิกการประชุมที่เกิดขึ้นเป็นประจำถ้าคุณรู้สึกว่ามันไม่ให้วัตถุประสงค์ และพิจารณารวมบางอันเพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น.

กำหนดความเร่งด่วน

มีความแตกต่างอย่างมากระหว่างการไม่เข้าร่วมการประชุมเปิดตัวสำหรับโครงการและการเลือกที่จะไม่เข้าร่วมการประชุมประจำวันที่ไม่มีอัพเดต. ความจริงคือไม่ใช่การประชุม ข้อความ หรืออีเมลทุกอย่างที่คุณเจอจะต้องการการสนใจในทันทีของคุณ.

เมื่อคุณคิดเกี่ยวกับสิ่งต่างๆ ผ่านเลนส์ความเร่งด่วน ปฏิทินของคุณและวันต่อๆ ไปจะเป็นเรื่องง่ายที่จะจัดการมากขึ้น. พิจารณากำหนดเวลา เรียนทีม/เป้าหมายขององค์กร และภาระงานของคุณเมื่อคุณตั้งคำถามว่าการเข้าร่วมการประชุมจะคุ้มค่าหรือไม่.

การกำหนดความเร่งด่วนของการประชุมบางอย่างและเรื่องต่างๆ สามารถยากได้. หากคุณมีปัญหาในการกำหนดว่าสิ่งใดมีประโยชน์เวลาของคุณและความสนใจหรือไม่ ให้พูดคุยกับหัวหน้าของคุณหรือผู้ที่วางแผนการประชุม. คุณอาจพบว่าคุณสามารถเลี่ยงบางการประชุม หรือคุณอาจต้องการแค่ทบทวนความสำคัญในปัจจุบันของคุณ.

ขอความชัดเจน

คุณสับสนเกี่ยวกับเหตุใดคุณถึงอยู่ในคำเชิญการประชุม? คุณอ่านคำบรรยายการประชุมไปสามครั้งแล้วยังไม่แน่ใจว่าวัตถุประสงค์คืออะไร? คุณกลัวการประชุมถัดไปที่มีคนต้องการ 'รวบรวมความคิดเห็น' เกี่ยวกับบางเรื่องหรือไม่?

การสื่อสารและความคิดเห็นที่ชัดเจนจะไปไกล. เริ่มต้นด้วยการขอวาระการประชุมหรือลักษณะที่คาดหวังของการประชุมคืออะไร. การทำให้ผู้เข้าร่วมคิดอย่างมีวิจารณญาณเกี่ยวกับการเข้าร่วมของคุณ หรือสิ่งที่พวกเขาต้องการจะบรรลู่นั้นสามารถช่วยให้กำหนดว่าการประชุมเป็นสิ่งที่ต้องเข้าร่วมหรือสิ่งที่คุณสามารถเลิกได้.

คุณกังวลเกี่ยวกับการประชุมที่เปิดกว้างโดยตั้งใจหรือไม่? ให้ผู้คนเตรียมคำถามหรือหัวข้อที่พวกเขารู้ว่าจะต้องพูดถึงให้พร้อม. สิ่งนี้สามารถทำให้การประชุมที่ "ไม่มีรูปแบบ" มีโครงสร้างเล็กน้อย และช่วยให้คุณอยู่ในสภาวะที่ถูกต้องได้.

ปฏิเสธพร้อมทางเลือกที่แนะนำ

คุณไม่มีเวลาที่จะเข้าร่วมการประชุมที่มีทีมทั้งหมดเพียงแค่หนึ่งชั่วโมง แต่การพูดคุยกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักเป็นเวลา 15 นาทีสามารถทำได้. เสนอที่จะส่งเอกสารที่สามารถช่วยคลายคำถามที่คนมีได้. บอกไว้ว่าคุณต้องทำงานของคุณก่อนที่จะดำเนินงานต่อไป แต่เมื่อคุณเสร็จสิ้น คุณยินดีที่จะมีส่วนร่วม.

จำไว้ว่าจุดประสงค์ของการประชุมใด ๆ จะต้องช่วยให้ทุกคนทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น. หากคุณเสนอทางเลือกที่ทำให้ผู้คนไปสู่เป้าหมายสุดท้ายของการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ทุกคนก็ชนะ!

กำหนดการประชุมที่มีประสิทธิภาพในปฏิทิน

เราได้กล่าวถึงก่อนหน้านี้ว่าเราได้ดำเนินการตามกฎของเราเกี่ยวกับการวางแผนการประชุมที่มีประสิทธิภาพ. หากคุณต้องการให้แน่ใจว่าการประชุมแต่ละครั้งที่คุณเพิ่มลงในปฏิทินนั้นมีความจำเป็น ให้อ่านคู่มือของเราและทำตาม 4Ps.

,,

เมื่อเราพูดถึง 4Ps เรากำลังพูดถึงการทราบถึง วัตถุประสงค์ ผลิตภัณฑ์ ผู้คน และกระบวนการ (วาระการประชุม) เมื่อคุณจัดการประชุม. สิ่งสำคัญที่จะต้องทราบว่า 4Ps คือ ทุกคน—ไม่ใช่เพียงคนที่กำลังวางแผนการประชุมเท่านั้น. หากทุกคนรู้ว่าทำไมพวกเขาถึงเข้าร่วมและผลลัพธ์ที่คาดหวังคืออะไร คุณสามารถใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีผลดีที่สุด.

เพิ่มความสามารถในการทำงานของคุณโดยการลดการประชุม

การประชุมจะเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานเสมอ แต่สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าพวกมันไม่ควรเป็น ส่วนเดียว ของการทำงาน. บางครั้งคุณจะต้องการองค์ประกอบของความร่วมมือแบบเรียลไทม์ที่การประชุมสามารถนำมาให้ได้. ในโอกาสอื่นๆ คุณจำเป็นต้องเห็นการรีกรุ๊ปที่เวลา 14.00 น. หลุดออกจากปฏิทินของคุณ เพื่อที่คุณจะได้มีเวลามุ่งเน้นกลับคืนมาได้. เมื่อคุณให้เวลาตัวเองในการคิดใหม่เกี่ยวกับวิธีการที่คุณเข้าร่วมการประชุม คุณอาจพบว่าพื้นที่เพิ่มเติมในปฏิทินของคุณเป็นสิ่งที่คุณต้องการ.