Stop Managing Knowledge and Bring Your Knowledge Network to Life
ถ้าฐานข้อมูลความรู้ภายในของคุณเพียงแค่เก็บโน้ตและทรัพย์สินที่มีอยู่แทนที่จะเป็นเครือข่ายความรู้ คุณจะมีความรู้ที่สำคัญของบริษัทในความเสื่อมถอย
ครั้งสุดท้ายที่คุณใช้ฐานข้อมูลความรู้ภายในของคุณคือเมื่อไร? ถ้าคำตอบคือ "เมื่อเร็ว ๆ นี้" ประสบการณ์ของคุณในการนำทางมันเป็นอย่างไร? ถ้าคุณพบสิ่งที่คุณกำลังมองหา คุณมั่นใจไหมว่ามันเป็นข้อมูลล่าสุด? ถ้าคุณมีคำถามเกี่ยวกับข้อมูลเฉพาะ คุณรู้ไหมว่าจะถามใคร? แล้วจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณต้องการคำตอบโดยเร็ว? คุณแค่บอกให้ใครสักคนที่คุณ คิดว่า รู้คำตอบหรือไม่? ความรู้ภายในนั้นแย่มาก แตก คุณอาจมีทีมที่ดูแลจัดการที่เก็บข้อมูลของคุณทั้งหมด แต่ความรู้แต่ละอย่างจะยังคงถูกจัดเก็บและแยกออกจากกันอยู่ดี ถ้าฐานข้อมูลภายในของคุณเพียงแค่เก็บข้อมูลโน้ตและทรัพย์สิน ฐานความรู้แบบพาสซีฟ — เรามาที่นี่เพื่อบอกคุณว่าคุณกำลังจะจัดการความรู้ที่สำคัญของบริษัทให้เสื่อมสลาย ในขณะที่ความรู้สามารถเป็นตัวแยกความแตกต่างทางการแข่งขันที่มีความหมายสำหรับธุรกิจของคุณ แพลตฟอร์มการจัดการความรู้ไม่ได้ถูกสร้างขึ้นสำหรับความต้องการที่รวดเร็วและพลิกแพลงของทีมที่ต้องเผชิญกับลูกค้า
เราไปถึงจุดนี้ได้อย่างไร? การใกล้ตายของการจัดการความรู้
แล้วคุณจะทำให้ผู้คนหยุดจัดการความรู้และเริ่มใช้มันในลักษณะที่ทำให้ทีมของคุณมีพลังในการผลักดันผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ดีกว่าได้อย่างไร? ขั้นตอนแรกคือการยอมรับ คุณอาจมีปัญหา ใน บทความปี 2015 สำหรับ Wall Street Journal Thomas H. Davenport ผู้เชี่ยวชาญด้านการวิเคราะห์ธุรกิจที่ ได้เขียนหนังสือ เกี่ยวกับวิธีการจัดการความรู้ ประกาศว่า "การจัดการความรู้ไม่ได้ตายไป แต่กำลังหายใจไม่ออก" ในหกเหตุผลสำคัญที่เขาระบุถึงสำหรับการใกล้ตายของมัน สองข้อเป็นพิเศษโดดเด่นสำหรับเรา:
"การเปลี่ยนพฤติกรรมทำได้ยากเกินไป พนักงานบางคนไม่ค่อยสนใจที่จะเก็บความรู้ คนอื่นไม่ค่อยสนใจที่จะแบ่งปันสิ่งที่พวกเขารู้ ความรู้ถูกผูกติดอยู่กับการเมือง อีโก้ และวัฒนธรรม มีวิธีการที่จะปรับปรุงการไหลภายในองค์กร แต่ส่วนใหญ่ไม่สนใจที่จะนำมาใช้ อาจเป็นเหตุผลนี้ที่การสำรวจของ Bain [...] บ่งบอกว่าความพึงพอใจขององค์กรต่อ KM สูงมากเมื่อเปรียบเทียบกับแนวคิดการจัดการอื่น ๆ"
[...]
"การค้นหาและทำความเข้าใจความรู้ที่จัดเก็บไว้ใช้เวลานานเกินไป แม้ในองค์กรที่เกิดการมีส่วนร่วมของความรู้ในระบบ KM—บริษัทที่ปรึกษาเช่น Deloitte และ Accenture เราคิดว่า—มักจะมีความรู้มากเกินไปที่จะเรียงลำดับ หลายคนไม่ค่อยมีความอดทนหรือเวลาในการค้นหาสิ่งที่พวกเขาต้องการทั้งหมด แปลกแต่จริง ยิ่งมีความรู้มากเท่าไร ยิ่งหายากในการหามันมาใช้"
เราคิดว่าผู้คนมีโอกาสใช้คลังความรู้ของบริษัทมากขึ้นหากพวกเขาไม่ต้องค้นหามัน และรู้ว่ามันเกี่ยวข้องและได้รับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง กำแพงของความรู้ของคุณตอนนี้อยู่ที่ไหนก็ตามที่สมาชิกทีมรายได้ของคุณใช้เวลาของพวกเขา และพวกเขาสามารถรู้ได้ว่าใครคือผู้เขียนข้อมูลและเมื่อไหร่ที่มันถูกปรับปรุงล่าสุด
แต่แม้ฐานความรู้ที่ มีความเคลื่อนไหว ที่สุดก็ไม่สามารถคาดการณ์สิ่งที่ไม่คาดคิดได้ เร็ว ๆ นี้หรือต่อไป ลูกค้าจะถามคำถามจากผู้บริหารบัญชีหรือผู้แทนสนับสนุนซึ่งไม่มีใครถามมาก่อน ในขณะนั้น ความรู้ทั้งหมดที่คุณได้เก็บรวบรวมในที่เก็บข้อมูลใด ๆ จะไม่ช่วยคุณได้ — และนั่นคือเวลาที่คุณต้อง ถามใครบางคน
การสร้างเครือข่ายความรู้
เรามีความเชื่อว่าการสร้างเครือข่ายความรู้ควรจะไม่เกี่ยวข้องกับการตามล่าหาเบาะแสต่างๆ ภายในบริษัทของคุณ มันควรจะง่ายเหมือนการถามคำถามและดูว่ามีใครรู้คำตอบจริงๆ
หนึ่งในอุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดในการตั้งคำถาม (โดยเฉพาะในระดับองค์กร) คือการรู้ว่า SME ใดสามารถให้คำตอบที่ทันท่วงทีแก่คุณได้ บทบาทอาจเปลี่ยนไปตั้งแต่การผลิตแผนผังองค์กรครั้งล่าสุด ของคุณอาจอยู่ในช่วงการฝึกอบรมทั้งวัน — หรืออาจจะออกจากบริษัทไปแล้วทั้งหมด และไม่มีอะไรน่าผิดหวังมากไปกว่านี้ — และน่าจะทำให้การทำธุรกรรมหยุดชะงัก — กว่าการส่งตั๋วและได้รับการตอบกลับที่บอกว่า "เวลาตอบกลับมาตรฐานคือ 2-4 วันทำการ" และหลังจากนั้นคุณจะพบว่าคุณส่งไปยังกลุ่มผิด
หรือบางทีคุณอาจโชคดีพอที่จะรู้ว่าใครที่คุณต้องถาม แต่เธอจะบันทึกทุกอย่างใน Trello และคุณเข้าถึงเฉพาะ JIRA เท่านั้น ไม่สำคัญว่าใครที่คุณรู้จักหากคุณไม่มีการเข้าถึงระบบที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพที่เชื่อมโยงข้อมูลระหว่างทุกแพลตฟอร์มที่คุณทำงานอยู่ ที่นี่แหละที่แนวคิดของเครือข่ายความรู้เข้ามา มันเชื่อมโยงทีม SME และข้อมูลจากทุกระบบ และมอบความรู้ของบริษัทให้ คุณค่า ที่มีชีวิต ด้วยเครือข่าย SME ของคุณสามารถมั่นใจได้ว่าระยะเวลาที่พวกเขาลงทุนในการบันทึกสิ่งที่พวกเขารู้จะถูกค้นหาและใช้จริงๆ และทีมที่รายได้ของคุณจะพร้อมตอบคำถามของลูกค้าอย่างรวดเร็วและแม่นยำ
การตอบคำถามจริง — แทนที่เป็นสมมติฐาน — หมายความว่าเวลาที่สูญเสียไปสำหรับ SME ของคุณน้อยลง และข้อมูลที่เกี่ยวข้องมากขึ้นสำหรับทีมของคุณ หนึ่งใน ลูกค้าของเรา กล่าวดีที่สุดเมื่อเธอรีวิวเรา โดยกล่าวว่า "หนึ่งในความท้าทายมากมายที่เราประสบขณะเรายังคงเติบโตคือการเผยแพร่ข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นเนื้อหาผลิตภัณฑ์หรือความรู้เกี่ยวกับนโยบายและขั้นตอนของบริษัทเรา ยากที่จะรักษาฐานข้อมูลความรู้ที่มีสุขภาพดีเมื่อข้อมูลเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ด้วย Guru เราสามารถยืนยันการอัปเดตได้โดยอัตโนมัติเมื่อได้รับการแจ้งเตือน ตั้งคำถามผ่านช่องทางที่เหมาะสม และเชื่อมโยงพอร์ทัลข้อมูลต่าง ๆ เข้าสู่แพลตฟอร์มเดียว สิ่งที่เริ่มต้นเป็นโครงการนำร่องระหว่างสองแผนกขยายไปยังบริษัททั้งหมดของเรา ประหยัดเวลาให้กับผู้สร้างเนื้อหาและให้ผู้คนเข้าถึงข้อมูลที่พวกเขาต้องการเมื่อพวกเขาต้องการได้.
ดังนั้น มาถามอีกครั้ง: ครั้งสุดท้ายที่คุณใช้ฐานข้อมูลความรู้ภายในของคุณคือเมื่อไร? คุณกำลังจัดการแพลตฟอร์มแบบพาสซีฟ หรือกำลังสร้างเครือข่ายความรู้ที่มีชีวิต? คุณคิดว่าอันไหนที่จะทำให้ทีมรายได้ของคุณประสบความสำเร็จในระยะยาว? คุณสามารถลองค้นหาคำตอบ... หรือคุณอาจถามได้เช่นกัน
ครั้งสุดท้ายที่คุณใช้ฐานข้อมูลความรู้ภายในของคุณคือเมื่อไร? ถ้าคำตอบคือ "เมื่อเร็ว ๆ นี้" ประสบการณ์ของคุณในการนำทางมันเป็นอย่างไร? ถ้าคุณพบสิ่งที่คุณกำลังมองหา คุณมั่นใจไหมว่ามันเป็นข้อมูลล่าสุด? ถ้าคุณมีคำถามเกี่ยวกับข้อมูลเฉพาะ คุณรู้ไหมว่าจะถามใคร? แล้วจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณต้องการคำตอบโดยเร็ว? คุณแค่บอกให้ใครสักคนที่คุณ คิดว่า รู้คำตอบหรือไม่? ความรู้ภายในนั้นแย่มาก แตก คุณอาจมีทีมที่ดูแลจัดการที่เก็บข้อมูลของคุณทั้งหมด แต่ความรู้แต่ละอย่างจะยังคงถูกจัดเก็บและแยกออกจากกันอยู่ดี ถ้าฐานข้อมูลภายในของคุณเพียงแค่เก็บข้อมูลโน้ตและทรัพย์สิน ฐานความรู้แบบพาสซีฟ — เรามาที่นี่เพื่อบอกคุณว่าคุณกำลังจะจัดการความรู้ที่สำคัญของบริษัทให้เสื่อมสลาย ในขณะที่ความรู้สามารถเป็นตัวแยกความแตกต่างทางการแข่งขันที่มีความหมายสำหรับธุรกิจของคุณ แพลตฟอร์มการจัดการความรู้ไม่ได้ถูกสร้างขึ้นสำหรับความต้องการที่รวดเร็วและพลิกแพลงของทีมที่ต้องเผชิญกับลูกค้า
เราไปถึงจุดนี้ได้อย่างไร? การใกล้ตายของการจัดการความรู้
แล้วคุณจะทำให้ผู้คนหยุดจัดการความรู้และเริ่มใช้มันในลักษณะที่ทำให้ทีมของคุณมีพลังในการผลักดันผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ดีกว่าได้อย่างไร? ขั้นตอนแรกคือการยอมรับ คุณอาจมีปัญหา ใน บทความปี 2015 สำหรับ Wall Street Journal Thomas H. Davenport ผู้เชี่ยวชาญด้านการวิเคราะห์ธุรกิจที่ ได้เขียนหนังสือ เกี่ยวกับวิธีการจัดการความรู้ ประกาศว่า "การจัดการความรู้ไม่ได้ตายไป แต่กำลังหายใจไม่ออก" ในหกเหตุผลสำคัญที่เขาระบุถึงสำหรับการใกล้ตายของมัน สองข้อเป็นพิเศษโดดเด่นสำหรับเรา:
"การเปลี่ยนพฤติกรรมทำได้ยากเกินไป พนักงานบางคนไม่ค่อยสนใจที่จะเก็บความรู้ คนอื่นไม่ค่อยสนใจที่จะแบ่งปันสิ่งที่พวกเขารู้ ความรู้ถูกผูกติดอยู่กับการเมือง อีโก้ และวัฒนธรรม มีวิธีการที่จะปรับปรุงการไหลภายในองค์กร แต่ส่วนใหญ่ไม่สนใจที่จะนำมาใช้ อาจเป็นเหตุผลนี้ที่การสำรวจของ Bain [...] บ่งบอกว่าความพึงพอใจขององค์กรต่อ KM สูงมากเมื่อเปรียบเทียบกับแนวคิดการจัดการอื่น ๆ"
[...]
"การค้นหาและทำความเข้าใจความรู้ที่จัดเก็บไว้ใช้เวลานานเกินไป แม้ในองค์กรที่เกิดการมีส่วนร่วมของความรู้ในระบบ KM—บริษัทที่ปรึกษาเช่น Deloitte และ Accenture เราคิดว่า—มักจะมีความรู้มากเกินไปที่จะเรียงลำดับ หลายคนไม่ค่อยมีความอดทนหรือเวลาในการค้นหาสิ่งที่พวกเขาต้องการทั้งหมด แปลกแต่จริง ยิ่งมีความรู้มากเท่าไร ยิ่งหายากในการหามันมาใช้"
เราคิดว่าผู้คนมีโอกาสใช้คลังความรู้ของบริษัทมากขึ้นหากพวกเขาไม่ต้องค้นหามัน และรู้ว่ามันเกี่ยวข้องและได้รับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง กำแพงของความรู้ของคุณตอนนี้อยู่ที่ไหนก็ตามที่สมาชิกทีมรายได้ของคุณใช้เวลาของพวกเขา และพวกเขาสามารถรู้ได้ว่าใครคือผู้เขียนข้อมูลและเมื่อไหร่ที่มันถูกปรับปรุงล่าสุด
แต่แม้ฐานความรู้ที่ มีความเคลื่อนไหว ที่สุดก็ไม่สามารถคาดการณ์สิ่งที่ไม่คาดคิดได้ เร็ว ๆ นี้หรือต่อไป ลูกค้าจะถามคำถามจากผู้บริหารบัญชีหรือผู้แทนสนับสนุนซึ่งไม่มีใครถามมาก่อน ในขณะนั้น ความรู้ทั้งหมดที่คุณได้เก็บรวบรวมในที่เก็บข้อมูลใด ๆ จะไม่ช่วยคุณได้ — และนั่นคือเวลาที่คุณต้อง ถามใครบางคน
การสร้างเครือข่ายความรู้
เรามีความเชื่อว่าการสร้างเครือข่ายความรู้ควรจะไม่เกี่ยวข้องกับการตามล่าหาเบาะแสต่างๆ ภายในบริษัทของคุณ มันควรจะง่ายเหมือนการถามคำถามและดูว่ามีใครรู้คำตอบจริงๆ
หนึ่งในอุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดในการตั้งคำถาม (โดยเฉพาะในระดับองค์กร) คือการรู้ว่า SME ใดสามารถให้คำตอบที่ทันท่วงทีแก่คุณได้ บทบาทอาจเปลี่ยนไปตั้งแต่การผลิตแผนผังองค์กรครั้งล่าสุด ของคุณอาจอยู่ในช่วงการฝึกอบรมทั้งวัน — หรืออาจจะออกจากบริษัทไปแล้วทั้งหมด และไม่มีอะไรน่าผิดหวังมากไปกว่านี้ — และน่าจะทำให้การทำธุรกรรมหยุดชะงัก — กว่าการส่งตั๋วและได้รับการตอบกลับที่บอกว่า "เวลาตอบกลับมาตรฐานคือ 2-4 วันทำการ" และหลังจากนั้นคุณจะพบว่าคุณส่งไปยังกลุ่มผิด
หรือบางทีคุณอาจโชคดีพอที่จะรู้ว่าใครที่คุณต้องถาม แต่เธอจะบันทึกทุกอย่างใน Trello และคุณเข้าถึงเฉพาะ JIRA เท่านั้น ไม่สำคัญว่าใครที่คุณรู้จักหากคุณไม่มีการเข้าถึงระบบที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพที่เชื่อมโยงข้อมูลระหว่างทุกแพลตฟอร์มที่คุณทำงานอยู่ ที่นี่แหละที่แนวคิดของเครือข่ายความรู้เข้ามา มันเชื่อมโยงทีม SME และข้อมูลจากทุกระบบ และมอบความรู้ของบริษัทให้ คุณค่า ที่มีชีวิต ด้วยเครือข่าย SME ของคุณสามารถมั่นใจได้ว่าระยะเวลาที่พวกเขาลงทุนในการบันทึกสิ่งที่พวกเขารู้จะถูกค้นหาและใช้จริงๆ และทีมที่รายได้ของคุณจะพร้อมตอบคำถามของลูกค้าอย่างรวดเร็วและแม่นยำ
การตอบคำถามจริง — แทนที่เป็นสมมติฐาน — หมายความว่าเวลาที่สูญเสียไปสำหรับ SME ของคุณน้อยลง และข้อมูลที่เกี่ยวข้องมากขึ้นสำหรับทีมของคุณ หนึ่งใน ลูกค้าของเรา กล่าวดีที่สุดเมื่อเธอรีวิวเรา โดยกล่าวว่า "หนึ่งในความท้าทายมากมายที่เราประสบขณะเรายังคงเติบโตคือการเผยแพร่ข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นเนื้อหาผลิตภัณฑ์หรือความรู้เกี่ยวกับนโยบายและขั้นตอนของบริษัทเรา ยากที่จะรักษาฐานข้อมูลความรู้ที่มีสุขภาพดีเมื่อข้อมูลเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ด้วย Guru เราสามารถยืนยันการอัปเดตได้โดยอัตโนมัติเมื่อได้รับการแจ้งเตือน ตั้งคำถามผ่านช่องทางที่เหมาะสม และเชื่อมโยงพอร์ทัลข้อมูลต่าง ๆ เข้าสู่แพลตฟอร์มเดียว สิ่งที่เริ่มต้นเป็นโครงการนำร่องระหว่างสองแผนกขยายไปยังบริษัททั้งหมดของเรา ประหยัดเวลาให้กับผู้สร้างเนื้อหาและให้ผู้คนเข้าถึงข้อมูลที่พวกเขาต้องการเมื่อพวกเขาต้องการได้.
ดังนั้น มาถามอีกครั้ง: ครั้งสุดท้ายที่คุณใช้ฐานข้อมูลความรู้ภายในของคุณคือเมื่อไร? คุณกำลังจัดการแพลตฟอร์มแบบพาสซีฟ หรือกำลังสร้างเครือข่ายความรู้ที่มีชีวิต? คุณคิดว่าอันไหนที่จะทำให้ทีมรายได้ของคุณประสบความสำเร็จในระยะยาว? คุณสามารถลองค้นหาคำตอบ... หรือคุณอาจถามได้เช่นกัน
ได้สัมผัสพลังของแพลตฟอร์ม Guru โดยตรง - เข้าร่วมทัวร์ผลิตภัณฑ์ของเราอย่างแบบอินเทอร์แอคทีฟ
ไปทัวร์
