Wiki สำหรับองค์กร เป็นประเภทหนึ่งของ ซอฟต์แวร์การจัดการความรู้: แหล่งข้อมูลที่สามารถปรับปรุงได้ภายในบริษัท. พวกเขาสามารถใช้งานได้หลากหลายและตั้งค่าได้ง่าย และแตกต่างจากเมื่อไม่กี่ปีที่ผ่านมา หลายคนยังสามารถรวมเข้ากับแพลตฟอร์มการสื่อสารทีม เช่น Slack หรือ Teams ได้

และเนื่องจาก Guru ถูก ก่อตั้งขึ้น จากแนวคิดเรื่องการรวมเข้ากับ Slack เราจึงรู้ว่าเหตุใด: โดยการเพิ่ม Wiki ภายใน ลงในแพลตฟอร์มการสื่อสารของคุณ คุณสามารถเข้าถึงทั้งหมดของคุณ ฐานข้อมูลความรู้ ได้โดยไม่หยุดการสนทนา.

แต่ไม่ว่าพวกเขาจะเข้าถึงได้ง่ายในแอปเหล่านั้นหรือไม่ ปัญหากับ Wiki แบบดั้งเดิม ยังคงมีอยู่: พวกเขาจะล้าสมัยและจัดการได้ยากเมื่อทีมของคุณเติบโตและความรู้ของคุณขยายตัว ส่งผลให้การใช้งานลดน้อยลงเมื่อเวลาผ่านไป. ไม่สำคัญว่าเป็นพอร์ทัลแบบดั้งเดิมหรือข้อเสนอใหม่ล่าสุด สิ่งที่สำคัญคือ Wiki แบบดั้งเดิมไม่ได้ผลในระยะยาว

อ่านต่อเพื่อค้นหาว่าเหตุใด Wiki แบบดั้งเดิมจึงไม่ช่วยแก้ปัญหาพื้นฐานเกี่ยวกับความรู้ของคุณได้.

ลองใช้ Guru.

เริ่มฟรี

Wiki ภายในส่วนใหญ่ไม่สามารถแก้ไขปัญหาสำคัญกับฐานข้อมูลความรู้แบบดั้งเดิมได้: ความถูกต้องและประสิทธิภาพของความรู้

นี่คือสิ่งที่เกิดขึ้นกับเนื้อหาใน Wiki ภายในส่วนใหญ่:

• SME ใช้เวลามากในการเขียนและสร้างหน้าให้สมบูรณ์แบบ แต่หลังจากที่พวกเขาเขียนพวกเขากลับลืมที่จะปรับปรุง และไม่ได้รับการกระตุ้นให้ทำเช่นนั้น ส่งผลให้ ความรู้เสื่อมสภาพ
• ผู้ที่ต้องการความรู้ไม่สามารถบอกได้ว่า Wiki ถูกปรับปรุงครั้งล่าสุดเมื่อใด หรือมันยังเกี่ยวข้องอยู่หรือไม่ และสูญเสียความไว้วางใจในนั้น
• Wiki solutions ตอบแทนเนื้อหายาว ซึ่งหมายความว่าแม้ผู้ใช้จะพบหน้าที่ถูกต้อง พวกเขาอาจไม่สามารถหา ส่วนเฉพาะ ของความรู้ที่พวกเขาต้องการได้ง่าย ทำให้พวกเขาเรียนรู้ที่จะไม่สนใจ Wiki และถาม SME โดยตรง
• การรวมกันของความรู้ที่เสื่อมสภาพ ขาดความไว้วางใจ และความยุ่งยากในการเข้าถึง ผลักดันให้การใช้งานลดน้อยลง ทำให้โซลูชัน Wiki ภายในทั้งหมดกลายเป็นการลงทุนที่สูญเปล่า

หาก Wiki ของคุณมีการรวม Slack หรือ Teams คุณอาจแก้ปัญหาหนึ่งในนั้นได้: ปัญหาการใช้ข้อมูล แต่เนื่องจากโซลูชันเหล่านี้ขาดวิธีการบังคับให้ SME ยืนยันหรือปรับปรุงความรู้ที่มีอยู่ ทีมของคุณอาจเริ่มแชร์ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือเก่าโดยไม่ตั้งใจ และ ข้อมูลไม่ถูกต้อง อาจแย่กว่าข้อมูลที่ไม่มีข้อมูล — โดยเฉพาะในบทบาทที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า.

ข้อมูลเกี่ยวกับธุรกิจของคุณเปลี่ยนแปลงทุกวัน: มีคุณสมบัติใหม่ที่ถูกสร้างขึ้น คู่แข่งใหม่เกิดขึ้น และกระบวนการภายในใหม่ถูกสร้างขึ้น และทั้งหมดนี้ได้มีการพูดคุยในช่องทางการสื่อสารของคุณ

เราไม่ตำหนิคุณที่คิดว่า Wikis ดูเหมือนง่าย ดังนั้นฉันจะเพียงแค่เลือกอันที่รวมเข้ากับ Slack หรือ Teams และนั่นจะช่วยแก้ปัญหาทั้งหมดของฉัน?

แต่ต่อไปนี้คือเหตุผลที่ทำให้เกิดปัญหามากขึ้นในอนาคต

Slack เป็นเพียงส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานของคุณ

ในขณะที่แพลตฟอร์มการสื่อสารทีม (เช่น Slack) เป็น พื้นฐานตามธรรมชาติ สำหรับระบบนิเวศเทคโนโลยีของบริษัท — โดยเฉพาะเมื่อกำลังเกิดการทำงานระยะไกล — นี่ไม่ใช่ที่เดียวที่พนักงานใช้เวลาของพวกเขา. แม้แต่บริษัทขนาดเล็ก ใช้เฉลี่ย 40 แอป ซึ่งตัวเลขนี้พุ่งสูงขึ้นกว่า 200 ในองค์กรขนาดใหญ่.

ดูเหมือนว่ามันจะไม่ซับซ้อนแต่อย่างใด แต่ลองพิจารณาว่าแต่ละพนักงานทำงานในประมาณ 9 แอป เมื่อรวมกันแล้ว จำนวนการรวมกันของแอปและคน จะกลายเป็นสิ่งที่จัดการได้ยากอย่างรวดเร็ว แม้กระทั่งสำหรับโซลูชันจุดเดียว เช่น Wiki แบบดั้งเดิม หรือโซลูชันสองจุด เช่น ตัวที่รวมเข้ากับ Slack.

ดังนั้น ถ้า Wiki สำหรับ Slack จะช่วยสมาชิกในทีมของคุณได้อย่างไรเมื่อพวกเขาไม่ใช้งาน Slack จริงๆ?

การแก้ปัญหาการจัดการความรู้ของคุณในทุกจุดในกระบวนการทำงานของคุณ

ก่อนอื่น มาทำการสรุป tl;dr: Wiki ส่วนใหญ่ที่มีการรวม Slack และ Teams ยังคงเป็นโซลูชันดั้งเดิมที่มีปัญหาทั้งหมดที่มาพร้อมกับมัน. แม้ว่าจะเป็นเช่นนั้น แต่หากคุณยังคงพิจารณาแอป Wiki ให้เลือกอันที่มีการรวม Slack และ Teams. การรวมแชทช่วยสนับสนุนการใช้งานอย่างสม่ำเสมอ — และการอยู่ในกระบวนการทำงานในบางช่วงเวลาก็ยังดีกว่าที่ไม่อยู่เลย

แต่สำหรับความรู้ที่แท้จริงในทุกที่ อย่าหยุด แค่ การรวมกับ Slack

ปัญหาของเนื้อหา Wiki แบบดั้งเดิม

Wiki ส่วนใหญ่ให้รางวัลกับความรู้ที่ถูกเก็บไว้ ไม่จำเป็นต้องถูกใช้งาน เนื่องจากพวกเขาถูกออกแบบมาให้เป็นพอร์ทัล ความรู้ในนั้นจึงต้องมีโครงสร้างที่เฉพาะเจาะจงและมีลำดับชั้นมาก ๆ โครงสร้างที่แข็งทำให้รางวัลกับเนื้อหารูปแบบยาว ซึ่งหมายความว่าหัวข้อหลายหัวข้อสามารถกลุ่มรวมกันใต้หัวข้อเดียว ตามธรรมชาติแล้ว ทำให้ความเข้าถึงความรู้ช้าลงและยากขึ้น แม้จะมีการรวม Slack หรือ Teams คุณอาจกำลังดึงบทความที่ยาวหลายร้อยคำ ทำให้หาสิ่งที่คุณต้องการได้ยากอย่างรวดเร็ว และยากที่จะอัปเดต

ในโซลูชัน Wiki ของ Guru ความรู้ของคุณถูกจัดระเบียบเพื่อให้ถูกใช้งาน ไม่ใช่เพื่อเก็บไว้อย่างเดียว (หัวข้อเดียว ขนาดพอดี) ดังนั้นคุณจึงอ่านอย่างรวดเร็วและอัปเดตได้อย่างรวดเร็ว ไม่จำเป็นต้องมี CTRL-F

Wiki ของคุณอยู่ใน Slack แต่คุณต้องการความรู้ใน Salesforce

...หรืออีเมล หรือ Intercom หรือ Asana หรือ Trello หรือ GitHub หรือ Figma หรือ DocuSign หรือ Greenhouse หรือ… คุณเข้าใจแล้ว อย่าหลงเข้าใจ; ที่ Guru เรารัก Slack ผลิตภัณฑ์ของเราถูกสร้างขึ้นตั้งแต่เริ่มแรกเพื่อใช้งานใน Slack ในฐานะบริษัท เราทำงานอยู่ใน Slack ไม่ใช่อีเมล แต่อย่าเข้าใจผิด เราทำงานใน Slack เราใช้แอปทั้งหมดที่เราพูดถึงในงานประจำวันของเรา และทั้งหมดนั้นต้องการให้เราค้นหาอะไรบางอย่างบ่อยๆ (“เดี๋ยวนะ สีรหัส HEX ของแบรนด์เราคืออะไรอีกครั้ง?” “ตัวชี้วัด ROI ของเราเป็นอย่างไร?” “คำชื่นชมจากลูกค้าของเราคืออะไร?”).

ค้นพบว่า Guru ทำงานร่วมกับเครื่องมือที่คุณต้องการได้อย่างไร

ดูการรวมระบบของ Guru

ดังนั้นในขณะที่การรวม Slack เป็นพื้นฐานสำหรับสิ่งที่คุณควรค้นหาในฐานข้อมูลความรู้ คุณควรมองหาโซลูชัน Wiki ที่มีการรวมเข้ากับโปรแกรมอื่น ๆ ด้วย หรือมองหาอันที่มีการรวมทั่วโลก เช่น ส่วนขยายของเบราเซอร์ที่อนุญาตให้คุณเข้าถึงความรู้ของคุณจากทุกที่ ในทุกไซต์

“ทำไมสิ่งนี้ถึงสำคัญ?” คุณอาจจะถาม ปรากฎว่าการอยู่ในกระบวนการทำงานเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จ โซลูชันพอร์ทัล เช่น โซลูชันการจัดการความรู้แบบดั้งเดิมและ Wiki จะบังคับให้คุณออกจากกระบวนการทำงานเพื่อบริโภคหรืออัปเดตความรู้ Rani Molla ผู้สื่อข่าวข้อมูลอาวุโสของ Recode อธิบาย:

“หลังจากถูกขัดจังหวะ ใช้เวลาประมาณ 25 นาทีในการกลับไปที่งานที่คุณกำลังทำอยู่ตามการศึกษาโดย Microsoft อาจใช้เวลานานกว่านั้นในการเข้าสู่ 'สถานะการไหล' ซึ่งโดยปกติเรียกว่าการทำงานเชิงลึก คำศัพท์เหล่านี้หมายถึงกรอบความคิดที่มุ่งมั่นที่คุณอยู่เมื่อดำน้ำในงานและเวลาก็เดินเร็วทันใจ มันคือช่วงเวลาที่คุณทำงานได้ดีที่สุด [...] เมื่อเวลาผ่านไป สิ่งรบกวนในที่ทำงานสามารถแพร่กระจายได้ พวกเราหลายคนพยายามช่วยตัวเองโดยการทำหลายอย่างพร้อมกัน แต่การทำหลายอย่างพร้อมกันไม่ได้ผล แทนที่จะทำสิ่งหนึ่งให้ดี คุณเพียงแค่เปลี่ยนไปมาระหว่างกิจกรรมต่างๆและทำทุกอย่างได้ไม่ดีนัก”

ทีมของคุณสมควรได้รับสิ่งที่ดีกว่าโซลูชัน Wiki ภายในที่เป็นแบบดั้งเดิม

แรงงานที่ทำงานด้านความรู้คือกลุ่มที่เติบโตเร็วที่สุดในแรงงาน. หากคุณไม่มอบอุปกรณ์ที่ดีที่สุดในการเข้าถึงข้อมูลที่พวกเขาต้องการเพื่อทำงาน บริษัทของคุณจะไม่สามารถแข่งขันได้ การเข้าถึงไม่ได้หมายถึงสถานที่ในการเก็บความรู้เพียงเพื่อจุดประสงค์ในการบันทึกมัน; แต่ควรหมายถึงการสามารถหาความรู้ที่ถูกต้อง เชื่อถือได้ และใช้ได้ทุกที่ที่ต้องการ Wiki แบบดั้งเดิมคือการจัดเก็บข้อมูล เริ่มต้นใช้งาน Guru ฟรี และดูว่าทางเลือกด้านความรู้ที่ดีกว่าเป็นอย่างไร