Genellikle iç iletişim hakkında çok konuşuruz. Açık iletişim ve bilgi odaklı kültürlerin savunucuları olmamızın yanı sıra, iç iletişimin modern işyerinin mutlak köşetaşı haline geldiğini de kabul ediyoruz.

Daha fazla insan hibrit ortamlarda asenkron olarak çalışırken, şirketlerin kendileri için en iyi çalışan bir iç iletişim stratejisi belirlemesi son derece önemlidir. Neyse ki, işleri iyi başlatmak için yapmanız gerekenleri biliyoruz.

11 İç iletişim en iyi uygulama

Sıfırdan bir iç iletişim stratejisi oluşturuyor olun ya da mevcut olanı yenilemek istiyor olun, işte etkili ve verimli bir iç iletişim stratejisi için takip edilmesi gereken 11 ipucu.

1. Hedef Kitleyi Anlama

Normalde tablo ve grafikler arasında gezinmeye alışık olmayan insanlara veri yoğun bir konuyu sunmaya mı hazırlanıyorsunuz? Müşteri hizmetlerindeki insanların mühendislikteki insanlara müşteri geri bildirimlerini iletmeleri gerekiyor mu?

İç iletişim en iyi uygulamaları söz konusu olduğunda, hedef kitlenizi anlamak altın bir kurala yakın. Hedef kitlenizi anlamak, onlarla iletişim kurmanın ve bilgi paylaşmanın doğru yollarını bulmanıza yardımcı olabilir.

Şeylere bir izleyici perspektifinden yaklaşım. Nasıl iletişim kurduklarını ve nasıl tükettiklerini düşünün, sonra onlara özel bir mesaj hazırlayın.

2. Mesajı basit ve tutarlı tutun

ABC'ye odaklandığınızda, XYZ hakkında konuşmaya ısrar eden biri sizin için özellikle ilgili olmayacaktır. Sadeliğin ve basitliğin etkili iletişim uygulamalarının temel taşları olduğunu unutmayın. İşyerinde herkesin benimseyebileceği bir strateji oluşturmak istiyorsanız, iletişiminizin anlaşılmasını kolaylaştırmak için mesajlarınızın anlaşılır olmasını sağlama yollarını düşünün. Uzun paragraflar yerine listeler ve madde işaretli maddelerde yazmayı düşünün. Ne zaman video ve resimlerin kelimelerden daha iyi iletişim kurabileceğini düşünün.

Tutarlılık aynı zamanda iş iletişimlerini iyileştirmede yardımcı olabilir. Şirket bültenleri, proje güncellemeleri ve diğer önemli tekrarlanabilir mesajları göndermek için bir zaman çizelgesi belirleyerek, insanların ne zaman ne bekleyeceklerini bilmelerine yardımcı olabilirsiniz. Bu, insanların günlerini daha iyi planlamalarına veya sadece şirket haberlerine yönelik heyecanlarını oluşturmalarına yardımcı olabilir.

3. İletişim Araçları Kullanın

Bir iletişim teknolojileri altın çağında yaşıyoruz. Video, yazılı kelime, mesajlaşma uygulamaları veya başka bir şey aracılığıyla iletişim kurmak isteseniz, sizin için uygun bir yazılım olduğunu biliyoruz.

İç iletişim yazılımınızı iç iletişim stratejinizin odak noktası haline getirin. En önemli bilgilerinizi yönetmek ve depolamak için kullandığınız sistemi seçmek, iletişim stratejinizin ayrılmaz bir parçası olmalıdır.

Teknoloji yığınınıza eklemeyi düşünmek için başka araçlar da mevcut. Ekipler için mesajlaşma aracı, video kayıt aracı ve işbirlikçi yazılım her zaman düşünülmesi gereken şeylerdir. İç iletişim aracı seçerken nelere dikkat etmeniz gerektiğini keşfedin.

4. Başarıyı Kutlayın

Satış ekibi yılın en iyi çeyreğini mi geçirdi? Müşteriler ürününüze yapılan son güncellemeler hakkında coşuyorlar mı? Yönetim kurulu üyeleri şirketin izlediği son yöne övgüde bulundular mı? İş yerinde iyi haberler sadece kendi kendini yaymaz. Herkesin başardığı zaferleri kutlamak önemlidir. Bu nedenle zaferleri kutlamayı iç iletişim en iyi uygulamalar listesine ekledik.

İyi haberleri yöneticilerden rapor vermeye alışkanlık edinerek, ekiple paylaşabilirsin. Bu sadece moral gücünü arttırmaya yardımcı olmaz, aynı zamanda iş yerinde neler olup bittiğini insanları bilgilendirmenin yeni bir yoluda olabilir.

5. Katılım ve geri bildirim için bir fırsat yarat

Görünüşe göre yine harika bir proje güncellemesi gönderdiniz. Yayınladığınız haber hakkında insanların ne düşündüğünü nasıl öğrenmeyi planlıyorsunuz? Bu yalnızca tek seferlik bir sorun değildir; şirketinizin çalışan katılımını ele alış biçimiyle ilgilidir.

İç iletişim stratejilerinin en yaygın tuzağı, insanların içeriğe katılıp geri bildirimlerini vermek için bir yol oluşturmamalarıdır. Gönderdiğiniz şeyin etkinliğini değerlendirmek için insanların ne düşündüğünü bilmek önemlidir.

İnsanları, soruları veya endişeleri varsa mesajlara veya görevlere yorum bırakmaya teşvik edin. Mevcut düzeniniz hakkında insanların ne düşündüğünü gerçekten görmek istiyorsanız, büyük boşlukların nerede olduğunu ölçmek için bir anket göndermeyi düşünün.

6. Net beklentiler belirleyin

Tekrar o harika proje güncellemesine odaklanalım. Takıma bunu gönderdiğinizde, bir sonraki adımda neler olmasını bekliyorsunuz?

İnsanlar güncellemeyi okumalı ve işte nerede olduğunuz konusunda bir anlayış kazanmaktan başka hiçbir şey yapmamalılar mı? Gelecek sprint için önerilerle proje yöneticisine mi başvurmalılar? Belirli görevlerle ilgili olarak herhangi biriyle takip etmeleri mi gerekiyor?

Çalışanların gönderilen bilgiyi tüketmekten daha fazlasını yapmaları gerekir; Aynı zamanda ne yönde ve hangi eylemlerin yapılması gerektiğini de anlamaları gerekir. İç iletişim gönderilerinizi bir sonraki adımların ne olmasını istediğinizi net bir şekilde anlayarak yapın ve okuyan insanların ne yapılması gerektiğini anlamalarını sağlamaya çalışın.

7. İşbirliğini teşvik edin

Boşlukta çalışmak asla iyi bir fikir değildir ve bu özellikle iş içi iletişim uzmanları için geçerlidir. Süzgelerde çalışmak, harika fikirleri ve seçenekleri işinizi geliştirmeye yardımcı olabilecek kişilerden uzak tuttuğunuzu gösterebilir.

İç haberleşmede çalıştığınızda, sadece şirketin önemli haberleri ve güncellemelerini iletişim yoluyla bildirmeye odaklanmış olmuyorsunuz. İdeal olarak, ekipler arasındaki ve diğer departmanlar arasındaki insanlara yardımcı olmaya açık olmalısınız.

Kurum içi işbirliğine kendinizi açın ve nasıl geliştirebileceğinizi görün. Başkalarından fikir almak, işyerinde haberleşmeyi gerçekten geliştirmenin ne gerektiğini anlamanıza yardımcı olabilir.

8. Değişime açık olun

Değişim, bir işin gerekli ve olumlu bir parçası olarak görülmelidir. Değişim, diğer insanları dinlediğiniz, haberlerden haberdar kaldığınız ve iyileştirmek için elinizden geleni yaptığınız anlamına gelir. Öyleyse, neden birçok insan değişimin başarısızlık anlamına geldiğini varsayar? İşyerinde iletişimde en iyi uygulamalar sürekli bir değişim halindedir. 5 yıl önce iyi çalışan bir şey veya hatta 1 ay önce, bugünün işyeriniz için en iyi stratejisi olmayabilir. Bu nedenle, işlerin yapıldığı şekli değiştirme konusunda açık olmak önemlidir.

İç iletişime tutkuyla bağlı diğer insanlarla bağlantı kurun ve onlardan öğrenin. Diğer meslektaşlarından en son teknikleri öğrenmek için web seminerlerine ve konferanslara katılın.

9. İletişim tarzınızda esnek olun

Bazı insanlar iç iletişimde her zaman yazılı olmasını tercih edecektir. Diğerleri seçenek sunulursa, bir e-postayı okumak yerine bir video izlemeyi tercih edebilir. Bazı insanlar sadece paragraf şeklinde şeyleri okumak isterken, diğerleri madde işaretleri ve numaralandırılmış listeleri taramayı tercih edebilir.

Herkesin tercih ettiği bir iletişim yöntemi olacaktır – ve bu tamamen normaldir! Bilgiyi sunma ve paylaşma şeklinizde esnek olun, böylece insanların bilgileri en iyi şekilde aldığından emin olabilirsiniz.

10. İletişim aşırı yüklenmeyi önleyin

Herkes çalışma gününü sürekli bir iletişim ve tüketim durumunda geçiremez. Yavaşlamak istemek tamamen normaldir ve sağır hayatına biraz zaman ayırmaları için iç iletişim profesyonellerini teşvik ediyoruz.

İş iletişimine odaklandığınızda, insanların mesaja odaklanabilmesini ve uygun sonraki adımı atabilmesini istersiniz. Bu, hepsinin çok fazla şeyle meşgul olmalarından dolayı dikkatlerinin dağılması durumunda çok zor olacaktır.

Özellikle bir eşzamansız iletişim ortamında, mesajınızın sindirilebilir ve anlaşılabilir olmasını sağlayarak aşırı yüklenmeyi önleyin. Önemli iletişimleri göndermek için bir ritim oluşturmayı düşünün, böylece insanlar ne zaman beklemeleri gerektiğini bilecek ve önemli bilgileri tüketmek için zaman ayırabilecekler.

11. Eğlenin!

İç iletişiminize biraz yaratıcılık katmanızda sorun yok. En iyi iç iletişim stratejisi, insanların tükettikleri bilgiyle gerçekten etkileşim kurmalarına ve onu takdir etmelerine izin veren bir stratejidir. Şeylere kendi eğlenceli dokunuşunuzu eklemek sadece teşvik edilmiyor, neredeyse zorunludur.

Birisini gülümseteceğini bildiğiniz saçma şakayı yapın. Güncellemeyi bir espriyle sonlandırın. Daha yaratıcı olduğunuzda, iç iletişimi ileriye dönük bir şey haline getirmenize yardımcı olursunuz!