Evden çalışma dönemine alıştığımız birkaç haftanın ardından, hepimizin içinde bulunduğu bu durumun, umduğumuz kadar geçici olmayacağı artık açık.

Yoğun bir ofis ortamında başarılı olan herkes gibi, evden çalışma dönemime ipuçlarını ve kaynakları okumakla başladım; doğru bir masa kurmam, her sabah gerçek kıyafetler giymem ve fırsat buldukça yürüyüşe çıkmam gerektiğini biliyorum. Bu, sıradışı bir ofis düzeninde daha üretken olmak için harika hızlı ipuçları, ama artık yerleştik ve uzaktan çalışma sürecinin uzun vadeli zorluklarına hazırlanmaya başlayacağız. Takımlarımızı uzun vadeli uzaktan başarıya hazırlamak için hangi daha büyük ölçekli değişiklikleri yapmalıyız?

Buffer'ın 2020 Uzaktan Çalışma Durumu'na göre, iş birliği ve iletişim uzaktan çalışanlar arasında #1 mücadeledir. Uzaktan çalışma dostu araçlara Zoom ve Slack gibi iletişim unsuruna yardımcı olur, peki ya birlikte çalışma kısmı? Uzaktan çalışmaya alışkın olmayan insanları etkili bir şekilde bunu yapabilmeleri için gerçekten nasıl güçlendiririz? Özellikle yüz yüze iş birliğine dayanayan satış gibi ekiplerdeki kişiler mi?

Guru'da, bilgi yönetiminin (KM) satış ekiplerinin etkili olabilmesi için ihtiyaç duyduğu departmanlar arası iş birliğini güçlendirdiğini biliyoruz. Bilgi yönetiminin, birçok karmaşık satış ekibinin teknoloji yığınında önemli bir rol olduğunu düşünürsek, işte uzaktan satış ekiplerini etkinleştirmek için bilgiyi yönetmenin kritik olmasını sağlayan unsurlar:

Yeni uzaktan satış ekipleri için bilgi yönetiminin çözebileceği problemler:

• Politika ve süreçlerin değişimi zor takip edilir
• Sanal toplantılar kendi zorluklarını getirir
• Nasıl yardımcı olacağımızı bilmek zor
• Eğitim ve oryantasyon bireysel bir spor değildir
• Bilgi yalıtımları gelişir

Politika ve süreçlerin değişimi zor takip edilir

Şu an her şey karışık. Kuruluşunuzun hedefleri, KPI’ları, hedef kişileri, ICP, katılım kuralları ve daha fazlası muhtemelen hızlı bir şekilde değişiyor. Sizin potansiyel müşterilerinizin hedefleri, KPI’ları ve bütçesinin de olduğu gibi. Bu kadar çok belirsizlik içinde, satış temsilcilerinin tamamen yeni bir iş yapabilmesi için neye ihtiyacı var?

Öncelikle, tüm değişikliklerin net bir şekilde belgelenmesi gerekiyor. ADR ekibinizin hâlâ potansiyel müşteri araması yapması mı bekleniyor? AE’leriniz hâlâ aynı hedeflere mi bağlı kalıyor? Böyle bilgiler, bu belirsiz zamanlarda nasıl iş yapacağınızı anlamak için çok önemlidir. Bu belgelerin açık, özlü bir şekilde yazılması ve ekipler arasında kolayca erişilebilir olması gerekiyor. Hedefler ve ton üzerindeki güncellemeleri belgelerken, potansiyel müşterilerle güçlü ilişkiler kurmak ve satış temsilcilerinizden birinin olumsuz bir tweet'le karşılaşmasını önlemek kritik önem taşır.

“Evden çalışmaya geçiş, bilgi yönetimi ve belgeler sürecimizi çok değerli hale getirdi. Evden çalışma sürecine geçtikten sonraki ilk birkaç gün içinde, müşterilerimizin ihtiyaç ve koşullarına uyum sağlamak için birçok temel satış sürecimizi güncelledik. Önceden satış temsilcileri, bu tür değişiklikleri tartışmak için komşularına dönme veya özel bir odada konuşma yoluna gidebilirken, şimdi duyurulara ve Guru bağlantılarını Slack aracılığıyla paylaşmaya yöneliyorlar.”

– Liz Jurewicz, Global Satış Güçlendirme Lideri WP Engine

Bu değişiklikler gerçekleştiğinde, temsilcilerin bu bilgileri ne zaman isterlerse geri dönme imkanına sahip olmaları önemlidir. Ciddi bir politika değişimini bir konferans veya sohbet aracıyla iletmek, insanların o güncelleme sonrası o bilgiyi bulup gözden geçirmelerini zorlaştırmaktadır. Temsilcilerin her zaman, nerede olurlarsa olsunlar bilgiye erişebilmeleri için tüm değişiklikleri bir bilgi yönetimi çözümünde net bir şekilde belirtin.

Sanal toplantılar kendi zorluklarını getirir

Guru’nun geliştirme ekibinin hedefi, gelir ekibimizi nerede çalışıyorlarsa oraya ulaşmaktadır. Bugün, evden çalışma dikkatsizlikleri, bu dönemin psikolojik ve duygusal karmaşıklığıyla artırılmıştır. Birçok birimiz için, uzun, büyük sanal toplantılara dikkat etmek zor. Ve bu da sorun değil. Guru’nun Kıdemli Müdürü, Gelir Güçlendirme, Julia Soffa sanal toplantıları daha etkili hale getirmek için bir KM çözümüne başvurmayı öneriyor. Onun önerileri şunları içeriyor:

• Bir toplantı denetimi yapın. Bir saatlik toplantılar yarıya indirilebilir mi? Büyük toplantılar, daha küçük grup etkileşimleri için özel odalara sahip olabilir mi? Eğitim, mevcut ekip toplantılarını kullanarak ve bir uzmanı davet etmek üzere güçlendirilebilir mi? Ya da belki toplantı güncellemeleri, gelir ekibi üyelerinin kendi zamanlarında inceleyebilecekleri ve en iyi öğrenmeyi sağlayacağı bir ortamda KM aracılığıyla iletilebilir mi?
• Bir toplantıdan önce ve sonra bilgiyi paylaşın. Bu en iyi uygulama, ekibinizin tamamı evden çalışıyor olsun ya da olmasın geçerlidir. Her yetişkin farklı öğrenir, bu nedenle ekibinize dikkat dağıtılmadan bilgi sindirme ve keşfetme şansı verin.
• Yöneticileri bilgi ve öğrenme hedefleri ile güçlendirin. Onlar da bunu istiyor! Böylesine zorlu koşullarda bir ekibe liderlik etmek, sıradan bir yöneticinin hazırlıklı olduğu bir şey değil, bu nedenle onları ekiplerine yardım etmeleri için destekleyin.

“Yüz yüze bir ortamdan uzaktan bir ortama geçiş yapmak, ofiste doğal olarak gerçekleşen bazı ekip ve şirket iletişimlerini kaçırmayı kolaylaştırır. Bir güçlendirme ekibi üyesi olarak, kurum içinde bilgi paylaşmak ve ekipleri bağlı tutmak için düzenli olarak gerçekleştirilen gelir ekip toplantılarına katılmayı hedefleyin.”

– Deborah Sanderfur, Satış Güçlendirme Articulate

Nasıl yardımcı olacağımızı bilmek zor

Satış temsilcilerinizin bilgi havuzunuzda ne aradıklarını izlemek, hangi tür soruların cevapsız kaldığını anlamanın kolay bir yoludur. Son zamanlarda, uzaktan özgün konularda açıklamaya ihtiyaç duyuyorlar ya da belki de son zamanlarda dokundurmadığınız bir eski kavramı hatırlamaya ihtiyaç duyuyorlar. Temsilcilerin aradığı ve/veya tükettikleri bilgi, ihtiyaç ve önceliklerinin nerede yattığına dair net bir görünüm sunar.

“Uzaktan ekiplerinizin derhal destek veya güçlendirmeye ihtiyaç duyduğunu belirlemeye mi çalışıyorsunuz? Bilgi ve/veya öğrenme yönetim sistemlerinizde ne aradıklarıyla ilgili temaları arayın; bu, güçlendirmenizin, eğitmenizin ve koçluk yapmanızın ne gerektiğini belirleyeceğidir.”

– Roz Greenfield, Kurucu Ortak & Ana Güçlendirme Sorumlusu Level213

KM çözümünüzdeki genel etkinlik, duyguları ölçmek için bir proxy olarak da hareket edebilir. Bir süper kullanıcının etkinliği düşmüş mü? Uzaktan çalışmaya geçişte zorlanıyor olabilirler ve biraz ek desteğe ihtiyaç duyabilirler. Elverişsiz bir kullanıcının etkinliği patladı mı? Belki de sıkıldılar ve ilham arıyorlardır. Birinin ne kadar çalıştığını faaliyetlerine dayalı olarak kesin olarak yargılayamazsınız ama başka konular hakkında bazı yararlı çıkarımlar yapabilirsiniz.

Eğitim ve oryantasyon bireysel bir spor değildir

Satış eğitimi ve oryantasyon, uzaktan bir ortamda çok farklı görünecek. Deborah Sanderfur, Articulate'de Satış Güçlendirme, bize hatırlatıyor: "Bir organizasyondaki tüm iletişimde olduğu gibi, önceden bilgi ve bağlam sağlamak için kasıtlı olmak çok önemlidir. Onlara ne söyleyeceğinizi söyleyin, ne söylediğinizi söyleyin ve onlara ne söylediğinizi tekrar söyleyin."

• Bu bilginin onlara nasıl fayda sağlayacağını ve günlük etkileşimlerinde nasıl kullanacaklarını ekleyin.
• İçeriği özlü ve çeşitli satış ayarlarında benimsenmesi kolay tutun.
• Canlı (çevrimiçi) oturumlar, e-öğrenme, takip yardımcı belgeleri ve bilgi kontrolleri de dahil olmak üzere çeşitli yöntemleri entegre edin.

Bir KM çözümü, aynı zamanda uzaktan oryantasyonu tasarlamak için çerçeve ve yapı sağlamaya da yardımcı olabilir. Deborah şunu öneriyor: "Oryantasyon programını oluştururken çok katı olmayın. Kaplamanız gerekenleri ve genel bir zaman çerçevesini belirlemek için araçları kullanarak, yeni işe aldığınız kişilerin kendi öğrenimlerini benimsemesi için gerekenleri sağlıyorsunuz. Bu sahiplik, uzaktan oryantasyonda kritik öneme sahiptir ve ekiplerinizin oryantasyon süresinden sonraki zorluklarla başa çıkmasını garanti eder."

Bilgi yalıtımları gelişir

Yalnızca açık ofis planında otururken bilgi yalıtımını önlemek zor, birkaç izole ev ofisinde otururken daha da zorlaşıyor. Herkesin bilgiye eşit erişimini sağlamak, yerler ve departmanlar arasında iş birliği yapmanın anahtarıdır.

“Uzaktan bir ortamda işler hızlı ilerliyor ve şirket genelindeki tüm gönderilere ayak uydurmak zor olabilir. Gelir ekiplerinizi ilgilendiren bazı önemli gönderileri derlemek için birkaç dakikanızı ayırın ve bunları bağlantılarla birlikte haftalık bir özet halinde gönderin."

– Deborah Sanderfur, Satış Güçlendirme Articulate

Eğer aşırı iletişim kurmanın ve paylaşmanın zamanı varsa, bu uzaktan çalışma dönemidir. Tüm takımlara bilgi açın, herkesin haberdar olmasını sağlayın. Veya en azından, tüm ekiplerin işlerini yapabilmek için ihtiyaç duydukları bilgileri nerede bulabileceklerini bilmelerini sağlayın. Birinin bir cevabı bilmemesi sorun değil, ama yardım etmek için bir mekanizmanın var olduğu hissine sahip olmalıdır. Bunu başarmak için, Julia Soffa şunları öneriyor:

• Bilgi yönetimi ve sahiplik oluşturun yani, belirli bir konu üzerinde bilgi yayınlayabilecek açık uzmanlar kimdir?
• Teslimatın tutarlılığını sağlayın yani, bilgi belirli bir formatta, gelir ekibine belirli bir zamanda, belirli bir şekilde iletilecektir.
• İş birliği için açık fırsatlar sağlayın yani, ekibin bilgiye katkıda bulunması ve geri bildirim vermesi için bir kanallar yaratın.

Bir bilgi yönetimi çözümünüz yok mu?

Bunu neden söylemediniz?! Bu yazının tamamını okuyup, bilgi yönetimini satış ekibinizi uzaktan çalışmaya güçlendirmek için kullanmaya karar verdiyseniz fakat mevcut bir bilgi yönetimi çözümünüz yoksa, sizlere yardımcı olabiliriz. Satış güçlendirme liderlerinin %64'ü Guru kullanmanın, uzaktan çalışan takım üyelerinin bilgi dolu hissetmesine yardımcı olduğunu bildirmektedir. Guru gibi bir bilgi yönetimi çözümünü nasıl kullanacağınızı ve uzaktan çalışmaya nasıl geçiş yapacağınızı ücretsiz olarak başlamak için Starter planımızla okuyun.

Daha fazlasını mı arıyorsunuz? Sanat etkinliğine katılın: Gösteri Devam Etmelidir. Çeşitli yenilikçi SaaS şirketlerinden liderler, bu kritik dönemde nasıl talep oluşturma boşluklarını doldurduklarını ve müşteri katılımını artırdıklarını paylaşacaklar.