Boyutunu üç katına çıkarmak cesaret gerektirir. Thrasio için şanslıyız, Amazon üçüncü taraf markalarının önde gelen alıcısıdır, onlara hızlandırılmış büyümeyi yönlendirmelerine yardımcı olmak için Gabriel Ginorio yanlarındaydı.

Thrasio’nun Öğrenme ve Gelişim Müdürü olarak, Gabriel’in sorumlulukları yeni çalışanları eğitmek ve çalışanları güçlendirmektir. Guru, stratejisinin merkezinde yer alıyor ve verimlilik, değerlerinin merkezinde.  Bu süreç meraklısıyla oturduk ve bu ayın Guru the Gathering oturumunda ölçeklenebilir süreçleri belirlemeyi, geliştirmeyi ve uygulamayı anlattık (tam özet mevcut). Onun bilgi konusunda fikri nedir? Süreçler inşa et, yamalı değil.

Merhaba Gabriel! Thrasio hakkında daha fazla bilgi ver.

Thrasio'da, FBA yani Fulfillment by Amazon, markalarını satın alıyoruz. Örneğin, Amazon'da bir spatula satın aldığınızı düşünün. Amazon üzerinden satın alma işlemi yaparken, aslında bir üçüncü tarafla satın alıyorsunuz - sadece Amazon deneyimini yaşadığınız için bunu bilmiyorsunuz. Arka planda, sıfır inceleme ile satışa başlayan daha küçük bir marka var ve yıllar içinde yavaş yavaş büyüdü. Thrasio, bu FBA markalarının pazara hakim olmaya başladığında devreye giriyor, ancak bir üst seviyeye çıkmak için destek gerekebiliyor. Onların süreçlerini daha verimli hale getirmek ve satışları artırmak için önemli miktarda sermaye enjekte ediyoruz.

COVID-19 ve evde kalma emirleri nedeniyle, 2020’de özellikle Amazon'da çevrimiçi alışverişte önemli bir artış oldu. Bu, Thrasio'yu nasıl etkiledi?

Thrasio, 2019'daki boyutumuzun üç katı büyüdü. Bu, beklemediğimiz heyecan verici bir durum, ancak hızlı büyümemiz, uzaktan dağıtılmış bir iş gücü ile özellikle zorluklara yol açtı. Ne kadar çok büyüdüysek, o kadar çok insanı ekibimize kattık ve departmanlar arası iletişimde o kadar çok sorun yaşadık. Çalışanlar sorularına doğru yanıtlar almakta zorluk çektiğinde, doğru kişiden yanıt almak için gündemlerinden uzaklaşma riski taşıyorlardı. Hızla uygulanabilir ve büyüdükçe ekibimizle genişleyebilecek daha iyi bir çözüme ihtiyaç duyuyorduk.

250 tam zamanlı çalışan + 150 yüklenici 🌎 225 Guru kullanıcısı. Teknoloji yığını: Guru, Slack, Google Drive, Dropbox, Monday.com

Bu zorlukları nasıl çözmeye başladınız?  

İletişim kopukluklarını gidermek ve verimliliği artırmak için Guru kullanarak ölçeklenebilir süreçler oluşturdum.

Bir ölçeklenebilir süreci sorunu çözmek için akıcı bir yaklaşım olarak tanımladık. Mantramız: tekrarlanabilir süreçler, yamalı değil. Bir ölçeklenebilir süreci belirlerken, inşa ederken, uygular ve iterasyon yaparken, sürecin bizimle birlikte büyümesi için ekibimizin gerçek zorluklarını ele almanın kritik olduğunu biliyorduk. Bu süreçleri hem yukarıdan aşağıya hem de aşağıdan yukarıya uygulamanın önemli olduğunu biliyorduk. Süreciniz ne kadar verimli olursa, o kadar az tekrarlı iş gerekecek ve kaynak sağlama ile işe alımda o kadar doğru olabilirsiniz.

Thrasio'da birçok şey değiştiği için, hedeflerimize ulaşmak için sıfırdan başlamak zorundaymışız gibi hissettik. Birinin bir sorusu olduğunda, onların ve aynı soruya sahip diğerlerinin Guru'da 15 dakika veya daha kısa süre içinde yanıt bulmasını istedik. Bir konu uzmanının Slack'te yanıt yazmak zorunda kalması gerekiyorsa, bizim hedefimiz, aynı soruyu aldıklarında yanıt yerine bir Guru kartına bağlantı vermelerini sağlamaktı. Bunu sağlamak için, verimlilik odaklı konu uzmanlarından oluşan bir ekip oluşturduk, proje yöneticileri için bir daire kurduk ve süreçleri topluca oluşturmak için çabalarımıza bir planla başladık.

Thrasio için topluca süreçler oluşturmayı nasıl başardınız?  

Thrasio'da iç işbirliğini geliştirmek isteyen bir grup insan oluşturdum ve herkese “zirve” olarak adlandırdığımız bir zaman blokladı.

Bu zaman bloğu, hangi alanların iyileştirilmesi gerektiği konusunda birlikte beyin fırtınası yapmamızı sağladı. Bu alanları belgelerle belirledik ve onları kategoriler halinde organize ettik. Örneğin,  Amazon’un bu ürünü bu şekilde etkileyen yeni bir kural oluşturduğunu söyleyebiliriz. Bunu “yeni kurallar kategorisine” ekleyebiliriz ve Amazon’un oluşturduğu her yeni kural için, bu ürünlerimizi nasıl etkilediğini yazar ve her biri için bir süreç tanımlarız.

Çoğu süreci beyin fırtınası yaptıktan sonra, içerik/kategoriler her biri için konu uzmanlarına taslak hazırlamak üzere atandı. Bu noktada, ‘içerik jam’ düzenledik, tüm ilgili bilgiyi bir Guru kartına döküp sonra da Guru kartını kullanıma uygun hale getirdik.

Bir SME’nin her kartı oluşturması için 15-30 dakika harcaması, mükemmel bir süreç elde etmek için yeterli değildir, ama ilk deneme için yeterlidir. İçerik oluşturulduktan sonra, baş proje yöneticisi içeriği gözden geçirir ve her Guru kartını 1-4 arasında bir ölçeğe göre derecelendirir; 1 ve 2 kartın şirket yayınlaması için hazır olmadığını, 3 ve 4 ise kartın yayımlanma durumunun iyi olduğunu belirtir.

Sonuçlarınız nelerdi?  

Bu süreci takip ederek, içlerinde 20 konu uzmanını devreden çıkararak 150 görevi tamamladık, kaliteli Guru kartları oluşturduk ve yeni süreçleri 4 haftadan kısa bir sürede uyguladık, benimizi kabul etme oranımız %70 civarında.

“İşime uzaktan başladığımdan beri, Guru benim işe alma deneyimimi rahatlatmamda önemli bir etkiye sahip oldu, tüm şirket içi bilgileri ve eğitim kaynaklarını bir platformda bulmamı sağladı.” Artık uzaktan işe alındığında, bilgi yönetimi çözümünün uzaktan bir ekibin başarısı için kritik olduğunu düşünüyor ve bilgi aramakta 50% daha az zaman harcadığını fark etti.

Süreçlerin faydasını bilen bir bilgi yöneticisine ne tavsiye edersiniz, ancak nereden başlayacağını bilmiyor?

Proje yöneticilerinizin dairesini kurmak veya kendi bilgi kurulu oluşturmak için çok uzun beklemeyin. Sürecimiz çok daha pürüzsüz olacaktı eğer bunu baştan yapsaydık. Gerçekten süreçleri, iş akışlarını ve iş birliğini geliştirmeyi seven bir grup insanı bulun ve onlara bunu görmek için fırsat verin.

Sürdürülebilir bilgi kurulları kurmayı öğrenin bu Kartta.

Thrasio'nun bir sonraki adımı nedir?  

Benim hedefim, bir bilgi yöneticisi olarak, zamanımın %80'inin danışmanlık niteliğinde olmasını sağlamak, böylece diğer departmanlarla etkileşime geçebilmek, gerçek sorunları anlayabilmek ve sürekli olarak içerik jam’leri düzenleyebilmek.

Tüm Guru the Gathering Özetini bul burada.