İşten ayrılma kaçınılmazdır. Herkes yıldız çalışanlarını sonsuza dek saklayabilmeyi ister. Ama değişim olur, yeni fırsatlar ortaya çıkar ve insanlar kariyer değişiklikleri yapar.

İşten ayrılma, işe alım kadar önemlidir. Çalışan-işveren ilişkisi, bir çalışanın son gününden sonra da devam eder. Şirketten ayrılıyor olabilirler, ancak daha önceki pozisyonları hakkında konuştuklarında eski şirketlerinin itibarını artırmaya devam edecekler. Ve kim bilir? Belki tatmin olmuş bir eski çalışan iyi deneyimi nedeniyle harika bir yeni işe alım referansında bulunur veya hatta sonra geri dönüş yapabilir!

Birçok hareketli parça ile, işten ayrılma karmaşık hale gelebilir. İade edilmesi gereken farklı sistem erişimleri, geri dönülmesi gereken şirket malzemeleri ve dosyalanması gereken koca bir evrak yığını vardır. Tüm bunlar genellikle, iki hafta içinde tamamlanmalıdır. Tüm süreç, tatlı bir veda ile yapılması gereken işlerin ve lojistik meselelerin karmaşası arasında hızla dönebilir.

Karmaşık bir işten çıkma sürecinin sıkıntılarını nasıl ortadan kaldırabileceğinizi bilmek ister misiniz? Şablonlar ve talimatlar içeren hatasız bir işten ayrılma stratejisi uygulamak en iyi yoldur. İşte sorunsuz bir işten çıkarma deneyimi oluşturmanın yolları.

İşten çıkartma nedir?

Tam olarak, işten ayrılma, şirket ile çalışan arasında resmi bir ayrılma sürecidir. Sistemlerin, belgelerin ve hatta dizüstü bilgisayarların şirkete iade edilmesi veya geri alınması gerekir. İK için, bir çalışanın son gününden önce kontrol edilmesi gereken genellikle büyük bir liste vardır. Çalışanın ekibi ve yöneticisi için görevlerin, sorumlulukların ve bilgilerin devri vardır.

İşten ayrılma, birçok hareketli parçayı içerir. İşe alıma kıyasla, işten çıkarma süreci benzer büyüklükte olmasına rağmen çok daha kısa bir zaman diliminde gerçekleşmelidir. Bu parçalar etkili bir şekilde takip edilmez ve saklanmazsa, ana öğeleri kaçırma riski ile karşı karşıya kalırsınız, ekip üyelerini ve müşterileri belirsizlikte bırakabilir veya mutsuz bir eski çalışanınız olabilir. Güvenli oynayıp, en başından itibaren belirli, düzenli bir işten çıkarma deneyimine sahip olmak daha iyidir.

“İşten ayrılma, çalışan yaşam döngüsünün kritik bir aşamasıdır, sadece kuruluş olarak öğrenmemize ve büyümemize yardımcı olan içgörüler edinmenin bir fırsatı değil, aynı zamanda Guru mezunlarıyla bıraktığımız son izlenim olabilir.”

- Elyssa Lakin, Guru’da Kıdemli İnsan Operasyonları Uzmanı

Bir çalışanın iyi bir şekilde işten çıkarılmasının önemi nedir?

İşten ayrılma sürecinin tamamlanması kadar iyi bir şekilde yapılması da önemlidir. Süreç sonunda, ayrılan çalışan yeni fırsatlara geçerken, şirketleri tarafından değerli hissedilmelidir.

Sorumlulukların sorunsuz bir şekilde devri

Ekip üyeleri, meslektaşlarının yeni fırsatları için heyecanlı olsalar da, bir ekip üyesini kaybetmek hayal kırıklığıdır ve çoğu zaman stresli olabilir. Onların işini kim devralacak? Müşterilerle çalışıyorlarsa, hangi ilişki bilgileri belgelenmemiştir ve müşteri geçişleri için kritik öneme sahiptir? Meslektaşlardan sorumlulukların, soruların ve endişelerin aktarımı hızla bunaltıcı hale gelebilir. Görevlerin yeniden dağıtımına, bir çalışan ayrıldıklarını duyurduğu andan itibaren başlanmalıdır.

Bu gerçek anlamda herkesin dahil olduğu bir durumdur

İş dağıtımını yeniden dağıtırken dikkat edilmesi gereken doğru noktalara yönelmek isterseniz, bu önemli noktalara odaklanmayı unutmayın:

• Sorumluluklarının, gelecek projelerin, günlük görevlerin ve masasında olan her şeyin envanterini çıkarmalarını isteyin.
• Bu bilgileri, hangi işin devredilmesi gerektiğine ve hangi işlerin yeni bir işe alım yapılana kadar bir süre bekletilebileceğine karar verebilecek yöneticilere iletin.
• Ekip için yeni beklentilere, sorular sorarak ve yeni sorumluluklarla yerleşmeye yeterince zaman tanıyın.

İyi bir notla ayrılmak

Mutlu bir çalışan sadece şirketinizde çalışırken büyük bir değer değildir. Onlar, çalışan olarak görevlerinden çok daha fazla süre şirkete fayda sağlamaya devam eder. Neden? İyi bir notla ayrılan eski çalışanlar, kelimeyle tüm endüstride şirketin genel itibarı için katkı sağlarlar. Şirketiniz, iyi bir başarı ortamına sahip olduğunda ve basit bir işten ayrılma prosedürleriyle bu tamamlandığında, potansiyel olarak harika yeni çalışanlara öne çıkarsınız.

Bilgi tecritleri yok

Bilgilerinizi gün birden belgeleyin. Kaybolan belgeler veya süreç bilgisi nedeniyle yaşanan hayal kırıklıklarına yabancı olan kimse yoktur bilgi tecritleri nedeniyle. Bu, yalnızca bir kişinin bilgi parçasına sahip olduğu ve ayrıldıklarında hala bu bilgiyi elinde bulundurduğunda olur. İşten ayrılmanın en büyük engellerinden biri şirket bilgilerini korumak ve güçlü müşteri ilişkilerini sürdürmektir.

Bu durum, o bilgilere ihtiyaç duyduklarında kalan takım için benzersiz bir baş ağrısı yaratır ve hiçbir yerde bulunmaz. Guru’da, bu sorunu vaaz ettiğimiz gibi uygulayarak çözüyoruz. Her çalışanın, gelecekte meslektaşlarının ihtiyaç duyabileceği süreçleri, hedefleri ve yönergeleri belgelemek için burada yaygın bir uygulama vardır. Bu yaklaşımı şirketinizde benimseyin, ekibiniz size teşekkür edecek, buna söz veriyoruz.

Geri bildirim için yardımcı fırsatlar

Çoğu işten ayrılma süreçleri, çalışanının son gününde ya da o gün yakınlarında bir çıkış görüşmesi ile sona erer. Bu, işten çıkma süreci hakkında geri bildirim almak ve çalışanın şirketteki genel deneyimi hakkında geri bildirim almak için fırsatınızdır. Bu anda dürüst yorumları teşvik edin. İşten çıkan çalışanların söyledikleri, süreci daha da geliştirmek için alınabilir. Ayrıca, onların sadece harika şeyler söyleme şansları da vardır. Eğer durum böyleyse, bunu iyi bir iş olarak kabul edin.

“Eğer işten çıkartma sürecinize değişiklikler yapmak istiyorsanız, yapın ve şimdi yapın. Güncel olduğunda ve zaman açısından önemli olduğunda değişiklik yapmak için daha iyi bir zaman yoktur ve zamanında teslimat hemen bir etki yapacaktır.”

- Elyssa Lakin, Guru’da Kıdemli İnsan Operasyonları Uzmanı

Kalıcılığı olan bir iz bırakır

Daha önce belirttiğimiz gibi, çalışan-işveren ilişkisi, bir çalışanın son gününden çok daha fazlasını kapsar. İtibar her sektörde önemlidir ve eski çalışanlar, kariyerlerinde ilerlerken bu itibarın devamlılığını sürdürürler. İşten çıkarma süreci, çalışanların eski rolleri ve takımlarıyla veda ederken kalıcı bir iz bırakma fırsatına sahiptir.

Toy Story 3'ün sonu kadar tatmin edici bir son hedefleyin

İşten ayrılmanın potansiyel ağrı noktaları nelerdir?

İşten ayrılma sırasında her zaman ağrı noktaları olabilir, ancak bu sıkıntıları hafifletmenin yolları vardır. Açık, şablonlu süreçler ve iyi iletişim temiz bir işten ayrılmanın merkezindedir. İşten ayrılma sürecini geliştirirken yaygın gerilemeler dikkate alındığında, sorunlar ortaya çıkmadan önce bunları çözebilirsiniz.

Şirket varlıklarını geri kazanmak

Bir dizüstü bilgisayar, masa üstü monitör, klavye veya ek ofis ekipmanından birini ödünç verdiyseniz, bu öğeleri işten ayrılma sürecinin bir parçası olarak geri almanız gerekir. Varlıklar şunları içerebilir:

• Kimlik kartları
• Dizüstü bilgisayar
• Monitor
• Fare ve klavye
• Şirket kredi kartları
• Park ruhsatları
• Şirket telefonları
• Üzerinde durulanlar

Bütün çalışanlara verilen tüm varlıkların elinde bulundurulmalıdır. Bu listeyi, bu varlıkların geri alınması için bir referans olarak kullanın.

Sistem erişimlerini kaldırmak

Sistem erişimlerini iptal etmek, en zahmetli süreçlerden biri olabilir. Bu; e-posta, proje veya görev yönetim yazılımları ve şirketinizin günlük faaliyetlerinde kullandığı diğer sistemleri içerebilir. Sistem erişiminin nasıl kaldırılacağına dair adım adım talimatlarla belgelenmiş bir prosedüre sahip olmak oldukça etkilidir.

Pro ipucu: İnsan dokunuşu gerektirmeyen işten ayrılma süreçlerinin bazı bölümlerini otomatikleştirmeye çalışın. Bunu başarmanın harika bir yolu Asana ve Guru ile ortaklık kurmaktır!

Bunaltılmış bir ekipten kaçınma

Bu görünüm asla iyi bir işaret değildir

Bir ekip üyesi ayrıldığını duyurduğunda kaçınılmaz bir soru yağmuru olur. Meslektaşlar, görevlerini kimin devralacağını, projelerin bir kişi eksik nasıl tamamlanacağını ve yeni bir çalışanın ne zaman geleceğini öğrenmek isterler. Takımı bunaltmamak için, ayrılış sayesinde mümkün olan en erken zamanda bilgilendirmelerini sağlayın. Bu, iş arkadaşları ayrılmadan önce sorular sormak ve süreçlerini yeniden değerlendirmek için yeterli alan sağlar.

Bilgi ve deneyim kaybı

Bir ekip üyesi ayrıldığında zorlaşır. Yıllarca süren deneyim ve şirketin en iyi uygulamalarını yanlarında götürebilirler. Bir ekip, bilgi akışı ve personel geçişleri ile ilgilendiğinde verimlilik kaybı yaşanır. Her bir takım üyesinin ayarlamalar yapması gerekir. Bununla baş etmenin en iyi yolu, gün birden bilgileri depolamak ve paylaşmaktır. Ekip üyelerinizi karanlıkta bırakmayın. Bilgilerinizi belgeleyip paylaştığınızda herkes kazanır.

Bir çalışanı nasıl işten çıkarırım?

Şimdi, işten çıkarma detaylarına dalalım. Bir çalışanı işten çıkarırken tam olarak ne yapmanız gerekiyor?

Önceden planlayın, ekiple ve şirketle iletişim kurun

İletişim, iletişim, iletişim – iletişim ne kadar iyi olursa, işten çıkma süreci boyunca stres o kadar azalır. Ayrılış öncesi yeterli bildirimde bulunma kültürü oluşturun. Daha fazla zaman her zaman takdir edilir.

Çalışanın ayrılışına ilişkin ekip ve şirket ile iletişim kurma sürecinin açık bir şekilde belirlenmiş olmasını sağlayın. Bir çalışanın ayrıldığını bildiren resmi bir istifa mektubu aldığınızda, işten çıkarma sürecini başlatma zamanı gelmiştir. İki hafta hızlı geçecek, bu nedenle sorunlar ortaya çıkmadan önce hazırlık yapın.

Çalışan bilgilerini belgelendirdiğinizden emin olun

Bazı bilgiler şirket genelinde bilinmektedir, ancak bazı bilgiler bireyin deneyimine ve en iyi uygulamaların kişisel keşfine dayanır. Ayrılan çalışanların kendi bilgilerini değerlendirip belgelemeleri için bir standart belirleyin. Bir çalışanın şirkette geçirdiği süre boyunca belgeleme ve süreç oluşturmayı teşvik edin. Bu bilgileri kamuya açık ve düzenlenebilir hale getirin.

Bu, herkesin çalıştığı bir sürecin oluşturulması için birden fazla zihnin iş birliği yaptığı bir ortam yaratır. Bilgi alışverişi, süreçlerin sorunsuz çalışmasını sağlamak için son derece önemlidir. Birisi şirkette ayrıldığında ve önemli bilgileri yanlarında götürdüğünde, tüm ekip kaybetmiş olur.

Guru’da, bu, ayrılan çalışanın Kartlarından birinin sorumlu olduğu tek kişi olmamasını sağlamaktır. Sorumlu oldukları Kartları gözden geçirmeleri ve ekibine yeniden dağıtmaları gerekmektedir. Farklı kullanıcı türlerinin farklı offboarding ihtiyaçları olacaktır. Bu offboarding ihtiyaçlarının bilgi olarak depolanması sayesinde, tüm süreç sorusuz ve aksamalar olmadan ilerleyebilir.

Bir çıkış görüşmesi yapın

Bir çıkış görüşmesi, bir offboarding sürecinin son adımlarından biridir. Burada İK veya yöneticiler, çalışanın şirketteki deneyimi ve neden ayrılmayı tercih ettiğine dair sorular sorabilirler. Aşağıdaki sorulardan bazılarını sormayı düşünün:

• Yeni bir iş aramaya neden başladınız?
• Yeni bir pozisyon almaya ne neden oldu?
• Yeni işinizi iyi yapmaya yetkin hissettiniz mi?
• Şirket kültürümüz hakkında ne düşünüyorsunuz?
• İş veya şirket hakkında değiştirmek istediğiniz bir şey varsa bu ne olurdu?
• Burada yöneticinizden ve takımınızdan memnun kaldınız mı?

İpuçları: Çıkış görüşmesinde her zaman bir baş mülakata katılan ve not alan birini dahil edin. Bu, geri bildirim kaydetmek için nadir bir fırsattır. Ayrıntılı notlar almak, uygulanabilir geribildirimleri mümkün olduğunca ayrıntılı bir şekilde yakalamanızı sağlar.

Bu sorular, bir çalışanın bir organizasyondaki deneyimini aydınlatabilir. Eğer iyileştirmeye yönelik önerileri varsa, bunları dikkate alın. Eğer deneyimleri hakkında sadece harika şeyler söylüyorlarsa, iyi iş çıkarmışsınız demektir.

Guru, çalışanları nasıl offboard ediyor?

Guru’da, çalışanları etkili bir şekilde offboard etmek için basit bir adım setini takip ediyoruz. Çalışan, yöneticisi, BT, Finans ve İnsan Kaynakları offboarding sürecinde rol oynamaktadır. Guru, bir ekip üyesinin sorunsuz bir şekilde ayrılması için kılavuz olarak işleyen önceden oluşturulmuş Kartlar setini kullanmaktadır. Süreci kolaylaştırmak, offboarding bilgilerine kolay erişim sağlamak ve İnsan Kaynakları ile ayrılan çalışan arasında bilgi paylaşmak için Kartları el altında bulunduruyoruz. Peki, hangi bilgileri kolay erişim altında tutmalısınız?

• Offboarding prosedürleri, offboarding sürecine dahil olan tüm taraflar için görevler
• Ayrılan çalışanlar için e-posta şablonları
• Çıkış görüşmesi takvim davetleri
• Çıkış görüşmesi şablonları ve kılavuzları
• Bir Asana offboarding şablonuna bağlantılar

İpuçları: Araçlar, offboarding sürecinde düzenin korunmasına yardımcı olacaktır. Bir projenin yönetim sistemini, Guru gibi bir bilgi yönetim sistemi ile birlikte kullanarak, bir çalışanın offboarding sürecinin ilerleyişini takip edin.

Guru'da offboarding sürecine kimler dahil?

Offboarding, ekip çalışması gerektiren bir süreçtir

Ayrılan çalışan, yöneticisi ve İnsan Kaynakları offboarding sürecinde rol oynamaktadır. İnsan Kaynakları tarafından yönetilen Guru’da, özel Kartlar offboarding sürecini kolaylaştırmaya yardımcı olur. Her tarafın sorumluluğu şudur:

Yönetici

Bir yönetici, derhal ayrılan çalışanla bir geçiş planı üzerinde çalışmaya başlayacak ve ekipteki görevlerin adil bir şekilde yeniden dağıtılmasını belirleyecektir. Erişimi kaldırmak için bir araçlar listesi oluşturacak ve İnsan Kaynakları ile bir çıkış görüşmesi özetini tamamlayacaktır.

Ayrılan ekip üyesi

Ayrılan bir ekip üyesi için ilk adım, İnsan Kaynakları’na resmi bir istifa mektubu göndermektir. Bunun ardından yöneticisi ve takım arkadaşları ile görevlerinin geçiş sürecine başlamaya başlarlar. Erişim sağladıkları sistemler de iptal edilecektir. Ayrıca Guru Kart sorumluluğunu transfer edeceklerdir. Son olarak, İnsan Kaynakları ile çıkış görüşmesi yapacaklardır.

İnsan Kayıtları

Guru İnsan Kaynakları üyeleri, bir ekip üyesinin ayrılması duyurusunda, kopyalanan ve atanan bir Asana şablonuna sahiptir. Ayrılan çalışana geçişiyle ilgili önemli bilgiler içeren bir mektup gönderecek, bir çıkış görüşmesi planlayacak ve ayrılışları konusunda BT, Finans ve Yetenek departmanlarının bilgilendirilmesini sağlayacaklardır.

Guru, sistemleri çalışanları offboard etmek için nasıl kullanıyor?

Offboarding şablonlarını yanınızda bulundurmak, bir çalışanın offboarding zamanı geldiğinde her zaman faydalı olacaktır. Guru ve proje yönetim yazılımı gibi araçlar ve sistemler tüm süreci kolaylaştıracaktır.

Bir Guru çalışanı ayrılacağını açıkladığında ilk adım, Asana’da bir görev serisini başlatmaktır. Çalışanın son tarihini görev şablonuna ekliyoruz ve Asana, tüm offboarding görevlerine zamanında tamamlanmasını sağlamak için son tarihler atıyor. Her görev, bir son tarih ile kısa bir başlık ve görev açıklamasında ilgili Guru kartlarına bağlantılar içerir.

Ayrılan ekip üyesinin meslektaşları için de bilgiler saklıyoruz. "Bir ekip üyelerinizden biri istifa ettiğinde ne beklemelisiniz?" gibi Guru kartları, bir ekibin sorumlulukların geçişini yönetmesine yardımcı olmaktadır. Ayrılan ekip üyeleri, geçerli buldukları her bilgiyi paylaşmaları teşvik edilmektedir, bu, bir projedeki en iyi uygulamalardan seçkin bir şehirdeki restoran önerilerine kadar her şey olabilir.

Bir meslektaşa veda etmek, hem tatlı hem de acıdır. Ayrılan bir çalışanın, şirketin son iki haftasında meslektaşlarıyla güzel zaman geçirmesi ve başardıkları her şeyi hatırlaması gerekir. Guru, offboarding sürecinizi kolaylaştırsın.