Yeni bir işteki ilk gününüz. Sizi yüksek bir beşlik ile ve yeni bir bilgisayarla karşılıyorlar. Masanıza oturuyorsunuz, WiFi ağına giriş yapıyorsunuz ve... şimdi ne yapmalısınız? Akşam üstünde katılmanız gereken bazı eğitim oturumları veya okumanız gereken bazı makaleler olabilir; ama hoş geldin oturumunda ele alınmayan sorularınız varsa ne yapacaksınız? Maaş sorunları veya e-posta problemleri için kime başvurmalısınız? Doldurmanız gereken başka bir şey var mı? Kısa bir süre içinde öğrenmeniz gereken çok şey olduğunu biliyorsunuz, peki nereden başlamalısınız? Bugün, yarın ve gelecek hafta ne öğrenmek için öncelik vermelisiniz?

Hepimiz orada olduk. Yeni bir işe başlamak kolay değil ve işleyip anlamanız gereken bilgi miktarı bunaltıcı olabilir. Yeni patronunuz, tüm sorularınıza cevap verebileceğini açıkça belirtti; fakat her küçük şey için ona gitmek istemezsiniz.

Guru'da yeni çalışanlar, yeni işlerini anlamak için ihtiyaç duyacakları her şeyin Guru'da kolayca erişilebilir olduğunu biliyorlar. Belirli İK politikalarından, takım süreçlerine ve e-posta şablonlarına, en iyi ramen öğle yemeği mekanlarına kadar, hepsi Guru'da mevcut.

Guru'yu deneyin.

Ücretsiz olarak başlayın

Guru'da, “İşinizi yapabilmek için ihtiyaç duyduğunuz bilgi, çalıştığınız yerde sizi bulmalıdır.” Bu, işinizi nasıl yapacağınızı bilmeniz gereken bilgileri de içerir. Guru'da büyüdükçe, kendi bilgi yönetim yazılımımızı kullanarak, yeni çalışanları otonomi hissiyle hızlandıracak şekilde onboard etme sürecimizi resmileştirdik. Onboarding stratejimiz üç temel bileşene dayanıyor:

1. Guru'nun web uygulamasının esnek yapısı
2. Aynı anda daha fazla kullanıcıya hizmet verebilmek için detaylı gerçek zamanlı kullanıcı düzeyindeki kullanım verileri
3. Doğrulanmış departmanlar arası bilgiye şeffaf erişim

1. Esnek yapı

Çalışan onboard etme için sezgisel bir yapı oluşturmak çok önemlidir. İyi yapılandırılmış bir onboarding programına katılan yeni çalışanların %69'unun şirkette kalma olasılığı üç kat daha fazladır. Onboarding programları birçok biçimde olabilir; ama tüm şirket bilgilerimiz zaten Guru aracılığıyla çalıştığımız her yerde bulunduğu için yeni çalışan süreçlerimizi de Guru'da barındırmak için mantık yürütebilmek kolaydı. Böylece, yeni işe alınanlar (veya tam da yeni işe alınanlar - herkesin işe başlama bilgilerinin sürekli erişilebilir olması gerektiğini düşünmüyor musunuz?) tüm onboard bilgilerine Guru aracılığıyla dönebilirler; ayrı bir çözüme gitmek zorunda kalmadan.

Guru'nun web uygulamasının katmanlı yapısı, her türlü bilgi düzenlemek için idealdir; onboarding materyalleri de dahil. Aşağıdaki örneği kontrol ederek Müşteri Başarı ekibimizin onboarding'e nasıl yaklaştığını görebilirsiniz. Hedeflenen rol için tüm onboarding bilgilerini tek bir yerde topluyoruz. Bu konumdan yeni işe alınanlar, kendi spesifik rollerinin detaylarına inebilirler. CSM'ye özgü Panoda, CSM'lerin onboarding tamamlamak için ihtiyaç duyduğu tüm bilgileri, CSM - 3. Hafta gibi ayrı Kartlarda düzenliyoruz. Rol sorumluluklarını, onboarding'ın genel hedeflerini, görevleri ve bir yeni çalışanın Guru'daki ilk 12 haftasının okuma materyallerini ayırıyoruz.

Bu format, yeni bir çalışanın bilgileri kendi hızında sindirmesine ve onboarding süreci boyunca herhangi bir bilgiye geri başvurmasına olanak tanır.

Diğer onboarding çözümleri katı olabilir, kullanıcıların belirli bir sırada modülleri tamamlamasını gerektirerek onboarding programının tamamına dair az bir görünürlük sunabilir. Guru'da, yeni bir çalışan istedikleri gibi bilgi edinmek isterse veya Boards üzerinden Kartları sistematik olarak incelemek isterse, bu gayet uygundur; Guru her öğrenme stili için uygun olabilir.

Bilgi tabanınızı bu şablonla başlatın:

Yeni çalışanlara, eğitim materyallerini kolayca arama yetkisi vererek, tipik bir ‘kontrol listesi’ yaklaşımını değil, bağımsızlık hissi vermeyi hedefliyoruz. Herkese uyacak şekilde her üstten aşağıya yaklaşımı kullanmak yerine, Guru'yu kullanarak bir çalışanın özel yeteneklerini, şirketin başarısına nasıl katkıda bulunacakları ile somut bir şekilde bağlayabiliyoruz.

Guru, yöneticilerin onboarding yapılarını özelleştirmesini ve bilgiyi dinamik ve ilgi çekici şekillerde formatlamasını sağlıyor. Güçlü Kart editörümüz, kullanıcılara Kartlara çeşitli içerik türlerini, videoları, PDF'leri, görselleri ve hatta Google Dokümanlar gibi diğer uygulamalardan zengin içerikleri yerleştirme imkanı sunar. Guru, kullanıcıların yerleştirilmiş içeriği değiştirme yeteneği veren uygulama içi düzenlemeyi destekler; bu işlemi Guru'dan ayrılmadan yapabilirler.

Kartlar arası bağlantı özelliği, diğer Panolardan ya da departmanlar arası Koleksiyonlardan Kartlara referans vermek için idealdir (örneğin, “Satış ekibinin en sık sorulan sorularına buradan göz atın.”) Mevcut çerçevelere bağlantı verme veya kopyalama yeteneği, yöneticilerin tekerleği yeniden icat etmesinden kaçınmasını sağlar. Belki Destek ekibiniz belirli bir süreç için kapsamlı bir şablon geliştirmek için çok zaman harcadı; neden kendinize biraz zaman kazandırmıyorsunuz (ve süreçte departmanlar arası tutarlılığı artırmış olmuyorsunuz) ve ekip arkadaşınız için bu çerçeveyi kopyalamıyorsunuz?

Guru'nun katmanlı yapısı hem bilgiyi düzenlemeyi hem de tüketmeyi çok kolay hale getirir. Yeni çalışanlarımız kendi hızlarında onboard olabilirler ve yöneticilerimiz, direkt raporlarının incelediği bilgiler üzerinde tam otonomiye sahiptir.

2. Gerçek zamanlı veriler

Bir yönetici olarak yeni bir çalışanın onboarding sürecinde ne zaman ve nerede yardım gerektiğini ya da bir konu hakkında soruları olup olmadığını anlamak zorlu olabilir. Guru’nun takım ve kullanıcı düzeyindeki verileri, yeni bir çalışanın hangi Kartları okuduğunu, belirli bir Kartı ne sıklıkta görüntülediğini ve belirli bir Kullanıcı Grubunun en sık hangi anahtar kelimeleri aradığını görmenizi sağlar. Aşağıdaki örnek Kullanıcı Drilldown metriklerine göz atın.

Kart düzeyindeki veriler, Guru ile ekibinizdeki herkesin belirli bir bilgi parçasını görüntülediğinden emin olmanıza olanak tanır. Bu, yeni çalışanları onboard ederken özellikle faydalıdır; çünkü belirli Kart izlenimleriyle, hangi kullanıcıların Kartı görüntüleyip görüntülemediğine ilişkin bir listeyi inceleyebilir ve takip edebilirsiniz: “Görünüşe göre Çalışan Onboarding İpuçları Kartını henüz gözden geçirmemişsiniz, buradan kontrol edin burada.”

Kullanıcıların bilgiyi nasıl tükettiğine dair içgörü, yöneticileri bilgilendirir ve onboarding stratejinizi geliştirme fırsatını sunar. Yeni bir çalışanın bir kartı 27 kez görüntülemesi, her gün başvurması gerektiği için mi yoksa içindeki bir şeyin onu kafa karışıklığına sürüklediği için mi? Bu önemli bir ayırıcıdır ve yöneticilerimizin Guru’nun analizleri sayesinde bunu anlayabilme yeteneği vardır. Yöneticiler, Guru’da sonuç vermeyen aramalara dalarak, ekip arkadaşlarının ne aradığını ve bulamadığını anlamak için derinlemesine inceleme yapabilirler. Eğer birden fazla kişi ‘401K planı’ aradıysa ama hiç sonuç bulamadıysa, bu, yeni bir Kart için bir ihtiyaç olduğuna işaret eder.

3. Şeffaflık + Doğrulanmış İçerik = Güçlendirme

Onboarding'ın en önemli bölümlerinden biri, yeni çalışanların tükettiği bilginin güncel olduğunu sağlamaktır. Eğer onboarding programınız, sunum dosyanızın eski bir versiyonunu ya da son marka güncellemenizden öncesine ait materyalleri içeriyorsa, yeni işe alınanlar yanlış bilgilerle kendilerini adapte edeceklerdir. Guru'da her bilgi parçası, güncel ve doğru tutmaktan sorumlu olan bir Doğrulayıcı atanır. Doğrulayıcılar ayrıca, belirli bir bilgi parçasını yeniden doğrulamanın ne sıklıkta yapılacağını belirtmekle de yükümlüdür. Eğer bu Kart, tahsis edilen güven süresinin sonuna ulaşıyorsa, doğrulayıcı içeriğin hâlâ doğru olduğuna dair teyit verene kadar otomatik olarak 'Güvenilmez' olarak etiketlenir.

Bir Kartın güven durumunu belirten net bir gösterge ile, yeni çalışanlar Guru'da tükettikleri bilginin doğru olduğuna güvenebilirler. Eğer bir Kart ‘Güvenilmez’ ise ya da yeni bir çalışanın bilgiyle ilgili bir sorusu olursa, Kart üzerine yorum yapabilir ve doğrulayıcıdan açıklama isteyebilir, bunu fiziksel olarak rahatsız etmeden ya da bir eğitimin akışını bozarak gerçekleştirebilirler.

Guru'nun sezgisel izin sistemi, yöneticilerin Kartları kimin görebileceği ve kimin düzenleyebileceği konusunda ayrı kurallar koymasına olanak tanır. Guru'da bilginin departman sınırları boyunca paylaşılması gerektiğine inanıyoruz; bu yüzden ekibimizin bilgileri tüm çalışanlar tarafından görüntülenebilir. Bu yüksek düzeydeki şeffaflık, işbirliğini teşvik eder, ekipler arasında bilgi tekrarını azaltır ve yeni çalışanlara neredeyse her konuda bilgiye erişim sağlar. Bu aynı zamanda yeni çalışanların departmanlar arası arama yapabilmesi ve ilgi alanlarına dair ek bilgiler bulması için kişiselleştirilmiş öğrenmeyi teşvik eder.

Onboarding yalnızca şirket politikalarını ve takım süreçlerini öğrenmekle ilgili değildir; bu, yeni takımınızla tanışmakla da ilgilidir. Guru'da, her çalışanın tamamladığı ve kendi ilk Guru Kartlarını oluşturmak için kullandığı bir “Hayat Hikayesi” anketi hazırladık. Aşağıdaki gibi sorular sorar:

• Hangi konseri ilk kez izlediniz?
• Favori TV şovunuz/filminiz nedir?
• Masaya getireceğiniz başka hangi yan işler/yetenekler var?

Her yeni çalışana, Guru'daki ilk haftasında kendi “Hayat Hikayesi” Kartlarını oluşturmaları istenir; bu da onlara yazılımı daha iyi anlama ve işimize bütünsel bir şekilde katılma imkanı tanır. Yeni bir çalışan kendi Hayat Hikayesi Kartını oluşturduğunda, tüm şirket bunun Slack'teki yeni Kart etkinliği akışında göründüğünü fark eder; bu da diğer çalışanların yeni takım arkadaşları hakkında bilgi edinmesine ve bağlantılar kurmasına teşvik eder!

Guru'daki herkesin hayat hikayelerine erişim sayesinde, yeni bir çalışan hızla yüzlerle isimleri eşleştirebilir, benzer ilgi alanlarına sahip kişilerle bağlantı kurabilir (coğrafi mesafeye rağmen) ve hemen Guru topluluğunun gerçek bir parçası gibi hissedebilir. Üstelik, bu Kartlar Guru'da bulunduğundan, onları yeniden tanıtım gerektiren herkes için her zaman referans alınabilir veya yeni bir TV şovu önerisi isteyen herkes için kullanılabilir.

İşinizi yapmak için gereken bilgi

Guru, bireylerin potansiyellerini tam anlamıyla hayata geçirebilmeleri için gerekli bilgiyi sunarak onlara güç verir. Eğitim ve onboarding materyalleri, bu daha geniş bilgelik şemsiyesi altında yer alır. Guru'da, tüm çalışanları başarılı olmak için gereken bilgilerle donatmaya çalışıyoruz. Kendi ürünümüzü kullanarak onboarding sürecimizi resmileştirme çabası içindeyiz; böylece esnek bir format, sezgisel bir yapı, kullanım kalıpları ve bilgi boşlukları gözlemlenebilir, departmanlar arası şeffaflık ve doğruluk sağlanır.

Takımınızın Guru'yu onboarding için nasıl kullanabileceğiyle ilgili daha fazla bilgi için, support@getguru.com ile iletişime geçin.