Onu tam olarak tarif edemiyorsunuz, ama aniden ekibiniz biraz... garip görünüyor. Bazı insanlar çalışmaları gerektiğinde beyin sisine girdiğini hissediyorlar. Diğerleri sinirli hissediyor ve birkaç kişi yeni projeler hakkında duyduklarında korktuklarını bile söylediler.
İnsanların aşırı çalıştığını varsayabilirsiniz, ama sorun bundan çok daha derin. Bu sorunun birçok şirkette ortaya çıktığını gördük ve sorunların kaynağını biliyoruz: iş arkadaşlarınız ve çalışanlarınız ciddi bir bilgi aşırı yüklemesi problemi yaşıyorlar.
Star Trek: TNG bunu doğru yaptı, tam bunu hissediyorsunuz.
Bilgi aşırı yüklemesi problemi
Bilgi aşırı yüklemesi, duyduğunuzun tam olarak anlamıdır: insanlar, hem önemli hem de önemsiz bilgilerle bombardımana tutulurlar. Karşı karşıya kaldıkları bilgi miktarı karar almak veya kendilerine sunulanı anlamak için zorluk çıkarabilir.
Bertram Gross, Hunter Koleji'nde Siyaset Bilimi Profesörü, bu terimi ilk olarak 1964'te Örgütlerin Yönetimi adlı çalışmasında kullandı. Terim belki de onlarca yıl öncesine dayanıyor, ama açıkça görüyoruz ki biz zirve bilgi aşırı yüklemesi dönemindeyiz. Eğer sorun 1960'larda bu kadar yaygınsa, “her zaman bağlantıda” internet çağında nasıl göründüğünü ve hissedildiğini hayal edin.
Bir Haziran 2020 anketi, dünya genelinde işçilerin yaklaşık %45'inin, her gün kontrol ettikleri bilgi kaynaklarının son 5 yılda arttığını söylediğini buldu. Bunun yanı sıra, dünya genelinde çalışanların neredeyse üçte biri, bu bilgi yığınının işte kendilerini daha stressiz hissetmelerini sağladığını söylüyor.
İş yerindeki bilgi aşırı yüklemesinin sonuçları işletmenizin her yönünü etkileyebilir. Çalışanlar işleriyle daha az tatmin hissediyor. Odaklanmada zorluk yaşamaya başlıyorlar, daha çok hata yapıyorlar ve karar veremediklerini hissediyorlar. Aslında bazıları “Büyük İstifa”nın aslında “Büyük Memnuniyetsizlik” olduğuna spekülasyon yapıyor. Bilgi akışı doğal olarak bazı insanların kırılma noktasına ulaşmasını sağladı ve işlerindeki huzuru bulmak için işlerini bırakmayı seçiyorlar.
İş yerindeki bilgi aşırı yüklemesiyle başa çıkmanın iki oldukça etkili stratejisi
Sonsuz bilgi bombardımanına tutulmuş olsak da, veri akışının yakında yavaşlamasını beklememeliyiz. Bu kadar çok modern iş veri toplama ve analiz, eleştirel düşünme ve sorun çözmeyi gerektirdiği için, bu sonsuz bilgi akışı önemlidir.
Bu yüzden, aşırı yüklemeden kurtulmanın en iyi yolu, ona nasıl başa çıkacağınızı düşünmek.
Akşam sonrası mesajlar almaktan veya çalışmaya odaklandığınızda Slack'ta mesaj bombardımanına tutulmaktan kurtulamazsınız. Ama bu önerilerden bazılarını takip etmeye başlarsanız, bu bilgi akışını daha yönetilebilir bir şey haline getirebilirsiniz.
Bu tutum iş yerinde gereklidir
1. Zamanınızı dikkatlice kullanmalısınız
Yanıt vermek için bir dizi e-posta, dolu bir takvim ve dikkat etmeniz gereken projeler ve iş arkadaşlarınız olduğunda, kendi zamanınızın bekçisi olmalısınız. Zaman yönetimi becerileri, aşırı yüklemenin üstesinden gelmek için kesinlikle hayati öneme sahiptir.
Zamanınızı düzgün bir şekilde yönetemezseniz, işler aniden proaktif olmaktan reaktif hale gelir. Zamanınızı yönetmenin en iyi yoluna odaklanarak bu yaygın problemin önüne geçebilirsiniz.
Belirli görevler için zaman sınırları belirleyin, böylece ilerleyebilir ve sıkıştığınızda atılım yapmadan geçememiş olursunuz. Kendi günlük programınızı oluşturun ve görevleri önceliklerinize, aciliyete ve insan gücüne göre sıralayın.
Reese Witherspoon, iyi bir bilgi yönetim sistemini takdir etmeyi bilir
2. Bilgi yönetimini benimseyin
İçsel bilgi organizasyonu şirketler için kesinlikle çok önemlidir. Herkes, işlerini yapmak için ihtiyaç duyduğu her türlü bilgiye kolayca erişebilmelidir. Bu yüzden, iş yerinde bilgi yönetimini benimsemenin güçlü savunucularıyız.
Bilgi yönetimi, bir işletmedeki veya organizasyondaki insanlara bilgi oluşturmalarına, dağıtmalarına, erişmelerine ve güncellemelerine yardımcı olan herhangi bir geliştirilmiş sistem olarak tanımlanabilir. Gerçek bir bilgi yönetim sistemi, yalnızca yeni klasör yapıları veya dosyalar için adlandırma kuralları oluşturmayı içermez (bu harika bir başlangıçtır). Erişim ve organizasyon, bilgi yönetimini benimsemenin önemli ilk adımları olmasına rağmen, sadece ikisi yeterli değildir. Ayrıca, doğru bilgiyi doğru insanlara doğru zamanda dağıtmak için bir mekanizmaya ihtiyacınız var. İşte gerçek bilgi yönetimi sihrinin gerçekleştiği yer burası.
Bireysel katkıcılardan yöneticilere kadar herkesin bilgi yönetim sisteminizi en iyi şekilde kullanmayı anlaması için eğitim alması adına zaman ayırın. Bilgi yönetimini sadece uygulamayla kalmayan, aynı zamanda benimseyen bir şirket kültürü oluşturmak için sıkı çalışın.
Bilgi yönetimi hakkında farklı düşünmek, belki de daha önce düşünmediğiniz dolaylı faydalar sağlayabilir. Konu uzmanları (SME'ler), iş yerinde daha güçlü ve takdir edilen hissedebilir ve omuz vurmalardan biraz daha fazla istirahat alabilirler. SME'nin bilgisi, aşağıya doğru akabilir ve takımlarındaki diğer insanlara bu iyi enerjileri yaymalarına yardımcı olabilir.
Faydalar bireysel çalışanlarla sınırlı kalmaz. Organizasyonlar da bilgi yönetiminden dönüşüm yaratan faydalar elde edebilir. Çalışanların işlerine odaklanma, işlerini yapma yetkisi hissetme ve günlerinin biraz daha fazlasını kendileri için yeniden kazanma imkanına sahip olduklarını hayal edin.
İnsanlar daha özerk bir programa sahip olduklarından artık işlerine odaklanmak için fazlasıyla esneklik ve zaman kazanıyorlar. Aniden herkes işlerini yapmaları için gereken bilgiye sahip oluyor ve bunalmış çalışanlarınız, bir sonraki gün işe gitmek için gerçekten mutlu hisseden insanlara dönüşüyorlar. Eğer ciddi bir organizasyonel fark yaratmanın peşindeyseniz, bilgi yönetimine yatırım yapmak ihtiyaç duyduğunuz şey olabilir.
İş yerinde bilgi aşırı yüklemesiyle başa çıkmak için bir şeyler öğrendinizse, her şeyin bir zamanı ve yeri olduğunu ve bu zamanın inbox’ınızda (veya Slack, Teams veya tercih ettiğiniz iletişim aracı) olmaması gerektiğini bilmelisiniz.
Aşırı yüklenmenin en yaygın kaynaklarından biri, işimizi yapmak için kullandığımız iletişim kanalları ve araçların çok sayıda olmasıdır. İş yerinde kullandığınız faydalı araçları azaltmaya çalışmak yerine, onları daha erişilebilir hale getirmenin bir yolunu bulmaya odaklanın.
Unutmayın, bilgi sadece kullanımı kadar iyidir. Bilgiyi insanların işlerindeki akışlarına en faydalı olduğu anda dahil edebilme yeteneğine sahip bir araca ihtiyacınız olacak. Ve en fazla kullandığınız yazılımla entegre olanı daha da iyi.
Her şeyi yapabiliyen bir aracı nerede bulacağınızı bilmek ister misiniz? Guru'yu kontrol edin.
Onu tam olarak tarif edemiyorsunuz, ama aniden ekibiniz biraz... garip görünüyor. Bazı insanlar çalışmaları gerektiğinde beyin sisine girdiğini hissediyorlar. Diğerleri sinirli hissediyor ve birkaç kişi yeni projeler hakkında duyduklarında korktuklarını bile söylediler.
İnsanların aşırı çalıştığını varsayabilirsiniz, ama sorun bundan çok daha derin. Bu sorunun birçok şirkette ortaya çıktığını gördük ve sorunların kaynağını biliyoruz: iş arkadaşlarınız ve çalışanlarınız ciddi bir bilgi aşırı yüklemesi problemi yaşıyorlar.
Star Trek: TNG bunu doğru yaptı, tam bunu hissediyorsunuz.
Bilgi aşırı yüklemesi problemi
Bilgi aşırı yüklemesi, duyduğunuzun tam olarak anlamıdır: insanlar, hem önemli hem de önemsiz bilgilerle bombardımana tutulurlar. Karşı karşıya kaldıkları bilgi miktarı karar almak veya kendilerine sunulanı anlamak için zorluk çıkarabilir.
Bertram Gross, Hunter Koleji'nde Siyaset Bilimi Profesörü, bu terimi ilk olarak 1964'te Örgütlerin Yönetimi adlı çalışmasında kullandı. Terim belki de onlarca yıl öncesine dayanıyor, ama açıkça görüyoruz ki biz zirve bilgi aşırı yüklemesi dönemindeyiz. Eğer sorun 1960'larda bu kadar yaygınsa, “her zaman bağlantıda” internet çağında nasıl göründüğünü ve hissedildiğini hayal edin.
Bir Haziran 2020 anketi, dünya genelinde işçilerin yaklaşık %45'inin, her gün kontrol ettikleri bilgi kaynaklarının son 5 yılda arttığını söylediğini buldu. Bunun yanı sıra, dünya genelinde çalışanların neredeyse üçte biri, bu bilgi yığınının işte kendilerini daha stressiz hissetmelerini sağladığını söylüyor.
İş yerindeki bilgi aşırı yüklemesinin sonuçları işletmenizin her yönünü etkileyebilir. Çalışanlar işleriyle daha az tatmin hissediyor. Odaklanmada zorluk yaşamaya başlıyorlar, daha çok hata yapıyorlar ve karar veremediklerini hissediyorlar. Aslında bazıları “Büyük İstifa”nın aslında “Büyük Memnuniyetsizlik” olduğuna spekülasyon yapıyor. Bilgi akışı doğal olarak bazı insanların kırılma noktasına ulaşmasını sağladı ve işlerindeki huzuru bulmak için işlerini bırakmayı seçiyorlar.
İş yerindeki bilgi aşırı yüklemesiyle başa çıkmanın iki oldukça etkili stratejisi
Sonsuz bilgi bombardımanına tutulmuş olsak da, veri akışının yakında yavaşlamasını beklememeliyiz. Bu kadar çok modern iş veri toplama ve analiz, eleştirel düşünme ve sorun çözmeyi gerektirdiği için, bu sonsuz bilgi akışı önemlidir.
Bu yüzden, aşırı yüklemeden kurtulmanın en iyi yolu, ona nasıl başa çıkacağınızı düşünmek.
Akşam sonrası mesajlar almaktan veya çalışmaya odaklandığınızda Slack'ta mesaj bombardımanına tutulmaktan kurtulamazsınız. Ama bu önerilerden bazılarını takip etmeye başlarsanız, bu bilgi akışını daha yönetilebilir bir şey haline getirebilirsiniz.
Bu tutum iş yerinde gereklidir
1. Zamanınızı dikkatlice kullanmalısınız
Yanıt vermek için bir dizi e-posta, dolu bir takvim ve dikkat etmeniz gereken projeler ve iş arkadaşlarınız olduğunda, kendi zamanınızın bekçisi olmalısınız. Zaman yönetimi becerileri, aşırı yüklemenin üstesinden gelmek için kesinlikle hayati öneme sahiptir.
Zamanınızı düzgün bir şekilde yönetemezseniz, işler aniden proaktif olmaktan reaktif hale gelir. Zamanınızı yönetmenin en iyi yoluna odaklanarak bu yaygın problemin önüne geçebilirsiniz.
Belirli görevler için zaman sınırları belirleyin, böylece ilerleyebilir ve sıkıştığınızda atılım yapmadan geçememiş olursunuz. Kendi günlük programınızı oluşturun ve görevleri önceliklerinize, aciliyete ve insan gücüne göre sıralayın.
Reese Witherspoon, iyi bir bilgi yönetim sistemini takdir etmeyi bilir
2. Bilgi yönetimini benimseyin
İçsel bilgi organizasyonu şirketler için kesinlikle çok önemlidir. Herkes, işlerini yapmak için ihtiyaç duyduğu her türlü bilgiye kolayca erişebilmelidir. Bu yüzden, iş yerinde bilgi yönetimini benimsemenin güçlü savunucularıyız.
Bilgi yönetimi, bir işletmedeki veya organizasyondaki insanlara bilgi oluşturmalarına, dağıtmalarına, erişmelerine ve güncellemelerine yardımcı olan herhangi bir geliştirilmiş sistem olarak tanımlanabilir. Gerçek bir bilgi yönetim sistemi, yalnızca yeni klasör yapıları veya dosyalar için adlandırma kuralları oluşturmayı içermez (bu harika bir başlangıçtır). Erişim ve organizasyon, bilgi yönetimini benimsemenin önemli ilk adımları olmasına rağmen, sadece ikisi yeterli değildir. Ayrıca, doğru bilgiyi doğru insanlara doğru zamanda dağıtmak için bir mekanizmaya ihtiyacınız var. İşte gerçek bilgi yönetimi sihrinin gerçekleştiği yer burası.
Bireysel katkıcılardan yöneticilere kadar herkesin bilgi yönetim sisteminizi en iyi şekilde kullanmayı anlaması için eğitim alması adına zaman ayırın. Bilgi yönetimini sadece uygulamayla kalmayan, aynı zamanda benimseyen bir şirket kültürü oluşturmak için sıkı çalışın.
Bilgi yönetimi hakkında farklı düşünmek, belki de daha önce düşünmediğiniz dolaylı faydalar sağlayabilir. Konu uzmanları (SME'ler), iş yerinde daha güçlü ve takdir edilen hissedebilir ve omuz vurmalardan biraz daha fazla istirahat alabilirler. SME'nin bilgisi, aşağıya doğru akabilir ve takımlarındaki diğer insanlara bu iyi enerjileri yaymalarına yardımcı olabilir.
Faydalar bireysel çalışanlarla sınırlı kalmaz. Organizasyonlar da bilgi yönetiminden dönüşüm yaratan faydalar elde edebilir. Çalışanların işlerine odaklanma, işlerini yapma yetkisi hissetme ve günlerinin biraz daha fazlasını kendileri için yeniden kazanma imkanına sahip olduklarını hayal edin.
İnsanlar daha özerk bir programa sahip olduklarından artık işlerine odaklanmak için fazlasıyla esneklik ve zaman kazanıyorlar. Aniden herkes işlerini yapmaları için gereken bilgiye sahip oluyor ve bunalmış çalışanlarınız, bir sonraki gün işe gitmek için gerçekten mutlu hisseden insanlara dönüşüyorlar. Eğer ciddi bir organizasyonel fark yaratmanın peşindeyseniz, bilgi yönetimine yatırım yapmak ihtiyaç duyduğunuz şey olabilir.
İş yerinde bilgi aşırı yüklemesiyle başa çıkmak için bir şeyler öğrendinizse, her şeyin bir zamanı ve yeri olduğunu ve bu zamanın inbox’ınızda (veya Slack, Teams veya tercih ettiğiniz iletişim aracı) olmaması gerektiğini bilmelisiniz.
Aşırı yüklenmenin en yaygın kaynaklarından biri, işimizi yapmak için kullandığımız iletişim kanalları ve araçların çok sayıda olmasıdır. İş yerinde kullandığınız faydalı araçları azaltmaya çalışmak yerine, onları daha erişilebilir hale getirmenin bir yolunu bulmaya odaklanın.
Unutmayın, bilgi sadece kullanımı kadar iyidir. Bilgiyi insanların işlerindeki akışlarına en faydalı olduğu anda dahil edebilme yeteneğine sahip bir araca ihtiyacınız olacak. Ve en fazla kullandığınız yazılımla entegre olanı daha da iyi.
Her şeyi yapabiliyen bir aracı nerede bulacağınızı bilmek ister misiniz? Guru'yu kontrol edin.
Guru platformunun gücünü ilk elden deneyimleyin - etkileşimli ürün turumuzu yapın
