Bir çalışan bir şirketten ayrıldığında, bu sadece bir proje liderini veya bir kahve arası arkadaşını kaybetmekten fazlasıdır. Kapıdan çıkan kurumsal bilgi, uzmanlık ve sıkı kurulan ilişkiler vardır. Eğer şirketler ayrılışlara hazırlıklı değilse, kendilerini zor bir durumda bulabilirler.

HR, yönetim ve diğer departmanların mevcut çalışanlarla yeterince meşgul olduğunu biliyoruz. Bir kişinin çıkışta olduğu birine daha fazla zaman veya plan harcamalı mısınız?

Her çalışan değerlidir ve bu, zaten şirketten sonraki hayatına hazırlananları da kapsar. Bir offboarding planı yapmayı ihmal ederek kaçırdıklarınız işte burada.

Ünlü bir yapısız döneme yapı ekleyin

İstihdamın son birkaç haftası, insanların büyük işlere dahil olmak istemediği ancak yine de zamanlarını değerlendirmek zorunda oldukları tuhaf, belirsiz bir dönemdir. Son günlerini değerli bilgileri paylaşarak değil, çevrimiçi alışveriş yaparak ve Reddit'te gönderi oluşturarak geçirirler.

Bilgi paylaşımına odaklanan offboarding deneyimleri, çıkan çalışanların verimli olmasını sağlar ve kalan çalışanların başarı için hazırlanmasına da yardımcı olur. Kimsenin parmaklarını oynatmaya veya iş arkadaşlarının olmamasının ilk günü için endişelenmeye vakti olmamalı. Bu, herkesin gelecekteki hazırlıklar için ihtiyaç duyduğu zamana sahip olmasını sağlar.

Geliştirme notları alın

Bilgi paylaşımı, offboarding sırasında her iki yönde olmalıdır. Çıkan çalışanlar sadece mevcut çalışanlara bilgi paylaşma fırsatı bulmayacaklar. Bu durum, çalışan deneyimini daha iyi anlamak için de bir fırsat sunar.

Dürüst geri bildirim arıyorsanız, kapıdan çıkmakta olan kişiden daha iyisini bulamazsınız. Bazı çalışanlar, geri bildirimlerinin kendilerini kötü göstermesini istemezler, bu yüzden konuşmak yerine sessiz kalmayı tercih ederler. Bu nadir fırsatı, diğer çalışanlar için işleri nasıl geliştirebileceğinizi öğrenmek için kullanın.

O “bir ömürde bir kez” fırsatı için giden bir bireysel katılımcı, o işi bu kadar cazip hale getiren unsurlar ışığında bazı bilgiler verebilir. Daha fazla maaş artışı veya daha iyi yararlar için ayrılan yönetici, şirketinizin daha rekabetçi teklif paketleri sunmasını nasıl sağlayabileceği hakkında size çok şey söyleyebilir.

Güvende kal

Ortalama bir çalışanın hassas bilgilere ne kadar erişimi olduğuna düşünün. Kapıdan çıkmakta olan bir kişinin, en önemli programlarınız ve arka uçlarınız için giriş bilgileri olabilir. Yöneticiler, İK personeli ve finans departmanındaki kişiler, güvenli bilgi bankası yönlendirme bilgilerine veya sosyal güvenlik numaralarına erişim sağlayabilirler.

Eski çalışanların %20'sinin veri ihlalleri yaşadıklarını söylemesinin bir nedeni var. Unutulmuş bir şifre veya devre dışı bırakılmamış hesap, şirketler için oldukça fazla sorun yaratabilir. Neyse ki, mükemmel bir offboarding planı bu sorunların başlamadan önce önlenmesine yardım eder.

Kendi offboarding planınızı nasıl oluşturursunuz

Organizasyon değişiklikleri, terfiler, iş değişimleri ve personel azaltmaları ile meşgul olduğunuzu biliyoruz. Ancak offboarding'ın şirketler için ne kadar önemli olduğunu bildiğiniz için, İK, departman liderleri, BT ve diğer önemli kişilerin tamamlayıcı ve kapsamlı bir offboarding planı oluşturmak için zamanlarını odaklanmasını sağlayabilirsiniz!

Herkesin kapsamlı ve güvenli bir planı olması gerektiğini düşündüğümüzü düşünüyoruz (not olarak: gerçekten harika bir araç ve yararlı şablonlar hakkında duyduk ve bu önemli belgeleri ve süreçleri organize etmenize yardımcı olur, nerede olursanız olun planlama sürecinde), ama bu durumda zamanın önem taşıdığını da biliyoruz. Hızla bir offboarding planı oluşturmak zorundaysanız, Guru arkanızda. Başlamak için ihtiyacınız olan şeyler burada.

Temel şeylere odaklanın

Dahil ettiğiniz kişiler ve odaklandığınız süreçler, hangi iş ve departmana odaklandığınıza bağlı olarak değişecektir. Buna rağmen, her offboarding planında bulunması gereken belirli unsurlar vardır.

Enerjinizi bilgi aktarımınızı nasıl gerçekleştireceğinizi bulmaya, aktarılan bilginin hangi kişiye gideceğine ve tüm bunların ne zaman olmasını beklediğinize odaklayın. Ayrılan çalışanın mevcut bilgileri ne kadarının zaten belgelenmiş olduğunu ve neyin hâlâ tamamlanması gerektiğini düşünün.

Zaman bu durumlarda çok önemli olabilir. Eğer sona doğru gidecekseniz, en önemli şeylerin (proje planları, müşteri isimleri, iş akışları, vb.) ne olduğunu düşünün, sonra da oradan devam edin.

Normal "notların" ötesine geçin

Bilgi aktarımında ne karar verirseniz verin, “bilgi akışı” yoluna gitmemeniz için yalvarıyoruz. Boş bir belge açmak ve bir çalışana "hangi bilgileri önemli olduğunu düşündüklerini yazmasını

Bilgiyi iletmenin birçok yolu var! Video ve ses kayıtları, görseller ve yazılı yönlendirmelerin hoş bir kombinasyonu, bilgiyi etkili bir şekilde yakalamak için bir araya gelebilir.

Nelerin önemli olduğunu anlayın

Ayrılan bir çalışan, değerli bilgilerle doludur, ancak uzun vadede pek de önemli olmayan bazı şeyler olabilir. Şirketler, buldukları her bilgiyi korumaya çalıştıklarında sorunlarla karşılaşırlar. Her bir bilgi parçasını elden geçirmeye çalışmak yerine, öncelikle bu “büyük taşlar” bilgileri toplamaya odaklanın.

Nelerin önemli olduğunu ve nelerin önemli olmadığını nasıl bilirsiniz? Çalışanlara şimdi ne üzerinde çalıştıklarını, günlük görev listelerinin nasıl olduğunu ve görevlerini etkili bir şekilde yerine getirebilmek için nelerin gerektiğini sorun. Bunu yaptığınızda, notlarınızı, yakın çalıştıkları kişiler ve yöneticilerle karşılaştırın ve projeler üzerindeki diğer DRIlere bakın.

İşbirliği sağlayın

İdeal olarak, her ayrılan çalışan, ayrılmadan önce bilgi paylaşmaya istekli olmalıdır. Ne yazık ki, bunun her zaman böyle olmadığını biliyoruz.

Ayrılmak için acele eden çalışanlar, bilgi paylaşmaya istekli olmayabilirler. Eğer çalışanınız konuşmakta isteksizse, nedenini öğrenmek için elinizden geleni yapın. Eğer başlangıçta nereden başlayacakları konusunda endişeleri varsa veya sürecin verimliliği hakkında endişe taşıyorlarsa, bu iki konuşma ile düzeltebileceğiniz bir durumdur.

Eğer bir çalışan, kendi işini yapmaktan ve bilgi aktarımından endişe duyuyorsa, son günlerinde buna odaklanmalarına izin vermeyi düşünün. İş biraz gecikebilir, ama ileriye gitmek için ihtiyacınız olan önemli bilgiyi elde edeceksiniz.

Ayrılmakta olan bir çalışanla bilgileri toplamaya mı çalışıyorsunuz? Böyle durumlarda, onlarla değil, kendilerine en yakın olan kişilerle çalışmak daha iyi olabilir.

Müdürlerle çalışarak ne üzerinde çalıştıklarına dair bir fikir almak ve BT ile dosyalarına erişim sağlamaya odaklanın. Yakın çalıştıkları ekip arkadaşlarından ayrılan çalışandan neye ihtiyaç duyacaklarını sorun.

Şimdi bilgi paylaşımı yapın, gelecekte daha iyi bir offboarding süreci için

Bu tür durumlar, neden her zaman bilgi odaklı kültürler'in güçlü savunucuları olacağımızın mükemmel bir örneğidir. Bilgiyi yakalamayı ve paylaşmayı önemseyen çoğu iş yeri için ayrılan bir çalışan panik kaynağı değildir. Başından beri bilgilerini belgelerken ve paylaşırken, offboarding çok daha az kaotik hale gelebilir.

Sizlerde bizler için de, o son haftalarda veda töreni planlamak ve birlikte başardığımız her şeyi anmak için harcamayı tercih ederiz. Ayrılmayı, çalışan deneyiminin sadece bir parçası olarak görmeye başladığınızda, her taraf için işleri çok daha kolay hale getirebilirsiniz.