Invisible Problems: How Knowledge Management Impacts Remote Workforces
Bilgi yönetiminin şirketlerin çalışan tükenmişliği ve iş gücü sirkülasyonu gibi sorunların üstesinden nasıl gelebileceğini ve eşzamanlı çalışma ortamlarının bir parçası olan diğer sorunları görün.
Dünya gece aniden evden çalışma düzenine geçtiğinde, işverenlerin çalışanlarının yaşam kalitesini artırmak için birçok belirgin yolu vardı. Esnek çalışma saatleri, ev-ofis ekipmanları, sanal happy hour'lar ve markalı gündelik giysiler, uzaktan yaşamlarımıza başladığımızda çalışanlarla paylaşılan hemen faydalar arasındaydı. Ancak, tie-dye eşofmanların yeniliği geçtikçe ve mevcut ve gelecekteki çalışma ortamlarımızın gerçekliği ortaya çıktıkça, liderlerin teknolojik temellerine bakmaları ve "başarılı olmak için ihtiyacımız olan her şeye sahip miyiz?" diye sormaları önemlidir.
Bize göre, uzaktan çalışma teknoloji yığını olarak adlandırdığımız kritik unsurlar (video konferansı, ekip iletişimi + mesajlaşma ve bilgi yönetimi) hakkında zaten detaylı bilgi verdik, ancak bu araçlara dünya genelinde evde kalma emirlerinden önce sahip olmayan ekipler için bu araçları sağlamak çalışmayı gerektiriyor. Ve teknolojik bütçelerin her zamankinden daha fazla sorgulandığı bir dönemde, yeni araçlara duyulan ihtiyacın kanıtını sunmak çok önemlidir.
Video konferans ve sohbet araçlarına olan ihtiyaç, yüz yüze toplantılar ve pasif öğle masası sohbetleri artık mümkün olmadığında açıktır—bu, uzaktan çalışmaya geçişimiz sırasında erken aşamalarda görüldü. Okta’nın 2020 İş @ Evde raporu, Zoom için Şubat ile Mart arasında %110'luk bir Aylık Aylık Büyüme (MoM) ve Slack için %19'luk bir büyüme kaydetti ve bu araçların nasıl hızla iş yerlerimizin belkemiği haline geldiğini gösterdi. Ama uzaktan işbirliği araçlarına olan ihtiyaç, dünya genelindeki pandemi gerçek anlamda vurduğunda bile aslında artış gösteriyordu—bu yılın Şubat ayının başlarında, Forbes, çalışanların geleneksel ofis ortamları dışında esneklik beklemeye başladıkça, iş yerinde sürtünmesiz işbirliğinin artan önemini bildirdi.
Bu, bilgi yönetimi ihtiyacına da uygulanır—bilgiyi uzaktan toplantılar olmadan tutamamanın “belirtileri” muhtemel olarak günümüz teknolojisine sahip olmadan çok belirgin olmayabilir. Bir KM aracına ve bilgi paylaşımına sahip bir kültüre sahip olmamanın sonuçları, bir ekibin etkili ve verimli bir şekilde işbirliği yapma yeteneğini ciddi şekilde zayıflatabilir. Ekiplerinin bilgi paylaşımına ihtiyaç duyduğunun bazı şaşırtıcı göstergeleri şunlardır:
Gen Z çalışanlarının tatminsizlikleri ve nihai ayrılışları
Birçok kişi, 40 yaş altındaki herkesi bir Y kuşağı mensubu olarak adlandırmaya hemen hazır olsa da, X kuşağının en büyük üyeleri aslında iş gücüne girmeye başladı (bazı ölçeklerin 1995'i, bazıların da 1997'yi Y kuşağının başlangıcı olarak kabul ettiğini belirtmek önemlidir; bu, en büyük üyelerin bu yıl 20'li yaşlarının ortalarında olacağı anlamına gelir). Gen Z iş gücüne girdiğinde, yalnızca günlük işlerini gerçekleştirmek için teknolojinin mevcut olduğuna değil, aynı zamanda en anlamlı işler üzerinde odaklanmalarına yardımcı olacak şekilde teknolojiye de güvenmeleri beklenir. Bir ServiceNow çalışması, Gen Z çalışanlarının %42’sinin bir işin kendilerini çok fazla idari işlerde harcattığını düşündüğünde, o işten ayrılacaklarını ortaya koymaktadır; bu da, karmaşık eski sistemlerle uğraşmak için sabır göstermeyen bir neslin yüksek değerli iş çıkarmak için istekli olduğunu göstermektedir.
Yakın zamanda, Guru kullanıcıları arasında gerçekleştirilen bir anketimize göre, %45’i Guru’dan önce yeni işe alınan çalışanlar için en büyük zorluklardan birinin çeşitli sistemlerde doğru bilgiyi bulmak olduğunu bildirdi; bu da, Gen Z çalışanlarının büyük bir kısmını oluşturduğu birçok şirketin çok az tolerans göstereceği bir zorluktur.
Ayrıca, katılımcıların %43'ü Guru'nun daha fazla zamanlarını stratejik planlamaya harcadıklarını söylediler; bu da KM’nin çalışanların idari işlerden daha anlamlı işlere odaklanmakta yardımcı olabileceğini gösteriyor. Katılımcıların %93'ü Guru'nun çalışan katılımına ve mutluluğuna etkisi olduğuna dikkat çekiyor; bu da yüksek değerli çalışmaları destekleyen bir bilgi paylaşım kültürünün moral üzerinde büyük bir etki yapabileceğini öne sürüyor.
Genel çalışan tükenmişliği ve kötü iş/özel yaşam dengesi
KM yokluğunun sonuçlarını yalnızca Gen Z çalışanları hissetmiyor—daha uzun süreli çalışanlar, özellikle Uzman Konu Uzmanı (SME) haline gelenler, bilgi paylaşımını önemsemeyen bir ortamda tükenmeye oldukça yatkındır. Gallup, çalışan tükenmişliğinin #2 nedeninin yönetilemez bir iş yükü olduğunu rapor etmektedir—yani, yüksek değerli çalışanları yalnızca en etkili işlerine odaklanmaya devam ettirmek son derece önemlidir.
Çoğu zaman, SME'ler, yıllardır şirketlerde olan ekip üyeleridir; hızlı büyüyen ekiplerde, muhtemelen birden fazla pozisyonda bulunmuşlardır ve başlangıçlarda, muhtemelen birden fazla ürün geliştirme aşamasına tanıklık etmiştir. Onlar varsayılan olarak, ekiplerin ihtiyaç duyduğu bilgiyi bulamadığında “giderken” olarak görev yapan kişilerdir; bu, ayrıntılı bir ürün sorusu veya bir idari süreç hakkındaki belirsizlik olabilir. Bu sürekli “omuz tokatları” zararsız görünebilir, ancak zamanla birikerek SME'lerin bu soruları yanıtlama ve normal işlerini sürdürme üzerindeki yönetilemez yüküne önemli ölçüde katkıda bulunabilir.
KM, SME'lerinizin tükenmişliği önlemelerine yardımcı olma konusunda önemli bir rol oynayabilir, zamanlarını geri kazanmalarına ve geri kalan ekibinizin daha bağımsız olmasına olanak tanır. Guru'yu kullanan kurumsal müşterilerin %98'i, Guru’nun ekiplerinin tekrar eden soruları yanıtlama süreçlerinde harcadıkları zaman üzerinde etkisinin olduğunu, %99'u ise Guru’nun bilgiyi ararken geçirdikleri zaman üzerinde etkili olduğunu söyledi. Hatta %19'u Guru'nun ekiplerinin iş dışındaki etkinliklere daha fazla zaman harcamalarına yardımcı olduğunu ifade etti; bu da KM’nin daha iyi bir iş/özel hayat dengesi sağlayabileceğini gösteriyor. Bilgi paylaşım kültürünüzü anlamış olan hem bilgi paylaşanlar hem de bilgi isteyenlerin tükenmişlikten kaçınma eğilimleri çok daha yüksektir. Etkin ve pasif bilgi paylaşımının farkı hakkında daha fazla bilgi edinin.Pasif bilgi paylaşımı,ve her birinin bilgi paylaşımına nasıl katkıda bulunduğu hakkında.
Toplantı aşırı yüklenmesi ve eşzamanlı iletişime geçiş mücadelesi
"Bu toplantı bir e-posta olabilirdi"-şaka bir yana, toplantı yorgunluğu, hepsinin ekran üzerinden gerçekleşmeye başladığı zaman daha belirgin hale geldi. Ama birkaç ay önce, ileri görüşlü insanlar yüz yüze toplantıları azaltmanın önemini anladılar ve ekiplerine eşzamanlı olarak işbirliği yapma fırsatı verdiler. Aslında, Gartner, yüz yüze toplantıların 2024 yılı itibarıyla %60'tan %25'e düşeceğini öngörüyor ve “göçebe” çalışma tarzına düşünceli yaklaşımı olan şirketlerin, geride kalanlardan daha iyi yeteneklere erişim sağlayacağını tahmin ediyor (bu da oldukça şaşırtıcı, özellikle şimdi).
CNBC, Basecamp CEO’su Jason Fried'in yüz yüze toplantı yapmama politikasını vurguladı; bu, tarihsel olarak karma ekiplerini ofisteki çalışanlara yönelik ayrıcalık tanımamaları için sağlıklı bir ortam yaratıyor. Bunun yerine, tüm çalışanlarına eşit şekilde dağıttıkları yazılı belgeleri tercih ederler. Bilginin nasıl demokratikleştirileceğine dair sağlam politikalar ve prosedürlere sahip olmak, daha az toplantı ile başarılı bir iş yerinin sağlanmasının temelidir.
Daha az yüz yüze iletişime yönelik bir kültürde kritik bir unsur da, MIT Sloan'a göre, "pasif bilgi" paylaşımının daha iyi bir sistemidir. Yeni uzaktan ekiplerin, „şu anda bilmeniz gereken” bilgilerin yanı sıra, „bilmenizin iyi olacağı” bilgileri de dahil etmeyi düşünmek için teşvik edildiğini belirtirken, biz de toplantıların ve birebir sohbetlerin doğru iletişimin son noktası olmadığı daha geniş bir ortak bilgi paylaşım kültürünün başlatılmasını öneriyoruz.
Başarılı bir şekilde toplantıları azaltmak için ekibinizin bilgiyi nereden ve nasıl alacağına dair bir anlayışa sahip olması ve bilgiyi aldıklarında doğru olduğuna güvenmeleri kritik öneme sahiptir. Guru'yu kullanan kurumsal müşterilerin %97’si, bilgilerin bir uzman tarafından güncel tutulduğunu bilmenin, ekiplerini başarıyla etkinleştirmek için önemli olduğunu belirtti. Ekipler, kritik bilgilerin paylaşımı ve doğrulanması için etkili bir kanala sahip olduklarını hissettiklerinde, o takvim kaydını silmek çok daha kolaydır.
Eşzamanlı çalışmanın geleceği
Ekiplerimiz, akıcı iletişim ve işbirliğinin daha acil bir hale geldiği benzersiz bir zaman dilimindeyiz—ve bunun eksikliği daha yoğun bir şekilde hissediliyor. Ekibinizin bugünkü başarıya hazırlanırken, uzaktan çalışmanın ve bununla beraber gelen gerekliliklerin artık kalıcı hale geldiğini hatırlamak önemlidir ve bu durum oldukça uzun bir zamandır gelmektedir. Bugün, ekibinizin işbirliğini artıran, eşzamanlı çalışmayı teşvik eden ve amaçlı bir biçimde çalışmasını sağlayan araçlar ve süreçler oluşturarak, ekibinizin her yerden, her zaman en iyi işlerini yapabilmelerini sağlayabilirsiniz.
Dünya gece aniden evden çalışma düzenine geçtiğinde, işverenlerin çalışanlarının yaşam kalitesini artırmak için birçok belirgin yolu vardı. Esnek çalışma saatleri, ev-ofis ekipmanları, sanal happy hour'lar ve markalı gündelik giysiler, uzaktan yaşamlarımıza başladığımızda çalışanlarla paylaşılan hemen faydalar arasındaydı. Ancak, tie-dye eşofmanların yeniliği geçtikçe ve mevcut ve gelecekteki çalışma ortamlarımızın gerçekliği ortaya çıktıkça, liderlerin teknolojik temellerine bakmaları ve "başarılı olmak için ihtiyacımız olan her şeye sahip miyiz?" diye sormaları önemlidir.
Bize göre, uzaktan çalışma teknoloji yığını olarak adlandırdığımız kritik unsurlar (video konferansı, ekip iletişimi + mesajlaşma ve bilgi yönetimi) hakkında zaten detaylı bilgi verdik, ancak bu araçlara dünya genelinde evde kalma emirlerinden önce sahip olmayan ekipler için bu araçları sağlamak çalışmayı gerektiriyor. Ve teknolojik bütçelerin her zamankinden daha fazla sorgulandığı bir dönemde, yeni araçlara duyulan ihtiyacın kanıtını sunmak çok önemlidir.
Video konferans ve sohbet araçlarına olan ihtiyaç, yüz yüze toplantılar ve pasif öğle masası sohbetleri artık mümkün olmadığında açıktır—bu, uzaktan çalışmaya geçişimiz sırasında erken aşamalarda görüldü. Okta’nın 2020 İş @ Evde raporu, Zoom için Şubat ile Mart arasında %110'luk bir Aylık Aylık Büyüme (MoM) ve Slack için %19'luk bir büyüme kaydetti ve bu araçların nasıl hızla iş yerlerimizin belkemiği haline geldiğini gösterdi. Ama uzaktan işbirliği araçlarına olan ihtiyaç, dünya genelindeki pandemi gerçek anlamda vurduğunda bile aslında artış gösteriyordu—bu yılın Şubat ayının başlarında, Forbes, çalışanların geleneksel ofis ortamları dışında esneklik beklemeye başladıkça, iş yerinde sürtünmesiz işbirliğinin artan önemini bildirdi.
Bu, bilgi yönetimi ihtiyacına da uygulanır—bilgiyi uzaktan toplantılar olmadan tutamamanın “belirtileri” muhtemel olarak günümüz teknolojisine sahip olmadan çok belirgin olmayabilir. Bir KM aracına ve bilgi paylaşımına sahip bir kültüre sahip olmamanın sonuçları, bir ekibin etkili ve verimli bir şekilde işbirliği yapma yeteneğini ciddi şekilde zayıflatabilir. Ekiplerinin bilgi paylaşımına ihtiyaç duyduğunun bazı şaşırtıcı göstergeleri şunlardır:
Gen Z çalışanlarının tatminsizlikleri ve nihai ayrılışları
Birçok kişi, 40 yaş altındaki herkesi bir Y kuşağı mensubu olarak adlandırmaya hemen hazır olsa da, X kuşağının en büyük üyeleri aslında iş gücüne girmeye başladı (bazı ölçeklerin 1995'i, bazıların da 1997'yi Y kuşağının başlangıcı olarak kabul ettiğini belirtmek önemlidir; bu, en büyük üyelerin bu yıl 20'li yaşlarının ortalarında olacağı anlamına gelir). Gen Z iş gücüne girdiğinde, yalnızca günlük işlerini gerçekleştirmek için teknolojinin mevcut olduğuna değil, aynı zamanda en anlamlı işler üzerinde odaklanmalarına yardımcı olacak şekilde teknolojiye de güvenmeleri beklenir. Bir ServiceNow çalışması, Gen Z çalışanlarının %42’sinin bir işin kendilerini çok fazla idari işlerde harcattığını düşündüğünde, o işten ayrılacaklarını ortaya koymaktadır; bu da, karmaşık eski sistemlerle uğraşmak için sabır göstermeyen bir neslin yüksek değerli iş çıkarmak için istekli olduğunu göstermektedir.
Yakın zamanda, Guru kullanıcıları arasında gerçekleştirilen bir anketimize göre, %45’i Guru’dan önce yeni işe alınan çalışanlar için en büyük zorluklardan birinin çeşitli sistemlerde doğru bilgiyi bulmak olduğunu bildirdi; bu da, Gen Z çalışanlarının büyük bir kısmını oluşturduğu birçok şirketin çok az tolerans göstereceği bir zorluktur.
Ayrıca, katılımcıların %43'ü Guru'nun daha fazla zamanlarını stratejik planlamaya harcadıklarını söylediler; bu da KM’nin çalışanların idari işlerden daha anlamlı işlere odaklanmakta yardımcı olabileceğini gösteriyor. Katılımcıların %93'ü Guru'nun çalışan katılımına ve mutluluğuna etkisi olduğuna dikkat çekiyor; bu da yüksek değerli çalışmaları destekleyen bir bilgi paylaşım kültürünün moral üzerinde büyük bir etki yapabileceğini öne sürüyor.
Genel çalışan tükenmişliği ve kötü iş/özel yaşam dengesi
KM yokluğunun sonuçlarını yalnızca Gen Z çalışanları hissetmiyor—daha uzun süreli çalışanlar, özellikle Uzman Konu Uzmanı (SME) haline gelenler, bilgi paylaşımını önemsemeyen bir ortamda tükenmeye oldukça yatkındır. Gallup, çalışan tükenmişliğinin #2 nedeninin yönetilemez bir iş yükü olduğunu rapor etmektedir—yani, yüksek değerli çalışanları yalnızca en etkili işlerine odaklanmaya devam ettirmek son derece önemlidir.
Çoğu zaman, SME'ler, yıllardır şirketlerde olan ekip üyeleridir; hızlı büyüyen ekiplerde, muhtemelen birden fazla pozisyonda bulunmuşlardır ve başlangıçlarda, muhtemelen birden fazla ürün geliştirme aşamasına tanıklık etmiştir. Onlar varsayılan olarak, ekiplerin ihtiyaç duyduğu bilgiyi bulamadığında “giderken” olarak görev yapan kişilerdir; bu, ayrıntılı bir ürün sorusu veya bir idari süreç hakkındaki belirsizlik olabilir. Bu sürekli “omuz tokatları” zararsız görünebilir, ancak zamanla birikerek SME'lerin bu soruları yanıtlama ve normal işlerini sürdürme üzerindeki yönetilemez yüküne önemli ölçüde katkıda bulunabilir.
KM, SME'lerinizin tükenmişliği önlemelerine yardımcı olma konusunda önemli bir rol oynayabilir, zamanlarını geri kazanmalarına ve geri kalan ekibinizin daha bağımsız olmasına olanak tanır. Guru'yu kullanan kurumsal müşterilerin %98'i, Guru’nun ekiplerinin tekrar eden soruları yanıtlama süreçlerinde harcadıkları zaman üzerinde etkisinin olduğunu, %99'u ise Guru’nun bilgiyi ararken geçirdikleri zaman üzerinde etkili olduğunu söyledi. Hatta %19'u Guru'nun ekiplerinin iş dışındaki etkinliklere daha fazla zaman harcamalarına yardımcı olduğunu ifade etti; bu da KM’nin daha iyi bir iş/özel hayat dengesi sağlayabileceğini gösteriyor. Bilgi paylaşım kültürünüzü anlamış olan hem bilgi paylaşanlar hem de bilgi isteyenlerin tükenmişlikten kaçınma eğilimleri çok daha yüksektir. Etkin ve pasif bilgi paylaşımının farkı hakkında daha fazla bilgi edinin.Pasif bilgi paylaşımı,ve her birinin bilgi paylaşımına nasıl katkıda bulunduğu hakkında.
Toplantı aşırı yüklenmesi ve eşzamanlı iletişime geçiş mücadelesi
"Bu toplantı bir e-posta olabilirdi"-şaka bir yana, toplantı yorgunluğu, hepsinin ekran üzerinden gerçekleşmeye başladığı zaman daha belirgin hale geldi. Ama birkaç ay önce, ileri görüşlü insanlar yüz yüze toplantıları azaltmanın önemini anladılar ve ekiplerine eşzamanlı olarak işbirliği yapma fırsatı verdiler. Aslında, Gartner, yüz yüze toplantıların 2024 yılı itibarıyla %60'tan %25'e düşeceğini öngörüyor ve “göçebe” çalışma tarzına düşünceli yaklaşımı olan şirketlerin, geride kalanlardan daha iyi yeteneklere erişim sağlayacağını tahmin ediyor (bu da oldukça şaşırtıcı, özellikle şimdi).
CNBC, Basecamp CEO’su Jason Fried'in yüz yüze toplantı yapmama politikasını vurguladı; bu, tarihsel olarak karma ekiplerini ofisteki çalışanlara yönelik ayrıcalık tanımamaları için sağlıklı bir ortam yaratıyor. Bunun yerine, tüm çalışanlarına eşit şekilde dağıttıkları yazılı belgeleri tercih ederler. Bilginin nasıl demokratikleştirileceğine dair sağlam politikalar ve prosedürlere sahip olmak, daha az toplantı ile başarılı bir iş yerinin sağlanmasının temelidir.
Daha az yüz yüze iletişime yönelik bir kültürde kritik bir unsur da, MIT Sloan'a göre, "pasif bilgi" paylaşımının daha iyi bir sistemidir. Yeni uzaktan ekiplerin, „şu anda bilmeniz gereken” bilgilerin yanı sıra, „bilmenizin iyi olacağı” bilgileri de dahil etmeyi düşünmek için teşvik edildiğini belirtirken, biz de toplantıların ve birebir sohbetlerin doğru iletişimin son noktası olmadığı daha geniş bir ortak bilgi paylaşım kültürünün başlatılmasını öneriyoruz.
Başarılı bir şekilde toplantıları azaltmak için ekibinizin bilgiyi nereden ve nasıl alacağına dair bir anlayışa sahip olması ve bilgiyi aldıklarında doğru olduğuna güvenmeleri kritik öneme sahiptir. Guru'yu kullanan kurumsal müşterilerin %97’si, bilgilerin bir uzman tarafından güncel tutulduğunu bilmenin, ekiplerini başarıyla etkinleştirmek için önemli olduğunu belirtti. Ekipler, kritik bilgilerin paylaşımı ve doğrulanması için etkili bir kanala sahip olduklarını hissettiklerinde, o takvim kaydını silmek çok daha kolaydır.
Eşzamanlı çalışmanın geleceği
Ekiplerimiz, akıcı iletişim ve işbirliğinin daha acil bir hale geldiği benzersiz bir zaman dilimindeyiz—ve bunun eksikliği daha yoğun bir şekilde hissediliyor. Ekibinizin bugünkü başarıya hazırlanırken, uzaktan çalışmanın ve bununla beraber gelen gerekliliklerin artık kalıcı hale geldiğini hatırlamak önemlidir ve bu durum oldukça uzun bir zamandır gelmektedir. Bugün, ekibinizin işbirliğini artıran, eşzamanlı çalışmayı teşvik eden ve amaçlı bir biçimde çalışmasını sağlayan araçlar ve süreçler oluşturarak, ekibinizin her yerden, her zaman en iyi işlerini yapabilmelerini sağlayabilirsiniz.
Guru platformunun gücünü ilk elden deneyimleyin - etkileşimli ürün turumuzu yapın
.webp)
