Bugün gidilecek bir toplantının daha az olmasını ister misiniz?

Araştırmalar göstermiştir ki, toplantılarla dolu takvimler çalışan tatminini ve mutluluğunu azaltabilir. Bazı şirketler, toplantı düzenlemenin neredeyse bir aydiğerleri tamamen kaldırıyor, çalışma takviminizi ikinci bir kez gözden geçirmek faydalı olabilir.

Ve anlıyoruz; çoğu zaman e-posta olması gereken toplantılarda harcanan zaman en iyi işinizi yapmanızı zorlaştırabilir, bu yüzden belki yeni bir şey denemenin zamanı gelmiştir. Guru, insanlar arasında bilgi paylaşımını ve arayışını kolaylaştırmak için tasarlanmış bir araç olmanın ötesinde; aynı zamanda insanların daha verimli ve etkili çalışmasına yardımcı olmak için de tasarlanmıştır.

Guru'daki toplantıları yeniden düşünmek

Bize güvenin, deneyimden biliyoruz ki toplantıları azaltmak biraz çaba gerektirir. Daha verimli çalışabilmemiz ve bilişsel yükü azaltabilmek için kendi dahili iletişim yaklaşımımızı değerlendirdik. Bundan sonra birçok değişiklik yapma fırsatını bulduk.

Tüm organizasyon için toplantılarla ilgili beklentileri yeniden ayarlamak amacıyla bir liderlik takvim denetimi gerçekleştirdik. Dahili iletişime yaklaşımımızı yeniden düşünerek “altın kuralımızı” uyguladık ve toplantıların oluşturulması konusunda standartlar belirledik. Odak zamanı artırmak ve insanlara daha fazla zaman kazandırmak için “İç toplantı çarşambaları yok” gibi diğer girişimler geliştirdik.

Tüm bu olumlu değişikliklere rağmen, işler hala bitmedi. Sürekli olarak iş stratejimizi geliştiriyoruz ve başkalarının kendi ofislerinde ve organizasyonlarında olumlu değişimler yapmalarına yardımcı olmak istiyoruz.

İş yerinde gereksiz toplantıları azaltın

Bilgi yönetimine olan bağımlılığımız nedeniyle, Guru’da “kaçırma mutluluğunu (JOMO)” sahipleniyoruz. Şirketler bilgi odaklı kültürleri ve senkron iletişimi benimsediğinde, insanlar daha verimli ve bağımsız çalışabilirler. Bilgiyi belgeleyebilmek ve saklayabilmek, toplantıda gözden geçirmeniz gereken proje güncellemeleri, aylık raporlar, sonraki adımlar ve gerekli olabilecek her şeyi özetlemeyi kolaylaştırır. Belirli toplantı davetlerine “reddet” demek artık o kadar tabu değil gibi görünüyor.

Doğru şirket wikisinin ve iletişim stratejisinin dolu iş takvimlerini yönetmede büyük katkısı olabilir. Eğer bu hafta takviminize baktığınızda bunalmış hissediyorsanız, size bazı takip edilecek ipuçlarımız var.

Mevcut toplantılarınıza göz atın

1:1'lerinize, anlık toplantılarınıza, başlama toplantılarınıza ve durum güncellemelerinize eleştirel bir gözle bakma zamanıdır. Davetli olan her kişinin (kendiniz de dahil) nasıl değer katabileceğini ve nihai hedefin ne olması gerektiğini kendinize sorun. Belirli kişilerin ve sonuçların neden uyumlu olmadığını anlamakta zorluk yaşıyorsanız, bu, davet listesini yeniden gözden geçirmenin iyi bir zamanıdır.

Toplantıları azaltmaya çalışan yöneticiler bir adım daha ileri gitmeli ve toplantı katılımcılarına toplantıları ne kadar faydalı bulduklarını sormalıdır. Toplantıların insanlara işlerini daha verimli yapmaları konusunda yardımcı olup olmadığını, toplantı sıklığının mantıklı olup olmadığını ve önerilecek değişiklikler hakkında geri bildirim paylaşmalarını isteyin.

Bu bilgiyi aldıktan sonra, toplantı sıklığını düşünmeye başlayabilirsiniz. Belirli toplantılara çok sık katıldığınızı ve diğer toplantılara ise pek katılmadığınızı fark edebilirsiniz. Tekrar eden toplantılara katılmadığınızı düşünüyorsanız, onları iptal etmekten korkmayın. Daha verimli hale getirmek için diğerlerini birleştirmeyi düşünün.

Aceleninizi tanımlayın

Bir projenin başlangıç toplantısına katılmamak ile güncellemeye dair bir güncellemeye katılmamak arasında büyük bir fark vardır. Gerçek şu ki, karşılaştığınız her toplantı, mesaj veya e-postanın sizin acil dikkatinizi gerektirmeyecek.

Bir şeyleri aciliyeti açısından düşündüğünüzde, takviminiz ve günlük yaşamınız çok daha yönetilebilir hale gelir. Yaklaşan son tarihler, takım/organizasyon hedefleri ve kendi iş yükünüzü dikkate alırken, bir toplantıya katılmanın değip değmeyeceğine karar vermelisiniz.

Bazı toplantıların ve meselelerin aciliyetini tanımlamak zor olabilir. Bir şeyin gerçekten zamanınıza ve dikkatinize değer olup olmadığını belirlemede zorluk yaşıyorsanız, yöneticinizle ya da toplantı planlayıcısıyla konuşun. Belli bazı toplantılar için katılmamanız gerektiğini ya da sadece güncel önceliklerinizi tekrar gözden geçirmeniz gerektiğini düşünebilirsiniz.

Açıklık arayın

Neden bir toplantı davetinde bulunduğunuzu anlamakta zorlanıyor musunuz? Toplantı tanımını üç kez okudunuz ve hâlâ amacının ne olduğunu anlamıyor musunuz? Birinin konu hakkında “fikirlerinizi almak istiyorum” dediği toplantıyı sabırsızlıkla mı bekliyorsunuz?

Biraz geribildirim ve iletişim çok faydalı olabilir. Gündem veya bir toplantının öngörülen sonuçlarını talep ederek başlayın. İnsanları dahil etme veya hangi hedeflere ulaşmak istediklerini düşünmeye itmek, toplantının katılması zorunlu mu yoksa atlanabilir olduğunu belirlemenize yardımcı olabilir.

Kasd dil üzerinde duruyor musunuz? İnsanlara birkaç soru veya ele alacakları konularla gelmeleri konusunda hazırlıklı olmalarını isteyin. Bu, “şekilsiz” bir toplantıya biraz yapı katabilir ve sizi doğru düşünce biçimine sokabilir.

Önerilen alternatiflerle reddedin

Tüm ekiple bu bir saatlik toplantıya katılacak zamanınız yok, ama önemli paydaşlarla 15 dakikalık bir sohbet yapabilirsiniz. Bazı soruları yanıtlayabilecek belgeler gönderme teklifinde bulunun. İlerlemek için kendi başınıza biraz iş yapmanız gerektiğini söyleyin, ama işleri toparladıktan sonra yardım etmeye hazırsınız.

Unutmayın, herhangi bir toplantının amacı herkesi daha verimli çalışmaya yardımcı olmak olmalıdır. Alternatifler sunarsanız, herkesin daha verimli bir çalışma hedefine ulaşmasına katkıda bulunursanız, herkes kazanır!

Verimli toplantıları takvime koyun

Daha önce etkin toplantılar planlamakla ilgili kendi kurallarımızı uyguladığımızı belirtmiştik. Takvime eklediğiniz her toplantının gerekli olduğundan emin olmak istiyorsanız, oyun kitabımızdan bir sayfa alın ve 4 Ps'yi takip edin.

,,

4 Ps’den bahsettiğimizde, toplantı planlarken Amaç, Ürün, İnsanlar ve Süreç (gündem) bilmeyi kastetmekteyiz. Herkesin neden katıldığını ve beklenen sonuçları tam olarak bildiği de önemlidir. Birlikte zamanınızı mümkün olan en verimli ve etkili şekilde kullanabilirsiniz.

Toplantıları azaltarak üretkenliğinizi artırın

Toplantılar her zaman işin bir parçası olacaktır, ancak bunların işin tek parçası olmaması gerektiğini hatırlamak önemlidir. Bazen bir toplantının sağlayabileceği anlık işbirliği unsuruna ihtiyacınız olacak. Diğer zamanlarda, saat 14:00’teki yeniden grup toplantısını takviminizden kaldırmanız gerektiğini görebilirsiniz, böylece biraz odak zamanı geri kazanabilirsiniz. Toplantılara yaklaşımınızı yeniden düşünmek için kendinize zaman tanıdığınızda, takviminizde biraz ekstra boşluk bulabileceğinizi görebilirsiniz.