Hepimiz oradaydık — bir RFP (teklif alma talebi) masanıza geliyor ve aynı anda hem heyecan hem de bulantı hissi yaşıyorsunuz. Bu, iyi bir şekilde kurulmuş bir süreç ve kurumsal yazılım satarken kaçınılmaz olan bir süreçtir. Bir yığın jargon etrafa saçmak yerine ve size bir RFP gümüş mermisi sunmak yerine (spoiler: böyle bir şey yok), müşteri talebini basit bir yaklaşımla ele alalım ve bir sonraki RFP sürecinizi kazanmaya yardımcı olacak bazı kanıtlanmış taktiklere bakalım.

Taco seviyorsun, değil mi? Kim sevmez ki? Bir anlığına kendinizi Tacos de Plata adında bir taco catering şirketinde satış temsilcisi olarak hayal edelim. Kurucu ortağınız en iyi taco yaratmak için büyük düşünce, çaba ve enerji harcadı. Yelp'te harika yorumlarınız var ve premium malzemeleri sağlamak için elinizden gelenin fazlasını yapıyorsunuz.

• Özel ev yapımı tortilla kullanıyorsunuz
• Şefiniz ve kurucu ortağınız dünya çapında bir uzman ve Meksika'nın Fresnillo şehrinden gelen bir şef ailesinden geliyor (bunu daha sonra daha fazla anlatacağım)
• En kaliteli Cotija peynirini kullanıyorsunuz
• Tüm guac'ınızı evde yapıyorsunuz ve tüm soğanlarınızı, biberlerinizi, kişnişinizi ve domateslerinizi kendi bahçenizde büyütüyorsunuz
• Organik, merada beslenen sığır eti kullanıyorsunuz
• Ciddi alerjiler için ayrılmış gluten içermeyen bir mutfak sunuyorsunuz
• Bazı büyük ünlüler tarafından işe alındınız (sosyal kanıt, hurray!)
• Mükemmel müşteri hizmeti ve deneyiminizle gururlanıyorsunuz - bu, müşterilerinizi geri getiriyor

Sadece kutu işaretlemeyin; bir hikaye anlatın

Kendi hizmetine değer veren herhangi bir satış temsilcisi ya da pazarlamacı daha ilk anda size özelliği kontrol listelerinin gerçek farklılaşmanın yok olabileceğini söyler.

Özellik kontrol listeleri, rekabetinizin herhangi bir değerlendirmeye gerek duymadan işaretlemesine olanak tanıyacak şekilde işlevselliği genelleştirebilir. Alternatif olarak, daha az önemli olabilecek satır maddeleri olabilir bu nedenle rakip “daha fazla kutu kontrolü yapar” izlenimi yaratır ve bu nedenle iş için daha iyi bir uyum sağlar. Bu RFP senaryolarında kaçınılmaz olmasına rağmen, bu kadar keskin ve net olmak zorunda değil.

Catering örneğine bir an daha geri dönelim (umarım aç değilsinizdir). Tacos de Plata için ekibi için SKO'yu organize eden Stephanie adında bir potansiyel müşteri ile ilk telefon görüşmesini yaptınız. “Satış ekibimiz, şirketimizin etkinliğinde taco talep etti.” diyor. “Biz SF'deyiz, bu yüzden kalite konusunda biraz iddialı olabilirler.” İyi geçen bir ilk konuşmanın ardından, Stephanie size bir RFP iletir ve başka bir caterer ile ilgilendiğini söyler.

Carl’s Catering adında “her şeyi yapan” bir catering firmasıyla karşı karşıyasınız. Menüsü "Savaş ve Barış" romanından daha uzun, hamburger, sosisli sandviç ve makarna ve peynir de dahil olmak üzere daha geniş bir taco yelpazesine sahip. Ancak, daha fazla seçmeli seçenekleri ve daha büyük bir personelleri var. Aynı zamanda fiyat konusunda sizden daha uygunlar.

Stephanie idari ekipte. Etkinlikte bulunmayacak, sadece satış ekibi için organizasyon ve sipariş veriyor. Satış liderliğiyle bağlantı kurdu ve satış temsilcilerinden birkaç gayri resmi geribildirim topladı ama somut hiçbir şey elde edemedi. En iyi caterer'ı seçmek için bir RFP oluşturmaya başladı. Bir RFP hazırladı ve size sundu. Tanıdık sevgi ve kaygı ile karşı karşıya kaldınız. Ne göreceğinizi bilmiyorsunuz ama tacosunuzun kalitesine dayanarak kendinize güveniyorsunuz.

RFP'de anlaşmalar için aşağıdakiler listelendi:

• Carnitas tacos
• Sığır tacos
• Vejetaryen seçenekleri
• Gluten-free seçenekler
• Tortilla
• Cips
• Peynir
• Salsa
• Guacamole
• Hamburger
• Sosisli sandviçler
• Tavuk nuggetleri
• Burrito

Peki, ne oldu? Muhtemelen kendinize bu RFP, yaptığımız konuşmayı ya da Stephanie'nin çözmek istediği problemi yansıtmıyor diye düşünüyorsunuz. Ne oldu? Onun gereksinimleri mi değişti? Bu ek maddeler nereden geldi, Stephanie (alıcı) ya da satış ekibi (kullanıcı/tüketiciler) mi? Eğer sadece bir kutu kontrolü savaşına girerseniz, Stephanie'ye pek etkileyici görünmeyeceksiniz, özellikle Carl's Catering'in stratejisi boyutunu kullanarak size fiyat kırmak olduğunu göz önünde bulundurursak.

Tuzaklara düşmeyin

Ne yazık ki, bu senaryo yazılım satışlarında oldukça tipiktir.

RFP'ler hiçbir zaman tüm hikayeyi anlatmaz ve muhtemelen bunu asla yapmayacaklardır. Ancak, oldukça açık ve ayrıntılı bir hikaye anlatmaya başladığınızda, RFP'nizi bir hikaye haline dönüştürebilir ve alıcınıza avantajlarınızı çok daha net bir şekilde iletebilirsiniz. Buradaki detay çok önemlidir.

İşte bu yanıtların nasıl iyi bir şekilde görünebileceği:

• Sığır: Şef Maria'nın soyunda, Meksika kökenli şeflerin nesilleri var. Şef, bir taco'nun sadece etinin kaliteli olması gerektiğini bildiği için, tüm serbest beslenen, merada beslenen, organik sığır etimizi New York'taki aile işletmesi Ned’s Friendly Farm'dan doğrudan alıyoruz.
• Peynir: İşlenmiş cheddar yerine, her hafta bize taze Cotija gönderen Meksika'daki Fresnilla Farms ile çalışıyoruz.
• Tortilla: Tüm tortilla'larımızı evde yapıyoruz. Duyarlılıkları olanlar için (en az bir lezzetli) gluten-free seçeneklerimiz de var.
• Guacamole: Avokadolarımız, Michoacán'da büyüyen Şef Maria tarafından elle toplanıyor; burası dünyanın avokado üretiminin %92'sinin olduğu yerdir. Kendi bahçemizde en taze ve en lezzetli malzemeleri elde etmek için kişniş, soğan ve lime yetiştiriyoruz.

Çoğu RFP'ler, yorum yapma ve ayrıntı ekleme imkanı verir. Eğer yapılmazsa, kendi sürümünüzü doldurmalısınız ve kendi bağlamınız ve renklerinizle birlikte eklemelisiniz. Stratejik yüksek noktanızı belirleyin ve temel avantajlarınızı kuşatacak bir hikaye anlatın.

Bu durumda, bu otantisite, alan bilgisi ve malzeme kalitesidir.

1. Gerçekleri eğme veya eski bilgilerin peşinden koşma konusunda dikkatli olun

Güvenilirlik kritik öneme sahiptir ve kazanan taraf olduğunuz varsayıldığında, müşterinizle olan ilişkinizin geri kalanını etkileyecektir.

Bu SaaS şirketleri için özellikle geçerli olsa da, aynı şey herkes için geçerlidir. Tacos de Plata durumunda, birkaç tane daha firma etkinliği olacak ve Stephanie iş hayatında birçok idareci tanıyor. Güven tesis etmek ve bir catering firması olsanız bile ona harika bir deneyim sunmak, referans iş ve tekrar alımlar için iyi sonuç verecektir.

Şimdi geri dönüyoruz RFP'nize. Burrito ile ilgili o satır maddesini gördüğünüzde endişelenmeye başlıyorsunuz. Bu işi kazanmak için çok fazlasıyla endişeliyiz; çeyrek sona eriyor ve sayınızı tutmanız gerekiyor ve bankanız burrito'larla ilgilenmiyor, sadece ipotek ödemenizi düşünüyor.

Birçok işaretlenmemiş kutu görmeye başlıyorsunuz ve panik kendini göstermeye başlıyor. O anda hatırlarsınız: Şef, özel etkinlikler için bir ya da iki kez burrito yaptı. Bunu, o anlaşmaları da siz sattığınız için hatırlıyorsunuz. Bu yüzden, birinin yapacağı gibi, kendinize Tamam, et, tortilla ve peynirimiz var. diye düşünüyorsunuz. Şef bunları daha önce yaptı, bu yüzden bunu yapıyoruz demek istiyorum. Aksi takdirde, bu RFP'yi kazanamayız.

Sizlere hiçbir şekilde düşüncemizden haberdar olmadan, bunun desteklenmesi şef Maria'nın düşündüğünden daha zor hale geldi. Sonuç olarak, burrito yapmayı tamamen bıraktı. Bunu belirten bir şirket e-postası gönderdi ve bunu şirket wiki'sine ekledi (genelde çok gitmediğiniz bir yer) ama hızla unuttunuz.

Artık Maria'yı - ve kendinizi - oldukça zor bir durumda bıraktınız. Bu, en iyi ihtimalle, sizinle müşteri arasındaki güveni seğirtir. En kötü ihtimalle, meslektaşlarınızla ilişkinizi tehlikeye atar.

2. Kaynağa gidin

Birçok durumda bir RFP'yi doldururken, bir satış temsilcisi yalnız çalışır. Eğer akıllılarsa, satış mühendislerini veya hatta bir pazarlamacıyı da devreye alacaklardır. Ama bu gerçekten yeterli mi? Bunu düşün: Güvenlik konusunda uzman kim? Ya entegrasyonlar? Bu bir pazarlamacı değildir (ve ben birinden geliyorum), bu sizin güvenlik ekibiniz veya geliştirici ekibinizdir. Bu yalnızlıktan çıkmak (GTN yalnızlığı bile olsa) RFP'nizi yeniden konumlandırmak ve etkileyici bir hikaye haline getirmek için ihtiyaç duyduğunuz ayrıntıyı elde etmek için son derece yararlı olabilir.

Plata Taco’nun RFP'sinde "Gluten-free seçenekler" için bir satır maddesi görüyoruz. Şimdi bunun var olduğunu biliyoruz, bu yüzden kutuyu işaretleyip geçiyoruz. İyi, harika, muhteşem.

Ama işte sorun — tesis yöneticiniz, tesisinizi inşa ederken farklı derecelerde gluten duyarlılığını keşfetti. Aslında, bazı insanların gluten sorunu olanların sadece gluten tüketemediğini, diğerlerinin duyarlılıklarının o kadar güçlü olduğunu öğrendi ki, gluten içeren herhangi bir şeyle çapraz kontaminasyon olmamalıdır. SF'de büyük bir gluten-free pazar olduğunu bildiğinden, bu konuya daha fazla yöneldi ve her türlü çapraz kontaminasyondan uzakta özel, ayrılmış bir gluten-free mutfak kurdu.

Bu, aksi takdirde yalnızca kaynağa gitmediğiniz takdirde, sahip olamayacağınız kritik bir bilgidir.

Bilmiyorsanız, Stephanie'nin ekibinde çapraz kontaminasyona maruz kalamayan birkaç kişi olabilir ve Carl's Catering yalnızca gluten-free seçenekler sunuyor ama özel bir mutfağı yok. Bu detay, Carl için anlaşmayı batırabilir — ama eğer sizde bunun daha iyi olduğunu bilmiyorsanız, büyüyen bilgilere bağımlısınız. Ve Stephanie, ekibi adına RFP'yi dolduran biri olarak, bu tür detayları almak için onlar ile de irtibata geçmeyebilir.

3. Son olarak, ne zaman vazgeçmeniz gerektiğini bilin

Günün sonunda, siz bir taco catering firmasısınız. Eğer RFP'niz etrafında ilginç ve cezbedici bir hikaye anlattıysanız ve mümkün olduğu kadar fazla detay sunduysanız, yüksek noktanızı vurguladıysanız, ve müşteri sadece sosisli sandviç ve burrito istiyorsa, gluten ile ilgilenmiyorsa - vazgeçin. Bütün bunların içinde çok sayıda SKO var; kapatabileceğiniz birine gidip zamanınızı harcayın. İpotek tamamen buna bağlı.

Guru'nun satış desteklemesi ile ilgili karmaşık rehberine göz atın!