Belgeler, kavramsal olarak dijital benzerliklerin harika bir örneğidir. İş bilgisayarlarının 80'ler ve 90'larda olduğu gibi gelişmesi için, fiziksel dünyaya benzer sistemler tasarlamak çok önemliydi. Bunu başarmanın daha iyi bir yolu ne olabilir ki, belgeyi yaratmak. Hatta kağıda benziyor! Çoğu zaman Belge İşlemcileri, uygulamalarına "kenar boşlukları" gibi şeyleri dahi entegre eder, bu da belgelerimizi yazmak için daktilo kullandığımız zamanlardan bir kalıntıdır. En erken işletim sistemleri, tümü Klasörler ve Belgelerle ilgili temel fikirlere dayanıyordu; bu kavramlar doğrudan fiziksel dünyaya karşılık gelir.

Ama şimdi 30 yıl geçti ve benzetme artık geçerli değil. Belgeler elbette yaşamaya devam edecek, çünkü "zaman içinde kayıtlar" gibi şeyleri yakalamak için idealdirler; hukuki bir sözleşme veya toplantı notları gibi. Bu tür içerikler yazıldıktan sonra fazla değişmez. Hukuki belge durumunda, belgeyi değiştirmek için çok açık bir süreç vardır; bu, çoğu durumda orijinal versiyonun da devam etmesini gerektirir. Ama bugünkü içerik ihtiyaçlarımız için, Belge kavramı aslında daha fazla zarara neden oluyor. Bunun neden böyle olduğuna bir bakalım...

1. Onlar değişmek için tasarlanmamıştır. Dünyamızın çoğu değişen içeriklerle ilgilidir; bu içerikler düşüncelerimiz geliştikçe evrim geçirir. Ve bu, değiştirmek istediğimiz o şeyi söylediğimiz tüm yerleri bulmanın bir aptallık işine dönüşmesini sağlar. Ayrıca, yeni değişikliği herkese iletmeniz gerekir ve sonra o yeni versiyonu kime söylediğinizi hatırlamanız gerekir. Ama sonra belgeyi açtığımda, bunun gerçekten doğru olup olmadığını nasıl bilebilirim?
2. Onlar paylaşılmak için tasarlanmamıştır. Ama ölçekle paylaşmak o kadar da kolay değildir... paylaşma yolu genelde kağıt paylaşma yöntemine çok benzer. Belgenin kopyalarını çıkarıyorsunuz ve gönderiyorsunuz. Kullandığım kelimelerin fiziksel dünyada olduğu gibi dijital dünyada da tam olarak aynı olduğuna dikkat edin. Dijital dünyadaki sorun, her seferinde yukarıdaki 1. maddesinin daha da zorlaşmasıdır.
3. Bir kaç tane oldu mu, hepsi bir karmaşaya dönüşür. En azından kağıt ile onu kopyalamak için biraz çaba göstermek zorundaydınız. Belgelerle öyle değil ve bu nedenle, aynı belgenin benzer ama farklı sürümlerinin her tarafta yer aldığı bir denizle karşılaşırsınız. Bu dijital kirlilik.
4. Artık cep telefonlarını diğer dijital cihazlardan daha fazla kullanıyoruz. Belgeler, akıllı telefonların olmadığı bir zamandan geliyor. Bir telefonu belge okumaya çalıştığınızda, birkaç kez yakınlaştırıp kaydırdıktan sonra vazgeçeceksiniz.
5. Belgeler çok uzun. Bir belgenin uzunluğu, faydasıyla doğrudan ilişkilidir. Bir belge ne kadar uzun (ve geniş) olursa, kimsenin onu okuma şansı o kadar azalır ve güncel dışı olma olasılığı o kadar artar. Bu günlerde, kısalık ve doğruluk beklentilerimiz hiç olmadığı kadar yüksek. Bilgi aşırı yüklemesi yaşıyoruz ve gürültü olmadan tam bilgi bekliyoruz.
6. Onların faydalı olup olmadığını söyleyemezsiniz. Yani bir belge yazdınız ve birine gönderdiniz, sonra ne olacak? Onlara bir işi başarmalarına yardımcı oldu mu? Bir satışı kapatmalarına yardımcı oldu mu? Bir müşteri sorununu çözdü mü? Bilmeye imkan yok. Bunlar neredeyse adaletsiz sorular çünkü asla bir belgeyi bu tür şeyleri bize söylemesi için tasarlamadık; onları dijital bir benzetme olarak tasarladık; yazılı metinler oluşturma ve saklama gibi temel bir yatay problemi çözmek için.

Bunların bazılarını düzeltmek için girişimler olsa da, henüz orada değiliz. Bugün birkaç bulut tabanlı belge editörü işte bu; kullandığımız aynı belge editörlerinin bulut versiyonları. Şu anda onları paylaşmak ve aynı anda düzenlemek daha kolay, ama hala belgeler. Bana, SaaS hala bir geçiş dönemi olduğu zamanları hatırlatıyor ve yerel satıcılar ürünlerini buluta taşımaya çalışıyordu, buna SaaS'mış gibi görünmesini sağlamak için; hızlı bir şekilde anladılar ki gerçekten başardıkları tek şey, aynı eski yazılımı başka bir veri merkezine taşımaktı.

Sırada ne var?

Artık uzmanlaşma döneminin erken aşamalarındayız. Kategori kategori, belirli iş problemlerini çözme üzerine inşa edilmiş SaaS uygulamalarının ortaya çıktığını görüyoruz; genel bulut bilişim platformları olmaya çalışmak yerine. Ve günümüz uygulamaları, iş yaşamımız hakkında zaten sahip olduğumuz verileri kullanarak, işimizi daha etkili yapmamızı sağlıyor.

• RelateIQ’de bir müşteri adayı oluşturduğunuzda, bu otomatik olarak o müşteri adayıyla ilgili her etkileşimi, sadece e-postanıza bağlayarak oluşturur.
• Bir potansiyel müşteriyle yaklaşan bir toplantınız olduğunda, Refresh, o müşteriye dair bir rapor gönderir ki böylece toplantınıza daha iyi hazırlanırsınız; bunu takviminizle, LinkedIn, Twitter, vb. ile bağlayarak yapar.
• Ortamsal Hizmetler, siz açıkça hiçbir şey yapmadan hayatınıza değer katar. Google Now, takviminizle bağlantı kurduğunuzda toplantıya zamanında yetişmek için ne zaman çıkmanız gerektiğini size bildirir.
• Toplantılarınız sırasında, serbest form notlar almak için bir belge kullanmak yerine, WorkLife, toplantılarınızı gündem, işlem maddeleri ve açık konulara yapıyı formüle etmenize yardımcı olmak için geliştirilmiştir; böylece takip sürecinizi manuel olarak oluşturmak, insanları kovalamak ya da toplantıların sonuçlarını hatırlamak zorunda kalmazsınız.

Ve "Belgeler" ile aynı şey oluyor. Artık "dijital kağıt" terimleriyle düşünmüyoruz; birçok kişi, kart tasarımı'nın nereye gittiğini düşünüyor (biz de!). Artık tamamlanması gereken işe ve teknolojinin bu işi daha verimli bir şekilde nasıl yapmamıza yardımcı olabileceğine odaklanıyoruz; aksi takdirde işimizi hiç bilmeyeceğimiz şeyleri bize söylemek için.

• Birisiyle içerik paylaştığınızda, bu onlara faydalı mı oldu?
• İçeriği okuduğunuzda, bunun doğru olduğunu nasıl bilirsiniz?
• Belirli bir içeriği kullandığınızda, bu müşteri ile daha iyi bir ilişki yaratıyor mu?
• Her müşteriye aynı içeriği mi gönderiyorsunuz? Yoksa, dinamik olarak belirttikleri ilgiye göre mi oluşturmalısınız?
• Popüler, değerli içeriğin ekibinize daha görünür olmasını sağlarken, bayatlamış, okunmamış içeriğin de kaybolmasını nasıl sağlarsınız; tüm zamanınızı bununla yönetmeden?

Ve daha çok şey var. Kesin olarak heyecan verici zamanlar. Şimdi dosya dolaplarını kapatalım ve gerçekten iş yapalım :)