Guru, Ka'ana Solutions ile Guru for Good kar amacı gütmeyen programımızın bir parçası olarak ortak olmaktan gurur duyar. Bu makale, Ka'ana'nın blogu üzerinde ilk olarak yayınlanmıştır.

Büyük bir eğitim yayıncısı için Teknik Hizmetler ekibini yönetirken, harcadığımız önemli zamanlardan biri, soruları yanıtlamak ve sorunları çözmek için ihtiyaç duyduğumuz bilgiyi aramakla geçti. İhtiyacımız olan bilgiler çeşitli sistemler ve depolama alanları arasında dağılmıştı ve bunların çoğu da güncel değildi veya eksikti. Ekibim, doğru bilgiyi bulmak için zamanlarının çeyreğinden fazlasını harcıyordu ve çoğu zaman bir müşteri bekliyordu.

Slack'i uygulamak, önemli bir ilerleme kaydetti çünkü mevcut araçlarımızın—örn. e-posta—sağlayamayacağı bir seviyede, kayıtsız bir işbirliği sağladı. Ama bu, kök sorunu çözmedi—bilgiyi bulmak için çok zor ve çok uzun zaman alıyordu, bilgi yönetimi sistemi olmadan.

Yeni bir aracın keşfi

Sonunda bir gün, takımımda daha yaratıcı problem çözücülerden biri, bu bilgi yönetimi sorununu çözmeyi vaat eden yeni bir aracı denememiz için bir öneride bulundu. Bu yeni araç, Philadelphia'da kurulan bir şirkettir ve adı Guru'dur.

Sonuçta, Rick'i Dell'deki önceki görevimden tanıyordum—Rick'in ilk başarılı girişimi Boomi, 2010 yılında Dell tarafından satın alınmıştı—bu nedenle bir pilot uygulama önerisini kabul ettim ve bu altı ay sonra tam ölçekli bir dağıtım haline geldi. Bu büyük ölçüde başarılı oldu.

Ekibim için ulaşılan bilgi kalitesi arttı ve aramak için harcanan zaman yarıdan fazla azaldı. Guru, bilgi tabanımızı statik depolardan dinamik bir bilgi ekosistemine dönüştürdü ve bu, iş akışlarımızla bütünleşti. Ekibimdeki bir üye, Guru’nun “ona süper güçler verdiğini” söylediğinde durumu güzel bir şekilde özetledi. Kariyerim boyunca, başka bir yazılım ürününün bu kadar hızlı benimsenmesini ve verimlilikte olağanüstü bir etki yaratmasını hiç görmemiştim.

Daha sonra, kurumsal dünyayı terk etmeye ve Ka'ana Solutions'u kurmaya karar verdiğimde, Guru'nun önemli bir rol oynayacağını biliyordum. Bir işletme gibi, okullar ve okul bölgeleri de bilgi yönetimi ile ilgili aynı zorluklarla karşılaşmaktadır ve belki de daha fazlası da vardır—IT ekiplerinin mücadele ettiği kaynak kısıtlamaları düşünüldüğünde. Bu yüzden Ka'ana Solutions programındaki öğrencilerin odaklandığı temel işlevlerden biri, öğretmenler, öğrenciler ve ailelere destek sağlamak için aynı tür dinamik bilgi tabanını oluşturmaktır ve destek ekibine “süper güçler” vermektir. Bu çözümü pilot uygulama aşamasında denemekteyiz ve Guru modelinin eğitim alanında ne kadar uygulanabilir olduğunun daha da belirgin hale geldiğini görüyoruz. Okulların bir “satış” ekibi olmayabilir ama bir okulun temel işlevlerinden biri öğrenme başarısını sağlamaktır.

 SaaS: Hizmet Olarak Okul

Eğitimin özünde, bir hizmet endüstrisi vardır ve yöneticiler ve öğretmenler öğrenciler ve aileleri gibi müşterilere hizmet sunmaktadır. Yüksek kaliteli hizmet sunumunun kritik bir işlevi bilgi yönetimidir. Okullarda, bilgi yönetimi genellikle öğretme ve öğrenme ile öğretmenlerin öğrencilere vermek için kullandıkları içerik ve derslerle ilişkilendirilir.

Ancak, bilgi yönetiminin müşteri (öğrenen) başarısı üzerinde önemli etkisi olan başka yönleri de vardır; bu da, öğrenme sürecindeki tüm paydaşlara—öğretmenler, öğrenciler ve aileler—özellikle önemli süreçleri destekleyen araçları kullanma ile ilgili mükemmel destek sunmakla ilgilidir (ör. ödevlere erişim, projeleri belgelemek, dizüstü bilgisayar kullanmak ve notları kontrol etmek).

Ka'ana Solutions için çalışan öğrenciler, hizmet verdiğimiz okulların ihtiyaçlarına dinamik ve özel bir bilgi tabanı inşa etmekte, işbirliğini kolaylaştırmakta ve öğrencilerin Slack, Intercom ve Duolingo gibi hızlı büyüyen şirketlerin kullandığı dönüşüm araçlarını kullanarak yenilik yapma fırsatını vermektedirler. Bu tür bir teknolojiyi kullanmanın yeni yollarını bulacaklarımızdan da hiç şüphem yok ve bunun nereye gideceğini görmek için heyecanlıyım.

Bilgi kültüründe bilgi yönetimi

Guru ile bu deneyim, bilgi yönetimi kavramı ve öğretim ile öğrenmede nasıl bir rol oynadığı hakkında derinlemesine düşünmemi sağladı. Guru müşteri odaklı "gelir ekipleri"ni desteklemek üzere tasarlanmış olabilir ama daha geniş bir çerçeve sunmaktadır. Örneğin, teknik destek ekiplerinin ilgilendiği geleneksel bilgi türlerini yönetmek için Guru'yu kullanıyoruz, ama ayrıca başkalarına farklı bilgi aktarmak için de kullanılmaktadır. Bir bilgi odaklı kültür olmanın ne anlama geldiğini öğrenin.

Bahsettiğim kurumsal uygulamada, insan kaynaklarıyla ilgili bilgileri yaymak ve uygulanan pazarlama programlarına görünürlük sağlamak için kullandık. Örneğin, ekiplerimiz için organizasyonel değişiklikler yaptığımızda, bilgileri bir Guru kartında koyup Slack'te paylaştık. Bu, herkes için bulmayı kolaylaştırdı ve herkesin gerçekten inceleyip incelemediğinden emin olabildik. Ve buna dair sorular doğrudan Slack'te yanıtlanabilir.

Ka'ana Solutions'ta, temel bilgi yönetim işlevinin yanı sıra, öğrenciler için eğitim programlarını yönetmek ve zamansal işbirliği iletişim becerilerini geliştirmek için Guru'yu kullanıyoruz. Öğrenciler işbaşı yaparken, şirket hakkında bilgi veren ve yapacakları çalışmaları rehber eden kartlar dizisi ile inceleme yapmaları için yönlendirilmektedirler ve bu sayede temel beceriler oluşturmalarına yardımcı olmaktadır.

Ne kadar çok kullanırsak, o kadar çok uygulama buluyoruz. Günün birinde, öğretmen dersi içeriği ve öğrenci bilgi sentezleme ve oluşturma için bir arşiv olarak kullanıldığını hayal etmek pek de zor değil.

Şu anda, öğrenciler Guru’yu, okulun başlangıcında öğrencilere destek olacak bilgilerin toplandığı, doğrulandığı ve kolay erişim için düzenlendiği bir “öğrenci başarı portalı” oluşturmak amacıyla kullanıyorlar. Okul yılı boyunca, öğretmenler ve veliler için de benzer bilgi Koleksiyonları oluşturacağız.

Guru ekibi, bu çabamızda bizim için mükemmel bir ortak oldu, ama platformdaki başarımızın sebebi de başlatmanın ne kadar basit olduğu ve ne kadar sezgisel olduğudur. Daha fazla kullanımımız olduğunda, AI işlevselliği'ni keşfetmeye başlayacağız; bu da değer önerisini daha da genişletme ve öğrencilerimize endüstride AI'nın nasıl bir rol oynayabileceğine dair gerçek bir örnek sunma vaadini taşımaktadır. Öğrencilerimiz hem yeni bilgi içeriği oluşturacak hem de bunu son kullanıcılarımız için yönetecekler. Çalışmalarımız ilerledikçe, okul yılı boyunca güncellemeler sağlayacağız.