Snooze düğmesine vurursun. "Onbeş dakikam daha var," diye söylersin kendine. Bugün evden çalışıyorsun. Tıkış tıkış bir metro yolculuğu yok. Birbirine girmiş trafik yok. Ve bir bonus olarak, Frozen pijama pantolonunu bile giyebilirsin (not: bu yazarın kimliği artık ortaya çıktı). Ah, uzaktan çalışma. Uzaktan çalışma, son zamanlarda COVID-19 (koronavirüs) ile ilgili paniğin ortasında yanlış nedenlerle medyanın ilgi alanına girdi. Zoom CEO'su Eric Yuan, o kadar ileri gitti ki koronavirüsün "çalışma ve işbirliği alanını" sonsuza dek değiştireceğini söyledi. Belki de haklıdır.
Ama gerçeğin kendisi, uzaktan çalışmanın son on yılda yavaş yavaş geliştiği.
COVID-19'den önce bile, uzaktan çalışma çok fazla yaygınlaşmaya başlamıştı — muhtemelen sadece fark etmedin. Global Workplace Analytics'e göre, uzaktan çalışma son 10 yılda dramatik bir şekilde artış göstermiştir. Aslında, uzaktan çalışmanın 2007'den beri kendi işinde çalışan olmayanlar arasında %140 arttığı tahmin ediliyor ve bilgi işçilerinin üçte biri (37%) şimdi haftada dört veya daha az kez ofise geliyor. Uzaktan çalışma artık tamamen veya hiç çalışma tarzı değil, Amerikalıların %43'ü en azından dönem dönem uzaktan çalışıyor ve çalışanların %85'i en azından bazı uzaktan çalışma tercih ediyor.
Ama evet, COVID-19 uzaktan çalışma ateşine benzin döktü. Kanıtlar bunu öne sürüyor:
Guru, ekibinizin uzaktan geçiş yapmasına yardımcı olabilir.
Ama tüm bu kargaşa ve tüm bu değişimle, kendinize şu soruyu sormak zorundasınız - şirketiniz, değişim için sebep ne olursa olsun uzaktan çalışmaya hazır mı? Gartner bunu düşünmüyor. Ve muhtemelen sen de düşünmüyorsun.
"Dünyanın en büyük evden çalışma deneyi içine zorlandık ve şimdiye kadar, birçok kuruluş için uygulaması pek kolay olmadı. Son zamanlarda yapılan bir web semineri anketinde, katılan İK liderlerinin %91'i (tamamı Asya/Pasifik'ten) salgından bu yana 'evden çalışma' düzenlemeleri uyguladıklarını belirtti, ancak en büyük zorluk, teknoloji altyapısı eksikliği ve yeni çalışma yöntemlerine duyulan rahatsızlıktan kaynaklanıyor." — Saikat Chatterjee, Gartner'da Kıdemli Direktör, Danışmanlık
COVID-19'in olumlu yanları yok, ama ilginç bir yan ürün, aslında kaç tane işverenin uzaktan takımları desteklemeye hazır olduğu olduğunu ortaya çıkarttı. Takımlar çok kısa bir süre içinde uyum sağlamakta zorlanırken, uzaktan çalışma ortamları ile ilgili bazı zorlukları anlamak faydalı olacaktır.
Teknolojinin çözebileceği belirgin zorluklar var — ve bazı daha az belirgin olanları. İşbirliğine, iletişime ve zaman dilimi farklarına geldiğinde, Intercom'un dikkate alınacak bazı ipuçları var.
İşbirlikçi bilgi yönetimi ile uzaktan çalışma geleceğine hazır olun
Bu uzaktan çalışma tetikleyicisi uygun bir şekilde, gelecekte çalışanların ofiste hissettikleri destek kadar uzaktan çalışma ortamlarında da tam olarak desteklenmelerini bekleyecekleri için uyandıran bir çağrıdır. COVID-19 olsun veya olmasın, Gartner tahmin ediyor ki 2030 yılında uzaktan çalışma talebi %30 artacaktır. Z kuşağı iş gücüne tamamen girdiğinde. İleriye düşünme zamanı.
Bu tür bir ortamda işbirliği yapabilme yeteneğimiz — ayrıca organizasyonların kapıştıkları hızlı değişim oranına uyum sağlama — bilgi yönetimini bir gereklilik haline getiriyor. Ve bilgi yönetimi, teknoloji liderlerinin aklında çok önemli olsa da, çoğu kuruluş uzaktan çalışma ortamlarını desteklemek için gerekli olan yerin çok gerisindedir.
Neden bilgi yönetimi stratejinizi yolda tutmayasınız? Bir işbirlikçi bilgi yönetimi çözümünün hangi tür sorunları çözmesini bekleyebilirsiniz?
Bilgi yönetimine işbirlikçi bir yaklaşım benimsemeyen takımlara sunulan uzaktan çalışma ortamlarının bazı senaryolarını göz önünde bulundurun.
Yeni Zelanda'daki bir satış temsilcisi, bir müşteriden bir güvenlik protokolü hakkında bir soru alıyor, ama güvenlik ekibiniz Berlin'de ve derin bir uykuda.
Bir destek temsilcisi, müşteri kaybı yaşayabilecek bir müşteriden canlı sohbet ile fiyatlandırma ve paketleme soruları alıyor, ama fiyatlandırma ve paketleme belgesi satış CRM'inizde bulunuyor, destek bilgi tabanınızda değil.
Müşterileriniz için çok acı veren bir hatayı tanıtan bir özellik yayınlıyorsunuz. Bir özelliği yayınlayan ürün yöneticisini tekrar tekrar aynı soruları yanıtlamaya zorlayan onlardan gelen bir destek temsilcisi var.
Takımlarin kendi bilgi silo sistemleri olduğunda, bu sistemler dışındaki herkes için görmezden gelme sendromuna yenik düşerler. Ve çoğu takımın bilgiyi saklamak için birçok takım özel aracı var, uzaktan çalışma ortamları bilgiyi bir takım sporu haline getirme ihtiyacını ortaya çıkarır; her departman aynı yerde katkıda bulunmalı ve işbirliği yapmalıdır.
Bu bilgi silo sistemleri, uzaktan takımların işlerini yapmaları için gereken bilgilere erişimlerini zorlaştırır. Son zamanlarda bazı Guru müşterileriyle anket yaptık ve bilgi, bir takım sporu olduğu çok belirginleşti — katkılar ve işbirliği kuruluş genelinden gelmektedir.
Ayrıca, takımlarımızı bilgi aramak için karmaşık ve güncel olmayan bir portalda zorladığımızda, muhtemelen bilgilerini diğer takım arkadaşlarına sanal temaslar aracılığıyla iletmekte daha kolay bulacaklardır. Bu tür sanal temaslar, konu uzmanları üzerinde yoğun bir yük oluşturur, verimliliği düşürür ve çalışan bağlılığını azaltır.
Aslında yöneticiler ve çalışanlar, işbirlikçi faaliyetlerde harcadıkları zaman %50 veya daha fazla arttı. En yüksek kurumsal bilgiye sahip olan ve şirketlerinde en iyi işbirlikçi olarak değerlendirilen çalışanlar, en düşük katılım ve kariyer memnuniyeti notlarına sahiptir.
Dolayısıyla, birkaç şey net: Uzaktan çalışma, artış gösteriyor, COVID-19 sebebiyle hızlanmış durumda ve ekipler birçok zorlukla karşılaşıyor, ancak işbirliği belki de en önemlisi. Bunu göz önünde bulundurarak, bilgi yönetimi, uzaktan ekipler arasında daha iyi işbirliğini teşvik etmeye yardımcı olabilir, ancak organizasyonlar bazı yaygın bilgi tuzaklarına karşı koymak için bilgi stratejilerini yeniden düşünmelidir; bunlar arasında şunlar yer alıyor:
Ekip özel araçlara (CRM, Sorun Takip Sistemi, Proje Yönetim araçları vb.) eklenen bilgi siloları
Eğer bilgi güncel değilse ve güvenilmezse, insanlar sanal temaslara geri dönecekler, bu da sizin konu uzmanlarınızı yıpratacak ve kızdıracaktır.
Bilgiyi bir portaldan saklarsanız, benimseme düşük olacaktır.
Uzaktan Bilgi Stratejisi için Bir Bilgi Oyun Planı
Shopify Destek 2014'ten beri uzaktan ve dağınık bir ekip olmuştur. Birçok açıdan, Shopify, uzaktan ortamlar için bilgi stratejilerini optimize ederek bilgi paylaşımının geleceğini modellemiştir.
“Guru'yu uzaktan Destek ekiplerimizle kullanmak, ölçeklenmemizi ve müşterilerimiz için tutarlı, yüksek kaliteli destek sağlamamıza yardımcı oldu” diyor Dana Tessier, Bilgi Yönetimi Direktörü. “Guru'daki güvenilir ve güncel bilgi yönetimi deposu, uzaktan takımlarımızın başarılı olması için kritik önemdedir.”
Dana, uzaktan bilgi yönetimi stratejinizi başlatmanız için birkaç tavsiye veriyor:
Snooze düğmesine vurursun. "Onbeş dakikam daha var," diye söylersin kendine. Bugün evden çalışıyorsun. Tıkış tıkış bir metro yolculuğu yok. Birbirine girmiş trafik yok. Ve bir bonus olarak, Frozen pijama pantolonunu bile giyebilirsin (not: bu yazarın kimliği artık ortaya çıktı). Ah, uzaktan çalışma. Uzaktan çalışma, son zamanlarda COVID-19 (koronavirüs) ile ilgili paniğin ortasında yanlış nedenlerle medyanın ilgi alanına girdi. Zoom CEO'su Eric Yuan, o kadar ileri gitti ki koronavirüsün "çalışma ve işbirliği alanını" sonsuza dek değiştireceğini söyledi. Belki de haklıdır.
Ama gerçeğin kendisi, uzaktan çalışmanın son on yılda yavaş yavaş geliştiği.
COVID-19'den önce bile, uzaktan çalışma çok fazla yaygınlaşmaya başlamıştı — muhtemelen sadece fark etmedin. Global Workplace Analytics'e göre, uzaktan çalışma son 10 yılda dramatik bir şekilde artış göstermiştir. Aslında, uzaktan çalışmanın 2007'den beri kendi işinde çalışan olmayanlar arasında %140 arttığı tahmin ediliyor ve bilgi işçilerinin üçte biri (37%) şimdi haftada dört veya daha az kez ofise geliyor. Uzaktan çalışma artık tamamen veya hiç çalışma tarzı değil, Amerikalıların %43'ü en azından dönem dönem uzaktan çalışıyor ve çalışanların %85'i en azından bazı uzaktan çalışma tercih ediyor.
Ama evet, COVID-19 uzaktan çalışma ateşine benzin döktü. Kanıtlar bunu öne sürüyor:
Guru, ekibinizin uzaktan geçiş yapmasına yardımcı olabilir.
Ama tüm bu kargaşa ve tüm bu değişimle, kendinize şu soruyu sormak zorundasınız - şirketiniz, değişim için sebep ne olursa olsun uzaktan çalışmaya hazır mı? Gartner bunu düşünmüyor. Ve muhtemelen sen de düşünmüyorsun.
"Dünyanın en büyük evden çalışma deneyi içine zorlandık ve şimdiye kadar, birçok kuruluş için uygulaması pek kolay olmadı. Son zamanlarda yapılan bir web semineri anketinde, katılan İK liderlerinin %91'i (tamamı Asya/Pasifik'ten) salgından bu yana 'evden çalışma' düzenlemeleri uyguladıklarını belirtti, ancak en büyük zorluk, teknoloji altyapısı eksikliği ve yeni çalışma yöntemlerine duyulan rahatsızlıktan kaynaklanıyor." — Saikat Chatterjee, Gartner'da Kıdemli Direktör, Danışmanlık
COVID-19'in olumlu yanları yok, ama ilginç bir yan ürün, aslında kaç tane işverenin uzaktan takımları desteklemeye hazır olduğu olduğunu ortaya çıkarttı. Takımlar çok kısa bir süre içinde uyum sağlamakta zorlanırken, uzaktan çalışma ortamları ile ilgili bazı zorlukları anlamak faydalı olacaktır.
Teknolojinin çözebileceği belirgin zorluklar var — ve bazı daha az belirgin olanları. İşbirliğine, iletişime ve zaman dilimi farklarına geldiğinde, Intercom'un dikkate alınacak bazı ipuçları var.
İşbirlikçi bilgi yönetimi ile uzaktan çalışma geleceğine hazır olun
Bu uzaktan çalışma tetikleyicisi uygun bir şekilde, gelecekte çalışanların ofiste hissettikleri destek kadar uzaktan çalışma ortamlarında da tam olarak desteklenmelerini bekleyecekleri için uyandıran bir çağrıdır. COVID-19 olsun veya olmasın, Gartner tahmin ediyor ki 2030 yılında uzaktan çalışma talebi %30 artacaktır. Z kuşağı iş gücüne tamamen girdiğinde. İleriye düşünme zamanı.
Bu tür bir ortamda işbirliği yapabilme yeteneğimiz — ayrıca organizasyonların kapıştıkları hızlı değişim oranına uyum sağlama — bilgi yönetimini bir gereklilik haline getiriyor. Ve bilgi yönetimi, teknoloji liderlerinin aklında çok önemli olsa da, çoğu kuruluş uzaktan çalışma ortamlarını desteklemek için gerekli olan yerin çok gerisindedir.
Neden bilgi yönetimi stratejinizi yolda tutmayasınız? Bir işbirlikçi bilgi yönetimi çözümünün hangi tür sorunları çözmesini bekleyebilirsiniz?
Bilgi yönetimine işbirlikçi bir yaklaşım benimsemeyen takımlara sunulan uzaktan çalışma ortamlarının bazı senaryolarını göz önünde bulundurun.
Yeni Zelanda'daki bir satış temsilcisi, bir müşteriden bir güvenlik protokolü hakkında bir soru alıyor, ama güvenlik ekibiniz Berlin'de ve derin bir uykuda.
Bir destek temsilcisi, müşteri kaybı yaşayabilecek bir müşteriden canlı sohbet ile fiyatlandırma ve paketleme soruları alıyor, ama fiyatlandırma ve paketleme belgesi satış CRM'inizde bulunuyor, destek bilgi tabanınızda değil.
Müşterileriniz için çok acı veren bir hatayı tanıtan bir özellik yayınlıyorsunuz. Bir özelliği yayınlayan ürün yöneticisini tekrar tekrar aynı soruları yanıtlamaya zorlayan onlardan gelen bir destek temsilcisi var.
Takımlarin kendi bilgi silo sistemleri olduğunda, bu sistemler dışındaki herkes için görmezden gelme sendromuna yenik düşerler. Ve çoğu takımın bilgiyi saklamak için birçok takım özel aracı var, uzaktan çalışma ortamları bilgiyi bir takım sporu haline getirme ihtiyacını ortaya çıkarır; her departman aynı yerde katkıda bulunmalı ve işbirliği yapmalıdır.
Bu bilgi silo sistemleri, uzaktan takımların işlerini yapmaları için gereken bilgilere erişimlerini zorlaştırır. Son zamanlarda bazı Guru müşterileriyle anket yaptık ve bilgi, bir takım sporu olduğu çok belirginleşti — katkılar ve işbirliği kuruluş genelinden gelmektedir.
Ayrıca, takımlarımızı bilgi aramak için karmaşık ve güncel olmayan bir portalda zorladığımızda, muhtemelen bilgilerini diğer takım arkadaşlarına sanal temaslar aracılığıyla iletmekte daha kolay bulacaklardır. Bu tür sanal temaslar, konu uzmanları üzerinde yoğun bir yük oluşturur, verimliliği düşürür ve çalışan bağlılığını azaltır.
Aslında yöneticiler ve çalışanlar, işbirlikçi faaliyetlerde harcadıkları zaman %50 veya daha fazla arttı. En yüksek kurumsal bilgiye sahip olan ve şirketlerinde en iyi işbirlikçi olarak değerlendirilen çalışanlar, en düşük katılım ve kariyer memnuniyeti notlarına sahiptir.
Dolayısıyla, birkaç şey net: Uzaktan çalışma, artış gösteriyor, COVID-19 sebebiyle hızlanmış durumda ve ekipler birçok zorlukla karşılaşıyor, ancak işbirliği belki de en önemlisi. Bunu göz önünde bulundurarak, bilgi yönetimi, uzaktan ekipler arasında daha iyi işbirliğini teşvik etmeye yardımcı olabilir, ancak organizasyonlar bazı yaygın bilgi tuzaklarına karşı koymak için bilgi stratejilerini yeniden düşünmelidir; bunlar arasında şunlar yer alıyor:
Ekip özel araçlara (CRM, Sorun Takip Sistemi, Proje Yönetim araçları vb.) eklenen bilgi siloları
Eğer bilgi güncel değilse ve güvenilmezse, insanlar sanal temaslara geri dönecekler, bu da sizin konu uzmanlarınızı yıpratacak ve kızdıracaktır.
Bilgiyi bir portaldan saklarsanız, benimseme düşük olacaktır.
Uzaktan Bilgi Stratejisi için Bir Bilgi Oyun Planı
Shopify Destek 2014'ten beri uzaktan ve dağınık bir ekip olmuştur. Birçok açıdan, Shopify, uzaktan ortamlar için bilgi stratejilerini optimize ederek bilgi paylaşımının geleceğini modellemiştir.
“Guru'yu uzaktan Destek ekiplerimizle kullanmak, ölçeklenmemizi ve müşterilerimiz için tutarlı, yüksek kaliteli destek sağlamamıza yardımcı oldu” diyor Dana Tessier, Bilgi Yönetimi Direktörü. “Guru'daki güvenilir ve güncel bilgi yönetimi deposu, uzaktan takımlarımızın başarılı olması için kritik önemdedir.”
Dana, uzaktan bilgi yönetimi stratejinizi başlatmanız için birkaç tavsiye veriyor:
