Командам, які покладаються на Slack, перший день на роботі у 2021 році був трішки різкою будівлею. Протягом кількох годин ранку 4 січня ті, хто звик до негайного чатифікації, здивувалися, який план резервного каналу був. Email? Asana? Повітряний голуб... чи азбука Морзе? Ми готуємося до всіляких уразливостей реального світу, таких як бури і землетруси, і у компаній безперечно є плани кризової дії у випадку серйозної загрози для бізнесу, але що робити, коли спосіб, яким ми зазвичай розмовляємо один з одним, переривається? Ніколи не пізно переконатися, що ваші найкращі плани відповідають найвищим стандартам, починаючи зі здоров'я внутрішнього зв'язку вашої компанії.

1. У випадку відключення, який план резервного каналу—і чи знають люди, що це таке?

У Guru ми не використовуємо email внутрішньо. Ми в основному використовуємо Slack (і Zoom) для спілкування. Тож коли наша улюблена чат-платформа вийшла з ладу, найінтуітивніше, що ми можемо зробити, це не просто надсилати один одному email. Адже деякі члени команди можуть перевіряти email лише один або двічі на день! Якщо відключення триває довше, ніж реалістично можна зачекати на співпрацю, ось наш план резервного каналу, як задокументований в Guru. Ми використовуємо легко знаходиму мову (відключення Slack) і не ховаємо її серед наших інших технологічних стек або документів про зв'язок.

У випадку змін, наша команда ІТ може легко розповсюдити оголошення за допомогою цієї карти, повідомляючи нас про нову політику, уникаючи при цьому наших скриньок в перший день після відпустки. Пхью! Кризу уникнуто.

2. Коли речі нормальні, чи всі знають, як очікується, що вони будуть спілкуватися?

Добре, ми не використовуємо email внутрішньо. Але, можливо, ви користуєтеся. Але можливо, кілька команд мають доступ до Asana; можливо, у вас є як Slack, так і Microsoft Teams; можливо, у вас є авторське рішення. Для того, щоб скоротити плутанину та втрату часу через пропущені повідомлення, вам слід чітко задокументувати поради про те, як всі ваші комунікаційні платформи взаємодіють одна з одною.

3. Чи легко знайти потрібні розмови?

Скажіть, ви новенький в компанії і берете на себе керування проектом. Ви не знаєте, що відбувалося з ним раніше, і прокручуєте список каналів в Teams і не можете знайти те, що ви шукаєте між «Оновленнями команди Брітт», «Новими випусками ПРОЕКТНОЇ КОМАНДИ» і «Туалетною коробкою: Все про котів». Тож ви створюєте новий канал, запрошуєте купу людей, лише після місяця дізнаєтеся, що існував вже канал, в якому були інші люди, і ви не знали, що він тут був? «Тепер я в 3 каналах для одного проекту», скаржиться хтось.

Час взяти під контроль ваші назви каналів! Визначте уніфіковані порядки назв каналів, і надайте кожному строк для їх поновлення.

Ще один спосіб зберігати здоров'я чату — це впевнитися, що люди не знаходяться в більш кількох каналах, ніж потрібно, та щоб мертві канали були заархівовані, щоб ви не виявилися в ситуації, коли одна людина розмовляє з собою (ее, я маю на увазі, що мені це ніколи не траплялося; я не знаю, про що ви говорите). Будьте агресивними у відношенні до покидання та архівування каналів! Ви завжди можете відновити або розархівувати їх.

Примітка: Команди на даний момент не мають можливості архівування, тому знайдіть конвенцію для зберігання архівованих каналів. Ось що ми рекомендуємо для архівації каналів Microsoft Teams.

Ось деякі гарні правила відлунтка щодо перевірки ваших каналів.

Внутрішня комунікація не повинна бути перепоною, але, всього навсього, це щось з чим більшість компаній все ще мають проблеми. Але впоратися з усім цим зараз, до того як ваші комунікаційні канали ще більше роздробляться, дозволить вашій компанії прискорити зростання, не впливаючи на підвищення рівня плутанини.