Ви знаєте, що обмін знаннями на роботі важливий, ви просто не думали, що стільки вашого часу буде зосереджено на цьому. Цього тижня ви були на трьох зустрічах по запуску проектів наодинці, і ви знаєте, що витратите частину післяобіднього часу на відповіді на Slacks та електронні листи. Ви втомилися, команда втомилася, і ви думаєте, що навіть люди в керівництві починають відчувати вигорання.

Ось чому ви відчуваєте величезну провину через необхідність надіслати ще один оновлений електронний лист, що забирає більше часу та уваги людей. Ми знаємо, що перевантаження інформації є великою проблемою на роботі. Ось чому ми ненавидимо ненавмисно цьому сприяти, просто виконуючи нашу роботу.

Робота не сповільниться незабаром, але ми можемо допомогти вам, якщо ви хочете зменшити цю когнітивну навантаженість. Якщо ви шукаєте способи ефективно обмінюватися знаннями та зменшити навантаження, ми маємо кілька порад, щоб допомогти вам розпочати.

Це нормально бути вибірковим

Протягом дня ми стикаємося з великою кількістю інформації. Після деякого часу це природно - починати ігнорувати певні речі та розподіляти свою увагу на те, що, на вашу думку, потребує цього. Іноді, коли ви надаєте людям «всю історію», ви даєте їм більше інформації, ніж їм насправді потрібно, щоб отримати бажаний результат. Занадто багато інформації може бути плутаним або змусити людей працювати повільніше та важче, ніж це необхідно.

Перед тим, як поділитися знаннями, знайдіть час, щоб подумати про найважливіші висновки, які ви хочете, щоб люди зрозуміли. Зосередьтеся на наданні їм інформації, необхідної для виконання завдання, і переконайтеся, що люди розуміють, що від них очікується.

Також нормально надавати людям можливість споживати додаткову інформацію самостійно. В цьому немає нічого поганого, якщо надати людям дані, необхідні для виконання завдання, а потім також дати їм посилання на все дослідження, якщо вони хочуть прочитати його, коли матимуть час.

Заплануйте час для обміну

Іноді проблема не в кількості знань, які ви отримуєте, а в частоті, з якою ви їх отримуєте. Отримання електронного листа з щотижневим оновленням проекту може бути важливою частиною вашого дня, але це також може бути дуже відволікаючим, коли ви вже зосереджені на інших завданнях.

Додавання трохи передбачуваності до того, коли ви ділитеся своїми знаннями, може дати вашій команді багато користі. Це допомагає їм краще планувати свої дні, оскільки вони знатимуть, коли очікувати оновлень чи важливої інформації, щоб допомогти їм у роботі.

Вам не потрібно планувати кожен електронний лист до хвилини (якщо ви дійсно цього не хочете). Просто дайте людям знати, щоб очікувати оновлень у вівторок після обіду, або що ви відкриті до перегляду робіт в третю п’ятницю кожного місяця, щоб дати всім трохи більше передбачуваності.

Визначте, що важливо

Давайте подумаємо про дві гіпотетичні ситуації на роботі:

1. Ви мали чудову розмову з клієнтом, і вони мали відгук, який хотіли б поділитися про своє останнє досвід з вашою компанією.
2. Виявляється, останнє оновлення продукту призвело до видалення деяких ключових функцій, що були недоступні. Інженерна команда опинилася в ситуації «всі разом», намагаючись виправити проблему, а команді CX потрібно бути проінформованою, що казати клієнтам.

Очевидно, що друга ситуація є більш важливою та терміновою, ніж перша. Як ви дати своїм колегам зрозуміти терміновість? Коли все на роботі починає здаватися, що це терміново, раптом стає набагато важче визначити, на чому зосередити увагу. Замість того, щоб кожен електронний лист або Slack здавалося, що вони вимагають негайної уваги, подумайте про способи допомогти вашим співробітникам зрозуміти, що важливо. Функція оголошень Guru є дуже ефективним способом показати терміновість в повідомленнях. Бачачи кнопку «Я прочитав це» у верхній частині карточок, співробітники знають, що вони дивляться на щось важливе, і це також допомагає людям, що надсилають повідомлення, відслідковувати зацікавленість і впевнитися, що правильні люди це прочитали.

Тримайте все просто

Те, як ми представляємо інформацію, яку ми ділимо, має значення. В цілому все знання, яким ви ділитеся з вашою командою, повинно бути досить зрозумілим і представленим таким чином, щоб його було легко отримати. Будьте стратегічні в тому, як ви представляєте інформацію, і пам’ятайте, щоб зрозумілість та зручність сприйняття були пріоритетом у вашій роботі.

Просто правильно?

Якщо ви звикли писати великими шматками тексту, подумайте про те, щоб розбити своє повідомлення на менші маркери, які зроблять вашу інформацію більш сканованою. Розбивши свої думки на менші речення, ви можете краще зосередитися на повідомленні і дотримуватись найважливішої інформації, щоб донести свою точку зору.

Подумайте, чи можуть відео, зображення чи навіть аудіо записи допомогти людям краще зрозуміти інформацію. Ми записуємо Looms для попередніх робіт та статусу проектів і закликаємо людей надавати оновлення та запитувати питання асинхронно. Це дає людям можливість ознайомитися з інформацією, яку ми надали, і повернутися з питаннями, коли прийде час.

Управління знаннями - ключ до боротьби з перевантаженням інформацією

Обмін знаннями важливий і має бути основою кожного робочого місця. Але ми також усвідомлюємо, що можливо мати надто багато хорошого. Це залежить від нас, щоб знати, коли і як обмінюватися знаннями, і реалізація деяких з пропонованих практик у цьому пості є чудовим першим кроком до того, щоб зробити обмін знаннями більш ефективним та результативним.

Ми великі шанувальники днів без зустрічей та асинхронної комунікації, адже ми знаємо, як важко може бути перевантаження інформацією. Наддання людям простору для обробки інформації, яку вони спожили, є ще однією важливою частиною обміну знаннями.

Витратьте час на те, як ви і ваші колеги можете працювати разом, щоб обмінюватися знаннями, не вносячи внесок у перевантаження інформацією. Можливо, ви виявите, що ваш день стає трохи менш стресовим, трохи продуктивнішим і набагато більш результативним.