Скільки з вас починають свій день з повторюваної зустрічі? Щоденні звіти стали звичною частиною робочого дня, і більшість людей навіть не думає про них. Можливо, саме тому так багато людей бояться своїх зустрічей.

Проблема з щоденними зустрічами

Щоденна зустріч - це коротка, структурована зустріч, під час якої учасники повідомляють про свої оновлення. Її основна мета - підтримувати всіх в одному ритмі і забезпечити, щоб люди могли працювати без перешкод. Деякі команди можуть проводити щоденні зустрічі, або у вас можуть бути щоденні зустрічі для конкретних проектів чи ініціатив.

Зустрічі раніше вважалися вершиною агільної методології, але вони поступово виходять з моди. Багато людей стверджують, що зустрічі займають більше часу , ніж економлять, тоді як інші прямо кажуть, що зустрічі заважають інноваціям. Деякі навіть ставлять під сумнів, чи слід щоденні зустрічі продовжувати існувати в світі, де асинхронна робота стає нормою.

Поліпшіть свої щоденні зустрічі

У нас є досить сильні думки про зустрічі в Guru. Люди не повинні витрачати свій час на неефективні або безглузді зустрічі, але ключові слова тут - «неефективні» і «безглузді». Щоденні зустрічі все ще можуть бути цінною частиною дня для всіх, просто їх потрібно правильно організувати.

Перед тим, як видалити ще одну щоденну зустріч з свого календаря, подивіться, чи можна її врятувати. Після того, як ви дотримаєтеся порад у цьому пості, ви можете почати бачити деякі свої щоденні зустрічі в новому світлі.

Зосередьтеся на своїй меті

Тримати свої зустрічі зосередженими буде важливим аспектом проведення більш ефективних зустрічей. Більшість традиційних рекомендацій SCRUM пропонують зосередити свої зустрічі на трьох запитаннях:

1. Що ви здійснили вчора?
2. Що ви робите сьогодні?
3. Які перешкоди ви зустріли?

Ці три запитання можуть охопити майже все, що вам потрібно дізнатися на зустрічі, але це не єдині, які ви можете задати. Подумайте про основну інформацію, яку ви хочете отримати на кожній зустрічі, потім придумайте 2-3 запитання, які ви можете задати всім, щоб отримати цю інформацію.

Тримайте все коротким

Ідеальна зустріч зазвичай триває не більше 15 хвилин, а деякі можуть тривати навіть 5-10 хвилин. Якщо ваші зустрічі постійно перевищують час, вам слід переглянути, як ви використовуєте час на зустрічі.

Сформуйте правило, що зустрічі повинні закінчуватись у зазначений час. Зверніть увагу на те, що ви змогли обговорити, коли ви зазвичай закінчуєте, і чи всі змогли надати оновлення.  Це може дати вам краще уявлення про те, як проходять ваші зустрічі, і допомогти визначити ваші подальші дії.

Розгляньте можливість додавання ще однієї зустрічі

Важливо пам'ятати, що зустрічі призначені для того, щоб швидко отримувати оновлення про роботу людей. Хоча цілком можливо, що ці оновлення можуть викликати більше запитань або дискусій,  ви все ще повинні зосереджуватись на завданні. Якщо ви постійно відволікаєтеся від теми або переходите до обговорення стратегії та термінів, можливо, настав час додати іншу зустріч до свого календаря.

Перед тим, як панікувати при думці про додавання ще однієї зустрічі до календаря, пам'ятайте, що це не обов'язково має бути щоденна або навіть повторювана зустріч. Ви можете виявити, що проведення однієї зустрічі зосереджено на одній проблемі може бути достатнім для вирішення питань, або що вам потрібно кілька зустрічей для досягнення згоди.  

Робіть речі асинхронними

Графіки змінюються, пріоритети коливаються, і можливо, що 15 хвилин для синхронного оновлення - не найкраще використання часу для когось. Люди можуть не мати багато часу, але це не означає, що ви повинні пожертвувати своєю зустріччю, щоб заощадити кілька хвилин.

Подумайте про перенесення своєї зустрічі на Slack, Teams або куди б не спілкувалася ваша команда найчастіше. Налаштуйте нагадування в спеціальному каналі, присвяченому зустрічам, щоб гарантувати, що люди не забудуть, і притягніть інших до відповідальності за надання вчасних оновлень.

Ви можете знайти, що допомога програми для звітності може бути тим, що вам потрібно. Деякі члени нашої маркетингової команди використовують Geekbot для наших зустрічей, і ми можемо отримати той же рівень уявлення про розклад людей, не відриваючи більше часу з нашого дня.

Використовуйте наш шаблон щоденної зустрічі

Як ви слідкуєте за всім, що відбувається на вашій щоденній зустрічі? Якщо ви не ведете облік того, що ви зробили, використовуйте наш шаблон щоденної зустрічі, щоб почати!

Використання цього шаблону не лише допоможе вам слідкувати за тим, що відбувається під час ваших зустрічей, але також допоможе вам додати необхідну інформацію до вашої бази знань. Якщо члени команди пропустять зустріч або потребують швидкого освіження, тепер вони можуть знайти все, що їм потрібно, в Guru.