Відшкодування неминуче. Всі бажають, щоб вони могли тримати своїх відмінних працівників назавжди. Але зміни відбуваються, з'являються нові можливості, і люди змінюють кар'єру.

Відшкодування так само важливе, як і прийом на роботу. Відносини між працівником і роботодавцем тривають навіть після останнього робочого дня працівника. Вони можуть залишати компанію, але вони продовжать підносити репутацію своєї колишньої компанії, розповідаючи про свою попередню посаду. А хто знає? Можливо, задоволений колишній працівник порекомендує топового нового співробітника через свої гарні враження, або навіть може повернутися пізніше як бумеранг!

З багатьма рухомими частинами, відшкодування може бути заплутаним. Потрібно відкликати різні системи доступу, повернути майно компанії та подати купу документів. Все це потрібно зробити зазвичай протягом десь двох тижнів. Увесь процес може швидко перетворитися з гірко-солодкого прощання на головний біль у вигляді списків справ та логістичних питань.

Хочете дізнатися, як позбутися головного болю від заплутаного відшкодування? Запровадження бездоганної стратегії відшкодування, наповненої шаблонами та інструкціями, є правильним шляхом. Ось як ви можете створити безперебійну відшкодувальну практику.

Що таке відшкодування?

Строго кажучи, відшкодування — це процес, за якого відбувається офіційне розлучення між компанією та працівником. Системи, документація та навіть ноутбуки потрібно відкликати або повернути компанії. Для HR зазвичай є величезний список речей, які потрібно перевірити перед останнім днем працівника. Для команди та керівника працівника відбувається перехід завдань, обов’язків та знань.

Відшкодування включає багато рухомих частин. На відміну від прийому на роботу, процес відшкодування повинен відбуватися в набагато коротший термін, хоча список завдань подібний за обсягом. Якщо ці складові не контролюються та не зберігаються ефективно, ви ризикуєте пропустити важливі елементи, залишити членів команди та клієнтів без підтримки або мати незадоволеного колишнього працівника. Краще грати безпечно та мати чіткий, організований процес відшкодування з самого початку.

«Відшкодування — це важливий етап життєвого циклу працівника, не тільки як можливість отримати розуміння, яке допомагає нам навчитися та рости як організації, але також тому, що це може бути останнє враження, яке ми залишаємо у випускників Guru».

- Елісса Лакін, старший спеціаліст з роботи з людьми в Guru

Чому важливо добре здійснити процес відшкодування працівника?

Не тільки важливо, щоб все було зроблено під час відшкодування, але також важливо, щоб це було зроблено якісно. У кінці процесу працівник, який відходить, все ще повинен почуватися цінним для своєї компанії, навіть якщо він переходить до нових можливостей.

Безперешкодний перехід обов’язків

Хоча ваша команда може бути схвильована новою можливістю свого колеги, втрата члена команди є неприємною і часто може бути стресовою. Хто візьме на себе їх роботу? Якщо вони працюють з клієнтами, яку інформацію про стосунки не записано, що є важливою для переходу клієнта? Перенесення обов'язків, запитань та проблем від колег може швидко стати переповненим. Перерозподіл завдань повинен розпочатися, щойно працівник оголосить про свій відхід.

Це буквальна ситуація «всі на палубі»

Якщо вам потрібен огляд правильних речей, на які потрібно зосередитися при перерозподілі роботи, переконайтеся, що ви зосереджуєтеся на цих важливих речах:

• Попросіть їх проаналізувати свої обов'язки, майбутні проекти, щоденні завдання та будь-які інші справи.
• Повідомте цю інформацію менеджеру, який може визначити, яку роботу делегувати, а яку залишити на потім, поки команда не отримає нового працівника.
• Надайте команді достатньо часу, щоб звикнути до нових очікувань, ставити запитання і влаштуватися з новими обов'язками.

Піти на хорошій ноті

Задоволений працівник - це не лише великий актив, коли вони працюють у вашій компанії. Вони продовжують приносити користь компанії далеко за межами їхньої роботи. Чому? Колишні працівники, які залишають компанію на хорошій ноті, сприяють її загальній репутації в індустрії через «сарафанне радіо». Якщо ваша компанія має хорошу репутацію, заповнену задовільним робочим середовищем і завершеними простими процедурами відшкодування, ви будете вирізнятися для потенційно великих нових працівників.

Без інформаційних смердючок

Документуйте свої знання з першого дня. Ніхто не є незнайомцем з розчаруванням через втрату документації або знань про процес внаслідок інформаційних смердючок. Це відбувається, коли лише одна особа має частину знань, і вона покидає компанію, залишаючи все ще єдиною особою з цією інформацією. Одним з найбільших бар'єрів у відшкодуванні є збереження знань компанії та підтримка міцних стосунків з клієнтами.

Ця ситуація створює безпрецедентний головний біль для залишеній команді, коли їм потрібно цю інформацію, а її нема. У Guru ми вирішуємо цю проблему, практикуючи те, про що говоримо. Тут звичайною практикою є те, що кожен працівник документує процеси, цілі та рекомендації, які можуть знадобитися їх колегам у майбутньому. Використовуйте цей підхід у своїй компанії, і ваша команда подякує вам, ми обіцяємо.

Корисні можливості для зворотного зв'язку

Більшість процесів відшкодування завершуються вихідним інтерв'ю близько або в день останнього працівника. Це ваш шанс отримати зворотний зв'язок про процес відшкодування, а також загальний досвід працівника роботи в компанії. Стимулюйте чесні відгуки в цей момент. Все, що скажуть працівники, які відшкодовуються, може бути використано для подальшого вдосконалення процесу. Така ж можливість, що вони не мають нічого, окрім хорошого устного відгуку. Якщо це так, вважайте це якісно виконаною роботою.

«Якщо ви хочете внести зміни у свій процес відшкодування, робіть це і робіть це зараз. Не знайдеться кращого часу для внесення змін, ніж тоді, коли це актуально, а своєчасна доставка матиме моментальний вплив».

- Елісса Лакін, старший спеціаліст з роботи з людьми в Guru

Залишає незабутнє враження

Як ми вже згадували, відносини між працівником і роботодавцем йдуть далеко за межі останнього дня працівника. Репутація важлива в кожній індустрії, і колишні працівники зберігають цю репутацію на своєму шляху в кар'єрі. Процес відшкодування має можливість залишити незабутнє враження на працівниках, коли вони прощаються зі своєю колишньою роллю та командою.

Стреміться до закінчення, яке буде таким же задовольняючим, як і в Toy Story 3

Які потенційні проблеми можуть виникнути під час відшкодування?

Під час відшкодування можуть завжди виникати проблеми, але є способи пом’якшити ці головні болі. Чіткі, шаблонні процеси та хороша комунікація є основою акуратного відшкодування. Зважаючи на поширені негаразди при розробці процесу відшкодування, ви можете вирішити їх ще до виникнення проблем.

Відновлення активів компанії

Якщо ви позичили ноутбук, монітор, клавіатуру або будь-яке інше обладнання офісу, вам потрібно буде повернути ці предмети під час процесу відшкодування. Активи можуть включати:

• ID-картки
• Ноутбук
• Монітор
• Миша та клавіатура
• Корпоративні кредитні картки
• Паркові перепустки
• Корпоративні телефони
• Форма

Обов'язково тримайте при собі майстер-список усіх активів, які були надані працівникам протягом їхньої роботи. Використовуйте цей список для повернення цих активів.

Видалення доступу до систем

Вимкнення доступу до систем може бути найскладнішим процесом. Це може включати електронну пошту, програмне забезпечення для управління проектами або завданням та будь-яку іншу систему, яку ваша компанія використовує у своїй повсякденній діяльності. Дуже ефективно мати задокументовану процедуру з чіткими покроковими інструкціями щодо того, як видалити доступ до систем.

Порада: спробуйте автоматизувати частини процесу відшкодування, які не вимагають людського втручання. Добрий спосіб це реалізувати - це партнерство Asana і Guru!

Уникнення перевантаженої команди

Цей вигляд ніколи не є добрим знаком

Коли один з членів команди оголошує про свій відхід, виникає незворотна хвиля запитань. Колеги хочуть знати, хто візьме на себе їхні завдання, як проекти будуть завершені з одним членом менше, і коли вони можуть вітати нового працівника. Щоб уникнути перевантаження команди, переконайтеся, що вона поінформована про відхід якомога раніше. Це створює достатньо простору для запитань та перегляду процесів до того, як їхній колега залишить компанію.

Втрати знань і досвіду

Важко, коли покидає команду один з працівників. Вони можуть забрати з собою роки досвіду та найкращі практики компанії. Існує втрата продуктивності, коли команда стикається з переворотом знань та переходами персоналу. Кожному члену команди потрібно внести корективи. Найкращий спосіб протидіяти цьому – зберігати та ділитися знаннями з самого першого дня. Не залишайте членів своєї команди в темряві. Всі виграють, коли ви документуєте і ділитеся знаннями.

Як мені завершити процес відшкодування працівника?

Тепер давайте розглянемо деталі процесу відшкодування. Що саме вам потрібно зробити під час відшкодування працівника?

Плануйте заздалегідь, спілкуйтесь з командою та компанією

Комунікація, комунікація, комунікація – чим краща комунікація, тим менше стресу під час усього процесу відшкодування. Встановіть корпоративну культуру, яка передбачає достатньо повідомлень перед відходом. Час завжди оцінюється.

Майте чіткий процес для спілкування з командою та компанією про відхід працівника. Як тільки ви отримаєте офіційний лист про звільнення, що працівник залишає компанію, настав час розпочати процес відшкодування. Два тижні пролітають, тому плануйте заздалегідь, щоб уникнути проблем до їхнього виникнення.

Переконайтеся, що знання працівника задокументовані

Деякі знання відомі в компанії, але деякі базуються на особистих відкриттях для найкращих практик. Встановіть стандарт для працівників, які залишають компанію, для оцінки та документування своїх знань. Протягом часу працівника у компанії, сприяйте створенню документації та процесів. Цю інформацію слід оприлюднити та зробити редагованою.

Це створює середовище з кількома розумами, які спільно працюють для створення процесу, який добре функціонує для всіх. Обмін знаннями є надзвичайно важливим для забезпечення безперебійної роботи процесів. Коли хтось залишає компанію і забирає важливі знання з собою, вся команда зазнає збитків.

У Guru це виглядає так, що потрібно переконатися, що уходящий працівник не є єдиною особою, відповідальною за їхні картки. Вони повинні проаналізувати свої обов'язки за картками та перерозподілити їх своїй команді. Різні типи користувачів матимуть різні потреби у завершенні робочих відносин. Зберігаючи ці потреби у завершенні робочих відносин як знання, увесь процес може просуватися без запитань чи затримок.

Проведіть інтерв'ю на вихіді

Інтерв'ю на вихід є одним з останніх кроків процесу завершення робочих відносин. Тут HR або менеджери можуть задавати питання про досвід працівника, працюючи в компанії, і чому вони вирішили піти. Розгляньте можливість задати деякі з наступних питань:

• Чому ви почали шукати нову роботу?
• Що спонукало вас обрати нову посаду?
• Чи відчуваєте ви, що готові добре виконувати нову роботу?
• Яка у вас думка про корпоративну культуру нашої компанії?
• Якщо ви могли б змінити що-небудь в роботі чи компанії, що б це було?
• Чи були ви задоволені своїм менеджером та командою тут?

Порада: Завжди включайте ведучого інтерв'ю та особу, відповідальну за запис, в інтерв'ю на вихід. Це рідкісна можливість записати зворотній зв'язок. Детальне ведення записів дозволяє вам максимально точно зафіксувати дієвий зворотний зв'язок.

Ці питання можуть пролити світло на досвід працівника у компанії. Якщо у них є рекомендації для покращення, врахуйте їх. Якщо у них тільки чудові речі, які можна сказати про їхній досвід, добре зроблено.

Як Guru допомагає завершити роботу працівників?

У Guru ми дотримуємось простого набору кроків для ефективного завершення роботи працівників. Працівник, його менеджер, IT, фінансовий відділ та HR всі беруть участь у процесі завершення роботи. Guru працює з набором попередньо створених карток, які слугують вказівками для гладкого виходу члена команди. Ми маємо картки під рукою, щоб спростити процес, легко отримати доступ до інформації про завершення роботи та ділитися знаннями між HR та працівником, що йде. Отже, яку інформацію ви повинні зберігати під рукою?

• Процедури завершення роботи, включаючи завдання для всіх учасників процесу
• Шаблони електронних листів для працівників, що йдуть
• Запрошення на календар для інтерв'ю на вихід
• Шаблони та вказівки для інтерв'ю на вихід
• Посилання на шаблон завершення роботи в Asana

Порада: Інструменти - ваші друзі під час організації процесу завершення роботи. Використовуйте систему управління проектами разом із системою управління знаннями, такою як Guru, щоб відслідковувати прогрес завершення роботи працівника.

Хто бере участь у завершенні роботи в Guru?

Завершення робочих відносин - це командна робота

Працівник, що йде, його менеджер та HR всі беруть участь у процесі завершення роботи. Серія приватних карток у Guru, що підтримуються HR, допомагає сприяти завершенню роботи. Ось що робить кожна сторона:

Менеджер

Менеджер негайно почне працювати над планом переходу з працівником, що йде, і визначить справедливий перерозподіл їхніх завдань серед решти команди. Вони створять список інструментів, щоб забрати доступ і завершити обговорення інтерв'ю на вихід з HR.

Працівник, що йде

Першим кроком для працівника, що йде, є надсилання офіційного листа про звільнення в HR. Після цього вони починають працювати над переходом своїх завдань з менеджером та товаришами. Доступ до систем, де вони мають доступ, буде скасовано. Вони також передадуть відповідальність за картки Guru. Нарешті, у них буде інтерв'ю на вихід з HR.

HR

Члени HR Guru мають шаблон Asana, який копіюється та призначається після оголошення про вихід члена команди. Вони надішлють листа працівнику, що йде, з важливою інформацією щодо їхнього переходу, призначать інтерв'ю на вихід і повідомлять IT, фінансовий відділ та відділ кадрів про їхній вихід.

Як Guru використовує системи для завершення роботи працівників?

Тримати шаблони завершення роботи під рукою завжди буде корисно, коли прийде час завершити роботу працівника. Інструменти та системи, такі як Guru та ваше програмне забезпечення для управління проектами, спростять увесь процес.

Коли працівник Guru оголошує про свій вихід, перший крок - це розпочати серію завдань в Asana. Ми вставляємо остаточну дату працівника в шаблон завдання, і Asana потім призначає контрольні дати для всіх завдань завершення роботи, щоб забезпечити їх своєчасне виконання. Кожне завдання має короткий заголовок з контрольним терміном і посиланнями на відповідні картки Guru в описі завдання для зручного використання.

Ми також зберігаємо інформацію для колег, що йдуть. Картки Guru, такі як "Що очікувати, коли один з ваших товаришів по команді звільняється?" допомагають команді управляти переходом обов'язків. Працівників, що йдуть, закликають поділитися знаннями, які вони вважають актуальними, це може бути все, від найкращих практик проекту до рекомендацій ресторанів у певному місті.

Прощатися з товаришем по команді - це сумно. Працівник, що йде, повинен провести більшу частину своїх фінальних двох тижнів у компанії, насолоджуючись часом з товаришами та згадуючи про все, що вони досягли. Дозвольте Guru спростити ваш процес завершення роботи.