Ваша команда страждає від випадку інформаційного перевантаження? Нехай Guru навчає вас, як ефективно керувати інформацією і повернутися на правильний шлях.
Ви не можете точно сказати, в чому справа, але раптом ваша команда виглядає трохи...не так. Деякі люди кажуть, що у них виникає туман у голові, коли їм доводиться працювати. Інші відчувають фрустрацію, і кілька навіть сказали, що бояться чути про нові проекти.
Ви можете припустити, що люди відчувають перенапруження, але проблема набагато глибша, ніж це. Ми бачили, як ця проблема виникає в безлічі компаній, і ми знаємо, що викликає труднощі: ваші співробітники та колеги страждають від серйозного випадку інформаційного перевантаження.
Star Trek: TNG мав рацію, це відчувається точно так.
Проблема інформаційного перевантаження
Інформаційне перевантаження — це саме те, як звучить: люди отримують велике навантаження як актуальною, так і неактуальною інформацією. Чиста кількість інформації, з якою їм доводиться стикається, може ускладнити ухвалення рішень чи навіть зрозуміти, що їм представляють.
Бертрам Грос, професор політології в коледжі Гантера, першим використав цей термін у своїй статті Управління організаціями у 1964 році. Цей термін може бути старим, але очевидно, що ми живемо в епоху інформаційного перевантаження. Якщо проблема була настільки поширена в 1960-х, то уявіть, як це виглядає і відчувається в нашому «завжди підключеному» етапі інтернету.
Опитування червня 2020 року показало, що в усьому світі майже 45% працівників кажуть, що джерела інформації, які вони перевіряють щодня, зросли за останні 5 років. Крім того, майже третина працівників по всьому світу кажуть, що це сплеск інформації заставляє їх відчувати себе більш стурбованими на роботі.
Наслідки інформаційного перевантаження на роботі можуть впливати на всі аспекти вашого бізнесу. Співробітники відчувають менше задоволення від своєї роботи. Вони починають мати проблеми з фокусуванням, роблять більше помилок і відчувають, що не можуть ухвалити рішення. Насправді деякі вважають, що «Великий відхід» насправді — це «Великий невдоволення». Постійний потік інформації нарешті змусив деяких людей досягти краю, і вони вибирають залишити свої роботи, щоб знайти спокій.
Два надзвичайно ефективні стратегії для боротьби з інформаційним перевантаженням на роботі
Ми можемо бути завантажені безкінечною інформацією, але не варто очікувати, що потік даних сповільниться найближчим часом. Оскільки багато сучасних робочих місць залежать від збору і аналізу даних, критичного мислення та вирішення проблем, цей безмежний потік інформації є важливим.
Ось чому кращий спосіб боротися з перевантаженням — це активно шукати способи впоратися з ним.
Ми не можемо обіцяти вам, що ви перестанете отримувати текстові повідомлення після робочого часу або ніколи не будете засипані повідомленнями Slack, коли намагаєтеся зосередитися на роботі. Але якщо ви почнете дотримуватися деяких з цих порад, ви можете перетворити цей водоспад інформації на щось більш кероване.
Ця установка є обов'язковою на роботі
1. Будьте вибірковими щодо свого часу
Коли у вас є потік електронних листів, на які потрібно відповісти, календар з безліччю зустрічей та багато проектів і колег, які потребують вашої уваги, ви повинні стати охоронцем свого часу. Навички управління часом є абсолютно важливими для боротьби з перевантаженням.
Робота раптово переходить від проактивного до реактивного, коли ви не можете належно керувати своїм часом. Уникайте цієї поширеної проблеми, зосереджуючи увагу на найкращому способі управління часом, який у вас є.
Встановіть часові обмеження для певних завдань, щоб ви могли перейти до наступної і уникнути бездіяльності, коли ви застрягли. Створіть свій власний щоденний розклад і пріоритетизуйте завдання залежно від важливості, терміновості та потреби в людських ресурсах.
Різ зізнається, що знає, як оцінити хорошу систему управління знаннями
2. Прийміть управління знаннями
Внутрішня організація знань є абсолютно важливою для компаній. Кожен повинен мати можливість легко отримувати будь-яку інформацію, потрібну для виконання своєї роботи. Ось чому ми є непохитними прихильниками прийняття управління знаннями на робочому місці.
Управління знаннями можна визначити як будь-яку розроблену систему, що допомагає людям у бізнесі або організації створювати, поширювати, отримувати доступ до та оновлювати інформацію. Справжня система управління знаннями не просто включатиме створення нових структур папок або іменування файлів (хоча це відмінний початок). Навіть хоча доступ та організація є важливими першими кроками до прийняття управління знаннями, двох цих факторів недостатньо. Вам також потрібен механізм для розповсюдження правильної інформації правильним людям у потрібний час. Ось тут відбувається справжня магія управління знаннями.
Приділіть час, щоб навчити всіх, від окремих співробітників до менеджерів, щоб вони зрозуміли, як найкраще використовувати та розвивати вашу систему управління знаннями. Працюйте над створенням корпоративної культури, яка не лише практикує управління знаннями, але й підтримує її.
Мислити по-іншому про управління знаннями може мати непрямі вигоди, про які ви, можливо, і не думали. Експерти з предмета (SMEs) можуть відчувати себе впевненими та цінованими на роботі, а також отримати заслужений перепочинок від постійних запитів. Знання експерта можуть передатися іншим та допомогти поширити позитивну атмосферу серед інших людей у їхніх командах.
Переваги не обмежуються лише окремими працівниками. Організації також можуть отримати трансформаційні вигоди від управління знаннями. Уявіть, що може статися, коли працівники мають можливість зосередитися на роботі, відчувають себе впевненими у виконанні своїх обов’язків та поступово отримують більше часу для себе.
Оскільки у людей більше автономності у розкладі, тепер у них є достатня гнучкість і час для роботи. Раптово у всіх є знання, необхідні для виконання своєї роботи, а ваші перевантажені працівники раптово перетворюються на людей, яким насправді радіти, що йдуть на роботу наступного дня. Якщо ви шукали серйозні зміни в організації, інвестування в управління знаннями може бути тим, що вам потрібно.
Якщо ви щось дізналися про боротьбу з інформаційним перевантаженням на роботі, так це те, що для всього є свій час і місце, і це насправді не повинно бути у вашій поштовій скриньці (або Slack, Teams, чи вашому улюбленому комунікаційному інструменті).
Одним з найпоширеніших джерел перевантаження є величезна кількість каналів зв'язку та інструментів, які ми використовуємо для виконання нашої роботи. Замість того, щоб намагатися скоротити корисні інструменти, які ви використовуєте на роботі, зосередьтеся на пошуку способів зробити їх більш доступними і дозволити людям краще використовувати їх.
Пам'ятайте, знання є такими ж хорошими, як їх використання. Вам знадобиться інструмент, який має можливість впроваджувати знання в робочі процеси людей, коли це найбільш зручно. І той, що інтегрується з вашим найбільш використовуваним програмним забезпеченням, ще краще.
Хочете дізнатися, де знайти інструмент, який може зробити все? Перегляньте Guru.
Ви не можете точно сказати, в чому справа, але раптом ваша команда виглядає трохи...не так. Деякі люди кажуть, що у них виникає туман у голові, коли їм доводиться працювати. Інші відчувають фрустрацію, і кілька навіть сказали, що бояться чути про нові проекти.
Ви можете припустити, що люди відчувають перенапруження, але проблема набагато глибша, ніж це. Ми бачили, як ця проблема виникає в безлічі компаній, і ми знаємо, що викликає труднощі: ваші співробітники та колеги страждають від серйозного випадку інформаційного перевантаження.
Star Trek: TNG мав рацію, це відчувається точно так.
Проблема інформаційного перевантаження
Інформаційне перевантаження — це саме те, як звучить: люди отримують велике навантаження як актуальною, так і неактуальною інформацією. Чиста кількість інформації, з якою їм доводиться стикається, може ускладнити ухвалення рішень чи навіть зрозуміти, що їм представляють.
Бертрам Грос, професор політології в коледжі Гантера, першим використав цей термін у своїй статті Управління організаціями у 1964 році. Цей термін може бути старим, але очевидно, що ми живемо в епоху інформаційного перевантаження. Якщо проблема була настільки поширена в 1960-х, то уявіть, як це виглядає і відчувається в нашому «завжди підключеному» етапі інтернету.
Опитування червня 2020 року показало, що в усьому світі майже 45% працівників кажуть, що джерела інформації, які вони перевіряють щодня, зросли за останні 5 років. Крім того, майже третина працівників по всьому світу кажуть, що це сплеск інформації заставляє їх відчувати себе більш стурбованими на роботі.
Наслідки інформаційного перевантаження на роботі можуть впливати на всі аспекти вашого бізнесу. Співробітники відчувають менше задоволення від своєї роботи. Вони починають мати проблеми з фокусуванням, роблять більше помилок і відчувають, що не можуть ухвалити рішення. Насправді деякі вважають, що «Великий відхід» насправді — це «Великий невдоволення». Постійний потік інформації нарешті змусив деяких людей досягти краю, і вони вибирають залишити свої роботи, щоб знайти спокій.
Два надзвичайно ефективні стратегії для боротьби з інформаційним перевантаженням на роботі
Ми можемо бути завантажені безкінечною інформацією, але не варто очікувати, що потік даних сповільниться найближчим часом. Оскільки багато сучасних робочих місць залежать від збору і аналізу даних, критичного мислення та вирішення проблем, цей безмежний потік інформації є важливим.
Ось чому кращий спосіб боротися з перевантаженням — це активно шукати способи впоратися з ним.
Ми не можемо обіцяти вам, що ви перестанете отримувати текстові повідомлення після робочого часу або ніколи не будете засипані повідомленнями Slack, коли намагаєтеся зосередитися на роботі. Але якщо ви почнете дотримуватися деяких з цих порад, ви можете перетворити цей водоспад інформації на щось більш кероване.
Ця установка є обов'язковою на роботі
1. Будьте вибірковими щодо свого часу
Коли у вас є потік електронних листів, на які потрібно відповісти, календар з безліччю зустрічей та багато проектів і колег, які потребують вашої уваги, ви повинні стати охоронцем свого часу. Навички управління часом є абсолютно важливими для боротьби з перевантаженням.
Робота раптово переходить від проактивного до реактивного, коли ви не можете належно керувати своїм часом. Уникайте цієї поширеної проблеми, зосереджуючи увагу на найкращому способі управління часом, який у вас є.
Встановіть часові обмеження для певних завдань, щоб ви могли перейти до наступної і уникнути бездіяльності, коли ви застрягли. Створіть свій власний щоденний розклад і пріоритетизуйте завдання залежно від важливості, терміновості та потреби в людських ресурсах.
Різ зізнається, що знає, як оцінити хорошу систему управління знаннями
2. Прийміть управління знаннями
Внутрішня організація знань є абсолютно важливою для компаній. Кожен повинен мати можливість легко отримувати будь-яку інформацію, потрібну для виконання своєї роботи. Ось чому ми є непохитними прихильниками прийняття управління знаннями на робочому місці.
Управління знаннями можна визначити як будь-яку розроблену систему, що допомагає людям у бізнесі або організації створювати, поширювати, отримувати доступ до та оновлювати інформацію. Справжня система управління знаннями не просто включатиме створення нових структур папок або іменування файлів (хоча це відмінний початок). Навіть хоча доступ та організація є важливими першими кроками до прийняття управління знаннями, двох цих факторів недостатньо. Вам також потрібен механізм для розповсюдження правильної інформації правильним людям у потрібний час. Ось тут відбувається справжня магія управління знаннями.
Приділіть час, щоб навчити всіх, від окремих співробітників до менеджерів, щоб вони зрозуміли, як найкраще використовувати та розвивати вашу систему управління знаннями. Працюйте над створенням корпоративної культури, яка не лише практикує управління знаннями, але й підтримує її.
Мислити по-іншому про управління знаннями може мати непрямі вигоди, про які ви, можливо, і не думали. Експерти з предмета (SMEs) можуть відчувати себе впевненими та цінованими на роботі, а також отримати заслужений перепочинок від постійних запитів. Знання експерта можуть передатися іншим та допомогти поширити позитивну атмосферу серед інших людей у їхніх командах.
Переваги не обмежуються лише окремими працівниками. Організації також можуть отримати трансформаційні вигоди від управління знаннями. Уявіть, що може статися, коли працівники мають можливість зосередитися на роботі, відчувають себе впевненими у виконанні своїх обов’язків та поступово отримують більше часу для себе.
Оскільки у людей більше автономності у розкладі, тепер у них є достатня гнучкість і час для роботи. Раптово у всіх є знання, необхідні для виконання своєї роботи, а ваші перевантажені працівники раптово перетворюються на людей, яким насправді радіти, що йдуть на роботу наступного дня. Якщо ви шукали серйозні зміни в організації, інвестування в управління знаннями може бути тим, що вам потрібно.
Якщо ви щось дізналися про боротьбу з інформаційним перевантаженням на роботі, так це те, що для всього є свій час і місце, і це насправді не повинно бути у вашій поштовій скриньці (або Slack, Teams, чи вашому улюбленому комунікаційному інструменті).
Одним з найпоширеніших джерел перевантаження є величезна кількість каналів зв'язку та інструментів, які ми використовуємо для виконання нашої роботи. Замість того, щоб намагатися скоротити корисні інструменти, які ви використовуєте на роботі, зосередьтеся на пошуку способів зробити їх більш доступними і дозволити людям краще використовувати їх.
Пам'ятайте, знання є такими ж хорошими, як їх використання. Вам знадобиться інструмент, який має можливість впроваджувати знання в робочі процеси людей, коли це найбільш зручно. І той, що інтегрується з вашим найбільш використовуваним програмним забезпеченням, ще краще.
Хочете дізнатися, де знайти інструмент, який може зробити все? Перегляньте Guru.
Досвідчіть силу платформи Guru особисто – пройдіть наш інтерактивний тур продуктом
