Коли співробітник залишає компанію, це більше, ніж просто втрата керівника проекту чи товариша по каві. Є інституційні знання, експертиза та тісно налаштовані стосунки, які йдуть з собою. Якщо компанії не готові до departures, вони можуть опинитися в складному становищі.

Ми знаємо, що HR, управлінці та інші відділи вже достатньо зайняті теперішніми працівниками. Чи справді вам потрібно витрачати ще більше часу або планування на когось, хто збирається піти?

Кожен співробітник важливий, і це стосується також тих, хто вже готується до життя після вашої компанії. Ось що ви пропускаєте, не маючи плану відходу.

Додайте структуру до часів, що відзначаються відсутністю структури

Останні кілька тижнів працевлаштування зазвичай бувають незручними, в стані, що нагадує бенкет, коли люди не хочуть брати участь у чомусь великому, але їм також потрібно знайти спосіб заповнити свій час. Замість того, щоб провести останні дні, ділячись цінними знаннями, вони проводять години, шукаючи шопінг в Інтернеті та пишучи у Reddit.

Вихідні експертизи, які зосереджені на обміні знаннями, дозволяють звільненим працівникам бути продуктивними і також допомагають залишити працівників на шляху до успіху. Ніхто не повинен буде витрачати час на бездіяльність або боятися першого дня без свого співробітника. Це дає всім час, щоб підготуватися до наступного кроку.

Отримайте нотатки для покращення

Обмін знаннями повинен відбуватися обома шляхами під час процесу відходу. Співробітники, які йдуть, отримають можливість поділитися своїми знаннями з наявними працівниками. Це також дозволяє вам дізнатися більше про досвід працівника.

Якщо ви шукаєте чесний зворотний зв'язок, не шукайте далі, ніж про тих, хто на виході. Деякі співробітники не хочуть, щоб їхня думка мала поганий вплив на них, тому вони вибирають мовчати замість того, щоб висловлюватися. Скористайтеся цією рідкісною можливістю, щоб дізнатися, як ви можете покращити становище інших своїх співробітників.

Індивідуальний працівник, який йде на "раз в житті" можливість, може пролити світло на те, що зробило цю роботу такою привабливою для них. Менеджер, який йде за більшою зарплатою або кращими пільгами, може сказати вам багато про те, як ваша компанія може пропонувати більш конкурентоспроможні пакети.

Залишайтеся в безпеці

Подумайте про те, скільки доступу середній працівник має до чутливої інформації. Хтось, хто йде з дверей, може мати інформацію для входу до ваших найважливіших програм і баз даних. Керівники, працівники HR і люди у фінансах можуть навіть мати доступ до чутливої інформації, банківських реквізитів або номерів соціального страхування.

Є причина, чому до 20% роботодавців кажуть, що вони зазнали витоків даних від колишніх співробітників. Забутий пароль або не деактивована обліковий запис може бути достатнім, щоб спричинити багато неприємностей для компаній. На щастя, відмінний план відходу допомагає зупинити ці проблеми, перш ніж вони почнуться.

Як створити свій власний план відходу

Ми знаємо, що ви зайняті всіма цими організаційними пересуваннями, підвищеннями, змінами роботи та скороченнями персоналу. Але тепер, коли ви знаєте, як важливий процес виходу для компаній, ви можете насправді залучити HR, керівників відділів, ИТ та інших важливих людей зосередитися на створенні повного і комплексного плану виходу!

Ми дійсно вважаємо, що всі потребують комплексного і безпечного плану (побічна нотатка: ми знаємо про дійсно чудовий інструмент та корисні шаблони, які можуть допомогти вам організувати всі ці важливі документи та процеси, незалежно від того, на якому етапі ви знаходитеся в процесі планування), але ми також знаємо, що час тут найважливіший. Якщо вам потрібно створити план відходу якомога швидше, Guru допоможе вам. Ось що вам потрібно знати, щоб почати.

Зосередьтеся на основах

Люди, яких ви залучите, і процеси, на яких ви зосередитеся, змінюватимуться залежно від того, яку роботу і який відділ ви фокусуєте. Незважаючи на це, є певні елементи, які кожен план відходу повинен містити.

Сконцентруйте вашу енергію на з'ясуванні, як ви будете передавати знання, хто отримає перенесені знання та часові рамки, протягом яких ви очікуєте, що все це станеться. Подумайте про те, скільки з існуючих знань вихідного співробітника вже задокументовано і що ще потрібно викласти.

Час може мати велике значення в цих ситуаціях. Якщо ви опинилися в стані терміновості, подумайте про те, що найважливіше зафіксувати (план проекти, імена клієнтів, ескізи тощо), а потім дійте з цього.

Виходьте за рамки звичайних "нотаток"

Що б ви не вирішили для передачі знань, ми вас благаємо, не обирайте шлях "інформування". Відкривши пустий документ і кажучи працівнику записати "все, що він вважає важливим", ви ризикуєте витратити його час та забезпечити, щоб ваші нинішні працівники не отримали те, що їм потрібно.

Є багато різних способів передачі знань! Чудове поєднання відео та аудіозаписів, візуалізацій та письмових інструкцій може зібрати знання.

Зрозумійте, що важливо

Вихідний співробітник має безліч цінної інформації, але є також деякі речі, які можуть не мати великого значення в довгостроковій перспективі. Компанії потрапляють у скрутність, коли намагаються зберегти кожну дрібничку інформації, яку вони знаходять. Замість того, щоб намагатися відсіяти кожну крупинку знань, зосередьтеся на зборі тих "великих каменів" інформації перш ніж що-небудь інше.

Як дізнатися, що важливо, а що ні? Запитайте співробітників про те, над чим вони зараз працюють, як виглядає їхній щоденний список завдань та що їм потрібно для ефективного виконання роботи. Коли ви це зробите, порівняйте нотатки з людьми, з якими вони тісно співпрацюють, а також з керівниками та іншими DRIs на проєктах.

Забезпечте співпрацю

У ідеалі кожен працівник, що виходить, буде більш ніж готовим присвятити час обміну своїми знаннями перед відходом. На жаль, ми знаємо, що це не завжди так.

Співробітники, які поспішають піти, можуть не бути готовими поділитися знаннями. Якщо ваш співробітник не хоче говорити, зробіть все можливе, щоб дізнатися чому. Якщо це пов'язано з тим, що не знають, з чого почати, або з побоюванням щодо ефективності процесу, ця проблема може бути вирішена розмовою чи двома.

Якщо працівник хвилюється про те, щоб виконати свою роботу та передати знання, розгляньте можливість дозволити їм зосередитися лише на цьому протягом остаточних днів. Робота може затриматись, але у вас залишаться важливі знання для подальшого.

Чи намагаєтеся ви отримати знання від співробітника, який йде на не дуже стабільній ноті? У таких випадках може бути краще працювати з тими, хто найближче до них, а не з ними.

Сконцентруйтеся на роботі з менеджерами, щоб отримати уявлення про їхню роботу, і з ІТ, щоб отримати доступ до їхніх файлів. Запитайте колег, з якими вони працюють тісно, що їм потрібно від вихідного працівника для продовження роботи.

Поділіться знаннями зараз для кращого відходу в майбутньому

Ситуації, як ці, є яскравим прикладом того, чому ми завжди будемо сильними прихильниками культур, орієнтованих на знання. Для більшості робочих місць, які цінують отримання та обмін знаннями, вихід співробітника не є причиною для паніки. Оскільки вони задокументували та поділилися своїм досвідом з самого початку, процес виходу може виглядати набагато менш хаотично.

Ми не знаємо, як ви, але ми б віддали перевагу провести ці останні тижні, плануючи прощальну настанову та пригадавши все, що ми досягли разом. Коли ви сприймете процес виходу як ще один етап досвіду співробітників, ви зможете значно полегшити ситуацію для всіх, хто бере участь.