Чи хочете ви, щоб у вас було на одну зустріч менше сьогодні?

Дослідження показали, що календарі, заповнені зустрічами, можуть призвести до зниження задоволеності працівників і щасливого життя. З деякими компаніями, що стверджують, що призначення зустрічей може зайняти майже місяць, а інші їх зовсім скасовують, варто поглянути на свій робочий календар ще раз.

І ми розуміємо; важко зробити свою роботу якнайкраще, коли більшість вашого часу йде на зустрічі, які повинні були бути просто електронним листом, тому, можливо, настав час спробувати щось нове. Guru — це не просто інструмент, розроблений для того, щоб допомагати людям шукати та ділитися знаннями, він також покликаний допомогти людям працювати ефективніше.

Перегляд зустрічей у Guru

Довіртеся нам, ми знаємо з досвіду, що зменшення кількості зустрічей може вимагати певних зусиль. Ми витратили час на оцінку нашого підходу до внутрішньої комунікації, щоб перевірити, як ми можемо працювати ефективніше. З цього ми змогли реалізувати багато змін.

Ми провели аудит календаря керівництва, щоб встановити нові очікування щодо зустрічей для всієї організації. Ми переосмислили наш підхід до внутрішніх комунікацій, впровадивши наше «золоте правило» та встановивши стандарти для створення зустрічей. Ми запровадили «Середи без внутрішніх зустрічей» та інші ініціативи, щоб збільшити час для концентрації і повернути людям частину їхнього дня.

Незважаючи на всі ці позитивні зміни, робота ще не закінчена. Ми постійно вдосконалюємо нашу стратегію роботи та хочемо допомогти іншим здійснити позитивні зміни в їхніх офісах і організаціях.

Зменште непотрібні зустрічі на роботі

Ми приймаємо «радості від пропуску (JOMO)» в Guru, оскільки це частина нашого підходу до управління знаннями. Коли компанії приймають культури, що базуються на знаннях та асинхронну комунікацію, люди можуть працювати ефективніше та автономніше. Можливість документувати та зберігати знання спрощує підбиття підсумків оновлень проектів, місячних звітів, наступних кроків і будь-чого іншого, що вам потрібно актуалізувати під час зустрічі. Внезапно натискати «відмовитися» на певних запрошеннях на зустріч більше не виглядає так табу.

Правильна внутрішня документація та стратегія комунікації можуть суттєво допомогти в управлінні заповненими робочими календарями. Якщо ви відчуваєте себе перевантаженими, коли дивитеся на свій розклад на тиждень, у нас є кілька порад, які слід дотримуватися.

Оцініть свої поточні зустрічі

Настав час критично поглянути на свої 1:1, стендапи, стартові зустрічі та контрольні збори. Запитайте себе, як кожна людина в списку запрошених додає цінність (включаючи вас) і яка має бути кінцева мета. Якщо у вас виникають питання, як певні люди та результати вписуються, це хороший знак того, що настав час переосмислити список гостей.

Керівники, які намагаються зменшити кількість зустрічей, повинні рухатися далі і запитувати учасників, наскільки вони корисні. Запитайте, чи допомагають вони людям працювати ефективніше, чи має сенс частота зустрічей та попросіть поділитися відгуками про зміни, які б вони рекомендували.

Якщо у вас є ця інформація, ви можете почати думати про частоту своїх зустрічей. Ви можете виявити, що ви проводите певні зустрічі занадто часто, а інші — абсолютно недостатньо. Не бійтеся скасувати повторювані зустрічі, якщо ви відчуваєте, що вони не виконують жодної мети, і подумайте про поєднання інших, щоб зробити все ефективнішим.

Визначте терміновість

Існує велика різниця між тим, щоб не відвідувати стартову зустріч проекту, та можливістю пропустити щоденну нараду, коли у вас немає оновлень. Правда в тому, що не кожна зустріч, повідомлення або електронний лист, з якими ви стикаєтеся, потребує вашої термінової уваги.

Коли ви дивитесь на речі з точки зору терміновості, ваш календар і повсякденне життя стають значно легшими для управління. Враховуйте терміни, цілі команди/організації та власне навантаження при обговоренні вашої присутності на зустрічах.

Визначити терміновість певних зустрічей та питань може бути нелегко. Якщо ви не можете визначити, чи дійсно щось варте вашого часу та уваги, розкажіть про це своєму начальнику або організатору зустрічі. Ви можете виявити, що можете пропустити певні з них або просто потребуєте нагадування про ваші нинішні пріоритети.

Шукайте ясність

Ви заплутані, чому ви в запрошенні на зустріч? Ви прочитали опис зустрічі тричі і ВСЕ ще не знаєте, в чому його суть? Ви боїтеся наступної зустрічі, де хтось хоче «вибрати вашу думку» з певного питання?

Трішки опору та комунікації можуть суттєво змінити ситуацію. Почніть з прохання про порядок денний чи які прогнози результатів зустрічі. Заохочення людей критично мислити про вашу участь або про те, чого вони хочуть досягти, може допомогти визначити, чи потрібно відвідувати зустріч.

Ви турбуєтеся про відкриту зустріч без визначеної мети? Попросіть людей прийти готовими з кількома питаннями або темами, які їм потрібно буде обговорити. Це може надати «безформній» зустрічі певну структуру та допомогти вам налаштуватися на правильний лад.

Відмовтеся з пропозиціями альтернатив

У вас немає часу відвідувати цю зустріч протягом години з усією командою, але коротка 15-хвилинна бесіда з ключовими зацікавленими сторонами може бути корисною. Запропонуйте надіслати документи, які можуть прояснити деякі питання, які виникають. Скажіть, що вам потрібно попрацювати над власними справами, перш ніж рухатися далі, але як тільки ви закінчите, ви будете раді допомогти.

Пам’ятайте, що метою будь-якої зустрічі має бути допомога всім працювати ефективніше. Якщо ви пропонуєте альтернативи, які все ще наближають людей до кінцевої мети ефективнішої роботи, усі виграють!

Заплануйте продуктивні зустрічі в календарі

Ми вже згадували, що впровадили свої власні правила планування ефективних зустрічей. Якщо ви хочете, щоб кожна зустріч, яку ви додали до календаря, була потрібною, скористайтеся нашими порадами і дотримуйтеся 4 П.

,,

Коли ми говоримо про 4 П, ми маємо на увазі знати мету, продукт, людей та процес (порядок денний) під час призначення зустрічей. Також важливо зазначити, що 4 П призначені для всіх—не тільки для особи, яка організовує зустріч. Якщо всі знають точно, чому вони відвідують і які очікуються результати, ви можете використовувати свій час спільно настільки ефективно, наскільки це можливо.

Збільшіть свою продуктивність, зменшуючи свої зустрічі

Зустрічі завжди будуть частиною роботи, але важливо пам'ятати, що вони не повинні бути єдиною частиною роботи. Іноді вам потрібен елемент реальної співпраці, який може принести зустріч. В інших випадках вам потрібно, щоб о 14:00 зустріч знову не відбувалася, щоб ви могли знову зосередитися. Коли ви даєте собі час переосмислити свій підхід до зустрічей, ви можете виявити, що трохи додаткового простору в календарі — це саме те, що вам потрібно.