Why Your Company Should Power Up From a Traditional Wiki
Дізнайтеся, чому традиційні внутрішні корпоративні вікі не є довгостроковими рішеннями для управління вашими знаннями — і на що вам слід звернути увагу натомість.
Корпоративна вікі — це тип програмного забезпечення для управління знаннями: оновлюваний джерело внутрішньої компанійної інформації. Вони універсальні та легкі в налаштуванні, і, на відміну від лише кількох років тому, багато з них інтегруються з платформами командних комунікацій, такими як Slack або Teams.
І оскільки Guru був заснований на ідеї інтеграції зі Slack, ми знаємо, чому: додавши внутрішню вікі до вашої комунікаційної платформи, ви можете отримати доступ до всієї своєї бази знань без переривання бесіди.
Але незалежно від їхньої доступності в цих додатках, проблема з традиційними корпоративними вікі залишається: вони стають застарілими та складними в управлінні в міру зростання вашої команди та масштабування знань, що призводить до зниження використання з часом. Не має значення, чи це традиційний портал, чи нове рішення, факт залишається таким: традиційні вікі не працюють довгостроково.
Читати далі, щоб дізнатися, чому традиційні вікі не допоможуть вам вирішити фундаментальні проблеми з вашими знаннями.
Більшість внутрішніх вікі не усувають основну проблему традиційних баз знань: точність та ефективність знань.
Ось що відбувається з контентом у більшості внутрішніх вікі:
Експерт витрачає багато часу на написання та оформлення ідеальної сторінки, але після того, як пише, забуває її оновити та не отримує жодних нагадувань, що призводить до того, що знання псується,
Ті, кому потрібні знання, не можуть зрозуміти, коли вікі востаннє оновлювалася, чи вона все ще актуальна, і втрачають до неї довіру.
Рішення вікі винагороджують контентом у довгому форматі, що означає, що навіть коли користувач знаходить правильну сторінку, він може не змогти легко знайти конкретний шматок знань, який йому потрібен, навчаючи його ігнорувати вікі і запитувати експерта безпосередньо.
Комбінація несвіжих знань, відсутності довіри та складності доступу призводить до зниження використання, що робить все рішення внутрішньої вікі марною інвестицією.
Якщо ваша вікі має інтеграцію зі Slack або Teams, ви можете вирішити одну з цих проблем: проблему використання інформації. Але оскільки ці рішення не мають способу примусити експертів перевіряти або оновлювати існуючі знання, ваша команда може ненавмисно почати ділитися неправильною або застарілою інформацією. І погана інформаціяможе бути гіршою ніж відсутність інформації— особливо в ролях, пов'язаних із взаємодією з клієнтами.
Інформація про ваш бізнес змінюється щодня: створюються нові можливості, з'являються нові конкуренти і створюються нові внутрішні процеси, і це все обговорюється у ваших каналах комунікацій.
Ми не звинувачуємо вас за те, що ви думаєте, Вікі здаються простими, тому я просто візьму одну, яка інтегрується зі Slack або Teams, і це вирішить усі мої проблеми?
Але ось чому це тільки створює нові headaches надалі.
Slack — це лише одна частина вашого робочого процесу.
Це може здаватися не таким складним, але врахуйте, що кожен співробітник працює в близько 9 додатках. Якщо їх об'єднати, кількість комбінацій додатків і людей швидко стає некерованою навіть для одного рішення, як традиційна вікі, або дворазове рішення, таке як інтеграція зі Slack.
Отже, як може вікі для Slack допомогти вашим членам команди, коли вони насправді не використовують Slack?
Вирішення вашої проблеми управління знаннями на кожному етапі вашого робочого процесу
По-перше, давайте зробимо короткий підсумок: більшість вікі з інтеграціями Slack і Teams все ще є, по суті, традиційними рішеннями, з усіма проблемами, які з цим пов'язані. З огляду на це, якщо ви все ще розглядаєте застосунок вікі, оберіть той, що має інтеграції зі Slack і Teams. Інтеграції чатів дійсно сприяють постійному використанню — і залишатися в робочому процесі частину часу все ще краще, ніж зовсім не залишатися.
Але для отримання актуальної інформації в іншому місці не зупиняйтеся на інтеграції зі Slack.
Проблема з контентом традиційних вікі
Більшість вікі винагороджують зберігання знань, а не їх фактичне використання. Оскільки їх розроблено як портали, знання в них повинно мати дуже специфічну, ієрархічну структуру. Жорстка структура має тенденцію винагороджувати контент у довгому форматі, що означає, що кілька тем можуть бути об'єднані під одним заголовком. Це за своєю природою ускладнює й уповільнює доступ до знань. Навіть з інтеграцією зі Slack або Teams, ви можете відкрити статті, що містять сотні слів. Це ускладнює швидкий пошук необхідної інформації і перетворює оновлення на рутину.
У рішенні вікі Guru ваші знання структуровані для використання, а не для зберігання (одна тема, короткі фрагменти), щоб ви могли швидко їх прочитати та оновити. Не потрібно CTRL-F.
Ваша вікі в Slack, але вам потрібні знання у Salesforce.
...або електронною поштою, або Intercom, або Asana, або Trello, або GitHub, або Figma, або DocuSign, або Greenhouse, або... ви зрозуміли суть. Не зрозумійте неправильно; у Guru ми любимо Slack. Наш продукт був створений з самого початку для використання в Slack. Як компанія, ми живемо в Slack, а не в електронній пошті. Але ми не, такий, живемо в Slack. Ми використовуємо всі згадані вище додатки у нашій щоденній роботі, і всі вони вимагають від нас регулярно шукати якусь інформацію (“Почекайте, які наші HEX-коди кольорів бренду знову?” “Які наші метрики ROI?” “Що це за відгук клієнта?”).
Дізнайтеся, як Guru інтегрується з необхідними вам інструментами.
Отже, хоча інтеграція зі Slack є основою того, що ви повинні шукати в базі знань, вам слід розглянути рішення вікі, які також пропонують нативні інтеграції з іншими програмами. Або шукайте таке з універсальною інтеграцією, як браузерне розширення, яке дозволить вам отримати доступ до ваших знань з будь-де, на будь-якому сайті.
“Чому це важливо?” ви, можливо, запитуєте. Виявляється, що залишатися в робочому процесі — це ключ до продуктивності. Рішення порталу, такі як традиційні пропозиції управління знаннями та вікі, в кінцевому підсумку змушують вас залишити ваш робочий процес, щоб споживати або оновлювати знання. Рані Молла, старший аналітик даних Recode, пояснює:
“Після того, як вас відволікають, вам потрібно близько 25 хвилин, щоб повернутися до задачі, над якою ви працювали, відповідно до дослідження Microsoft. Це може зайняти ще більше часу, щоб досягти «потоку», який також називають «глибоким роботом». Ці терміни стосуються зосередженого стану розуму, в якому ви занурені в завдання, і час просто здається неймовірно швидким. І саме тоді ви робите найкращу роботу. [...] З часом відволікання на робочому місці можуть посилитися. Багато з нас намагаються повернути втрачених часу, займаючись мультизадачністю. Але мультизадачність не спрацьовує. Замість того, щоб виконувати одну справу як слід, ви насправді просто перемикаєтеся між завданнями та виконуєте їх усі погано.”
Вашій команді заслуговує на краще, ніж традиційне рішення для внутрішньої вікі.
Працівники знань є найшвидше зростаючою категорією робочої сили. Якщо ви не забезпечуєте їх кращим способом доступу до потрібної інформації, ваша компанія не зможе конкурувати. Доступ не повинен просто означати місце для зберігання знань для документування; це має означати можливість знайти, довіряти та використовувати те, що вам потрібно, де б ви його не потребували. Традиційні вікі стосуються зберігання. Почніть з Guru безкоштовно та подивіться, як виглядає краща рішення для управління знаннями.
Корпоративна вікі — це тип програмного забезпечення для управління знаннями: оновлюваний джерело внутрішньої компанійної інформації. Вони універсальні та легкі в налаштуванні, і, на відміну від лише кількох років тому, багато з них інтегруються з платформами командних комунікацій, такими як Slack або Teams.
І оскільки Guru був заснований на ідеї інтеграції зі Slack, ми знаємо, чому: додавши внутрішню вікі до вашої комунікаційної платформи, ви можете отримати доступ до всієї своєї бази знань без переривання бесіди.
Але незалежно від їхньої доступності в цих додатках, проблема з традиційними корпоративними вікі залишається: вони стають застарілими та складними в управлінні в міру зростання вашої команди та масштабування знань, що призводить до зниження використання з часом. Не має значення, чи це традиційний портал, чи нове рішення, факт залишається таким: традиційні вікі не працюють довгостроково.
Читати далі, щоб дізнатися, чому традиційні вікі не допоможуть вам вирішити фундаментальні проблеми з вашими знаннями.
Більшість внутрішніх вікі не усувають основну проблему традиційних баз знань: точність та ефективність знань.
Ось що відбувається з контентом у більшості внутрішніх вікі:
Експерт витрачає багато часу на написання та оформлення ідеальної сторінки, але після того, як пише, забуває її оновити та не отримує жодних нагадувань, що призводить до того, що знання псується,
Ті, кому потрібні знання, не можуть зрозуміти, коли вікі востаннє оновлювалася, чи вона все ще актуальна, і втрачають до неї довіру.
Рішення вікі винагороджують контентом у довгому форматі, що означає, що навіть коли користувач знаходить правильну сторінку, він може не змогти легко знайти конкретний шматок знань, який йому потрібен, навчаючи його ігнорувати вікі і запитувати експерта безпосередньо.
Комбінація несвіжих знань, відсутності довіри та складності доступу призводить до зниження використання, що робить все рішення внутрішньої вікі марною інвестицією.
Якщо ваша вікі має інтеграцію зі Slack або Teams, ви можете вирішити одну з цих проблем: проблему використання інформації. Але оскільки ці рішення не мають способу примусити експертів перевіряти або оновлювати існуючі знання, ваша команда може ненавмисно почати ділитися неправильною або застарілою інформацією. І погана інформаціяможе бути гіршою ніж відсутність інформації— особливо в ролях, пов'язаних із взаємодією з клієнтами.
Інформація про ваш бізнес змінюється щодня: створюються нові можливості, з'являються нові конкуренти і створюються нові внутрішні процеси, і це все обговорюється у ваших каналах комунікацій.
Ми не звинувачуємо вас за те, що ви думаєте, Вікі здаються простими, тому я просто візьму одну, яка інтегрується зі Slack або Teams, і це вирішить усі мої проблеми?
Але ось чому це тільки створює нові headaches надалі.
Slack — це лише одна частина вашого робочого процесу.
Це може здаватися не таким складним, але врахуйте, що кожен співробітник працює в близько 9 додатках. Якщо їх об'єднати, кількість комбінацій додатків і людей швидко стає некерованою навіть для одного рішення, як традиційна вікі, або дворазове рішення, таке як інтеграція зі Slack.
Отже, як може вікі для Slack допомогти вашим членам команди, коли вони насправді не використовують Slack?
Вирішення вашої проблеми управління знаннями на кожному етапі вашого робочого процесу
По-перше, давайте зробимо короткий підсумок: більшість вікі з інтеграціями Slack і Teams все ще є, по суті, традиційними рішеннями, з усіма проблемами, які з цим пов'язані. З огляду на це, якщо ви все ще розглядаєте застосунок вікі, оберіть той, що має інтеграції зі Slack і Teams. Інтеграції чатів дійсно сприяють постійному використанню — і залишатися в робочому процесі частину часу все ще краще, ніж зовсім не залишатися.
Але для отримання актуальної інформації в іншому місці не зупиняйтеся на інтеграції зі Slack.
Проблема з контентом традиційних вікі
Більшість вікі винагороджують зберігання знань, а не їх фактичне використання. Оскільки їх розроблено як портали, знання в них повинно мати дуже специфічну, ієрархічну структуру. Жорстка структура має тенденцію винагороджувати контент у довгому форматі, що означає, що кілька тем можуть бути об'єднані під одним заголовком. Це за своєю природою ускладнює й уповільнює доступ до знань. Навіть з інтеграцією зі Slack або Teams, ви можете відкрити статті, що містять сотні слів. Це ускладнює швидкий пошук необхідної інформації і перетворює оновлення на рутину.
У рішенні вікі Guru ваші знання структуровані для використання, а не для зберігання (одна тема, короткі фрагменти), щоб ви могли швидко їх прочитати та оновити. Не потрібно CTRL-F.
Ваша вікі в Slack, але вам потрібні знання у Salesforce.
...або електронною поштою, або Intercom, або Asana, або Trello, або GitHub, або Figma, або DocuSign, або Greenhouse, або... ви зрозуміли суть. Не зрозумійте неправильно; у Guru ми любимо Slack. Наш продукт був створений з самого початку для використання в Slack. Як компанія, ми живемо в Slack, а не в електронній пошті. Але ми не, такий, живемо в Slack. Ми використовуємо всі згадані вище додатки у нашій щоденній роботі, і всі вони вимагають від нас регулярно шукати якусь інформацію (“Почекайте, які наші HEX-коди кольорів бренду знову?” “Які наші метрики ROI?” “Що це за відгук клієнта?”).
Дізнайтеся, як Guru інтегрується з необхідними вам інструментами.
Отже, хоча інтеграція зі Slack є основою того, що ви повинні шукати в базі знань, вам слід розглянути рішення вікі, які також пропонують нативні інтеграції з іншими програмами. Або шукайте таке з універсальною інтеграцією, як браузерне розширення, яке дозволить вам отримати доступ до ваших знань з будь-де, на будь-якому сайті.
“Чому це важливо?” ви, можливо, запитуєте. Виявляється, що залишатися в робочому процесі — це ключ до продуктивності. Рішення порталу, такі як традиційні пропозиції управління знаннями та вікі, в кінцевому підсумку змушують вас залишити ваш робочий процес, щоб споживати або оновлювати знання. Рані Молла, старший аналітик даних Recode, пояснює:
“Після того, як вас відволікають, вам потрібно близько 25 хвилин, щоб повернутися до задачі, над якою ви працювали, відповідно до дослідження Microsoft. Це може зайняти ще більше часу, щоб досягти «потоку», який також називають «глибоким роботом». Ці терміни стосуються зосередженого стану розуму, в якому ви занурені в завдання, і час просто здається неймовірно швидким. І саме тоді ви робите найкращу роботу. [...] З часом відволікання на робочому місці можуть посилитися. Багато з нас намагаються повернути втрачених часу, займаючись мультизадачністю. Але мультизадачність не спрацьовує. Замість того, щоб виконувати одну справу як слід, ви насправді просто перемикаєтеся між завданнями та виконуєте їх усі погано.”
Вашій команді заслуговує на краще, ніж традиційне рішення для внутрішньої вікі.
Працівники знань є найшвидше зростаючою категорією робочої сили. Якщо ви не забезпечуєте їх кращим способом доступу до потрібної інформації, ваша компанія не зможе конкурувати. Доступ не повинен просто означати місце для зберігання знань для документування; це має означати можливість знайти, довіряти та використовувати те, що вам потрібно, де б ви його не потребували. Традиційні вікі стосуються зберігання. Почніть з Guru безкоштовно та подивіться, як виглядає краща рішення для управління знаннями.
Досвідчіть силу платформи Guru особисто – пройдіть наш інтерактивний тур продуктом
