Giao tiếp nội bộ có thể là một con vật khó nhằn để thuần phục. Tìm hiểu cách những thói quen đơn giản này có thể giúp bạn tạo ra một nơi làm việc hiệu quả, tích cực và hạnh phúc.
Chúng ta thường nói nhiều về giao tiếp nội bộ. Ngoài việc chúng tôi ủng hộ sự giao tiếp mở và văn hóa dựa trên kiến thức, chúng tôi cũng nhận thấy rằng giao tiếp nội bộ đã trở thành một điểm mốc tuyệt đối của nơi làm việc hiện đại.
Với nhiều người làm việc không đồng bộ trong môi trường lai, đó là hoàn toàn quan trọng để các công ty tìm ra một chiến lược giao tiếp nội bộ phù hợp nhất với họ. May mắn thay, chúng tôi biết chính xác những gì bạn cần phải làm để bắt đầu mọi thứ một cách tốt đẹp.
11 Thực hành tốt trong giao tiếp nội bộ
Cho dù bạn đang tạo ra một chiến lược giao tiếp nội bộ từ đầu hoặc chỉ muốn cải tiến chiến lược hiện tại của mình, đây là 11 mẹo cần phải tuân thủ để có một chiến lược giao tiếp nội bộ hiệu quả và hiệu suất.
1. Hiểu rõ đối tượng
Bạn sắp thuyết trình một chủ đề chứa nhiều dữ liệu cho những người không quen với việc sắp xếp qua số lượng bảng pivot và biểu đồ? Nhân viên dịch vụ khách hàng cần tìm cách truyền đạt phản hồi từ khách hàng đến nhân viên kỹ sư?
Khi nói đến các thực hành giao tiếp nội bộ tốt nhất, hiểu biết đối tượng của bạn gần như là một nguyên tắc vàng. Hiểu biết đối tượng có thể giúp bạn tìm ra cách đúng để giao tiếp và chia sẻ thông tin với họ.
Tiếp cận vấn đề từ góc độ đối tượng. Hãy nghĩ về cách họ giao tiếp và tiêu thụ, sau đó cá nhân hoá một thông điệp đến họ.
2. Gửi tin nhắn đơn giản và nhất quán.
Khi bạn tập trung vào ABC, người kêu gọi về XYZ sẽ không hợp lý với bạn. Sự ngắn gọn và đơn giản là nền tảng của các thực hành giao tiếp hiệu quả. Nếu bạn muốn tạo ra một chiến lược mà mọi người trong nơi làm việc đều ủng hộ, hãy nghĩ về cách giữ cho thông điệp của bạn dễ hiểu. Xem xét việc viết thông điệp thành danh sách và dấu đầu dòng thay vì đoạn văn dài. Nghĩ về lúc video và hình ảnh có thể giao tiếp tốt hơn từ ngôn từ.
Nhất quán cũng có thể giúp cải thiện giao tiếp lao động. Thiết lập một lịch trình để gửi bản tin công ty, cập nhật dự án và các thông điệp quan trọng khác một cách định kỳ để mọi người biết khi nào có thông tin đến. Điều này có thể giúp mọi người lên kế hoạch cho ngày hoặc chỉ xây dựng kỳ vọng với tin tức công ty.
3. Sử dụng công cụ giao tiếp
Chúng ta đang sống trong thời đại vàng của công nghệ giao tiếp. Cho dù bạn muốn truyền thông qua video, văn bản, ứng dụng tin nhắn hoặc điều gì khác, chúng tôi biết rằng có phần mềm phù hợp với bạn.
Hãy làm cho phần mềm giao tiếp nội bộ của bạn trở thành trọng tâm của chiến lược giao tiếp nội bộ của bạn. Chọn hệ thống bạn sử dụng để quản lý và lưu trữ thông tin quan trọng nhất của mình phải là một phần không thể thiếu của chiến lược giao tiếp nội bộ của bạn.
Có nhiều công cụ khác mà bạn cần xem xét thêm vào tech stack của bạn. Một công cụ nhắn tin cho nhóm, một công cụ ghi video và phần mềm cộng tác luôn là điều cần xem xét. Khám phá những gì bạn nên tìm kiếm khi chọn một công cụ giao tiếp nội bộ.
4. Tận hưởng thành công
Đã đội ngũ bán hàng có quý đầu tiên của họ trong năm là tốt nhất không? Khách hàng có đang khen ngợi về bản cập nhật mới nhất của sản phẩm của bạn không? Các thành viên hội đồng đã khen ngợi một hướng mới mà công ty đã chọn gần đây chưa? Tin tốt không tự phát tán tại nơi làm việc. Quan trọng là phải chúc mừng những chiến thắng mà mọi người đạt được. Đó là lí do chúng tôi đưa việc chúc mừng chiến thắng vào danh sách các phương pháp tốt nhất về giao tiếp nội bộ.
Hãy trở thành thói quen để yêu cầu các quản lý báo cáo tin tức tốt để bạn có thể chia sẻ với đội. Điều này không chỉ giúp tăng tinh thần làm việc, mà còn có thể là một cách mới để thông báo cho mọi người hiểu về những gì đang diễn ra tại nơi làm việc.
5. Tạo cơ hội cho sự tương tác và phản hồi
Dường như bạn vừa gửi ra thông tin cập nhật dự án khác cực kỳ tuyệt vời. Làm thế nào bạn có kế hoạch để biết ý kiến của mọi người về tin tức bạn vừa công bố? Đó không chỉ là một vấn đề xảy ra một lần; Đó là về cách công ty của bạn tiếp cận sự tương tác của nhân viên.
Một trong những hố hố phổ biến nhất mà chiến lược truyền thông nội bộ rơi vào là không tạo ra cách cho mọi người để tương tác với nội dung và đóng góp ý kiến của họ. Quan trọng là phải biết mọi người nghĩ gì để bạn có thể đánh giá hiệu quả của những gì bạn gửi đi.
Khích lệ mọi người để bình luận trên các tin nhắn hoặc nhiệm vụ nếu họ có câu hỏi hoặc quan ngại. Nếu bạn thực sự muốn biết cảm xúc của mọi người về bố cục hiện tại của bạn, hãy xem xét việc gửi một khảo sát để bạn có thể đánh giá họ nghĩ rằng những khoảng trống lớn nhất ở đâu.
6. Thiết lập kỳ vọng rõ ràng
Hãy tập trung vào thông tin cập nhật dự án cực kỳ tuyệt vời đó một lần nữa. Khi bạn gửi đi đến đội, bạn mong đợi điều gì sẽ xảy ra tiếp theo?
Mọi người chỉ cần đọc cập nhật và không làm gì hơn ngoài việc hiểu được mình đang ở vị trí nào trong công việc? Họ có nên đến với quản lý dự án với những đề xuất cho vòng chạy kế tiếp không? Họ cần phải tương tác với ai đó về các nhiệm vụ cụ thể không?
Nhân viên cần phải làm nhiều hơn việc tiêu thụ kiến thức được gửi cho họ; Họ cũng cần hiểu rõ hướng và hành động cần xảy ra tiếp theo. Khi bạn gửi đi truyền thông nội bộ, hãy làm điều đó với sự hiểu rõ ràng về những gì bạn mong muốn các bước tiếp theo sẽ là gì, và làm việc để đảm bảo rằng những người đọc hiểu rõ những gì cần phải làm.
7. Khuyến khích sự hợp tác
Không bao giờ là một ý tưởng tốt để làm việc trong không khí kín, và điều đó đặc biệt đúng với các chuyên gia truyền thông nội bộ. Khi làm việc trong các silo có thể đồng nghĩa với việc bạn đang loại bỏ ý tưởng và lựa chọn tuyệt vời từ những người có thể giúp cải thiện công việc của bạn.
Khi bạn làm việc trong truyền thông nội bộ, bạn không chỉ tập trung vào việc giúp công ty truyền đạt tin tức quan trọng và cập nhật. Lý tưởng, bạn nên mở lòng để giúp mọi người qua các nhóm và bộ phận khác nhau làm việc tốt hơn cùng nhau.
Mở lòng cho sự hợp tác giữa các bộ phận để xem bạn có thể cải thiện như thế nào. Nhận ý tưởng từ người khác có thể giúp bạn hiểu rõ điều gì cần phải diễn ra để thực sự cải thiện truyền thông trong công việc.
8. Hãy mở lòng đón nhận thay đổi
Thay đổi nên được coi là một phần cần thiết và tích cực của bất kỳ công việc nào. Thay đổi có nghĩa là bạn đang lắng nghe người khác, theo dõi tin tức và đang cố gắng hết mình để cải thiện. Nếu đó là trường hợp, tại sao nhiều người lại cho rằng thay đổi có nghĩa họ đã thất bại? Các phương pháp truyền thông tốt nhất trong công việc đều đang ở trong tình trạng biến động liên tục. Cái gì đã hoạt động tốt cách đây 5 năm hoặc thậm chí chỉ 1 tháng trước có thể không phải là chiến lược tốt nhất cho nơi làm việc của bạn ngày hôm nay. Đó là lý do tại sao quan trọng phải mở lòng để thay đổi cách thức làm việc.
Kết nối với những người có đam mê với truyền thông nội bộ và học hỏi từ họ. Tham gia hội thảo trực tuyến và hội nghị để bạn có thể học hỏi những kỹ thuật mới nhất từ các chuyên gia khác trong lĩnh vực.
9. Hãy linh hoạt với phong cách truyền thông của bạn
Một số người sẽ ưa thích rằng truyền thông nội bộ luôn được viết ra. Những người khác sẽ chọn xem video hơn là đọc email nếu được lựa chọn. Sẽ có người muốn chỉ đọc thông tin ở dạng đoạn văn và sẽ có những người ưa thích quét qua dấu đầu dòng và danh sách số.
Mọi người sẽ có cách phương pháp truyền thông ưa thích của riêng mình—và điều đó hoàn toàn tốt!. Hãy linh hoạt với cách bạn trình bày thông tin và chia sẻ kiến thức để đảm bảo mọi người nhận thông tin một cách tốt nhất có thể.
10. Tránh quá tải thông tin truyền thông
Không ai có thể dành cả ngày làm việc trong tình trạng liên tục tiếp xúc và tiêu thụ thông tin. Hoàn toàn tốt nếu muốn chậm lại, và chúng tôi khuyến khích các chuyên gia truyền thông nội bộ hưởng thụ cuộc sống chậm lại trong một thời gian.
Khi bạn tập trung vào truyền thông công việc, bạn muốn mọi người có thể tập trung vào thông điệp và thực hiện hành động tiếp theo phù hợp. Sẽ rất khó khăn để thực hiện điều đó khi họ bị phân tâm vì đơn giản là có quá nhiều trên bàn của họ.
Đặt một khung thời gian để gửi thông báo quan trọng để mọi người biết khi nào mong đợi thông báo và có thể dành thời gian trong khoảng giờ giải lao của họ để tiêu thụ kiến thức quan trọng. Xem xét việc thiết lập một chu kỳ gửi thông báo quan trọng để mọi người biết khi mong đợi và có thể dành thời gian giữa giải lao để tiêu thụ kiến thức quan trọng.
11. Hãy vui vẻ!
Không sao đâu nếu thêm một chút sáng tạo vào truyền thông nội bộ của bạn. Chiến lược truyền thông nội bộ tốt nhất là một chiến lược để mọi người thực sự tương tác và đánh giá cao thông tin họ tiêu thụ. Thêm chút sự vui vẻ của riêng bạn vào mọi thứ không chỉ được khuyến khích, mà thậm chí còn cần thiết.
Hãy đưa ra câu chuyện khôi hài mà bạn biết sẽ làm ai đó mỉm cười. Kết thúc bản cập nhật đó bằng một câu đùa. Bạn càng sáng tạo, bạn càng giúp làm cho giao tiếp nội bộ trở thành một điều đáng mong chờ!
Chúng ta thường nói nhiều về giao tiếp nội bộ. Ngoài việc chúng tôi ủng hộ sự giao tiếp mở và văn hóa dựa trên kiến thức, chúng tôi cũng nhận thấy rằng giao tiếp nội bộ đã trở thành một điểm mốc tuyệt đối của nơi làm việc hiện đại.
Với nhiều người làm việc không đồng bộ trong môi trường lai, đó là hoàn toàn quan trọng để các công ty tìm ra một chiến lược giao tiếp nội bộ phù hợp nhất với họ. May mắn thay, chúng tôi biết chính xác những gì bạn cần phải làm để bắt đầu mọi thứ một cách tốt đẹp.
11 Thực hành tốt trong giao tiếp nội bộ
Cho dù bạn đang tạo ra một chiến lược giao tiếp nội bộ từ đầu hoặc chỉ muốn cải tiến chiến lược hiện tại của mình, đây là 11 mẹo cần phải tuân thủ để có một chiến lược giao tiếp nội bộ hiệu quả và hiệu suất.
1. Hiểu rõ đối tượng
Bạn sắp thuyết trình một chủ đề chứa nhiều dữ liệu cho những người không quen với việc sắp xếp qua số lượng bảng pivot và biểu đồ? Nhân viên dịch vụ khách hàng cần tìm cách truyền đạt phản hồi từ khách hàng đến nhân viên kỹ sư?
Khi nói đến các thực hành giao tiếp nội bộ tốt nhất, hiểu biết đối tượng của bạn gần như là một nguyên tắc vàng. Hiểu biết đối tượng có thể giúp bạn tìm ra cách đúng để giao tiếp và chia sẻ thông tin với họ.
Tiếp cận vấn đề từ góc độ đối tượng. Hãy nghĩ về cách họ giao tiếp và tiêu thụ, sau đó cá nhân hoá một thông điệp đến họ.
2. Gửi tin nhắn đơn giản và nhất quán.
Khi bạn tập trung vào ABC, người kêu gọi về XYZ sẽ không hợp lý với bạn. Sự ngắn gọn và đơn giản là nền tảng của các thực hành giao tiếp hiệu quả. Nếu bạn muốn tạo ra một chiến lược mà mọi người trong nơi làm việc đều ủng hộ, hãy nghĩ về cách giữ cho thông điệp của bạn dễ hiểu. Xem xét việc viết thông điệp thành danh sách và dấu đầu dòng thay vì đoạn văn dài. Nghĩ về lúc video và hình ảnh có thể giao tiếp tốt hơn từ ngôn từ.
Nhất quán cũng có thể giúp cải thiện giao tiếp lao động. Thiết lập một lịch trình để gửi bản tin công ty, cập nhật dự án và các thông điệp quan trọng khác một cách định kỳ để mọi người biết khi nào có thông tin đến. Điều này có thể giúp mọi người lên kế hoạch cho ngày hoặc chỉ xây dựng kỳ vọng với tin tức công ty.
3. Sử dụng công cụ giao tiếp
Chúng ta đang sống trong thời đại vàng của công nghệ giao tiếp. Cho dù bạn muốn truyền thông qua video, văn bản, ứng dụng tin nhắn hoặc điều gì khác, chúng tôi biết rằng có phần mềm phù hợp với bạn.
Hãy làm cho phần mềm giao tiếp nội bộ của bạn trở thành trọng tâm của chiến lược giao tiếp nội bộ của bạn. Chọn hệ thống bạn sử dụng để quản lý và lưu trữ thông tin quan trọng nhất của mình phải là một phần không thể thiếu của chiến lược giao tiếp nội bộ của bạn.
Có nhiều công cụ khác mà bạn cần xem xét thêm vào tech stack của bạn. Một công cụ nhắn tin cho nhóm, một công cụ ghi video và phần mềm cộng tác luôn là điều cần xem xét. Khám phá những gì bạn nên tìm kiếm khi chọn một công cụ giao tiếp nội bộ.
4. Tận hưởng thành công
Đã đội ngũ bán hàng có quý đầu tiên của họ trong năm là tốt nhất không? Khách hàng có đang khen ngợi về bản cập nhật mới nhất của sản phẩm của bạn không? Các thành viên hội đồng đã khen ngợi một hướng mới mà công ty đã chọn gần đây chưa? Tin tốt không tự phát tán tại nơi làm việc. Quan trọng là phải chúc mừng những chiến thắng mà mọi người đạt được. Đó là lí do chúng tôi đưa việc chúc mừng chiến thắng vào danh sách các phương pháp tốt nhất về giao tiếp nội bộ.
Hãy trở thành thói quen để yêu cầu các quản lý báo cáo tin tức tốt để bạn có thể chia sẻ với đội. Điều này không chỉ giúp tăng tinh thần làm việc, mà còn có thể là một cách mới để thông báo cho mọi người hiểu về những gì đang diễn ra tại nơi làm việc.
5. Tạo cơ hội cho sự tương tác và phản hồi
Dường như bạn vừa gửi ra thông tin cập nhật dự án khác cực kỳ tuyệt vời. Làm thế nào bạn có kế hoạch để biết ý kiến của mọi người về tin tức bạn vừa công bố? Đó không chỉ là một vấn đề xảy ra một lần; Đó là về cách công ty của bạn tiếp cận sự tương tác của nhân viên.
Một trong những hố hố phổ biến nhất mà chiến lược truyền thông nội bộ rơi vào là không tạo ra cách cho mọi người để tương tác với nội dung và đóng góp ý kiến của họ. Quan trọng là phải biết mọi người nghĩ gì để bạn có thể đánh giá hiệu quả của những gì bạn gửi đi.
Khích lệ mọi người để bình luận trên các tin nhắn hoặc nhiệm vụ nếu họ có câu hỏi hoặc quan ngại. Nếu bạn thực sự muốn biết cảm xúc của mọi người về bố cục hiện tại của bạn, hãy xem xét việc gửi một khảo sát để bạn có thể đánh giá họ nghĩ rằng những khoảng trống lớn nhất ở đâu.
6. Thiết lập kỳ vọng rõ ràng
Hãy tập trung vào thông tin cập nhật dự án cực kỳ tuyệt vời đó một lần nữa. Khi bạn gửi đi đến đội, bạn mong đợi điều gì sẽ xảy ra tiếp theo?
Mọi người chỉ cần đọc cập nhật và không làm gì hơn ngoài việc hiểu được mình đang ở vị trí nào trong công việc? Họ có nên đến với quản lý dự án với những đề xuất cho vòng chạy kế tiếp không? Họ cần phải tương tác với ai đó về các nhiệm vụ cụ thể không?
Nhân viên cần phải làm nhiều hơn việc tiêu thụ kiến thức được gửi cho họ; Họ cũng cần hiểu rõ hướng và hành động cần xảy ra tiếp theo. Khi bạn gửi đi truyền thông nội bộ, hãy làm điều đó với sự hiểu rõ ràng về những gì bạn mong muốn các bước tiếp theo sẽ là gì, và làm việc để đảm bảo rằng những người đọc hiểu rõ những gì cần phải làm.
7. Khuyến khích sự hợp tác
Không bao giờ là một ý tưởng tốt để làm việc trong không khí kín, và điều đó đặc biệt đúng với các chuyên gia truyền thông nội bộ. Khi làm việc trong các silo có thể đồng nghĩa với việc bạn đang loại bỏ ý tưởng và lựa chọn tuyệt vời từ những người có thể giúp cải thiện công việc của bạn.
Khi bạn làm việc trong truyền thông nội bộ, bạn không chỉ tập trung vào việc giúp công ty truyền đạt tin tức quan trọng và cập nhật. Lý tưởng, bạn nên mở lòng để giúp mọi người qua các nhóm và bộ phận khác nhau làm việc tốt hơn cùng nhau.
Mở lòng cho sự hợp tác giữa các bộ phận để xem bạn có thể cải thiện như thế nào. Nhận ý tưởng từ người khác có thể giúp bạn hiểu rõ điều gì cần phải diễn ra để thực sự cải thiện truyền thông trong công việc.
8. Hãy mở lòng đón nhận thay đổi
Thay đổi nên được coi là một phần cần thiết và tích cực của bất kỳ công việc nào. Thay đổi có nghĩa là bạn đang lắng nghe người khác, theo dõi tin tức và đang cố gắng hết mình để cải thiện. Nếu đó là trường hợp, tại sao nhiều người lại cho rằng thay đổi có nghĩa họ đã thất bại? Các phương pháp truyền thông tốt nhất trong công việc đều đang ở trong tình trạng biến động liên tục. Cái gì đã hoạt động tốt cách đây 5 năm hoặc thậm chí chỉ 1 tháng trước có thể không phải là chiến lược tốt nhất cho nơi làm việc của bạn ngày hôm nay. Đó là lý do tại sao quan trọng phải mở lòng để thay đổi cách thức làm việc.
Kết nối với những người có đam mê với truyền thông nội bộ và học hỏi từ họ. Tham gia hội thảo trực tuyến và hội nghị để bạn có thể học hỏi những kỹ thuật mới nhất từ các chuyên gia khác trong lĩnh vực.
9. Hãy linh hoạt với phong cách truyền thông của bạn
Một số người sẽ ưa thích rằng truyền thông nội bộ luôn được viết ra. Những người khác sẽ chọn xem video hơn là đọc email nếu được lựa chọn. Sẽ có người muốn chỉ đọc thông tin ở dạng đoạn văn và sẽ có những người ưa thích quét qua dấu đầu dòng và danh sách số.
Mọi người sẽ có cách phương pháp truyền thông ưa thích của riêng mình—và điều đó hoàn toàn tốt!. Hãy linh hoạt với cách bạn trình bày thông tin và chia sẻ kiến thức để đảm bảo mọi người nhận thông tin một cách tốt nhất có thể.
10. Tránh quá tải thông tin truyền thông
Không ai có thể dành cả ngày làm việc trong tình trạng liên tục tiếp xúc và tiêu thụ thông tin. Hoàn toàn tốt nếu muốn chậm lại, và chúng tôi khuyến khích các chuyên gia truyền thông nội bộ hưởng thụ cuộc sống chậm lại trong một thời gian.
Khi bạn tập trung vào truyền thông công việc, bạn muốn mọi người có thể tập trung vào thông điệp và thực hiện hành động tiếp theo phù hợp. Sẽ rất khó khăn để thực hiện điều đó khi họ bị phân tâm vì đơn giản là có quá nhiều trên bàn của họ.
Đặt một khung thời gian để gửi thông báo quan trọng để mọi người biết khi nào mong đợi thông báo và có thể dành thời gian trong khoảng giờ giải lao của họ để tiêu thụ kiến thức quan trọng. Xem xét việc thiết lập một chu kỳ gửi thông báo quan trọng để mọi người biết khi mong đợi và có thể dành thời gian giữa giải lao để tiêu thụ kiến thức quan trọng.
11. Hãy vui vẻ!
Không sao đâu nếu thêm một chút sáng tạo vào truyền thông nội bộ của bạn. Chiến lược truyền thông nội bộ tốt nhất là một chiến lược để mọi người thực sự tương tác và đánh giá cao thông tin họ tiêu thụ. Thêm chút sự vui vẻ của riêng bạn vào mọi thứ không chỉ được khuyến khích, mà thậm chí còn cần thiết.
Hãy đưa ra câu chuyện khôi hài mà bạn biết sẽ làm ai đó mỉm cười. Kết thúc bản cập nhật đó bằng một câu đùa. Bạn càng sáng tạo, bạn càng giúp làm cho giao tiếp nội bộ trở thành một điều đáng mong chờ!
Trải nghiệm sức mạnh của nền tảng Guru trực tiếp - tham gia tour sản phẩm tương tác của chúng tôi
