Hộp thư đến hiện đại là trung tâm công việc, chứa đựng mọi thứ từ các câu hỏi đơn lẻ đến lời mời họp đến thông báo cho toàn nhóm. Là trung tâm phổn lẻn, tuy nhiên, nó cũng đã trở thành một trong những kho chứa kẹt kẹt nhất mà chúng tôi phải đối mặt mỗi ngày — một kho chứa kẹt kẹt, nhưng cũng là kho báu đáng giá của kiến thức của công ty bạn. Trong email của bạn có thể có mọi thứ từ câu trả lời cho một câu hỏi về sản phẩm phức tạp đến hướng dẫn đăng ký chuyển khoản trực tiếp đến thông báo ra mắt marketing — kiến thức quan trọng mà, rất có thể, sẽ cần phải truy cập lại và bởi nhiều người. Tuy nhiên, thường thì thông tin đó không bao giờ đi xa hơn vài chuỗi email tách biệt, dẫn đến việc đặt lại câu hỏi, khoảng cách về kiến thức và sự rối rắc trên toàn nhóm.

Để đưa kiến thức ra khỏi chuỗi email thường cần sự cẩn thận và nỗ lực khác biệt từ những người liên quan, vì họ cần 1) nhận ra rằng người khác cần truy cập vào thông tin này và 2) xác định cách để chia sẻ nó ra. Khi điều này dường như mang gánh nặng, kiến thức không bao giờ ra ngoài những hộp thư đó, và chu trình của kiến thức bị mất tiếp tục. Nhưng đối với người dùng Guru và Gmail, chu trình đó cuối cùng có thể được đoạn phá.

Thêm vào G Suite của Guru

Guru tự hào công bố G Suite Add-on của chúng tôi, bước phát triển mới nhất trong đối tác với Google và tích hợp với hệ sinh thái Google. G Suite Add-ons cung cấp cho người dùng khả năng truy cập vào các ứng dụng yêu thích ngay trong G Suite, tất cả chỉ với một điểm tích hợp duy nhất cho những nơi như Gmail, Drive, và nhiều nơi khác. Chức năng Add-on đầu tiên của Guru sẽ giúp nhóm hợp tác bằng cách cho họ khả năng ghi lại kiến thức tự nhiên trực tiếp từ Gmail, cho phép họ tạo thẻ một cách liền mạch từ nội dung email mà không cần rời khỏi quy trình làm việc của họ. Điều này cho phép người dùng tập trung và hiệu quả khi ở trong Gmail, đồng thời khuyến khích việc ghi lại và chia sẻ kiến thức có giá trị theo thời gian thực.

Người dùng Guru thường cũng là người dùng nhiều Google — thực tế, chúng tôi đã thấy rằng 96% số lần sử dụng ứng dụng web và tiện ích của chúng tôi được thực hiện trong Google Chrome, và đối với nhiều nhóm, công việc diễn ra trong G Suite, làm cho việc tích hợp của Guru vào quy trình làm việc đó quan trọng đối với các công ty ưu tiên quản lý kiến thức. Mối quan hệ hợp tác của chúng tôi với Google đã cho phép chúng tôi liên tục đổi mới và tối ưu hóa trải nghiệm của Guru trong các sản phẩm của họ. Chúng tôi cũng đã thấy rằng Gmail là điểm đến phổ biến thứ 4 của hàng ngàn trang web mà tiện ích của chúng tôi được sử dụng — chỉ ra rằng đối với nhiều người dùng của chúng tôi, email là kênh chính để chia sẻ, truy xuất và tạo kiến thức hàng ngày. Vì lý do này, chúng tôi đã tập trung nỗ lực Add-on G Suite ban đầu của mình để hỗ trợ việc ghi nhận kiến thức tự nhiên trong Gmail.

Tích hợp Guru với G Suite

Việc tài liệu hóa kiến thức chứa trong hộp thư của chúng ta có thể giúp ngăn chặn việc đặt lại câu hỏi, cho phép cá nhân làm việc tự chủ hơn, và tăng cường tính minh bạch trên toàn công ty. Với Add-on G Suite của Guru, người dùng có thể ghi nhận kiến thức từ Gmail vào Thẻ Guru mà không làm gián đoạn quy trình Gmail của họ, làm cho việc ghi nhận kiến thức từ email dễ dàng hơn bao giờ hết. Việc ghi lại kiến thức theo thời gian thực với G Suite Add-on của Guru được thiết kế để bảo vệ tránh việc mất thông tin quan trọng được trao đổi qua email, và loại bỏ bất kỳ sự chuyển đổi ngữ cảnh nào liên quan đến việc biến kiến thức Gmail thành Guru Cards.

Với G Suite Add-on của Guru, bạn có thể biến mọi thành viên trong đội ngũ của mình thành người đóng góp vào kho tàng kiến thức chung của công ty, thay vì gánh nặng việc tạo kiến thức lên một vài chuyên gia. Trước đây, người dùng muốn biến kiến thức từ Gmail thành Guru Cards cần phải sao chép thông tin từ một email, điều hướng đến ứng dụng web của Guru hoặc bật phần mở rộng Guru Browser, và bắt đầu quá trình tạo thẻ. Bây giờ, quá trình tạo thẻ diễn ra trực tiếp trong Gmail, và với một quy trình tạo thẻ trực quan hơn trong quy trình làm việc G Suite, nhiều người tạo kiến thức = nhiều kiến thức hơn.

Email chỉ là khởi đầu

Việc ghi lại kiến thức trong Gmail chỉ là một trong số nhiều cách mà G Suite Add-on của Guru sẽ đưa quản lý kiến thức vào quy trình làm việc bản địa trên G Suite, và các phiên bản sau sẽ được thiết kế để làm cho việc ghi lại và truy xuất kiến thức trở nên dễ dàng nhất có thể trong trải nghiệm G Suite. Mở rộng Chrome của chúng tôi sẽ tiếp tục là cách chủ yếu mà người dùng có thể tương tác với Guru ở mọi nơi trên web, và là cách năng động nhất để người dùng ghi lại, truy xuất và chia sẻ kiến thức mà không phải rời khỏi quy trình làm việc hiện tại.

Khi chúng tôi rất hào hứng hợp tác với Google để làm sâu sắc thêm chức năng của chúng tôi trong hệ sinh thái G Suite, chúng tôi chỉ mới bắt đầu thúc đẩy giá trị Guru nhiều hơn cho khách hàng G Suite của chúng tôi. Tiến lên phía trước, bạn có thể mong đợi thấy các tích hợp sâu hơn với các công cụ của Google, bao gồm cả Google Drive Sync và Ứng dụng Android, và việc tích hợp tiếp tục với các ứng dụng G Suite ngoài Gmail.

Người dùng Guru hiện có? Cài đặt Add-On tại đây và xem bài viết trung tâm trợ giúp của chúng tôi để biết thêm thông tin!

Mới với Guru? Không có gì phải lo lắng! Bạn có thể bắt đầu ngay hôm nay với miễn phí với gói Khởi đầu của chúng tôi hoặc thử một trong những gói nâng cao của chúng tôi miễn phí trong 30 ngày. Tìm hiểu thêm tại đây.