"Chúng tôi đã sẵn sàng cho một đại dịch trước khi chúng tôi thậm chí còn biết rằng sẽ có một điều như vậy."

Sara Davatelis và đội ngũ của cô ấy tại SailPoint đã dành phần lớn năm 2019 để hiện đại hóa công nghệ của họ. Khi khởi động Slack và Zoom vào đầu năm 2019, họ biết rằng họ cần phải kết nối các công cụ của mình với một giải pháp quản lý tri thức - nhưng không chỉ là một nơi cất giữ thông tin cũ kỹ. Thay vào đó, họ muốn một cái gì đó có thể giúp công ty đang phát triển nhanh chóng của họ với 1.200 nhân viên ở bốn quốc gia khác nhau hợp tác một cách linh hoạt và năng động trong bộ công cụ của họ.

Giờ đây, dường như chỉ sau một đêm, thực tế làm việc từ xa mới của chúng ta đã khiến giao tiếp, hợp tác và kết nối trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Tại Guru, sứ mệnh của chúng tôi để hỗ trợ các khách hàng như SailPoint luôn là “tri thức bạn cần để hoàn thành công việc của bạn nên đến với bạn vào nơi bạn cần nó,” và giờ đây “nơi bạn cần nó” có nghĩa là trên bàn bếp, một chiếc bàn mà bạn chia sẻ với đứa con đang học tại nhà, hoặc phòng khách của cha mẹ bạn, sứ mệnh đó đã trở thành điều bắt buộc.

“Đối với chúng tôi, lệnh ở nhà thực sự là một sự chuyển mình liền mạch. Điều duy nhất thực sự thay đổi với cách mọi người làm việc là nơi họ ngồi về mặt vật lý.”

Khi chúng tôi đã phát triển như một công ty, cách mà khách hàng của chúng tôi sử dụng Guru cũng đã thay đổi. Với những khó khăn từ thông tin bị ngăn cách, các công cụ riêng biệt cho đội nhóm, và các quy trình không được tích hợp đang được cảm nhận rõ hơn bao giờ hết, giờ chúng ta đều đang làm việc từ xa, các nhóm như SailPoint bắt đầu làm việc qua mỗi nhóm trong Guru. Đối với nhiều nhóm như SailPoint, Guru là thứ nối kết giữa các phòng ban - một nguồn chân lý duy nhất mà mở rộng qua các nhóm làm việc và văn phòng tại nhà.

“Trước giữa tháng 3, chúng tôi đã nhận được khoảng 30.000 tin nhắn trên Slack mỗi ngày, trong số hơn 1.000 nhân viên mà chúng tôi có trên Slack. Vào ngày mà lệnh ở nhà có hiệu lực ở Austin vào giữa tháng 3, chúng tôi đã thấy ngay lập tức một sự gia tăng lên 60.000+ tin nhắn mỗi ngày. Đó là 30.000 cuộc trò chuyện, nhắc nhẹ, trò chuyện diễn ra ở văn phòng mà ngay lập tức chuyển sang Slack. [...] [Mọi người] không muốn phải lặp lại ở Slack, vì vậy họ tạo ra Cards để có thông tin. Với tư cách là quản trị viên, thật tuyệt khi thấy chỉ cần dễ dàng như thế nào để mọi người chuyển đổi sang cách sống mới này.

– Sara Davatelis, Chuyên viên phân tích kho dữ liệu @ SailPoint

Chúng tôi biết rằng tri thức là máu sống của mọi tổ chức, và chúng tôi muốn làm cho việc kết nối mọi nhóm trong công ty của bạn trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết - không phụ thuộc vào việc họ đang làm gì hoặc nơi họ thực hiện điều đó - thông qua tri thức trong Guru.

Hãy xem cách mà các cập nhật sản phẩm mới nhất của chúng tôi sẽ giúp tổ chức bạn làm việc cùng nhau trong khi tách biệt:

Nội dung tóm tắt về cách Guru giữ bạn được kết nối

• Xây dựng một nền văn hóa dựa trên tri thức: Guru giúp hợp nhất nhóm của bạn xung quanh tri thức và xây dựng một nền văn hóa hợp tác - ngay cả khi các nhóm của bạn phân tán - để cải thiện kết quả kinh doanh
• Thích ứng với mọi nhu cầu của nhóm bạn: API của Guru giúp kết nối một cách liền mạch với bất kỳ ứng dụng nào, giúp Guru hoạt động theo cách mà bạn muốn và nơi mà bạn muốn. Chức năng tạo và soạn thảo thẻ cá nhân mới sẽ cho phép người dùng tối ưu hóa quy trình làm việc của riêng họ.
• Làm việc ở bất cứ đâu bạn có: Tìm hiểu về ứng dụng Microsoft Teams mới của chúng tôi, tích hợp Slack, email động và chức năng của ứng dụng di động.

Thích ứng với nhu cầu của bạn

API của Guru

Khi Guru thường là “tế bào liên kết” của toàn bộ tổ chức, chúng tôi cũng nhận ra không phải mọi nhóm sẽ muốn làm việc trong Guru - hoặc thậm chí là tài liệu hóa tri thức trong ứng dụng của chúng tôi. Đó là lý do tại sao, từ ngày đầu tiên, chúng tôi đã đảm bảo rằng Guru không chỉ là một điểm đến khác, mà được thiết kế để mang tri thức mà mọi nhóm cần vào các quy trình làm việc mà họ đã thiết lập.

API của Guru đưa “sống ở nơi bạn làm việc” lên một tầm cao mới. Với việc đã từng sáng lập Boomi, một trong những nền tảng tích hợp đầu tiên như một dịch vụ, đội ngũ sáng lập của Guru luôn tập trung vào khả năng mở rộng của Guru, và mục tiêu tích hợp giải pháp của chúng tôi vào mọi nền tảng mà mọi người làm việc đã thúc đẩy nhiều quyết định của chúng tôi. Điều đó bao gồm việc củng cố cung cấp API của chúng tôi, hiện đã có sẵn cho tất cả các tài khoản trên Builder, Expert và Enterprise gói trả phí.

Với khả năng kết nối Guru với bất kỳ giải pháp dựa trên web nào mà bất kỳ nhóm nào của bạn sử dụng, nền tảng tri thức của bạn có thể trở thành tài sản toàn bộ tổ chức và sự khác biệt cạnh tranh. Khám phá khả năng mở rộng của API của Guru bằng cách xây dựng các giải pháp tùy chỉnh, tự động hóa quy trình làm việc và đưa tri thức đã được xác minh vào văn hóa của công ty bạn để giúp tất cả các nhóm làm việc hiệu quả hơn.

Khách hàng đang tận dụng API của Guru đã sử dụng nó để:

• Kéo phân tích của Guru vào các công cụ thông minh kinh doanh của họ để cung cấp cái nhìn sâu sắc về cách tri thức ảnh hưởng đến hiệu suất của đội ngũ họ
• Tạo đồng bộ tùy chỉnh đến và từ các nguồn tri thức bên ngoài
• Mở rộng Guru vào các quy trình làm việc hiện có cho việc xuất bản tri thức, tự động hóa việc tạo nội dung, hoặc kích hoạt tri thức

“Thật tuyệt khi có được thông tin đúng lúc khi bạn cần - nhưng nếu bạn không chắc chắn mình đang tìm kiếm cái gì, thì thông tin có vẻ như không tồn tại chút nào. Chúng tôi đã mất khoảng 8 giờ công sức kỹ thuật để đồng bộ tất cả các tệp markdown từ GitHub vào Guru như một dự án phụ. Chúng tôi tin rằng Guru nên là nơi bạn có thể bắt đầu tất cả các câu hỏi của mình - chúng tôi hướng tới việc đảm bảo rằng câu trả lời có trong Guru hoặc một liên kết hữu ích tới Nguồn-chân lý ở đó.”

– Rishi Kumar, Giám đốc Chiến lược @ CircleCI

Sẵn sàng để bắt đầu xây dựng? Để truy cập API của chúng tôi, hãy liên hệ với quản trị viên của bạn để có thông tin xác thực API và tìm hiểu trong tài liệu API.

Có hứng thú đi xa hơn một bước nữa và tạo tích hợp Guru ngay vào sản phẩm của bạn? Chúng tôi có một Mạng lưới Nhà phát triển cho phép các nhà cung cấp phần mềm tạo tài khoản nhà phát triển của riêng mình để xây dựng các tích hợp bằng cách sử dụng API của Guru.

MaestroQA, một ứng dụng đảm bảo chất lượng dịch vụ khách hàng, đã tận dụng Mạng lưới Nhà phát triển của chúng tôi để tạo ra một tích hợp kết nối hai giải pháp của chúng tôi, đề xuất nội dung liên quan từ Guru trực tiếp trong nền tảng MaestroQA để huấn luyện các đại lý hỗ trợ hiệu quả hơn về cách cải thiện kỹ năng của họ. Tìm hiểu cách tích hợp Guru vào tài khoản MaestroQA của nhóm bạn, hoặc tham khảo Mạng lưới Nhà phát triển của Guru để biết thêm thông tin về việc tích hợp Guru vào sản phẩm của bạn.

Tổ chức Sở thích

Trong khi bạn luôn có thể đánh dấu các thẻ để truy cập nhanh, giờ đây bạn có thể tổ chức các thẻ yêu thích đó thành các danh sách cá nhân. Cho phép mọi người điều chỉnh tri thức của nhóm bạn theo nhu cầu của họ bằng cách sắp xếp bất kỳ thẻ nào, bất kể tác giả hay Bộ sưu tập, vào danh sách cá nhân của họ.

“Danh sách yêu thích cho phép tôi lọc lượng thông tin khổng lồ có sẵn trên Guru trên nhiều nhóm xuống một danh sách tập trung hơn chỉ những mục quan trọng và giúp tôi tìm thấy thông tin mà tôi sử dụng hàng ngày nhanh hơn để có thể tiếp tục với nhiệm vụ tiếp theo.”

– Shane Springer, Kiến trúc sư Giải pháp @ Zoom Video Communications

Tùy chỉnh trải nghiệm Guru của bạn để phù hợp với quy trình làm việc cá nhân của bạn giống như tạo ra các lối tắt trong từng tình huống cho chính mình. Giờ đây, khi tất cả chúng ta đều làm việc từ xa, tôi đã thấy mình trở lại một bộ thẻ khác nhau nhiều lần. Tôi đã tạo một danh sách WFH từ Bộ sưu tập Nhân sự của chúng tôi, Bộ sưu tập Sức khỏe, và Bộ sưu tập CNTT mà tôi có thể dễ dàng truy cập từ danh sách yêu thích khi tôi cần khắc phục sự cố wifi tại nhà hoặc muốn tham gia một lớp yoga tại nhà. Dù bạn đang tập hợp các thẻ để chuẩn bị cho một cuộc họp hay lưu lại các thẻ hữu ích trong việc giành được một tài khoản mới, việc tạo một danh sách từ chúng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian lần tới khi tình huống đó xảy ra.

Bản nháp

Tạo tri thức trước khi bạn sẵn sàng chia sẻ nó với chức năng soạn thảo mới trong Guru. Người dùng sẽ sớm có thể lưu lại tiến trình của họ trong các bản nháp cá nhân khi tạo thẻ để họ có thể dễ dàng quay lại sau. Tính năng này sẽ giúp những người sáng tạo tri thức xây dựng nội dung song song và sau đó xuất bản tất cả khi họ đã sẵn sàng.

“Nhóm sản phẩm PetDesk sẽ chắc chắn được hưởng lợi từ các bản nháp trong Guru! Chúng tôi có thể quản lý tốt hơn việc phát hành sản phẩm và tính năng mới bằng cách tạo các thẻ tổng quan cho các nhóm Bán hàng và CS của chúng tôi, nhưng sau đó làm việc qua nội dung liên quan đến các yếu tố luôn thay đổi trong quá trình phát triển cho tính năng mới.... xuất bản thẻ khi chúng tôi có mọi thứ thông qua QA và tự tin vào tất cả các chi tiết của bản phát hành.”

– Shona Fenner, Giám đốc Sản phẩm, Thành công Khách hàng @ PetDesk

Các bản nháp sẽ có sẵn trong vài tuần tới!

Làm việc ở bất cứ đâu bạn có

Microsoft Teams

Giữ kết nối giữa các phòng ban và múi giờ thật dễ dàng với Microsoft Teams. Và bây giờ, việc chia sẻ tri thức cũng sẽ trở nên dễ dàng nhờ vào tích hợp Microsoft Teams mới của Guru. Teams là một trong những nền tảng giao tiếp phát triển nhanh nhất, và chúng tôi rất hào hứng để mang sức mạnh của tri thức đã được xác minh trực tiếp đến trải nghiệm của Teams.

Người dùng Teams sẽ sớm có thể tìm kiếm và chia sẻ các Thẻ Guru, xác minh tri thức, nhận thông báo và trả lời trực tiếp các bình luận trong Guru - tất cả mà không cần rời khỏi giao diện trò chuyện của Teams. Chúng tôi biết bạn đã dành bao nhiêu thời gian trong công cụ trò chuyện của mình mỗi ngày, vì vậy chúng tôi không muốn bạn phải rời khỏi quy trình làm việc của mình để sử dụng và quản lý tri thức.

"Công ty của chúng tôi hiện đang chuyển toàn bộ sang Microsoft Teams và việc tích hợp với Guru sẽ là một bước ngoặt cho chúng tôi! Có tiềm năng vô hạn cho người dùng cuối khi có thể giao tiếp tri thức Guru trong trò chuyện của họ - đặc biệt là bây giờ, khi mọi người đang trò chuyện với nhau trên toàn cầu. Điều này cũng sẽ giúp rất nhiều trong việc chia sẻ tri thức trong toàn công ty và các phương pháp tốt nhất."

– Brantley Merritt, Toàn cầu & Phát triển @ ServiceSource

Tìm hiểu thêm về tính năng tích hợp Microsoft Teams của Guru và đăng ký để được thông báo khi tính năng này có sẵn.

Thông báo email động

Email thông báo của Guru đang nhận được bản nâng cấp. Chúng tôi rất vui mừng được hợp tác với Google để tận dụng khả năng email động của họ, điều này sẽ làm cho email của chúng tôi có nhiều hành động hơn và hữu ích hơn cho khách hàng. Giờ đây, người dùng có thể thực hiện nhiều hành động hơn trên nội dung Guru trực tiếp từ Gmail. Các hành động bao gồm mở rộng nội dung thẻ, chức năng bình luận, và khả năng xác minh tri thức, tất cả đều từ trong nội dung email của chúng tôi. Những cập nhật này sẽ giúp người dùng quản lý tri thức trong quy trình làm việc hiện tại của họ, không cần chuyển đổi ngữ cảnh.

Khách hàng Guru có cả thông báo email được kích hoạt trong Guru và “email động” được kích hoạt trong Gmail nên đã thấy những cập nhật này. Nếu bạn không có “email động” được kích hoạt, hãy truy cập cài đặt Gmail của bạn để bật nó lên.

Guru cho di động

Tìm kiếm và sử dụng tri thức khi di chuyển thật dễ dàng với ứng dụng di động iOS và Android của Guru. Cho dù bạn đang trên đường tới một cuộc họp quan trọng, hay bạn sống chung với người nào đó đang làm chậm wifi bằng cách phát một lớp học tập thể dục, tri thức đã được xác minh luôn có sẵn trên iPhone hoặc thiết bị Android của bạn. Để giúp bạn kết nối với cơ sở tri thức mọi lúc, chúng tôi đang tăng cường nỗ lực di động trong những tháng tới để làm cho ứng dụng di động của chúng tôi trở nên linh hoạt và dễ thực hiện hơn. Hãy chú ý đến việc chia sẻ tri thức và chức năng tìm kiếm được cải thiện trong tương lai gần.

Hợp nhất toàn bộ đội ngũ của bạn với tri thức

Làm việc từ xa trong một đại dịch toàn cầu đã đủ khó khăn; đừng để tri thức bị ngăn cách và các giải pháp rải rác khiến nó trở nên khó khăn hơn. Khi toàn bộ tổ chức của bạn truy cập tri thức đã được xác minh ở mọi nơi họ làm việc, sự hợp tác giữa các phòng ban trở nên đơn giản.

“Như một quản trị viên, thật tốt khi thấy chỉ cần dễ dàng như thế nào để mọi người chuyển sang cách sống mới này.”

– Sara Davatelis, Chuyên viên phân tích kho dữ liệu @ SailPoint

Các cập nhật sản phẩm mới nhất của Guru nhắm đến việc kết nối các đội và hiện thực hóa tri thức toàn tổ chức. Hãy xem gói miễn phí Khởi đầu và dịch vụ giáo dục của Guru để nhanh chóng bắt đầu và giúp các đội từ xa của bạn với việc quản lý tri thức hợp tác.