Chúng ta nhanh chóng tiến gần đến mùa lễ hội! Ngoài việc dành thời gian nghĩ về những cuộc gặp gỡ và món quà, còn rất nhiều người đang chuẩn bị để rời khỏi công việc để ăn mừng.
Các ngày lễ và PTO gắn liền với nhau. Mọi người đều xứng đáng dành thời gian để ăn mừng theo cách riêng của họ, và họ cũng xứng đáng tận hưởng thời gian nghỉ của mình mà không lo lắng về việc ai sẽ làm thay họ.
Dành năng lượng đó để nghĩ về những sự cố bữa tối lễ hội tiềm năng
Chúng tôi biết rằng luôn có một chút căng thẳng đi kèm với niềm vui của các ngày lễ, nhưng chúng tôi muốn căng thẳng đó đến từ những món quà hài hước không ”thành công” chứ không phải từ công việc. May mắn thay, có một điều đơn giản bạn có thể làm để giảm bớt sự nhầm lẫn và làm cho thời gian này của năm trở nên vui vẻ hơn một chút cho mọi người tại công ty bạn.
Tại sao mọi người cần một kế hoạch phủ sóng ngoài văn phòng cho các ngày lễ
Việc viết một kế hoạch phủ sóng có thể có vẻ vô nghĩa nếu bạn chưa từng làm điều này trước đây. Rốt cuộc, mọi người trong nhóm của bạn đều đã làm việc gần gũi với nhau. Họ có thực sự cần một vài lời nhắc nhở để duy trì mọi thứ trong lúc bạn vắng mặt không?
Dù bạn chỉ muốn một ngày cho riêng mình hay đang thưởng thức kỳ nghỉ dài một tuần, một kế hoạch phủ sóng là điều cần thiết. Đây là lý do tại sao chúng tôi luôn khuyên bạn nên dành thời gian để tạo một kế hoạch OOO đơn giản.
Giảm thiểu sự nhầm lẫn
Việc theo dõi công việc và thời hạn đang diễn ra trở nên khó khăn hơn rất nhiều khi có người vắng mặt trong kỳ nghỉ phép. Tạo một kế hoạch phủ sóng lễ hội đơn giản có thể giúp giảm bớt rất nhiều sự nhầm lẫn. Khi các nhà quản lý và nhân viên có cái nhìn rõ ràng về lịch trình của mọi người, việc lập kế hoạch cho công việc trở nên dễ dàng hơn nhiều. Mọi người sẽ không phải đoán xem khi nào đồng nghiệp của họ sẽ có mặt hay liệu họ cần phải điều chỉnh kỳ vọng về một thời hạn.
Tiếp tục làm tốt công việc
Một số việc có xu hướng chậm lại trong mùa lễ hội, nhưng hiếm khi có sự dừng lại hoàn toàn. Các ngày lễ có thể là thời điểm hoàn hảo để kết thúc mọi thứ, đánh giá lại các chiến lược và nghĩ về những gì cần giải quyết khi mọi người quay trở lại lịch trình bình thường.
Thật khó để thực hiện bất kỳ công việc nào khi bạn không chắc chắn về những gì đang diễn ra và mọi người đang ưu tiên điều gì. Một kế hoạch phủ sóng lễ hội đầy đủ có thể giữ cho mọi người được thông báo và giúp họ đưa ra quyết định ngay cả khi bạn vắng mặt.
Tránh những vấn đề
Không có gì tuyệt vời hơn việc trở về từ một kỳ nghỉ thư giãn bên bạn bè và gia đình chỉ để nhận những email tức giận từ sếp về những gì đã trôi qua khi bạn vắng mặt. Nếu bạn muốn đảm bảo rằng mọi người tránh một bất ngờ khó chịu trong kỳ nghỉ, hãy phác thảo một kế hoạch toàn diện trước khi bạn rời đi cho kỳ nghỉ.
Nhiều căng thẳng và sự hiểu lầm có thể đến từ việc không có một kế hoạch cho thời gian bạn vắng mặt. Hãy để kế hoạch của bạn nói lên những gì bạn không thể đến văn phòng. Khi bạn có một kế hoạch rõ ràng về những ai cần liên lạc về điều gì, khi nào bạn sẽ trở lại và các ưu tiên quan trọng cần nhớ, mọi thứ trở nên khó đổ vỡ hơn.
Tạo kế hoạch phủ sóng của riêng bạn cho kỳ nghỉ
Đã có đủ các nhiệm vụ phút cuối cần được thực hiện trong các ngày lễ. Hãy dành sự căng thẳng đó cho những chuyến đi siêu thị phút cuối và mua sắm quà tặng và bắt đầu tạo kế hoạch phủ sóng của bạn ngay hôm nay!
Đừng nghĩ rằng bạn cần tạo một kế hoạch dài dòng nhiều trang sao chép lại một cách tỉ mỉ từng bước cần thực hiện. Thực tế, chúng tôi sẽ làm cho mọi thứ dễ dàng hơn cho bạn. Chúng tôi có một mẫu kế hoạch phủ sóng OOO tiện lợi cho bạn sử dụng!
Bây giờ bạn đã có mẫu hoàn hảo để sử dụng cho kế hoạch OOO của mình, hãy cùng tập trung vào cách lấp đầy nó. Dưới đây là những gì bạn cần làm để tạo một kế hoạch phủ sóng lễ hội toàn diện.
Nghĩ về bức tranh lớn
Có thể kỳ nghỉ lễ của bạn sắp diễn ra ngay sau khi bạn đã dành một tháng lao động cho một dự án lớn. Hoặc có thể bạn đang làm nhiều việc đến nỗi thật khó để xác định điều gì quan trọng nhất. Bất kể lịch trình hiện tại của bạn nhìn như thế nào, việc theo dõi mọi thứ bạn phải chịu trách nhiệm có thể rất khó.
Bây giờ là thời điểm hoàn hảo để lùi lại một bước và nghĩ về tất cả những trách nhiệm công việc của bạn. Nghĩ về số lượng dự án mà bạn đang làm việc tích cực, các dự án mà bạn sẽ cần tập trung vào khi quay lại và bất kỳ thời hạn quan trọng nào sắp tới. Khi bạn có phạm vi công việc thực sự được phác thảo trước mặt, việc tạo kế hoạch phủ sóng OOO sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
Phác thảo các nhu cầu phủ sóng
Nay bạn đã có ý tưởng rõ ràng về trách nhiệm công việc của mình, đã đến lúc bắt đầu ưu tiên. Công việc nào thực sự cần phải được hoàn thành khi bạn vắng mặt, công việc nào sẽ là tốt nếu có và công việc nào có thể chờ cho đến khi bạn trở lại? Có một số nhiệm vụ mà chỉ bạn có thể xử lý, hay bạn có thể ủy quyền cho người khác?
Rõ ràng
Luôn là một ý tưởng hay khi nói chuyện với những người dẫn dắt dự án và những người khác mà bạn làm việc gần gũi khi bạn đang nghĩ về các nhu cầu phủ sóng. Họ có thể cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về các dự án sắp tới hoặc các thời hạn mà bạn có thể không biết và thậm chí có thể cho bạn biết nếu họ cần nhiều (hoặc ít) sự giúp đỡ hơn những gì bạn đã định. Hãy cho họ biết khi nào bạn sẽ vắng mặt và xem họ có điều gì cần bổ sung cho kế hoạch của bạn không.
Cụ thể
Quản lý của bạn đang vắng mặt vì kỳ nghỉ PTO của họ, nhưng bạn có một câu hỏi về một dự án mà bạn đang thực hiện. Khi bạn kiểm tra kế hoạch OOO của họ, bạn thấy điều này:
“Tôi OOO giữa tháng Mười Hai. Nói chuyện với Maria và Debbie nếu bạn cần gì liên quan đến Dự án X và Dự án Y!”
Công ty của bạn có khoảng 6 Maria khác nhau, và 3 trong số đó đang làm việc trong bộ phận của bạn. Làm thế nào bạn biết được mình đang nói chuyện với người đúng? Ngoài ra, Maria và Debbie hầu như là định nghĩa sách giáo khoa của những nhân viên chức năng chéo và có một loạt các trách nhiệm. Làm thế nào bạn biết liệu bạn đang liên hệ với họ về vấn đề đúng?
Điều này sẽ hữu ích hơn nhiều:
“Tôi OOO từ 12/12-12/18. Nói chuyện với Maria Montalvo cho bất kỳ vấn đề liên quan đến kỹ thuật hoặc thiết kế cho Dự án X. Debbie có sẵn cho bất kỳ câu hỏi tiếp thị nào cho Dự án Y.”
Ví dụ cuối cùng đó phác thảo rõ ràng ai cần liên lạc và vì điều gì, và nó ngắn gọn, ngọt ngào và đi thẳng vào vấn đề (sẽ nói nhiều hơn về điều đó trong một phút). Khi bạn phác thảo rõ ràng ai cần liên lạc và vì điều gì, bạn sẽ để lại ít không gian hơn cho việc đoán mò
Tập trung vào những gì mọi người cần biết
Kế hoạch OOO không phải là thời điểm tốt nhất để thể hiện khả năng viết sáng tạo của bạn. Đừng chất đống thông tin không cần thiết cho mọi người, và hãy cố gắng tập trung vào những thông tin cơ bản mà mọi người cần biết để hiểu kế hoạch của bạn và hành động trong khi bạn vắng mặt. Nếu kế hoạch OOO của bạn có những điều này, bạn có khả năng đã đề cập đến tất cả các điều quan trọng:
Thời hạn cho các sản phẩm, cuộc họp và các hoạt động đáng chú ý khác
Liên kết đến các tài liệu và nhiệm vụ liên quan trong Asana/Teams/ứng dụng làm việc của bạn.
Bất kỳ hướng dẫn hoặc chi tiết tinh tế nào cần thiết để hoàn thành công việc
Thông tin nền về các dự án hoặc khách hàng cho những người giúp đỡ khi bạn vắng mặt
Thông tin liên hệ cho những tình huống khẩn cấp thực sự
Xem xét với ban quản lý
Các quản lý nên tham gia vào kế hoạch OOO của bạn từ đầu để đảm bảo bạn bao phủ tất cả các cơ sở của mình. Họ có thể cung cấp cho bạn những thông tin quan trọng về công việc dự án, các nhiệm vụ quan trọng và các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến kế hoạch của bạn. Hãy cho họ biết rằng bạn đang lập kế hoạch làm một kế hoạch OOO cho các ngày lễ và bạn muốn nhận sự đóng góp của họ trước khi hoàn thiện.
Khi bạn nhận được sự đóng góp cuối cùng từ sếp của mình, đừng chỉ tập trung vào việc bạn đã bao quát mọi thứ hay chưa. Hãy hỏi họ xem họ có cảm thấy hiểu kế hoạch hay có điều gì cảm thấy khó hiểu không. Nếu quản lý của bạn không thể xác định rõ ràng những gì cần làm và ai cần làm theo kế hoạch của bạn, đã đến lúc điều chỉnh một vài điều.
Đưa tin đi
Chúng tôi sẽ!
Như chúng tôi đã nói, mọi thứ trở nên bận rộn quanh mùa lễ hội. Đừng phụ thuộc vào quản lý hoặc các thành viên trong nhóm khác để thông báo cho mọi người về thời gian nghỉ của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn cho các nhà lãnh đạo dự án, thành viên nhóm và những người quan trọng khác biết khi nào bạn sẽ vắng mặt và nơi mà họ có thể tìm thấy kế hoạch phủ sóng OOO của bạn.
Đây cũng là thời điểm tuyệt vời để khuyến khích những người khác tạo kế hoạch OOO riêng của họ. Càng nhiều sự minh bạch trong nơi làm việc của bạn về các kế hoạch PTO, mọi người càng dễ dàng tìm ra cách làm việc quanh lịch trình của mọi người. Tất cả chúng ta đều xứng đáng có thời gian để thưởng thức các ngày lễ và giải tỏa sau một năm dài. Hãy dành cho nơi làm việc của bạn món quà minh bạch trong mùa lễ này để mọi người có thể có thời gian nghỉ ngơi không lo lắng mà họ xứng đáng.
Chúng ta nhanh chóng tiến gần đến mùa lễ hội! Ngoài việc dành thời gian nghĩ về những cuộc gặp gỡ và món quà, còn rất nhiều người đang chuẩn bị để rời khỏi công việc để ăn mừng.
Các ngày lễ và PTO gắn liền với nhau. Mọi người đều xứng đáng dành thời gian để ăn mừng theo cách riêng của họ, và họ cũng xứng đáng tận hưởng thời gian nghỉ của mình mà không lo lắng về việc ai sẽ làm thay họ.
Dành năng lượng đó để nghĩ về những sự cố bữa tối lễ hội tiềm năng
Chúng tôi biết rằng luôn có một chút căng thẳng đi kèm với niềm vui của các ngày lễ, nhưng chúng tôi muốn căng thẳng đó đến từ những món quà hài hước không ”thành công” chứ không phải từ công việc. May mắn thay, có một điều đơn giản bạn có thể làm để giảm bớt sự nhầm lẫn và làm cho thời gian này của năm trở nên vui vẻ hơn một chút cho mọi người tại công ty bạn.
Tại sao mọi người cần một kế hoạch phủ sóng ngoài văn phòng cho các ngày lễ
Việc viết một kế hoạch phủ sóng có thể có vẻ vô nghĩa nếu bạn chưa từng làm điều này trước đây. Rốt cuộc, mọi người trong nhóm của bạn đều đã làm việc gần gũi với nhau. Họ có thực sự cần một vài lời nhắc nhở để duy trì mọi thứ trong lúc bạn vắng mặt không?
Dù bạn chỉ muốn một ngày cho riêng mình hay đang thưởng thức kỳ nghỉ dài một tuần, một kế hoạch phủ sóng là điều cần thiết. Đây là lý do tại sao chúng tôi luôn khuyên bạn nên dành thời gian để tạo một kế hoạch OOO đơn giản.
Giảm thiểu sự nhầm lẫn
Việc theo dõi công việc và thời hạn đang diễn ra trở nên khó khăn hơn rất nhiều khi có người vắng mặt trong kỳ nghỉ phép. Tạo một kế hoạch phủ sóng lễ hội đơn giản có thể giúp giảm bớt rất nhiều sự nhầm lẫn. Khi các nhà quản lý và nhân viên có cái nhìn rõ ràng về lịch trình của mọi người, việc lập kế hoạch cho công việc trở nên dễ dàng hơn nhiều. Mọi người sẽ không phải đoán xem khi nào đồng nghiệp của họ sẽ có mặt hay liệu họ cần phải điều chỉnh kỳ vọng về một thời hạn.
Tiếp tục làm tốt công việc
Một số việc có xu hướng chậm lại trong mùa lễ hội, nhưng hiếm khi có sự dừng lại hoàn toàn. Các ngày lễ có thể là thời điểm hoàn hảo để kết thúc mọi thứ, đánh giá lại các chiến lược và nghĩ về những gì cần giải quyết khi mọi người quay trở lại lịch trình bình thường.
Thật khó để thực hiện bất kỳ công việc nào khi bạn không chắc chắn về những gì đang diễn ra và mọi người đang ưu tiên điều gì. Một kế hoạch phủ sóng lễ hội đầy đủ có thể giữ cho mọi người được thông báo và giúp họ đưa ra quyết định ngay cả khi bạn vắng mặt.
Tránh những vấn đề
Không có gì tuyệt vời hơn việc trở về từ một kỳ nghỉ thư giãn bên bạn bè và gia đình chỉ để nhận những email tức giận từ sếp về những gì đã trôi qua khi bạn vắng mặt. Nếu bạn muốn đảm bảo rằng mọi người tránh một bất ngờ khó chịu trong kỳ nghỉ, hãy phác thảo một kế hoạch toàn diện trước khi bạn rời đi cho kỳ nghỉ.
Nhiều căng thẳng và sự hiểu lầm có thể đến từ việc không có một kế hoạch cho thời gian bạn vắng mặt. Hãy để kế hoạch của bạn nói lên những gì bạn không thể đến văn phòng. Khi bạn có một kế hoạch rõ ràng về những ai cần liên lạc về điều gì, khi nào bạn sẽ trở lại và các ưu tiên quan trọng cần nhớ, mọi thứ trở nên khó đổ vỡ hơn.
Tạo kế hoạch phủ sóng của riêng bạn cho kỳ nghỉ
Đã có đủ các nhiệm vụ phút cuối cần được thực hiện trong các ngày lễ. Hãy dành sự căng thẳng đó cho những chuyến đi siêu thị phút cuối và mua sắm quà tặng và bắt đầu tạo kế hoạch phủ sóng của bạn ngay hôm nay!
Đừng nghĩ rằng bạn cần tạo một kế hoạch dài dòng nhiều trang sao chép lại một cách tỉ mỉ từng bước cần thực hiện. Thực tế, chúng tôi sẽ làm cho mọi thứ dễ dàng hơn cho bạn. Chúng tôi có một mẫu kế hoạch phủ sóng OOO tiện lợi cho bạn sử dụng!
Bây giờ bạn đã có mẫu hoàn hảo để sử dụng cho kế hoạch OOO của mình, hãy cùng tập trung vào cách lấp đầy nó. Dưới đây là những gì bạn cần làm để tạo một kế hoạch phủ sóng lễ hội toàn diện.
Nghĩ về bức tranh lớn
Có thể kỳ nghỉ lễ của bạn sắp diễn ra ngay sau khi bạn đã dành một tháng lao động cho một dự án lớn. Hoặc có thể bạn đang làm nhiều việc đến nỗi thật khó để xác định điều gì quan trọng nhất. Bất kể lịch trình hiện tại của bạn nhìn như thế nào, việc theo dõi mọi thứ bạn phải chịu trách nhiệm có thể rất khó.
Bây giờ là thời điểm hoàn hảo để lùi lại một bước và nghĩ về tất cả những trách nhiệm công việc của bạn. Nghĩ về số lượng dự án mà bạn đang làm việc tích cực, các dự án mà bạn sẽ cần tập trung vào khi quay lại và bất kỳ thời hạn quan trọng nào sắp tới. Khi bạn có phạm vi công việc thực sự được phác thảo trước mặt, việc tạo kế hoạch phủ sóng OOO sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
Phác thảo các nhu cầu phủ sóng
Nay bạn đã có ý tưởng rõ ràng về trách nhiệm công việc của mình, đã đến lúc bắt đầu ưu tiên. Công việc nào thực sự cần phải được hoàn thành khi bạn vắng mặt, công việc nào sẽ là tốt nếu có và công việc nào có thể chờ cho đến khi bạn trở lại? Có một số nhiệm vụ mà chỉ bạn có thể xử lý, hay bạn có thể ủy quyền cho người khác?
Rõ ràng
Luôn là một ý tưởng hay khi nói chuyện với những người dẫn dắt dự án và những người khác mà bạn làm việc gần gũi khi bạn đang nghĩ về các nhu cầu phủ sóng. Họ có thể cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về các dự án sắp tới hoặc các thời hạn mà bạn có thể không biết và thậm chí có thể cho bạn biết nếu họ cần nhiều (hoặc ít) sự giúp đỡ hơn những gì bạn đã định. Hãy cho họ biết khi nào bạn sẽ vắng mặt và xem họ có điều gì cần bổ sung cho kế hoạch của bạn không.
Cụ thể
Quản lý của bạn đang vắng mặt vì kỳ nghỉ PTO của họ, nhưng bạn có một câu hỏi về một dự án mà bạn đang thực hiện. Khi bạn kiểm tra kế hoạch OOO của họ, bạn thấy điều này:
“Tôi OOO giữa tháng Mười Hai. Nói chuyện với Maria và Debbie nếu bạn cần gì liên quan đến Dự án X và Dự án Y!”
Công ty của bạn có khoảng 6 Maria khác nhau, và 3 trong số đó đang làm việc trong bộ phận của bạn. Làm thế nào bạn biết được mình đang nói chuyện với người đúng? Ngoài ra, Maria và Debbie hầu như là định nghĩa sách giáo khoa của những nhân viên chức năng chéo và có một loạt các trách nhiệm. Làm thế nào bạn biết liệu bạn đang liên hệ với họ về vấn đề đúng?
Điều này sẽ hữu ích hơn nhiều:
“Tôi OOO từ 12/12-12/18. Nói chuyện với Maria Montalvo cho bất kỳ vấn đề liên quan đến kỹ thuật hoặc thiết kế cho Dự án X. Debbie có sẵn cho bất kỳ câu hỏi tiếp thị nào cho Dự án Y.”
Ví dụ cuối cùng đó phác thảo rõ ràng ai cần liên lạc và vì điều gì, và nó ngắn gọn, ngọt ngào và đi thẳng vào vấn đề (sẽ nói nhiều hơn về điều đó trong một phút). Khi bạn phác thảo rõ ràng ai cần liên lạc và vì điều gì, bạn sẽ để lại ít không gian hơn cho việc đoán mò
Tập trung vào những gì mọi người cần biết
Kế hoạch OOO không phải là thời điểm tốt nhất để thể hiện khả năng viết sáng tạo của bạn. Đừng chất đống thông tin không cần thiết cho mọi người, và hãy cố gắng tập trung vào những thông tin cơ bản mà mọi người cần biết để hiểu kế hoạch của bạn và hành động trong khi bạn vắng mặt. Nếu kế hoạch OOO của bạn có những điều này, bạn có khả năng đã đề cập đến tất cả các điều quan trọng:
Thời hạn cho các sản phẩm, cuộc họp và các hoạt động đáng chú ý khác
Liên kết đến các tài liệu và nhiệm vụ liên quan trong Asana/Teams/ứng dụng làm việc của bạn.
Bất kỳ hướng dẫn hoặc chi tiết tinh tế nào cần thiết để hoàn thành công việc
Thông tin nền về các dự án hoặc khách hàng cho những người giúp đỡ khi bạn vắng mặt
Thông tin liên hệ cho những tình huống khẩn cấp thực sự
Xem xét với ban quản lý
Các quản lý nên tham gia vào kế hoạch OOO của bạn từ đầu để đảm bảo bạn bao phủ tất cả các cơ sở của mình. Họ có thể cung cấp cho bạn những thông tin quan trọng về công việc dự án, các nhiệm vụ quan trọng và các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến kế hoạch của bạn. Hãy cho họ biết rằng bạn đang lập kế hoạch làm một kế hoạch OOO cho các ngày lễ và bạn muốn nhận sự đóng góp của họ trước khi hoàn thiện.
Khi bạn nhận được sự đóng góp cuối cùng từ sếp của mình, đừng chỉ tập trung vào việc bạn đã bao quát mọi thứ hay chưa. Hãy hỏi họ xem họ có cảm thấy hiểu kế hoạch hay có điều gì cảm thấy khó hiểu không. Nếu quản lý của bạn không thể xác định rõ ràng những gì cần làm và ai cần làm theo kế hoạch của bạn, đã đến lúc điều chỉnh một vài điều.
Đưa tin đi
Chúng tôi sẽ!
Như chúng tôi đã nói, mọi thứ trở nên bận rộn quanh mùa lễ hội. Đừng phụ thuộc vào quản lý hoặc các thành viên trong nhóm khác để thông báo cho mọi người về thời gian nghỉ của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn cho các nhà lãnh đạo dự án, thành viên nhóm và những người quan trọng khác biết khi nào bạn sẽ vắng mặt và nơi mà họ có thể tìm thấy kế hoạch phủ sóng OOO của bạn.
Đây cũng là thời điểm tuyệt vời để khuyến khích những người khác tạo kế hoạch OOO riêng của họ. Càng nhiều sự minh bạch trong nơi làm việc của bạn về các kế hoạch PTO, mọi người càng dễ dàng tìm ra cách làm việc quanh lịch trình của mọi người. Tất cả chúng ta đều xứng đáng có thời gian để thưởng thức các ngày lễ và giải tỏa sau một năm dài. Hãy dành cho nơi làm việc của bạn món quà minh bạch trong mùa lễ này để mọi người có thể có thời gian nghỉ ngơi không lo lắng mà họ xứng đáng.
Trải nghiệm sức mạnh của nền tảng Guru trực tiếp - tham gia tour sản phẩm tương tác của chúng tôi
