Fight Information Overload with Effective Knowledge Sharing
Cần một cách để chiến đấu với quá tải thông tin tại nơi làm việc? Chia sẻ kiến thức hiệu quả có thể là chìa khóa để giảm bớt gánh nặng nhận thức của bạn.
Bạn biết rằng việc chia sẻ kiến thức trong công việc là quan trọng, bạn chỉ không nghĩ rằng có nhiều thời gian như vậy sẽ tập trung vào nó. Bạn đã tham gia ba cuộc họp khởi động dự án một mình trong tuần này, và bạn biết rằng bạn sẽ phải dành một phần lớn thời gian chiều để trả lời các tin nhắn Slacks và email. Bạn mệt mỏi, đội ngũ cũng mệt, và bạn đang nghĩ rằng ngay cả những người quản lý cấp cao cũng đang bắt đầu cảm thấy kiệt sức.
Có lẽ đó là lý do tại sao bạn cảm thấy tội lỗi to lớn vì phải gửi đi một email cập nhật nữa sẽ chiếm thêm thời gian và sự chú ý của mọi người. Chúng tôi biết rằng quá tải thông tin là một vấn đề lớn trong công việc. Đó là lý do chúng tôi ghét việc vô tình góp phần vào điều đó chỉ bằng cách làm công việc của mình.
Nhưng tôi nghĩ chúng ta đã hoàn tất nhiệm vụ đó.
Mọi thứ sẽ không giảm tốc độ tại nơi làm việc sớm, nhưng chúng tôi có thể giúp bạn nếu bạn muốn giảm bớt tải trọng nhận thức tại nơi làm việc. Nếu bạn đang tìm kiếm cách chia sẻ kiến thức hiệu quả và giảm bớt quá tải, chúng tôi có một số mẹo để giúp bạn bắt đầu.
Không sao nếu bạn chọn lọc.
Chúng tôi gặp rất nhiều thông tin trong suốt cả ngày. Sau một thời gian, thật tự nhiên khi bắt đầu lờ đi một số điều và dành sự chú ý của bạn cho những gì bạn nghĩ là cần thiết. Đôi khi, khi bạn cho mọi người “câu chuyện đầy đủ” bạn đang cung cấp cho họ nhiều thông tin hơn những gì họ thực sự cần để đạt được kết quả mà bạn muốn. Quá nhiều thông tin có thể gây nhầm lẫn hoặc buộc mọi người phải làm việc chậm hơn và vất vả hơn mức cần thiết.
Trước khi bạn chia sẻ kiến thức, hãy dành thời gian để suy nghĩ về những điều quan trọng nhất mà bạn muốn mọi người nắm được. Tập trung vào việc cung cấp cho họ thông tin họ cần để hoàn thành nhiệm vụ và đảm bảo mọi người hiểu điều gì được mong đợi từ họ.
Đôi khi ít lại là nhiều hơn.
Cũng không sao khi cho mọi người tùy chọn tiếp nhận thêm thông tin một cách tự nguyện. Không có gì sai khi cung cấp cho mọi người các dữ liệu cần thiết để thực hiện một nhiệm vụ, sau đó cũng cung cấp cho họ một liên kết đến một nghiên cứu toàn bộ nếu họ muốn đọc nó khi có thời gian.
Lên lịch thời gian để chia sẻ.
Đôi khi vấn đề không phải là lượng kiến thức bạn nhận được, mà là nhịp độ bạn nhận được. Nhận email cập nhật dự án hàng tuần của bạn có thể là một phần quan trọng trong ngày của bạn, nhưng nó cũng có thể rất gây rối khi bạn đã tập trung vào các công việc khác.
Thêm một chút tính dự đoán khi bạn chia sẻ kiến thức của mình có thể mang lại lợi ích nhiều cho đội ngũ của bạn. Nó giúp họ lên kế hoạch cho ngày của mình tốt hơn vì họ sẽ biết khi nào mong đợi các cập nhật hoặc thông tin quan trọng để hỗ trợ họ trong công việc của mình.
Bạn không cần phải lên lịch từng email đến từng phút (trừ khi bạn thật sự muốn). Chỉ cần để mọi người biết mong đợi các cập nhật vào chiều thứ Ba hoặc rằng bạn sẵn sàng xem xét công việc vào thứ Sáu thứ ba của mỗi tháng giúp mọi người có thêm một chút dự đoán.
Xác định điều gì là quan trọng.
Hãy xem xét hai tình huống giả thuyết tại nơi làm việc:
Bạn đã có một cuộc trò chuyện tuyệt vời với một khách hàng và họ có một số phản hồi mà họ muốn chia sẻ về trải nghiệm gần đây nhất của họ với công ty của bạn.
Hóa ra bản cập nhật sản phẩm mới nhất đã xóa một số tính năng quan trọng không thể truy cập được. Đội kỹ thuật đang trong tình huống “tất cả đều cùng tay” cố gắng khắc phục sự cố, và đội CX cần được thông báo về những gì cần nói với khách hàng.
Rõ ràng, tình huống thứ hai quan trọng và cấp bách hơn tình huống đầu tiên. Làm thế nào bạn cho đồng nghiệp biết về sự khẩn cấp? Khi mọi thứ tại nơi làm việc bắt đầu cảm giác như một tình huống khẩn cấp, tất cả đột nhiên trở nên khó khăn hơn để xác định nơi chú ý của bạn nên tập trung vào. Thay vì làm cho mọi email hoặc Slack đều đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức của ai đó, hãy nghĩ ra các cách để giúp nhân viên của bạn biết điều gì là quan trọng. Tính năng thông báo của Guru là một cách có tác động cao để cho thấy sự cấp bách trong thông điệp. Việc nhìn thấy nút “Tôi đã đọc” ở đầu các thẻ cho biết nhân viên biết rằng họ đang xem một điều gì đó quan trọng, và nó cũng giúp những người gửi tin nhắn theo dõi mức độ engagement và đảm bảo rằng người đúng đã đọc nó.
Giữ mọi thứ đơn giản.
Cách chúng ta trình bày thông tin mà chúng ta chia sẻ rất quan trọng. Tổng thể, bất cứ kiến thức nào bạn chia sẻ với đội ngũ của mình cũng nên đủ dễ hiểu và được trình bày theo cách dễ tiếp cận. Hãy chiến lược về cách bạn trình bày thông tin, và hãy nhớ giữ sự hiểu biết và khả năng tiếp cận ở hàng đầu trong công việc của bạn.
Và đó là tất cả thông tin bạn cần để yêu cầu một ngày nghỉ phép. Đơn giản đúng không?
Nếu bạn đã quen với việc viết thành những khối văn bản lớn, hãy xem xét việc chia nhỏ thông điệp của bạn thành các điểm danh sách nhỏ hơn giúp thông tin của bạn dễ dàng quét hơn. Phân chia suy nghĩ của bạn thành các câu nhỏ hơn có thể giúp bạn tập trung vào thông điệp chính và đảm bảo rằng bạn đang trình bày thông tin quan trọng nhất để truyền đạt ý của bạn.
Hãy nghĩ xem liệu video, hình ảnh hoặc thậm chí clip âm thanh có thể giúp mọi người hiểu thông tin hơn không. Chúng tôi ghi lại Looms cho trạng thái công việc và dự án, và khuyến khích mọi người cung cấp cập nhật và hỏi các câu hỏi theo cách không đồng bộ. Điều này cho mọi người một cơ hội để ngồi xuống với thông tin mà chúng tôi đã trình bày, và trở lại với câu hỏi khi thời điểm thích hợp.
Quản lý kiến thức là chìa khóa để chống lại việc quá tải thông tin.
Chia sẻ kiến thức là quan trọng và nên là nền tảng của mọi nơi làm việc. Nhưng chúng tôi cũng nhận ra rằng có thể có quá nhiều điều tốt. Công việc của chúng ta là biết khi nào và cách chia sẻ kiến thức, và thực hiện một số phương pháp được gợi ý trong bài viết này là một bước đầu tiên tuyệt vời để làm cho việc chia sẻ kiến thức trở nên hiệu quả và hiệu suất hơn.
Chúng tôi là những người hâm mộ lớn của các ngày không họp và giao tiếp không đồng bộ vì chúng tôi biết rằng gánh nặng của việc quá tải thông tin có thể lớn như thế nào. Cung cấp cho mọi người không gian để xử lý thông tin mà họ đã tiêu thụ là một phần quan trọng khác trong việc chia sẻ kiến thức.
Hãy dành thời gian suy nghĩ về cách bạn và đồng nghiệp có thể làm việc cùng nhau để chia sẻ kiến thức mà không góp phần vào việc quá tải thông tin. Bạn có thể thấy rằng ngày của bạn bớt căng thẳng hơn, năng suất hơn và thú vị hơn rất nhiều.
Bạn biết rằng việc chia sẻ kiến thức trong công việc là quan trọng, bạn chỉ không nghĩ rằng có nhiều thời gian như vậy sẽ tập trung vào nó. Bạn đã tham gia ba cuộc họp khởi động dự án một mình trong tuần này, và bạn biết rằng bạn sẽ phải dành một phần lớn thời gian chiều để trả lời các tin nhắn Slacks và email. Bạn mệt mỏi, đội ngũ cũng mệt, và bạn đang nghĩ rằng ngay cả những người quản lý cấp cao cũng đang bắt đầu cảm thấy kiệt sức.
Có lẽ đó là lý do tại sao bạn cảm thấy tội lỗi to lớn vì phải gửi đi một email cập nhật nữa sẽ chiếm thêm thời gian và sự chú ý của mọi người. Chúng tôi biết rằng quá tải thông tin là một vấn đề lớn trong công việc. Đó là lý do chúng tôi ghét việc vô tình góp phần vào điều đó chỉ bằng cách làm công việc của mình.
Nhưng tôi nghĩ chúng ta đã hoàn tất nhiệm vụ đó.
Mọi thứ sẽ không giảm tốc độ tại nơi làm việc sớm, nhưng chúng tôi có thể giúp bạn nếu bạn muốn giảm bớt tải trọng nhận thức tại nơi làm việc. Nếu bạn đang tìm kiếm cách chia sẻ kiến thức hiệu quả và giảm bớt quá tải, chúng tôi có một số mẹo để giúp bạn bắt đầu.
Không sao nếu bạn chọn lọc.
Chúng tôi gặp rất nhiều thông tin trong suốt cả ngày. Sau một thời gian, thật tự nhiên khi bắt đầu lờ đi một số điều và dành sự chú ý của bạn cho những gì bạn nghĩ là cần thiết. Đôi khi, khi bạn cho mọi người “câu chuyện đầy đủ” bạn đang cung cấp cho họ nhiều thông tin hơn những gì họ thực sự cần để đạt được kết quả mà bạn muốn. Quá nhiều thông tin có thể gây nhầm lẫn hoặc buộc mọi người phải làm việc chậm hơn và vất vả hơn mức cần thiết.
Trước khi bạn chia sẻ kiến thức, hãy dành thời gian để suy nghĩ về những điều quan trọng nhất mà bạn muốn mọi người nắm được. Tập trung vào việc cung cấp cho họ thông tin họ cần để hoàn thành nhiệm vụ và đảm bảo mọi người hiểu điều gì được mong đợi từ họ.
Đôi khi ít lại là nhiều hơn.
Cũng không sao khi cho mọi người tùy chọn tiếp nhận thêm thông tin một cách tự nguyện. Không có gì sai khi cung cấp cho mọi người các dữ liệu cần thiết để thực hiện một nhiệm vụ, sau đó cũng cung cấp cho họ một liên kết đến một nghiên cứu toàn bộ nếu họ muốn đọc nó khi có thời gian.
Lên lịch thời gian để chia sẻ.
Đôi khi vấn đề không phải là lượng kiến thức bạn nhận được, mà là nhịp độ bạn nhận được. Nhận email cập nhật dự án hàng tuần của bạn có thể là một phần quan trọng trong ngày của bạn, nhưng nó cũng có thể rất gây rối khi bạn đã tập trung vào các công việc khác.
Thêm một chút tính dự đoán khi bạn chia sẻ kiến thức của mình có thể mang lại lợi ích nhiều cho đội ngũ của bạn. Nó giúp họ lên kế hoạch cho ngày của mình tốt hơn vì họ sẽ biết khi nào mong đợi các cập nhật hoặc thông tin quan trọng để hỗ trợ họ trong công việc của mình.
Bạn không cần phải lên lịch từng email đến từng phút (trừ khi bạn thật sự muốn). Chỉ cần để mọi người biết mong đợi các cập nhật vào chiều thứ Ba hoặc rằng bạn sẵn sàng xem xét công việc vào thứ Sáu thứ ba của mỗi tháng giúp mọi người có thêm một chút dự đoán.
Xác định điều gì là quan trọng.
Hãy xem xét hai tình huống giả thuyết tại nơi làm việc:
Bạn đã có một cuộc trò chuyện tuyệt vời với một khách hàng và họ có một số phản hồi mà họ muốn chia sẻ về trải nghiệm gần đây nhất của họ với công ty của bạn.
Hóa ra bản cập nhật sản phẩm mới nhất đã xóa một số tính năng quan trọng không thể truy cập được. Đội kỹ thuật đang trong tình huống “tất cả đều cùng tay” cố gắng khắc phục sự cố, và đội CX cần được thông báo về những gì cần nói với khách hàng.
Rõ ràng, tình huống thứ hai quan trọng và cấp bách hơn tình huống đầu tiên. Làm thế nào bạn cho đồng nghiệp biết về sự khẩn cấp? Khi mọi thứ tại nơi làm việc bắt đầu cảm giác như một tình huống khẩn cấp, tất cả đột nhiên trở nên khó khăn hơn để xác định nơi chú ý của bạn nên tập trung vào. Thay vì làm cho mọi email hoặc Slack đều đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức của ai đó, hãy nghĩ ra các cách để giúp nhân viên của bạn biết điều gì là quan trọng. Tính năng thông báo của Guru là một cách có tác động cao để cho thấy sự cấp bách trong thông điệp. Việc nhìn thấy nút “Tôi đã đọc” ở đầu các thẻ cho biết nhân viên biết rằng họ đang xem một điều gì đó quan trọng, và nó cũng giúp những người gửi tin nhắn theo dõi mức độ engagement và đảm bảo rằng người đúng đã đọc nó.
Giữ mọi thứ đơn giản.
Cách chúng ta trình bày thông tin mà chúng ta chia sẻ rất quan trọng. Tổng thể, bất cứ kiến thức nào bạn chia sẻ với đội ngũ của mình cũng nên đủ dễ hiểu và được trình bày theo cách dễ tiếp cận. Hãy chiến lược về cách bạn trình bày thông tin, và hãy nhớ giữ sự hiểu biết và khả năng tiếp cận ở hàng đầu trong công việc của bạn.
Và đó là tất cả thông tin bạn cần để yêu cầu một ngày nghỉ phép. Đơn giản đúng không?
Nếu bạn đã quen với việc viết thành những khối văn bản lớn, hãy xem xét việc chia nhỏ thông điệp của bạn thành các điểm danh sách nhỏ hơn giúp thông tin của bạn dễ dàng quét hơn. Phân chia suy nghĩ của bạn thành các câu nhỏ hơn có thể giúp bạn tập trung vào thông điệp chính và đảm bảo rằng bạn đang trình bày thông tin quan trọng nhất để truyền đạt ý của bạn.
Hãy nghĩ xem liệu video, hình ảnh hoặc thậm chí clip âm thanh có thể giúp mọi người hiểu thông tin hơn không. Chúng tôi ghi lại Looms cho trạng thái công việc và dự án, và khuyến khích mọi người cung cấp cập nhật và hỏi các câu hỏi theo cách không đồng bộ. Điều này cho mọi người một cơ hội để ngồi xuống với thông tin mà chúng tôi đã trình bày, và trở lại với câu hỏi khi thời điểm thích hợp.
Quản lý kiến thức là chìa khóa để chống lại việc quá tải thông tin.
Chia sẻ kiến thức là quan trọng và nên là nền tảng của mọi nơi làm việc. Nhưng chúng tôi cũng nhận ra rằng có thể có quá nhiều điều tốt. Công việc của chúng ta là biết khi nào và cách chia sẻ kiến thức, và thực hiện một số phương pháp được gợi ý trong bài viết này là một bước đầu tiên tuyệt vời để làm cho việc chia sẻ kiến thức trở nên hiệu quả và hiệu suất hơn.
Chúng tôi là những người hâm mộ lớn của các ngày không họp và giao tiếp không đồng bộ vì chúng tôi biết rằng gánh nặng của việc quá tải thông tin có thể lớn như thế nào. Cung cấp cho mọi người không gian để xử lý thông tin mà họ đã tiêu thụ là một phần quan trọng khác trong việc chia sẻ kiến thức.
Hãy dành thời gian suy nghĩ về cách bạn và đồng nghiệp có thể làm việc cùng nhau để chia sẻ kiến thức mà không góp phần vào việc quá tải thông tin. Bạn có thể thấy rằng ngày của bạn bớt căng thẳng hơn, năng suất hơn và thú vị hơn rất nhiều.
Trải nghiệm sức mạnh của nền tảng Guru trực tiếp - tham gia tour sản phẩm tương tác của chúng tôi
