Có bao nhiêu người trong số các bạn bắt đầu ngày mới với một cuộc họp đứng định kỳ? Các cuộc họp điểm danh hàng ngày đã trở thành một phần bình thường trong ngày làm việc, hầu hết mọi người không còn nghĩ về chúng nữa. Có thể đó là lý do tại sao nhiều người dường như ngại tham gia những cuộc họp này.

Vấn đề với các cuộc họp đứng hàng ngày

Một cuộc họp đứng hàng ngày là một cuộc họp ngắn, có cấu trúc, nơi các thành viên cập nhật về công việc của họ. Mục đích chính của chúng là giữ cho mọi người đồng bộ và đảm bảo rằng mọi người có thể làm việc mà không gặp trở ngại. Một số nhóm có thể tổ chức các cuộc họp đứng hàng ngày, hoặc bạn có thể có các cuộc họp đứng hàng ngày cho các dự án hoặc sáng kiến công việc cụ thể.

Các cuộc họp đứng đã từng được ca ngợi là đỉnh cao của phương pháp agile, nhưng chúng đã dần dần mất đi sự ưa chuộng. Nhiều người đã tranh luận rằng các cuộc họp đứng tốn nhiều thời gian hơn là chúng giúp tiết kiệm, trong khi những người khác thẳng thừng nói rằng các cuộc họp đứng kìm hãm sự đổi mới. Một số người thậm chí đặt câu hỏi liệu các cuộc họp đứng hàng ngày có còn cần thiết trong một thế giới mà công việc không đồng bộ đang trở thành tiêu chuẩn.

Cải thiện các cuộc họp đứng hàng ngày của bạn

Chúng tôi có một số ý kiến khá mạnh về các cuộc họp tại Guru. Mọi người không nên dành thời gian của họ cho các cuộc họp không hiệu quả hoặc vô nghĩa, nhưng từ khóa ở đây là “không hiệu quả” và “vô nghĩa.” Các cuộc họp đứng hàng ngày vẫn có thể là một phần quý giá trong ngày của mọi người, chỉ cần chúng phải được quản lý đúng cách.

Trước khi bạn xóa một cuộc họp đứng hàng ngày khác khỏi lịch của bạn, hãy xem liệu nó có thể được cứu vãn. Sau khi bạn làm theo lời khuyên trong bài viết này, bạn có thể bắt đầu thấy một số cuộc họp đứng hàng ngày của bạn dưới một ánh sáng mới.

Hãy thu hẹp phạm vi chú ý của bạn

Giữ cho các cuộc họp của bạn tập trung sẽ là một phần thiết yếu trong việc điều hành các cuộc họp đứng hiệu quả hơn. Hầu hết các hướng dẫn SCRUM truyền thống khuyên bạn nên giữ các cuộc họp tập trung vào ba câu hỏi:

1. Bạn đã hoàn thành cái gì hôm qua?
2. Bạn đang làm gì hôm nay?
3. Bạn đã gặp phải trở ngại nào?

Ba câu hỏi này có thể bao trùm gần như tất cả những gì bạn cần biết trong một cuộc họp đứng, nhưng chúng không phải là những câu hỏi duy nhất bạn có thể hỏi. Hãy nghĩ về thông tin cốt lõi bạn muốn từ mỗi cuộc họp, rồi nghĩ về 2-3 câu hỏi bạn có thể hỏi mọi người để có được những gì bạn cần.

Giữ mọi thứ ngắn gọn

Cuộc họp đứng lý tưởng thường không kéo dài hơn 15 phút, và một số cuộc họp có thể chỉ kéo dài từ 5-10 phút. Nếu các cuộc họp đứng của bạn thường xuyên vượt quá thời gian, bạn nên đánh giá lại cách bạn sử dụng thời gian họp của mình.

Đặt quy tắc rằng bạn phải dừng lại khi hết thời gian họp. Ghi chú lại những gì bạn đã có thể bao quát, nơi bạn thường kết thúc, và liệu tất cả mọi người có thể cung cấp cập nhật hay không.  Điều này có thể cho bạn cái nhìn sâu sắc hơn về cách các cuộc họp của bạn được quản lý và giúp bạn xác định các bước tiếp theo.

Xem xét việc thêm một cuộc họp khác

Điều quan trọng là lưu ý rằng các cuộc họp đứng được thiết kế để nhận cập nhật nhanh về công việc của mọi người. Mặc dù có thể rằng những cập nhật này có thể tạo ra nhiều câu hỏi hoặc thảo luận hơn,  bạn vẫn nên tập trung vào nhiệm vụ hiện tại. Nếu bạn liên tục bị lạc đề hoặc trôi vào những cuộc trò chuyện về chiến lược và thời gian, có thể đã đến lúc thêm một cuộc họp khác vào lịch của bạn.

Trước khi bạn hoảng loạn với ý nghĩ thêm một cuộc họp khác vào lịch, hãy nhớ rằng không nhất định nó phải là một cuộc họp hàng ngày hay thậm chí một cuộc họp định kỳ. Bạn có thể thấy rằng có một cuộc họp để tập trung vào một vấn đề là đã đủ để giải quyết vấn đề hoặc bạn cần một vài cuộc họp để đạt được sự thống nhất.  

Biến mọi thứ thành không đồng bộ

Lịch trình thay đổi, ưu tiên dịch chuyển, và có thể việc dành 15 phút cho một cập nhật đồng bộ không phải là cách tốt nhất để sử dụng thời gian của bất kỳ ai. Mọi người có thể đang bị thiếu thời gian, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn phải hy sinh cuộc họp đứng của mình để tiết kiệm vài phút.

Xem xét việc di chuyển cuộc họp đứng của bạn vào Slack, Teams, hoặc bất cứ nơi nào mà nhóm của bạn thường trao đổi nhiều nhất. Thiết lập nhắc nhở trong một kênh đặc biệt dành riêng cho các cuộc họp đứng để đảm bảo rằng mọi người không quên và có thể giữ mọi người có trách nhiệm cung cấp cập nhật kịp thời.

Bạn có thể thấy rằng việc được giúp đỡ bởi một ứng dụng điểm danh có thể là điều bạn cần. Một số thành viên trong nhóm marketing của chúng tôi sử dụng Geekbot cho các cuộc họp đứng của chúng tôi, và chúng tôi có thể nhận được cùng một mức độ hiểu biết về lịch trình của mọi người mà không cần phải dành thêm thời gian trong ngày của chúng tôi.

Sử dụng mẫu cuộc họp đứng hàng ngày của chúng tôi

Bạn đang theo dõi mọi thứ diễn ra trong cuộc họp đứng hàng ngày của mình như thế nào? Nếu bạn chưa ghi chép lại những gì bạn đã làm, hãy sử dụng mẫu cuộc họp đứng hàng ngày của chúng tôi để bắt đầu!

Việc sử dụng mẫu này không chỉ giúp bạn theo dõi những gì diễn ra trong các cuộc họp đứng của bạn; nó cũng có thể giúp bạn thêm thông tin cần thiết vào cơ sở dữ liệu kiến thức của bạn. Nếu các thành viên trong nhóm bỏ lỡ một cuộc họp hoặc cần một cái nhìn nhanh, giờ đây họ có thể tìm thấy mọi thứ họ cần trong Guru.