Việc tăng gấp ba kích thước không dành cho những người yếu bóng vía. May mắn cho Thrasio, một nhà tiếp nhận hàng đầu các thương hiệu bên thứ ba trên Amazon, họ có Gabriel Ginorio bên cạnh để giúp họ điều hướng sự tăng trưởng nhanh chóng.

Là Giám đốc Phát triển và Đào tạo của Thrasio, trách nhiệm của Gabriel bao gồm đào tạo nhân viên mới và hỗ trợ nhân viên. Guru là cốt lõi trong chiến lược của anh ấy và hiệu quả là giá trị cốt lõi của anh ấy.  Chúng tôi đã ngồi xuống với người đam mê quy trình này để thảo luận về cách xác định, xây dựng và triển khai các quy trình có thể mở rộng trong phiên họp Guru the Gathering tháng này (tóm tắt đầy đủ có sẵn). Nhận định nổi bật của anh ấy? Xây dựng quy trình, không phải ghép nối.

Chào Gabriel! Hãy cho chúng tôi biết thêm về Thrasio.

Tại Thrasio, chúng tôi tiếp nhận các thương hiệu Fulfillment-by-Amazon, còn được gọi là các thương hiệu FBA. Ví dụ, giả sử bạn đang mua sắm trên Amazon và mua một cái spatula. Khi bạn mua hàng qua Amazon, bạn thực sự đang mua từ một bên thứ ba — bạn chỉ không biết điều đó bởi vì bạn có trải nghiệm của Amazon. Ở phía sau, có một thương hiệu nhỏ hơn đứng sau cái spatula bắt đầu bán với số đánh giá bằng không và từ từ phát triển qua nhiều năm. Thrasio xuất hiện khi những thương hiệu FBA đó bắt đầu thống trị thị trường, nhưng cần hỗ trợ để đạt tới cấp độ tiếp theo. Chúng tôi đầu tư một số vốn lớn để làm cho quy trình của họ hiệu quả hơn và tăng doanh thu.

Có sự gia tăng đáng kể trong mua sắm trực tuyến, đặc biệt là trên Amazon, trong năm 2020 do COVID-19 và lệnh ở nhà. Điều này đã ảnh hưởng đến Thrasio như thế nào?

Thrasio đã phát triển gấp ba lần kích thước của chúng tôi vào năm 2019. Đó là một bước ngoặt thú vị, điều mà chúng tôi không bao giờ mong đợi, nhưng sự tăng trưởng nhanh chóng của chúng tôi đã dẫn đến những thách thức đặc biệt là với lực lượng lao động từ xa, phân tán. Càng lớn, chúng tôi càng đưa nhiều người vào đội ngũ, và càng gặp nhiều vấn đề với khả năng giao tiếp giữa các phòng ban. Khi nhân viên gặp khó khăn để có được câu trả lời chính xác cho các câu hỏi của mình, họ có nguy cơ dành hàng giờ để theo dõi câu trả lời từ người đúng. Chúng tôi cần một giải pháp tốt hơn, một giải pháp mà chúng tôi có thể triển khai nhanh chóng và có thể mở rộng cùng đội ngũ khi chúng tôi phát triển.

250 nhân viên toàn thời gian + 150 nhà thầu 🌎 225 người dùng Guru. Công nghệ: Guru, Slack, Google Drive, Dropbox, Monday.com

Bạn đã bắt đầu giải quyết những thách thức này như thế nào?  

Chúng tôi đã tạo ra các quy trình có thể mở rộng sử dụng Guru để giải quyết các sự cố giao tiếp và tăng cường hiệu quả.

Chúng tôi đã định nghĩa một quy trình có thể mở rộng là một phương pháp hợp lý để giải quyết một vấn đề. Châm ngôn của chúng tôi: các quy trình có thể lặp lại, không phải là ghép nối. Khi xác định, xây dựng, triển khai và lặp lại một quy trình có thể mở rộng, chúng tôi biết rằng điều quan trọng là phải giải quyết những thách thức thực sự của đội ngũ chúng tôi để quy trình có thể phát triển cùng chúng tôi khi chúng tôi mở rộng. Chúng tôi cũng biết điều quan trọng là phải triển khai các quy trình này từ trên xuống và từ dưới lên. Quy trình của bạn càng hiệu quả, thì công việc trùng lặp càng ít cần thiết, và bạn có thể chính xác hơn trong việc phân bổ tài nguyên và tuyển dụng.

Vì có quá nhiều thay đổi tại Thrasio, chúng tôi cảm thấy rằng chúng tôi phải bắt đầu lại từ đầu để đạt được mục tiêu của mình. Nếu ai đó có câu hỏi, chúng tôi muốn họ và những người khác có cùng câu hỏi có thể tìm câu trả lời trong Guru trong vòng 15 phút hoặc ít hơn. Nếu một chuyên gia về chủ đề phải gõ câu trả lời trong Slack, mục tiêu của chúng tôi là đảm bảo lần tiếp theo họ nhận được câu hỏi đó, họ có thể trả lời bằng một liên kết đến một thẻ Guru. Để thực hiện điều này, chúng tôi đã tổ chức một nhóm các chuyên gia tư vấn có hướng tới hiệu suất, tạo ra một bàn tròn dành cho những nhà quản lý dự án và khởi động những nỗ lực của chúng tôi với một kế hoạch để tạo ra các quy trình đồng loạt.

Bạn đã làm thế nào để tạo ra các quy trình đồng loạt cho Thrasio?  

Chúng tôi đã tạo ra một nhóm những người muốn cải thiện sự hợp tác nội bộ tại Thrasio và lên lịch những gì chúng tôi gọi là “hội nghị thượng đỉnh” trên lịch của mọi người.

Khối thời gian này cho phép chúng tôi động não một cách tập thể về những lĩnh vực cần được cải thiện. Chúng tôi đã ghi chép những lĩnh vực đó và tổ chức chúng vào các danh mục. Ví dụ,  chúng tôi sẽ nói ok, Amazon đã tạo ra quy tắc mới này ảnh hưởng đến sản phẩm này theo cách này. Chúng tôi sẽ thêm điều đó vào “danh mục quy tắc mới,” và đối với mỗi quy tắc mới mà Amazon tạo ra, chúng tôi viết ra cách mà điều đó ảnh hưởng đến sản phẩm của chúng tôi và định nghĩa một quy trình cho từng cái.

Khi chúng tôi đã có hầu hết các quy trình được động não, nội dung/danh mục được phân công cho từng chuyên gia về chủ đề để soạn thảo. Tại thời điểm này, chúng tôi đã tổ chức ‘các buổi tán gẫu nội dung’ để đổ tất cả thông tin liên quan vào một thẻ Guru và sau đó định dạng thẻ Guru để sử dụng.

Để các chuyên gia dành 15-30 phút để soạn thảo mỗi thẻ không đủ để có một quy trình hoàn hảo, nhưng nó đủ để có một bản nháp đầu tiên. Khi nội dung đã được tạo ra, quản lý dự án chính sẽ xem xét nội dung và đánh giá mỗi thẻ Guru trên thang điểm từ 1-4, với 1 và 2 có nghĩa là thẻ không sẵn sàng được công bố cho công ty và 3 và 4 có nghĩa là thẻ đã ở trạng thái tốt để được phát hành.

Kết quả của bạn là gì?  

Bằng cách làm theo quy trình này, chúng tôi đã có thể thu hút 20 chuyên gia về chủ đề để hoàn thành 150 nhiệm vụ, tạo ra các thẻ Guru chất lượng và triển khai các quy trình mới trong chưa đầy 4 tuần, với tỷ lệ chấp nhận trung bình của chúng tôi khoảng 70%.

“Kể từ khi tôi bắt đầu làm việc từ xa, Guru đã có ảnh hưởng đáng kể trong việc giúp giảm bớt trải nghiệm hội nhập của tôi bằng cách cho phép tôi tìm tất cả thông tin và tài nguyên đào tạo toàn công ty trên một nền tảng.” Bây giờ khi cô ấy đã hội nhập từ xa, cô ấy tin rằng một giải pháp quản lý tri thức là điều quan trọng cho sự thành công của một đội ngũ từ xa và phát hiện ra rằng cô ấy giảm 50% thời gian tìm kiếm thông tin.

Bạn sẽ đưa ra lời khuyên gì cho một người quản lý tri thức tin rằng quy trình là có lợi nhưng không biết bắt đầu từ đâu?

Đừng đợi quá lâu để thành lập bàn tròn nhà quản lý dự án của bạn và/hoặc hội đồng tri thức của riêng bạn hãy bắt đầu. Quy trình của chúng tôi sẽ suôn sẻ hơn nhiều nếu chúng tôi làm điều này ngay từ đầu. Tìm nhóm của những người thực sự thích cải thiện quy trình, quy trình làm việc và sự hợp tác và cho họ cơ hội để thấy điều đó xảy ra.

Tìm hiểu thêm về cách thiết lập các hội đồng tri thức bền vững trong Thẻ này.

Điều gì tiếp theo cho Thrasio?  

Mục tiêu của tôi là xem liệu, với tư cách là người quản lý tri thức, tôi có thể dành 80% thời gian của mình vào tư vấn, để tôi có thể thu hút các phòng ban khác, hiểu những điểm nghẽn thực sự và tổ chức các buổi tán gẫu nội dung một cách định kỳ.

Tìm tóm tắt đầy đủ về Guru the Gathering tại đây.