“Những chỉ số nào mà bạn quan tâm đến?” là câu hỏi khám phá bán hàng quan trọng nhất của thời đại chúng ta. Khi các nhà lãnh đạo về doanh thu và nhân sự nhận ra tầm quan trọng của việc có một chiến lược truyền thông nội bộ vững chắc, câu hỏi thiết yếu này đã lấp đầy hầu hết hộp thư công việc.

Danh sách cách để đo lường truyền thông nội bộ rất đa dạng, ngày càng mở rộng và (có thể gây sốc 🔥) không chính xác. Nó bao gồm nhưng không giới hạn ở: sự vui vẻ/hài lòng của nhân viên (điểm eNPS 30 được coi là tốt), tỷ lệ giữ chân nhân viên, tỷ lệ mở email, sự tham gia của tất cả mọi người, tỷ lệ hoàn thành khảo sát, “năng suất”, và phản hồi định tính.

Khi thị trường công nghệ bước vào lãnh thổ kinh tế chưa biết, đây là lúc tốt để kiểm tra và điều chỉnh quy trình nhằm cân bằng hiệu quả tổ chức và trải nghiệm nhân viên. Các nhà lãnh đạo truyền thông nội bộ cần những chỉ số được làm mới cho một lực lượng lao động hybrid đang phát triển.

Bạn không thể cải thiện điều gì nếu bạn không đo lường. Và bạn không thể phát triển một chiến lược truyền thông nội bộ cập nhật phù hợp cho một môi trường hybrid mà không đánh giá và trung thực về những gì không hiệu quả.

Những sai lầm thường gặp trong truyền thông nội bộ và cách khắc phục chúng

Các doanh nghiệp và tổ chức có thể độc đáo theo cách riêng của mình, nhưng nhiều doanh nghiệp trải qua những thách thức truyền thông nội bộ gần như giống hệt nhau. Hãy dành một chút thời gian để khám phá một số vấn đề phổ biến nhất mà các công ty phải đối mặt trong truyền thông nội bộ. Chúng tôi có thể viết một loạt bài viết về tất cả các vấn đề khác nhau trong truyền thông nội bộ mà bạn có thể gặp phải ở nơi làm việc. Hiện tại, chúng tôi chỉ sẽ tập trung vào ba vấn đề mà chúng tôi thấy khách hàng (và chính chúng tôi) gặp phải nhiều nhất.

Vấn đề: Đối phó với quá nhiều (hay có thể bạn đã quá tải quá nhanh)

Bạn có cảm thấy công việc của mình hơi quá tải không? Bạn không đơn độc. Người Mỹ đang làm việc 1% nhiều hơn so với mức trung bình vào đầu đại dịch. Tuy nhiên, họ không tạo ra 1% doanh thu nhiều hơn hay hài lòng 1% hơn với công việc mà họ làm.

Theo Reclaim.ai, thời gian mọi người dành trong các cuộc họp đã tăng lên kể từ tháng 2 năm 2020. Hiện tại, chúng ta đang trung bình khoảng 7.3 giờ cuộc họp nhiều hơn. Thời gian thêm này dành cho việc giao tiếp và làm việc góp phần gây ra mệt mỏi và căng thẳng. Và không may, Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ (APA) cho biết những cảm xúc này đang ở mức cao nhất từ trước đến nay.  

Tại sao bạn lại hỏi vậy?

Đáng báo động, APA cũng cho biết 6% người Mỹ cho biết họ bị mệt mỏi về nhận thức, 32% báo cáo bị kiệt sức về cảm xúc và 44% báo cáo bị mệt mỏi thể chất - tăng 38% so với năm 2019. Khả năng không thể suy nghĩ hoặc tập trung ảnh hưởng đến doanh thu.

Thiếu sự tập trung do quá tải thông tin làm giảm động lực và khiến nhiều người trong chúng ta phải làm việc trên những viên sỏi nhỏ (công việc cấp thấp) thay vì những viên đá lớn (công việc sâu hơn sẽ tạo ra ảnh hưởng). Ai có thể mong đợi giao tiếp hiệu quả với đồng đội khi họ bị quá tải?

Giải pháp: Suy nghĩ lại cách bạn quản lý các cuộc họp và sử dụng công nghệ của bạn

Nếu chúng ta đều dành nhiều thời gian hơn trong các cuộc họp, chúng ta nên đảm bảo rằng chúng ta sử dụng thời gian đó một cách hiệu quả. Kiểm tra các cuộc họp và quy tắc cụ thể cho cuộc họp là chìa khóa cho sự thành công ở đây. Điều này có thể có vẻ cơ bản, nhưng suy nghĩ kỹ hơn về cách bạn xử lý và lập kế hoạch cho các cuộc họp có thể giúp ích. Hãy xem mẫu 4 Ps of a meeting của chúng tôi để thấy cách hiệu quả để lập kế hoạch và cấu trúc các cuộc họp.

Khi bạn suy nghĩ lại cách bạn xử lý các cuộc họp, hãy dành thời gian để suy nghĩ về cách tốt nhất để kết thúc các cuộc họp. Đôi khi biết khi nào nên gọi nó là một ngày, hoặc chuyển cuộc thảo luận không đồng bộ, có thể đủ để cải thiện nhịp điều hành của bạn.

Nếu bạn cảm thấy quá tải bởi số lượng cuộc họp trên lịch của mình, hãy xem xét việc cho bản thân và nhóm của bạn một chút thời gian nghỉ ngơi. Hãy nghĩ về việc thêm một ngày không có cuộc họp nội bộ vào tuần của bạn sẽ như thế nào. Điều này có thể mang lại cho mọi người chút thời gian tập trung cần thiết cho các nhiệm vụ quan trọng và cũng cho phép bạn giữ các cuộc họp lâu dài với khách hàng.

Giờ đây, bạn đã có cơ hội để suy nghĩ lại thời gian họp của mình, hãy suy nghĩ về công nghệ mà bạn sử dụng. Tin hay không, việc sử dụng một công cụ hàng ngày cho công việc và vẫn không biết cách tốt nhất để tận dụng nó là điều khá dễ dàng. Đảm bảo rằng mọi người đều tận dụng tối đa phần mềm và công cụ đã chọn của nhóm bạn bằng cách đưa ra một số thực tiễn tốt nhất.

Hãy dành thời gian để suy nghĩ về mục đích của mỗi công cụ khi bạn đang thực hiện bài tập này. Vấn đề và các trường hợp sử dụng mà công cụ của bạn giải quyết là gì? Bạn và nhóm của bạn có cảm thấy những công cụ đó đang đáp ứng được những nhu cầu đó không?

Hãy xem các Thẻ của chúng tôi về nghi thức sử dụng Slack và "tôi nên sử dụng công cụ gì khi..." để xem điều mà chúng tôi có nghĩa là. Một chút hướng dẫn nhỏ này giống như một rào chắn cho nhân viên của bạn. Cuối cùng, những rào chắn đó tạo ra những thói quen dễ lặp lại giúp giảm mệt mỏi trong việc ra quyết định và tải nhận thức đi kèm với nó.

Vấn đề: Truyền thông nội bộ là vấn đề của mọi người, nhưng không phải là công việc của mọi người

Đến lúc có một ý kiến nóng khác 🔥: Các nhà lãnh đạo về truyền thông nội bộ đang quá tải với công việc và thông tin, và điều này không hợp lý (hoặc thậm chí khả thi) để mong đợi họ xử lý việc tạo ra và phát tán mọi thông tin giao tiếp trong công ty.

Ngay cả khi công ty của bạn không có một bộ phận hay vị trí nào dành riêng cho truyền thông nội bộ, chúng tôi sẵn sàng cá cược rằng vẫn có một số ít người (hoặc có thể chỉ một người) tạo ra và tài liệu về các bản ghi nhớ, PDF, chỉ dẫn và mẫu quan trọng nhất.

Thật dễ dàng nguy hiểm để bị mắc kẹt trong cách làm việc này, và cuối cùng, điều này có thể gây ra những vấn đề lớn trong toàn tổ chức. Đây là cách chắc chắn để tạo ra các silo thông tin và biến những nhân viên hữu ích thành những kẻ tích trữ kiến thức vô tình. Điều quan trọng là các nhà quản lý, những người đóng góp cá nhân và những nhân viên khác cần biết khi nào cần tài liệu hóa hoặc cách thức chia sẻ kiến thức của họ. Tạo một quy trình truyền thông nội bộ có thể hành động mà chỉ một nhóm hoặc cá nhân nào đó thực hiện sẽ không giúp ích cho ai cả.

Sự đồng bộ nội bộ và hiệu quả hoạt động là những vấn đề mà mọi người, bất kể chức danh, nên quan tâm nếu họ lo lắng về sự phát triển và lợi nhuận. Tuy nhiên, không phải đội nào cũng có tầm nhìn đa chức năng để quan sát xem các silo bộ phận tạo ra ma sát ở đâu.

Giải pháp: Đào tạo nhân viên cách xử lý truyền thông nội bộ đúng cách

Chúng tôi biết bạn đang nghĩ gì. “Tôi có thực sự cần đào tạo nhân viên cách tài liệu hóa kiến thức hoặc nhắn tin cho ai đó trên Slack không?” Chúng tôi không nói rằng bạn cần đào tạo mọi người về những điều cơ bản mà họ có thể đã biết cách làm. Chúng tôi đang nói rằng việc cung cấp cho mọi người một chút hướng dẫn về nghi thức, cách sử dụng nền tảng và định dạng có thể đi một chặng đường dài.

Tạo mẫu cho quy trình truyền thông nội bộ của bạn là điều thiết yếu. Thiết lập các quy trình và giao thức cụ thể giúp giảm sự nhầm lẫn và làm cho mọi người dễ dàng tham gia hơn.

Phát triển và chia sẻ các mẫu, hướng dẫn, và các tài nguyên khác để chỉ cho nhân viên cách giao tiếp đúng cách. Các tài nguyên này nên dễ tiếp cận, dễ tìm và dễ dàng để sử dụng.  Mục tiêu của điều này là để bất kỳ nhân viên nào cũng có thể cảm thấy có quyền sáng tạo và chia sẻ thông tin quan trọng một cách độc lập.

Nhiều người học từ ví dụ, vì vậy hãy chắc chắn rằng có sự tham gia của lãnh đạo bằng cách để họ trở thành tiêu chuẩn vàng cho truyền thông nội bộ. Ví dụ, Giám đốc tài chính của Guru, Dennis Sevilla chia sẻ các cập nhật thường xuyên về thị trường và cách thức nó ảnh hưởng đến công ty thông qua tính năng thông báo mới của Guru. Các cập nhật thông tin và tiếp cận của ông không chỉ hữu ích mà còn chỉ cho mọi người cách đúng đắn để cấu trúc thông tin quan trọng trong các Thẻ.

Vấn đề: Nhầm lẫn sự tiêu thụ với sự hiểu biết

Bạn giả định rằng việc gửi một email (hoặc PDF, video, thông điệp Teams, hoặc bất kỳ phương pháp giao tiếp nào mà bạn chọn) có nghĩa là mọi người:

1. Đọc nó

và

2. Hiểu điều mà bạn đang cố truyền tải

Phần lớn thời gian, bạn sẽ may mắn nếu mọi người đạt đến điểm số 1. Lượt xem và ấn tượng chỉ là một chiều của việc tiêu thụ kiến thức, và chúng không nhất thiết đảm bảo rằng một người sẽ thực hiện hành động mà bạn muốn họ làm sau khi tiêu thụ. Có sự khác biệt lớn giữa việc đọc một thông điệp bạn đã gửi và hiểu thông tin mà bạn vừa nhận được.

Giải pháp: Thử nghiệm các cách để đảm bảo rằng mọi người hiểu các thông điệp bạn gửi

Đừng lo, bạn không cần phải trở thành một giám khảo và đưa ra các bài kiểm tra phức tạp cho mỗi cập nhật dự án mà bạn gửi qua Slack. Có nhiều cách đơn giản và hiệu quả để đảm bảo rằng mọi người hiểu giao tiếp mà họ nhận được.

Hãy xem xét việc trở thành trực tiếp và bao gồm một tuyên bố ý định ở đầu thông điệp của bạn. Một câu đơn giản nói rằng, “Sau khi đọc tài liệu này, bạn nên hiểu quy trình mới của chúng tôi để yêu cầu PTO,” cho mọi người biết điều gì để mong đợi và cũng nhẹ nhàng cho họ biết rằng nếu họ không hiểu, họ cần phải liên hệ.

Tạo một vòng phản hồi cho giao tiếp bao gồm trách nhiệm từ cả người truyền thông và người nhận thông điệp. Guru gọi đây là Nguyên tắc Vàng của Truyền thông Nội bộ.  Ví dụ, khi một nhân viên nhận được thông báo không được thiết kế cho khán giả cụ thể của họ, họ được khuyến khích thẳng thắn và đề nghị người gửi cụ thể hóa hơn về những gì họ muốn nhân viên làm.

Cảm thấy tự do để sáng tạo với điều này. Một số người thích đưa ra các bài kiểm tra ngắn tóm tắt các điểm chính. Một số khác thích thêm những “trứng Phục sinh” nhỏ ở cuối giao tiếp để thưởng cho những người đọc và thêm một chút vui vẻ cho ngày của họ. Chương trình “knewsletter” gần đây nhất của chúng tôi kết thúc với điều này:

Bạn đã đến cuối Knews! Để thưởng, bạn có thể đọc về lịch sử của kem tươi và xem một con quạ nhẹ nhàng nói "Woo!" trong 50 giây.

Kem tươi và quạ không có nhiều liên quan đến các cập nhật của chúng tôi. Mặc dù vậy, chúng đã gây ra một vài tiếng cười và một cách kín đáo để khuyến khích mọi người đọc bản tin của chúng tôi từ đầu đến cuối.

Truyền thông nội bộ tốt hơn = công việc tốt hơn

Căng thẳng về tinh thần và thể chất xảy ra vì sự dồi dào thông tin dẫn đến sự thiếu hụt sự chú ý. Các nhà lãnh đạo truyền thông nội bộ quan tâm đến việc tạo ra các tín hiệu giữa âm thanh hỗn loạn, cung cấp sự rõ ràng như một sự tử tế, và giúp nhân viên có thời gian và (tâm lý và thực tế) để hoàn thành công việc tốt nhất của họ.

Vì vậy, hãy giảm số lượng dự án mà bạn đang làm việc, thiết lập, tạo mẫu và giáo dục các nhà lãnh đạo và nhóm của bạn về các thực tiễn tốt nhất cho giao tiếp nhằm đạt được sự đồng bộ nội bộ. Điều này ảnh hưởng đến mọi người trong tổ chức của bạn! Không có một cách quy mô để đo lường xem mọi người có hiểu và thực hiện các hành động mà bạn gửi hay không, hầu hết các chỉ số giao tiếp đều một chiều.