Quá trình rời khỏi công ty là điều không thể tránh khỏi. Mọi người đều mong ước có thể giữ những nhân viên xuất sắc của họ mãi mãi. Nhưng sự thay đổi xảy ra, những cơ hội mới xuất hiện, và mọi người chuyển mình trong sự nghiệp.

Quá trình rời khỏi công ty cũng quan trọng như quá trình vào công ty. Mối quan hệ giữa nhân viên và nhà tuyển dụng vẫn tiếp tục sau ngày làm việc cuối cùng của nhân viên. Họ có thể rời khỏi công ty, nhưng họ sẽ tiếp tục củng cố danh tiếng của công ty cũ khi nói về vị trí trước đây của họ. Ai mà biết được? Có thể một nhân viên cũ hài lòng sẽ giới thiệu một nhân viên mới xuất sắc cho bạn nhờ vào trải nghiệm tốt của họ, hoặc thậm chí có thể sẽ trở lại sau này như một cái boomerang!

Với nhiều yếu tố thay đổi, việc rời khỏi công ty có thể trở nên rối ren. Có những quyền truy cập hệ thống khác nhau cần phải thu hồi, vật dụng của công ty cần trả lại và một núi giấy tờ phải làm. Tất cả những điều này cần phải hoàn thành, thường là trong vòng khoảng hai tuần. Toàn bộ quá trình có thể nhanh chóng chuyển từ một lời chào tạm biệt đượm buồn đến một cơn đau đầu của những danh sách việc cần làm và các vấn đề hậu cần.

Bạn muốn biết làm thế nào để loại bỏ những cơn đau đầu của một quá trình rời khỏi công ty lộn xộn? Triển khai một chiến lược rời khỏi công ty không có sai sót đầy đủ các mẫu và hướng dẫn là cách tốt nhất. Đây là cách bạn có thể tạo ra một trải nghiệm rời khỏi công ty liền mạch.

Quá trình rời khỏi công ty là gì?

Nói một cách chính xác, quá trình rời khỏi công ty là quá trình phân tách chính thức giữa công ty và nhân viên. Hệ thống, tài liệu và thậm chí cả máy tính xách tay cần được thu hồi hoặc trả lại cho công ty. Đối với HR, thường có một danh sách lớn các mục cần kiểm tra trước ngày làm việc cuối cùng của một nhân viên. Đối với nhóm của nhân viên và quản lý, sẽ có một quá trình chuyển giao nhiệm vụ, trách nhiệm và kiến thức.

Quá trình rời khỏi công ty bao gồm nhiều yếu tố chuyển động. So với quá trình vào công ty, quá trình rời khỏi công ty cần diễn ra trong khoảng thời gian ngắn hơn nhiều mặc dù danh sách công việc có độ lớn tương tự. Nếu những yếu tố này không được theo dõi và lưu trữ một cách hiệu quả, bạn sẽ đối mặt với nguy cơ thiếu sót các yếu tố quan trọng, để lại các thành viên trong nhóm và khách hàng trong tình trạng bỏ ngỏ, hoặc có một nhân viên cũ không hài lòng. Tốt hơn là nên thận trọng và có một trải nghiệm rời khỏi công ty rõ ràng, có tổ chức ngay từ đầu.

“Quá trình rời khỏi công ty là một giai đoạn quan trọng trong vòng đời của nhân viên, không chỉ là một cơ hội để thu nhận những hiểu biết giúp chúng ta học hỏi và phát triển như một tổ chức, mà còn vì nó có thể là ấn tượng cuối cùng mà chúng ta để lại với các cựu nhân viên của Guru.”

- Elyssa Lakin, Chuyên gia Đối tác Nhân sự tại Guru

Tại sao lại quan trọng khi rời khỏi công ty một cách tốt đẹp?

Không chỉ quan trọng rằng mọi thứ phải hoàn tất trong quá trình rời khỏi công ty, mà còn quan trọng rằng điều này được thực hiện một cách tốt. Cuối cùng của quá trình, nhân viên ra đi vẫn nên cảm thấy được trân trọng bởi công ty của họ ngay cả khi họ đang chuyển sang những cơ hội mới.

Chuyển giao trách nhiệm liền mạch

Mặc dù nhóm của bạn có thể vui mừng về cơ hội mới của đồng nghiệp, nhưng việc mất một thành viên trong đội là một điều không vui và đôi khi có thể gây căng thẳng. Ai sẽ đảm nhận công việc của họ? Nếu họ làm việc với khách hàng, thông tin về mối quan hệ nào chưa được ghi chép lại mà lại quan trọng cho việc chuyển giao khách hàng? Việc chuyển giao trách nhiệm, câu hỏi và mối quan tâm từ đồng nghiệp có thể nhanh chóng trở nên quá tải. Việc phân phối lại nhiệm vụ nên bắt đầu ngay khi một nhân viên thông báo về sự ra đi của họ.

Đó là một tình huống có đủ tay chân hoạt động thật sự

Nếu bạn cần một bản tóm tắt về những điều đúng đắn cần tập trung khi bạn phân bổ lại công việc, hãy chắc chắn tập trung vào những điều quan trọng này:

• Hãy yêu cầu họ kiểm kê các trách nhiệm, dự án sắp tới, công việc hàng ngày và bất kỳ điều gì khác mà họ đang phải đảm nhận.
• Truyền đạt thông tin này cho một người quản lý có thể quyết định công việc nào cần phân công và công việc nào có thể để sang một bên cho đến khi đội có một nhân viên mới.
• Cho đội có đủ thời gian để điều chỉnh theo những kỳ vọng mới, đặt câu hỏi và ổn định với những trách nhiệm mới.

Rời đi với một cái kết tốt đẹp

Một nhân viên hạnh phúc không chỉ là một tài sản tuyệt vời khi họ làm việc tại công ty của bạn. Họ sẽ tiếp tục có lợi cho công ty xa hơn cả thời gian làm việc của họ. Tại sao? Những nhân viên cũ rời công ty với một ấn tượng tốt sẽ góp phần vào danh tiếng tổng thể của công ty trong ngành thông qua việc truyền miệng. Nếu công ty của bạn có một danh tiếng tốt với một môi trường làm việc hài lòng và được kết thúc bằng những quy trình rời khỏi công ty đơn giản, bạn sẽ nổi bật trước những nhân viên tiềm năng tuyệt vời.

Không có tình trạng cô lập thông tin

Tài liệu kiến thức của bạn từ ngày đầu tiên. Không ai xa lạ với những phiền toái của việc mất tài liệu hoặc kiến thức quy trình do tình trạng cô lập thông tin. Điều này xảy ra khi chỉ một người có một phần kiến thức và họ rời khỏi công ty vẫn là người duy nhất có thông tin đó. Một trong những rào cản lớn nhất trong quá trình rời khỏi công ty là giữ gìn kiến thức của công ty và duy trì mối quan hệ khách hàng tốt.

Tình huống này tạo ra một cơn đau đầu không thể so sánh cho đội ngũ còn lại khi họ cần thông tin đó và nó không có ở đâu. Tại Guru, chúng tôi giải quyết vấn đề này bằng cách thực hành những gì chúng tôi nói. Thực hành phổ biến ở đây là mỗi nhân viên phải tài liệu hóa các quy trình, mục tiêu và hướng dẫn mà đồng nghiệp của họ có thể cần trong tương lai. Hãy áp dụng cách tiếp cận này tại công ty của bạn và đội ngũ của bạn sẽ cảm ơn bạn, chúng tôi hứa.

Những cơ hội hữu ích để phản hồi

Hầu hết các quá trình rời khỏi công ty kết thúc với một cuộc phỏng vấn xin việc gần đây hoặc vào ngày cuối cùng của nhân viên. Đây là cơ hội của bạn để lấy phản hồi về quá trình rời khỏi công ty cũng như trải nghiệm tổng thể của nhân viên khi làm việc tại công ty. Khuyến khích những đánh giá chân thật tại thời điểm này. Bất cứ điều gì mà những nhân viên rời khỏi công ty nói đều có thể được sử dụng để cải thiện thêm quy trình. Cũng có thể họ không có gì ngoại trừ những điều tốt đẹp để nói. Nếu đây là trường hợp, hãy công nhận đó là một công việc được thực hiện tốt.

“Nếu bạn muốn thay đổi quy trình rời khỏi công ty của mình, hãy làm điều đó và làm ngay bây giờ. Không có thời gian nào tốt hơn để thay đổi hơn khi điều đó có liên quan, và việc giao hàng kịp thời sẽ có tác động ngay lập tức.”

- Elyssa Lakin, Chuyên gia Đối tác Nhân sự tại Guru

Để lại ấn tượng lâu dài

Như chúng tôi đã đề cập trước đây, mối quan hệ giữa nhân viên và nhà tuyển dụng đi xa hơn ngày cuối cùng của nhân viên. Danh tiếng rất quan trọng trong mọi ngành và những nhân viên cũ duy trì được danh tiếng đó khi họ tiếp tục trong sự nghiệp của mình. Quá trình rời khỏi công ty có cơ hội để để lại một ấn tượng lâu dài cho nhân viên khi họ nói lời tạm biệt với vai trò và đội ngũ trước đây của họ.

Hãy cố gắng có một cái kết thỏa mãn như ở cuối bộ phim Toy Story 3

Những điểm đau tiềm ẩn khi rời khỏi công ty là gì?

Có thể luôn luôn có những điểm đau trong quá trình rời khỏi công ty, nhưng có những cách để giảm bớt những cơn đau đầu này. Quy trình rõ ràng, có mẫu và giao tiếp tốt là cốt lõi của một quá trình rời khỏi công ty rõ ràng. Bằng cách xem xét những trở ngại phổ biến khi bạn phát triển quy trình rời khỏi công ty, bạn có thể giải quyết chúng trước khi chúng trở thành vấn đề.

Thu hồi tài sản của công ty

Nếu bạn đã cho mượn một chiếc laptop, màn hình bàn làm việc, bàn phím, hoặc bất kỳ thiết bị văn phòng nào khác, bạn sẽ cầnretrieve các mục đó như một phần của quá trình rời khỏi công ty. Các tài sản có thể bao gồm:

• Thẻ ID
• Laptop
• Màn hình
• Chuột và bàn phím
• Thẻ tín dụng của công ty
• Giấy phép đỗ xe
• Điện thoại công ty
• Đồng phục

Hãy chắc chắn giữ một danh sách chính về tất cả các tài sản đã được cung cấp cho nhân viên trong suốt thời gian của họ tại công ty. Sử dụng danh sách này như một tài liệu tham khảo để thu hồi lại những tài sản này.

Gỡ bỏ quyền truy cập hệ thống

Thu hồi quyền truy cập hệ thống có thể là một trong những quy trình tốn thời gian nhất. Điều này có thể bao gồm email, phần mềm quản lý dự án hoặc nhiệm vụ, và bất kỳ hệ thống nào mà công ty bạn sử dụng trong các hoạt động hàng ngày. Điều rất hiệu quả là có một quy trình đã được ghi chép với hướng dẫn từng bước rõ ràng về cách gỡ bỏ quyền truy cập hệ thống.

Mẹo Pro: Hãy thử tự động hóa các phần của quy trình offboarding không yêu cầu sự can thiệp của con người. Một cách tuyệt vời để đạt được điều này là bằng cách kết hợp Asana và Guru!

Tránh để nhóm bị quá tải

Đây không phải là dấu hiệu tốt

Khi một thành viên trong đội thông báo về sự ra đi của họ, sẽ có một đợt sóng câu hỏi không thể tránh khỏi. Các đồng nghiệp muốn biết ai sẽ đảm nhận công việc của họ, các dự án sẽ được hoàn thành như thế nào với ít người hơn, và khi nào họ có thể chào đón một nhân viên mới. Để tránh làm đội ngũ bị quá tải, hãy đảm bảo họ được thông báo về sự ra đi càng sớm càng tốt. Điều này cung cấp đủ không gian để đặt câu hỏi và đánh giá lại quy trình trước khi đồng nghiệp của họ ra đi.

Mất kiến thức và kinh nghiệm

Thật khó khăn khi một thành viên trong nhóm rời đi. Họ có thể mang theo nhiều năm kinh nghiệm và các quy trình làm việc tối ưu của công ty. Có một sự mất mát về năng suất khi một nhóm đối phó với việc chuyển giao kiến thức và thay đổi nhân sự. Mỗi thành viên trong nhóm đều phải điều chỉnh. Cách tốt nhất để giải quyết điều này là lưu trữ và chia sẻ kiến thức ngay từ ngày đầu. Đừng để những thành viên trong nhóm của bạn bị mù quáng. Mọi người đều có lợi khi bạn ghi chép và chia sẻ kiến thức.

Làm thế nào tôi nên offboard một nhân viên?

Bây giờ, hãy đi sâu vào các chi tiết cụ thể của quá trình offboarding. Bạn cần làm gì khi offboarding một nhân viên?

Lên kế hoạch trước, giao tiếp với đội ngũ và công ty

Giao tiếp, giao tiếp, giao tiếp – càng giao tiếp tốt thì sẽ càng ít căng thẳng trong toàn bộ quy trình offboarding. Thiết lập một văn hóa công ty đề cập nhiều thông báo trước khi nhân viên ra đi. Thêm thời gian luôn được đánh giá cao.

Đảm bảo có một quy trình rõ ràng để thông báo với nhóm và công ty về sự ra đi của một nhân viên. Ngay khi bạn nhận được một lá đơn từ chức chính thức từ một nhân viên rời đi, đã đến lúc bắt đầu quy trình rời khỏi công việc. Hai tuần sẽ trôi qua rất nhanh nên hãy lên kế hoạch trước để giảm thiểu các vấn đề trước khi chúng phát sinh.

Đảm bảo tài liệu kiến thức của nhân viên

Một số kiến thức đã được biết đến trong toàn công ty, nhưng một số kiến thức dựa trên kinh nghiệm cá nhân của một người và những phát hiện riêng cho các phương pháp tốt nhất. Thiết lập tiêu chuẩn cho những nhân viên rời công ty để đánh giá và ghi chép lại kiến thức của họ. Trong suốt thời gian làm việc của một nhân viên, hãy khuyến khích việc tạo ra tài liệu và quy trình. Hãy công khai và cho phép chỉnh sửa thông tin này.

Điều này tạo ra một môi trường với nhiều tư duy hợp tác để thiết lập một quy trình hoạt động tốt cho mọi người. Việc trao đổi kiến thức là rất quan trọng để giữ cho các quy trình hoạt động trôi chảy. Khi một người rời công ty và mang theo những kiến thức quan trọng, toàn bộ nhóm đều bị thiệt hại.

Tại Guru, việc này được thực hiện như việc đảm bảo nhân viên ra đi không phải là người duy nhất chịu trách nhiệm về các Thẻ của họ. Họ nên kiểm kê lại trách nhiệm về Thẻ của họ và phân phối lại cho nhóm của mình. Các loại người dùng khác nhau sẽ có những nhu cầu offboarding khác nhau. Bằng cách lưu trữ những nhu cầu offboarding này như là kiến thức, toàn bộ quy trình có thể tiến triển mà không cần phải đặt câu hỏi hay gặp trở ngại.

Tiến hành phỏng vấn ra đi

Phỏng vấn ra đi là một trong những bước cuối cùng của quy trình offboarding. Tại đây, HR hoặc các nhà quản lý có thể đặt câu hỏi về trải nghiệm của nhân viên khi làm việc tại công ty và lý do vì sao họ đã chọn rời đi. Hãy xem xét đặt một số câu hỏi sau:

• Tại sao bạn lại bắt đầu tìm kiếm một công việc mới?
• Điều gì đã dẫn bạn đến việc nhận một vị trí mới?
• Bạn có cảm thấy đủ khả năng để làm tốt công việc mới không?
• Bạn có ý kiến gì về văn hóa công ty của chúng tôi không?
• Nếu bạn có thể thay đổi bất cứ điều gì về công việc hoặc công ty, thì đó sẽ là gì?
• Bạn có hài lòng với quản lý và nhóm của bạn ở đây không?

Mẹo chuyên nghiệp: Luôn luôn có một người phỏng vấn chính và một người ghi chép trong cuộc phỏng vấn ra đi. Đây là một cơ hội hiếm có để ghi lại phản hồi. Việc ghi chú chi tiết cho phép bạn ghi nhận phản hồi có thể hành động một cách đầy đủ nhất.

Những câu hỏi này có thể làm sáng tỏ trải nghiệm của nhân viên tại một tổ chức. Nếu họ có những gợi ý cho sự cải tiến, hãy xem xét chúng. Nếu họ chỉ có những điều tuyệt vời để nói về trải nghiệm của mình, thì tốt lắm.

Guru giúp offboard nhân viên như thế nào?

Tại Guru, chúng tôi thực hiện một tập hợp quy trình đơn giản để offboard nhân viên một cách hiệu quả. Nhân viên, quản lý của họ, IT, Tài chính và nhân sự đều có vai trò trong quy trình offboarding. Guru hoạt động dựa trên một tập hợp các thẻ được xây dựng trước, hoạt động như hướng dẫn cho việc rời khỏi của một thành viên trong đội. Chúng tôi giữ thẻ để đơn giản hóa quy trình, dễ dàng truy cập thông tin offboarding và chia sẻ kiến thức giữa nhân sự và nhân viên sắp rời. Vậy thì, thông tin gì bạn nên giữ trong tầm tay?

• Quy trình offboarding, bao gồm nhiệm vụ cho tất cả các bên liên quan trong việc offboarding
• Mẫu email cho nhân viên đang rời đi
• Lời mời lịch cho phỏng vấn ra đi
• Mẫu và hướng dẫn cho phỏng vấn ra đi
• Liên kết đến một mẫu offboarding Asana

Mẹo chuyên nghiệp: Công cụ là người bạn của bạn khi giữ tổ chức trong quy trình offboarding. Sử dụng một hệ thống quản lý dự án cùng với một hệ thống quản lý kiến thức, như Guru, để theo dõi tiến trình offboarding một nhân viên.

Ai liên quan đến việc offboarding tại Guru?

Offboarding là một nỗ lực của cả đội

Nhân viên sắp ra đi, quản lý của họ và nhân sự đều có vai trò trong quy trình offboarding. Một loạt thẻ riêng tư trong Guru do nhân sự duy trì giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc offboarding. Đây là trách nhiệm của mỗi bên:

Người quản lý

Một người quản lý sẽ ngay lập tức bắt đầu làm việc với một kế hoạch chuyển giao với nhân viên sắp ra đi và xác định việc phân phối công việc hợp lý cho phần còn lại của đội. Họ sẽ tạo một danh sách các công cụ cần loại bỏ quyền truy cập và hoàn thành báo cáo phỏng vấn ra đi với nhân sự.

Thành viên trong đội ra đi

Bước đầu tiên đối với một thành viên trong đội ra đi là gửi một thư từ chức chính thức cho nhân sự. Tiếp theo, họ bắt đầu việc chuyển giao các nhiệm vụ của họ với quản lý và đồng nghiệp. Các hệ thống mà họ đã truy cập sẽ bị thu hồi quyền. Họ cũng sẽ chuyển giao trách nhiệm thẻ Guru. Cuối cùng, họ sẽ có cuộc phỏng vấn ra đi với nhân sự.

Nhân sự

Các thành viên nhân sự của Guru có một mẫu Asana được sao chép và chỉ định sau thông báo rời đi của một thành viên trong đội. Họ sẽ gửi một bức thư đến nhân viên ra đi với thông tin quan trọng liên quan đến việc chuyển giao của họ, lên lịch phỏng vấn ra đi và thông báo cho IT, Tài chính và các phòng ban nhân tài về việc họ rời đi.

Guru sử dụng hệ thống như thế nào để offboard nhân viên?

Giữ các mẫu offboarding trong túi của bạn sẽ luôn hữu ích khi đến lúc offboard một nhân viên. Các công cụ và hệ thống, như Guru và phần mềm quản lý dự án của bạn, sẽ giúp đơn giản hóa toàn bộ quy trình.

Khi một nhân viên Guru thông báo rời đi, bước đầu tiên là khởi động một loạt nhiệm vụ trong Asana. Chúng tôi đưa ngày đóng cửa cuối cùng của nhân viên vào mẫu nhiệm vụ và Asana sau đó chỉ định thời hạn cho tất cả các nhiệm vụ offboarding để đảm bảo chúng được hoàn thành đúng hạn. Mỗi nhiệm vụ có một tiêu đề ngắn với thời hạn và liên kết đến các thẻ Guru liên quan trong mô tả nhiệm vụ để dễ tham khảo.

Chúng tôi cũng lưu trữ thông tin cho các đồng nghiệp của thành viên đội ra đi. Các thẻ Guru như "Những gì cần mong đợi khi một trong những thành viên đội của bạn từ chức?" hỗ trợ một đội trong việc quản lý chuyển giao trách nhiệm. Các thành viên đội ra đi được khuyến khích chia sẻ mọi thông tin mà họ thấy có liên quan, điều này có thể là bất cứ điều gì từ các thực hành tốt nhất dự án đến các gợi ý nhà hàng ở một thành phố cụ thể.

Nói lời tạm biệt với một đồng nghiệp là một cảm xúc khó quên. Một nhân viên sắp ra đi nên dành phần lớn hai tuần cuối cùng tại công ty để tận hưởng thời gian bên đồng nghiệp và ghi nhớ tất cả những gì họ đã đạt được. Hãy để Guru đơn giản hóa quy trình offboarding của bạn.