How Next-Generation Knowledge Management Drives IT Business Innovation
Biến việc duy trì tri thức thành một quy trình mà mọi người cùng sở hữu không chỉ giúp giảm bớt gánh nặng cho tổ chức CNTT, mà còn tạo ra hiệu quả và bảo mật cho toàn công ty.
Có một khoảng cách rất lớn giữa những gì các giám đốc và lãnh đạo CNTT nghĩ rằng chức năng của công nghệ thông tin doanh nghiệp nên là, và những gì thực sự tồn tại. Theo một khảo sát của McKinsey, 76% lãnh đạo biết rằng CNTT nên là một đối tác kinh doanh, tích cực giúp hình thành chiến lược kinh doanh tổng thể, nhưng chỉ 27% nói rằng tổ chức của họ được cấu trúc như vậy. Gần 50% số người tham gia khảo sát cho biết, tại công ty của họ, CNTT được coi như một nhà cung cấp, đơn giản chỉ quản lý các dịch vụ công nghệ, thay vì giúp định hướng các mục tiêu kinh doanh chính thông qua đổi mới.
Tại sao CNTT không được xem như một đối tác kinh doanh?
Một trong những rào cản lớn để triển khai một bộ phận CNTT có chức năng hữu ích hơn là thực tế rằng, khi CNTT được coi như một nhà cung cấp, nhiều thời gian của đội ngũ sẽ dành để xử lý các yêu cầu nội bộ kèm theo những câu hỏi lặp đi lặp lại, giám sát các mối đe dọa mới nổi, và cố gắng giữ cho những dịch vụ mà các tổ chức khác yêu cầu vận hành ổn định. Khi đội ngũ CNTT đang làm tất cả những điều đó, thì đâu còn thời gian cho những mối quan hệ đối tác kinh doanh thực sự? Và tại sao nhân viên lại bắt đầu tìm kiếm giải pháp riêng của họ, bỏ qua hoàn toàn CNTT, để tiết kiệm thời gian - mà không nghĩ đến những phản ứng dây chuyền có thể xảy ra?
Một bài viết riêng của McKinsey chỉ ra rằng một trong những lý do mà CNTT thường được xem như một điểm nghẽn bởi các phòng ban khác là bởi vì quá nhiều thời gian của họ bị tiêu tốn vào các nhiệm vụ hành chính, với chỉ 10% được dành cho các hoạt động phân biệt kinh doanh: “Như bất kỳ nhà đầu tư nào cũng sẽ nói với bạn, hãy đặt cược tài nguyên của bạn vào những nơi bạn tin rằng có giá trị. Đối với CNTT, điều này có nghĩa là đảo ngược tỉ lệ, để phần lớn tài nguyên CNTT đang làm việc trên các sản phẩm tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.”
Cách tự phục vụ và quản lý tri thức có thể thay đổi chức năng CNTT
Bằng cách triển khai các tùy chọn tự phục vụ cho những việc như đặt lại mật khẩu và mua sắm tài sản, CNTT đã bắt đầu cho phép nhân viên thực hiện những hoạt động lặt vặt đã tiêu tốn nhiều thời gian của tổ chức, tạo cơ hội gần gũi hơn với vai trò đối tác kinh doanh hơn là nhà cung cấp.
Thêm một nền tảng quản lý tri thức tiên tiến là bước tiếp theo hợp lý. Biến việc duy trì tri thức thành một quy trình mà mọi người cùng sở hữu không chỉ giúp giảm bớt gánh nặng cho tổ chức CNTT, mà còn tạo ra hiệu quả và bảo mật cho toàn công ty. Khi nhân viên có thể tìm thấy những gì họ cần - và tin tưởng vào những gì họ tìm thấy - họ càng ít có khả năng nộp yêu cầu hoặc tìm kiếm câu trả lời từ bên ngoài công ty, giảm thời gian mà CNTT dành cho các nhiệm vụ hành chính, giúp các tổ chức có nhiều thời gian hơn để tập trung vào việc đạt được KPI, điều tra và triển khai các giải pháp kinh doanh mới. Trở thành một đối tác kinh doanh tuyệt vời, thay vì một nhà cung cấp, có nghĩa là thúc đẩy đổi mới kinh doanh. Tự phục vụ không chỉ đơn thuần là giới hạn ở việc nhấp chuột; nó có nghĩa là tạo ra một công ty thông minh hơn, nơi mà mỗi nhân viên có các công cụ để tự lực.
Có một khoảng cách rất lớn giữa những gì các giám đốc và lãnh đạo CNTT nghĩ rằng chức năng của công nghệ thông tin doanh nghiệp nên là, và những gì thực sự tồn tại. Theo một khảo sát của McKinsey, 76% lãnh đạo biết rằng CNTT nên là một đối tác kinh doanh, tích cực giúp hình thành chiến lược kinh doanh tổng thể, nhưng chỉ 27% nói rằng tổ chức của họ được cấu trúc như vậy. Gần 50% số người tham gia khảo sát cho biết, tại công ty của họ, CNTT được coi như một nhà cung cấp, đơn giản chỉ quản lý các dịch vụ công nghệ, thay vì giúp định hướng các mục tiêu kinh doanh chính thông qua đổi mới.
Tại sao CNTT không được xem như một đối tác kinh doanh?
Một trong những rào cản lớn để triển khai một bộ phận CNTT có chức năng hữu ích hơn là thực tế rằng, khi CNTT được coi như một nhà cung cấp, nhiều thời gian của đội ngũ sẽ dành để xử lý các yêu cầu nội bộ kèm theo những câu hỏi lặp đi lặp lại, giám sát các mối đe dọa mới nổi, và cố gắng giữ cho những dịch vụ mà các tổ chức khác yêu cầu vận hành ổn định. Khi đội ngũ CNTT đang làm tất cả những điều đó, thì đâu còn thời gian cho những mối quan hệ đối tác kinh doanh thực sự? Và tại sao nhân viên lại bắt đầu tìm kiếm giải pháp riêng của họ, bỏ qua hoàn toàn CNTT, để tiết kiệm thời gian - mà không nghĩ đến những phản ứng dây chuyền có thể xảy ra?
Một bài viết riêng của McKinsey chỉ ra rằng một trong những lý do mà CNTT thường được xem như một điểm nghẽn bởi các phòng ban khác là bởi vì quá nhiều thời gian của họ bị tiêu tốn vào các nhiệm vụ hành chính, với chỉ 10% được dành cho các hoạt động phân biệt kinh doanh: “Như bất kỳ nhà đầu tư nào cũng sẽ nói với bạn, hãy đặt cược tài nguyên của bạn vào những nơi bạn tin rằng có giá trị. Đối với CNTT, điều này có nghĩa là đảo ngược tỉ lệ, để phần lớn tài nguyên CNTT đang làm việc trên các sản phẩm tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.”
Cách tự phục vụ và quản lý tri thức có thể thay đổi chức năng CNTT
Bằng cách triển khai các tùy chọn tự phục vụ cho những việc như đặt lại mật khẩu và mua sắm tài sản, CNTT đã bắt đầu cho phép nhân viên thực hiện những hoạt động lặt vặt đã tiêu tốn nhiều thời gian của tổ chức, tạo cơ hội gần gũi hơn với vai trò đối tác kinh doanh hơn là nhà cung cấp.
Thêm một nền tảng quản lý tri thức tiên tiến là bước tiếp theo hợp lý. Biến việc duy trì tri thức thành một quy trình mà mọi người cùng sở hữu không chỉ giúp giảm bớt gánh nặng cho tổ chức CNTT, mà còn tạo ra hiệu quả và bảo mật cho toàn công ty. Khi nhân viên có thể tìm thấy những gì họ cần - và tin tưởng vào những gì họ tìm thấy - họ càng ít có khả năng nộp yêu cầu hoặc tìm kiếm câu trả lời từ bên ngoài công ty, giảm thời gian mà CNTT dành cho các nhiệm vụ hành chính, giúp các tổ chức có nhiều thời gian hơn để tập trung vào việc đạt được KPI, điều tra và triển khai các giải pháp kinh doanh mới. Trở thành một đối tác kinh doanh tuyệt vời, thay vì một nhà cung cấp, có nghĩa là thúc đẩy đổi mới kinh doanh. Tự phục vụ không chỉ đơn thuần là giới hạn ở việc nhấp chuột; nó có nghĩa là tạo ra một công ty thông minh hơn, nơi mà mỗi nhân viên có các công cụ để tự lực.
Trải nghiệm sức mạnh của nền tảng Guru trực tiếp - tham gia tour sản phẩm tương tác của chúng tôi
